人事評価システムの導入目的とは？導入のメリットや課題も紹介
人事評価システムを導入する企業が増えていく中、自社も導入した方がいいのかお悩みの担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。そもそも、人事評価システムとは何ができるのかよく分からないという人も多いでしょう。
そこでこの記事では、人事評価システムではどのようなことができるのか、基本的な機能や導入目的にはじまり、導入するメリットやサービスを選ぶ際の注意点までを紹介していきます。
人事評価システムを自社に導入するべきか悩んでいる方や、人事評価システムについて知りたい方はぜひ参考になさってください。
- 人事評価システムとは
- 人事評価システムの基本機能
- 人事評価システムの種類
- 人事評価システムを導入して得られるメリット
- 人事評価システムを導入する際の課題
- 人事評価システム導入の際に押さえるべきポイント
- まとめ
人事評価システムとは
はじめに、人事評価システムとはどのようなシステムを指しているのか確認しておきましょう。
人事評価システムとは、従業員一人ひとりの評価・給与に関連する目標や実績管理を行えるシステムです。人材の抜てきにも便利なスキル管理機能や、人材育成に活用するためのデータ分析を行えるものも少なくありません。
なかには、360度評価やMBO評価、コピテンシー評価など多彩な人事評価方式を取り入れたものもあります。テレワークが推進される昨今において、顔を合わせずとも適切に評価を行うために大いに役立つシステムでしょう。
人事評価システムの導入目的
人事評価システムとはどのようなものなのか、その概要が分かったところで、人事評価システムの導入目的にはどういったことがあげられるのか確認していきましょう。
基本的に、人事評価システムを導入する目的は大きく2つに分けられます。はじめにあげられるのが、人事評価プロセスの効率化です。目標管理やスキル管理などをシステム上で簡単に行えることによって、わざわざExcelなどを使用してフィードバックを行う必要が減り、人事評価をより簡単に行えます。人事評価の進捗具合も把握できるほか、評価を受ける側にとっても透明性・納得性が上がるのが心強いのではないでしょうか。
もう1つの導入目的としてあげられるのが、人材管理業務全般の効率化。スキル管理機能やデータ分析などを活用することで、人事評価のみならずプロジェクトのアサインや人事異動などさまざまなシーンの人材管理業務をスムーズにできます。
人事評価システムにおける見える化とは
人事評価システムの特徴の1つに、人事評価システムの「見える化」があげられます。
人事評価システムにおける「見える化」とは、評価者や人事担当者、あるいはそのほかの全社員に、人事評価のプロセスや結果を共有するということ。
プロセスを共有することは、進捗具合が常に把握されている状況なので人事評価のスピードが上がります。被評価者は「自分が何故このように評価されているのか」を把握できるため、自分の評価に対し納得できるだけでなく、改善すべき点も見つけられるのが心強いでしょう。
このように、人事評価システムにおける「見える化」にはさまざまなメリットがあります。
中小企業に人事評価システムは必要なのか
人事評価システムを導入するのは、管理しなければならない人材の多い大企業だけじゃないの？」という印象を抱いている方も多いかもしれません。しかし、中小企業においても人事評価システムの導入は非常に効果的です。
多くの中小企業では、大企業よりも人数が少ないからこそ「人」に関する問題が発生しやすいもの。頼りにしていたベテラン社員が退職してしまう、新入社員がなかなか定着せずに採用コストが負担に……そんな悩みを解消するためにも、人事評価には注力すべきでしょう。
「この会社は自分のことをきちんと評価してくれる」、そう思ってもらうことが定着率アップにつながるはずなので、よりスムーズに人事評価を行うためにもシステムを導入するのがおすすめと言えます。
人事評価システムの基本機能
ここからは、人事評価システムにはどのような機能が搭載されているのかを1つずつチェックしていきましょう。
社員の評価進捗・結果の見える化
