ビジネスフォンの通話録音機能付きPBXおすすめ13選

目次
• ビジネスフォンで通話録音を導入する方法
• 通話録音機能付きPBXでビジネスフォンの通話録音ができる
• 通話録音機能の種類
• ビジネスフォンの通話録音機能付きPBXとは
• クラウド型ビジネスフォンの通話録音機能付きPBXおすすめ12選
• オンプレミス型ビジネスフォンの通話録音ができるPBXおすすめ3選
• ビジネスフォンでの通話を録音するメリット
• ビジネスフォンでの通話を録音するデメリット
• 失敗しないクラウドPBXの選び方
• ビジネスフォンは外付け機器で録音する事も可能
• ビジネスフォンの録音が可能なPBXを導入しよう

ビジネスフォンで通話録音を導入する方法

ビジネスフォンで通話録音をするには、いくつかの方法があります。
具体的には、以下の4つの方法です。

・電話機の受話器に外付けで接続
・アナログ内線に接続
・電話機に通話録音用アダプタを接続
・ビジネスフォンのボイスメール機

最近では、クラウドPBXの導入も進み、録音機能付きのPBXでビジネスフォンの通話を録音する企業も増えてきております。

通話録音機能付きPBXでビジネスフォンの通話録音ができる

通話録音機能付きPBXでは、通話中の音声が自動で録音されるため、社員1人1人が電話の都度録音ボタンを押す必要はありません。

録音した音声データは、あとから何度でも聞き返せます。そのため、後からでも通話内容を確認したり、研修などに使用したりできます。また、製品によっては、すべての通話ではなく、必要な通話に絞っての録音も可能です。

通話録音機能の種類

ビジネスフォンの録音機能は、留守番電話のような一方的なメッセージだけでなく、会話している内容を録音することもできるため、さまざまなシーンで活用されています。大きく3種類に分けられるので、それぞれどのような機能なのかを確認していきましょう。

自動録音機能

ビジネスフォンには、通話中の双方のやりとりを自動で録音できる機能が搭載されています。通話の終了後、録音された音声はすぐに再生することができるため、もしも通話中に聞き取れなかった部分があっても確認することが可能です。

また、録音された音声は繰り返し再生することができるので、内容を細かく整理したい場合や、再度確認が必要になった場合にも非常に役立つでしょう。電話対応の質をチェックしブラッシュアップしたいという場合にも役立つはずです。

加えて、自動で利用できる機能としては自動応答機能もあげられます。自動応答機能を活用すれば、営業時間外や担当者の外出中などに電話がかかってきた場合に、自動の音声ガイダンスで対応することが可能です。

ボイスメール

ビジネスフォンでは、ビジネスフォン内にメッセージを残しておくことのできるボイスメール機能を利用することもできます。

ボイスメール機能は、基本的にオプションユニットとして用意されているメールユニットを追加することによって、録音内容をメールボックス単位で管理することが可能です。

このボイスメール機能により留守番電話メッセージの応答や伝言の録音なども行えるほか、通話録音内容をそのまま他の人のメールボックスに転送することも、スマートフォンなどへの転送も可能となるため、わざわざメモに記して情報を管理・伝達するよりもスムーズに、かつ正確に伝えたい内容を伝えることができるでしょう。

ボイスメール機能を活用すれば、発信者に対するお待たせメッセージも自動で送出することができるため、後々のトラブルが発生するリスクを抑えることも可能です。

クイックメッセージ録音

ビジネスフォンでは、本体にあるメールボックスを活用した音声録音機能の1つであるクイックメッセージ録音機能も利用することができる場合があります。

クイックメッセージ録音では、電話をかけるだけで通話の録音を開始できるため、通話中にわざわざメモを取る必要がありません。会話のやりとりをそのまま記録することができるため、相手の反応の声色や雰囲気などまで把握できるのがポイントです。役割としては、自動録音機能と近いと言えるでしょう。

しかし、ビジネスフォンであればどれであっても利用できるというわけではないため、クイックメッセージ機能を利用したいという場合には導入前に機能について問い合わせる必要があります。