人事評価システムでできることとしてはじめにあげられるのが、社員の評価進捗や結果の見える化です。
人事評価システムを導入すれば、評価シートの作成をはじめ評価結果の入力などをシステム上で簡単に実行可能。入力状況がどこまで進んでいるのか進捗を把握できるだけでなく、フィードバックの面談はいつ行うのかなどの日程調整まで行えます。評価の進捗具合にあわせて、目標の達成具合も把握可能です。
データを共有して管理する
人事評価システムでできることとして2つ目にあげられるのが、人事評価データの共有や管理です。
作成された評価シートや評価結果まで見える化できるのが人事評価システムの優れたポイント。最新の評価のみならず、これまでになされてきた過去の評価データも随時蓄積していくため、従業員の評価がどのような推移を辿っているのかも把握できます。
データを共有して管理できることにより分析にも役立てられ、プロジェクトへのアサインなどといった人材の抜てき、異動などの判断にも活用できるでしょう。
企業の目標を社員と共有できる（MBO評価）
人事評価システムでできる基本的な機能として3つ目にあげられるのが、MBO評価を取り入れることによって企業の目標を社員と共有できるということです。
MBO（目標管理制度）評価とは、従業員の一人ひとり、あるいはグループごとに前もって目標を設定しておき、その目標をどれだけ達成したのかによって評価を定める評価制度のこと。
企業全体の目標を共有し、目標達成度合いで評価することによって、会社にとっての目標を社員一人ひとりにも浸透させやすくなるのがうれしいポイントでしょう。
多面的に評価できる（360度評価）
人事評価システムでできる基本的な機能として4つ目にあげられるのが、360度評価を活用して社員を多面的に評価できるということ。
人事評価を適切に行うためには、客観的な評価であることが避けられません。客観的な評価を叶えるためには、多面的な人事評価を叶える360度評価を導入するのが1つの手段です。
360度評価とは、上司のみならず同僚や他部署の社員など、さまざまな立場の従業員から多面的に評価してもらう制度のこと。関わる人数が多いため面倒かもしれませんが、人事評価システムであれば360度評価を自動化できるため簡単でしょう。
場所を問わず利用できる
人事評価システムでできることとして5つ目にあげられるのが、社内のみならず場所を問わずに利用できるということです。
人事評価システムの多くがクラウド版として提供されており、パソコンのみならずスマートフォンやタブレットなどからブラウザを開くだけで利用可能。ちょっとした移動時間、テレワーク中などにも問題なく利用できるので、簡単な確認作業などを隙間時間で進められるでしょう。
人事評価システムの種類
先にも述べたように、人事評価システムの主流はクラウド型ですが、クラウド型のみならずオンプレミス型も提供されています。それぞれの特徴を確認しておきましょう。
クラウド型の人事評価システム
クラウド型の人事評価システムは、名前の通りクラウドを活用して利用できるシステムなので、導入コストが安いだけでなく導入までがスピーディーなのが特徴です。費用面がどうしても気になる場合や、なるべく早くシステムを導入したいという場合にはぴったり。マルチデバイス対応で、スマートフォンやタブレットなどからサクサク使えるのもメリットでしょう。
しかしメリットだけではなく、自社システムとも連携させたいなどといったカスタマイズが基本的にできません。API連携などによって外部システムと連携できるものもありますが、よりオリジナル度の高いカスタマイズは難しいと覚えておきましょう。
オンプレミス型の人事評価システム
オンプレミス型の人事評価システムは、クラウド型に比べカスタマイズ性が高いのが特徴です。連携させたいシステムや搭載させたい機能などに応え、現場の運用に沿ったシステムにできます。社内サーバー上に構築していくため、インターネットを通じて利用するクラウド型よりセキュリティーが万全。外部から攻撃される可能性は低いといえるでしょう。
しかし、クラウド型の場合は初期費用を大幅に抑えられる一方で、オンプレミス型の場合は数百万以上かかることも少なくありません。カスタマイズする度合いによっては数千万円となる場合もあるでしょう。
どうしても自社仕様にカスタマイズしたいという場合や、クラウド利用は社内のセキュリティポリシーに反するという場合にはオンプレミスがおすすめですが、それなりに予算を確保しておかなければなりません。
人事評価システムを導入して得られるメリット
ここからは、人事評価システムを導入することによってどのようなメリットを得られるのか確認していきましょう。
評価項目を明確に設定できる
人事評価システムを導入することによって、評価項目を明確に設定したい、という目的を叶えられるのがメリットの1つです。
とくに中小企業においては、きちんとした人事評価制度が設けられていることも少なく、設けられていたとしても運用方法に課題が残されている可能性が高いです。評価基準が分からない、評価者によってばらつきがあるなどという状況では、人事評価が適正に行われているとは言えないでしょう。
しかし人事評価システムを導入しておけば、評価項目を明確に設定し評価プロセスや結果まですべて見える化できるので、評価運用の定着や透明化を進めたい場合には非常におすすめです。
マネジメント業務の効率化
人事評価システムを導入することによって、マネジメント業務の効率化という目的も叶えることができます。
人事評価システムに蓄積されたデータは、プロジェクトにアサインする人材は誰が最適なのかなどといったマネジメント業務にも活用可能。これまでの評価結果だけでなくどのようなスキルを持つのかというデータも蓄積されていくため、最適なアサインを叶えられるでしょう。
必要な人材を探すのはシステム上で完結するため時間を短縮でき、資料作成などの手間もカットできます。
評価業務の自動化
人事評価システムを導入することによって、評価業務全体を自動化させたいという目的も叶えることができます。
人事評価システムを導入していない場合、Excelなどを用いて人事評価のデータを取りまとめることが多いでしょう。従業員の数が増えれば増えるほど回らなくなってしまいます。
しかし人事評価システムを導入しておけば、評価シートの作成やフィードバック面談の日程調整、評価進捗の確認などをシステム上で自動化できるため、人事評価業務の大幅な効率化が叶えられるでしょう。
データ化によるコスト削減
データ化によるコストダウンといった目的を叶えられるのも、人事評価システムを導入するメリットでしょう。
従来の人事評価方法では、Excelなどで作ったデータをわざわざプリントアウトする手間が発生していました。その資料をもとにプロジェクトメンバーを決めていたという会社も多いでしょう。しかしその場合、業務コストがかさむだけでなくペーパーレスも叶いません。
しかし人事評価システムを導入しておけば、従業員のデータはシステム上ですべて確認でき、データの分析や人材の発見などがスムーズになるほか、業務コストも印刷コストも抑えられるでしょう。
人事評価システムを導入する際の課題
人事評価システムでできることや導入目的、メリットなどを紹介してきましたが、人事評価システムを導入する際にはさまざまな課題も残されています。
人事担当者の負担が増える
人事評価システムを導入する際の課題の1つに、人事担当者の負担が一時的に増えてしまうことがあげられます。
人事評価システムを導入すれば、すぐにすべての人事業務を効率化できるというわけではありません。導入後、社内で定着してしまえば多くの業務を効率化できますが、導入時は初期設定や機能の把握、さらには人事評価のあり方を1から考え直さなければならない場合もあるなど、どうしても人事担当者の負担が増えてしまいます。
「人事評価システムを導入すれば解決する」と闇雲に導入するのではなく、導入計画をきちんと立てた上で導入すれば、最初の混乱を抑えられます。人事担当の負担をできる限り抑えるためにも、他部署も交えながら相談していきましょう。
正しく評価できず不満が出る
場合によっては、正しく評価できずに被評価者から不満が出てしまうのも人事評価システムの課題です。
人事評価システムを導入する際、人事評価の方法や項目などを抜本的に変えた場合には、これまでの評価と大きく結果が変わってしまう場合もあるでしょう。その場合、評価基準の急激な変更に対し、従業員側から抗議の声があがるかもしれません。
人事評価システムは、適切に人事評価を行うために導入するもの。評価業務の効率化だけでなく、評価される従業員のことも考慮して導入するシステムなので、従業員の不満を集めてしまえば本末転倒です。
従業員たちも納得してシステムを利用できるように、導入前の説明回も複数回にわたってきちんと行うなど、導入前・導入後の悪いギャップをなるべくなくすよう心がけましょう。
適した人事異動ができない
もしも人事評価システムを導入しても正しく評価ができなかった場合、従業員から不満の声があげられるだけでなく、人事異動も適切に行えない可能性が生じます。
人事評価システムを導入した場合、基本的には適切に人事評価を行えるようになり、異動の判断を下す際にもデータを活用できます。しかし、あまり導入説明を行わないまま半ば強行的に導入してしまった場合や、あまり自社にマッチしていないシステムを導入してしまうと、適切な評価がされない可能性もあるかもしれません。
そのようなリスクを抑えるためにも、システムの選定は慎重に行いましょう。
コストパフォーマンスに見合わない
人事評価システムを導入してみても、コストパフォーマンスが悪い結果となってしまう場合があります。
「人事評価システムを導入するならば、機能が多ければ多いほどいいだろう」と安直に考え、機能が豊富なシステムやプランを選んでしまうと、コストばかりがかさんでしまい豊富な機能は結局使わないまま、なんてことも。使わない機能の数々にコストを割いていては、コストパフォーマンスは一向に良くなりません。
重要なのは、どのような機能が欲しいのかを社内できちんと整理しておくこと。人事担当者のみならず各部署の部長らも集まり、どのような人事評価システムが欲しいのかをまとめておくことによって、機能と費用の無駄のないシステムを導入できるでしょう。
人事評価システム導入の際に押さえるべきポイント
最後に、人事評価システムを導入する際に、どのような点に注意するべきなのかを紹介していきます。以下の3つのポイントは最低限押さえておきましょう。
人事評価方法を見直す
人事評価システムを導入する際には、現在の人事評価方法の見直しから行うのかどうかも確認しておきましょう。
現在の人事評価シートをそのまま再現して用いるのか、それとも評価軸や項目なども抜本的に変更するのかを整理し、導入計画を立てなければなりません。
導入計画の設定を蔑ろにしてしまうと、後々人事担当者の負担となって返ってきてしまいます。新しいシステムを導入する際には大なり小なり混乱が起きるものなので、その混乱をなるべく抑えられるよう部署の壁をこえて協力していきましょう。
公平に評価を行う
人事評価システムを導入する際には、できる限り公平に評価を行うよう心がけましょう。
人事評価システムを導入していない場合、評価者によって評価にばらつきが出てしまう、そもそも人事評価制度がきちんと設けられていないなどといった状況にあることも。人事評価システムを導入すればそれらの課題は解決できます。
より公平に評価できるよう、360度評価に対応しているものを選ぶのもおすすめ。そして何より、公平に評価しようという意思を忘れないように注意しましょう。
人事評価のデータをマネジメントに活用する
人事評価システムを導入したあかつきには、人事評価データをマネジメントに活用していきましょう。
人事評価システムは、人事評価を効率化できるだけでなく、一人ひとりに関するデータを蓄積できるのが大きなポイント。蓄積したデータを用いて、必要な人材をスピーディーに見つけ出すことができます。
そのため、人事評価制度を整理していきたいというニーズのみならず、優秀な社員を中心にタレントマネジメントを行っていきたいというニーズにも対応可能。評価業務にだけ用いるのではなく、マネジメントにも大いに活用していきましょう。
まとめ
今回は、人事評価システムとは何なのか、導入目的や導入するメリットなどを中心に紹介してきました。
これまで人事評価制度が整っていなかった会社、人事評価業務に手間がかかっていた会社のほか、人事評価データを活用してタレントマネジメントも行っていきたい会社などは、人事評価システムを導入しない手はありません。
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