ビジネスフォンの通話録音機能付きPBXとは

ビジネスフォンの通話録音機能付きPBXとは、社内や顧客との通話をインターネット上で行えるサービスであるPBXに、通話録音機能が搭載されたサービスのことです。
また、ビジネスフォンの通話録音機能付きPBXにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれの特徴を説明するので、自社にはどちらが合っているか確かめてください。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上に電話回線を構築するPBXです。

インターネットさえつながっていれば利用できるため便利で、構内にハードウェアを用意する手間もかかりません。一方、音質はインターネット環境に依存するため、低音質になる場合もあります。

また、製品によっては、工場内放送機能やナースコールなどの機能が使えない可能性もあるため、注意が必要です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、構内に装置そのものを設置し運用するPBXです。構内の機器と連携しやすい点や、音質が乱れにくい点がメリットです。
一方、本体の購入や設置工事が必要となるため、クラウド型に比べてかなり高額です。

クラウド型ビジネスフォンの通話録音機能付きPBXおすすめ12選

通話録音機能が備わっているクラウド型のPBXでおすすめなものを12個選びました。
録音機能の詳細をはじめ、それぞれの特徴や機能を解説するので、ぜひ参考にしてください。

オンプレミス型ビジネスフォンの通話録音ができるPBXおすすめ3選

オンプレミス型はクラウド型に比べ高額になりますが、音質の安定などのメリットもあります。

そこで、通話録音機能が備わっているオンプレミス型ビジネスフォンのなかから、おすすめのものを3個選定しました。

機能や特徴を解説するので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスフォンでの通話を録音するメリット

ビジネスフォンで通話を録音するとさまざまなメリットを受けられます。そのため、顧客との通話や社内での通話の内容を録音している企業が多いです。
具体的なメリットを5つ紹介するため、ぜひ参考にしてください。

コールセンターの品質向上

過去の対応記録をコールセンタースタッフや新入社員用の研修教材として活用すれば、顧客への応答品質を向上させられます。
また、法令を遵守した応答ができているか、社内で設けられたルールとずれていないかを確認すれば、電話対応のコンプライアンス向上にもつながります。

データの活用

毎日顧客から電話が寄せられるコールセンターには、貴重なデータがたくさん集まっています。
そのため、通話録音機能を使って録音したデータを蓄積すれば、ビジネスに活用できます。
また、なかには細かい条件で通話履歴を検索したり、顧客情報との紐付けができるものもあります。

聞き漏らしの防止

人と人が受話器越しに会話をする電話では、通話環境や電波状況によっては聞き逃し、や聞き取れないなどの状況も起こりえます。
また、相手から聞き出した情報を控えることを忘れてしまう可能性もあります。
その点、ビジネスフォンで会話を録音すれば、いつでも情報を確認できるようになります。

クレームの抑制

従来の電話では、いった・いわない問題や、理不尽で悪質なクレームなどのトラブルが起こることがありました。
一方、通話内容を録音すれば、証拠が残るためこのようなトラブルを未然に防げます。

社内のコンプライアンス強化

昨今では、顧客の保護や法令遵守の強化がますます求められています。
そこで、通話を録音して社内のコンプライアンスを強化する企業が増えています。
通話の録音により応対内容を管理すれば、証拠資料や不正防止資料として使用できるからです。

ビジネスフォンでの通話を録音するデメリット

前述のとおり、ビジネスフォンで通話を録音すれば、たくさんのメリットを受けられます。
一方で、メリットだけではなくデメリットも存在します。
ここでは、ビジネスフォンで通話を録音すると発生する2つのデメリットを説明します。

顧客の心理的負担

自分の発言が実は録音されていたと知ると、不快に感じるなど心理的負担を抱く人も多いです。
そのため、電話内容を録音する際には、あらかじめ「品質向上のために録音しています」などの音声アナウンスを流すことをおすすめします。

秘密録音

顧客との会話内容を録音する行為を、秘密録音と言います。秘密録音は登頂には該当せず、犯罪行為ではありません。
しかし、録音されている顧客からすれば盗聴されているように感じられ、犯罪だと訴えられる場合がります。
企業のイメージに悪影響を及ぼす可能性もあるので、要注意です。

失敗しないクラウドPBXの選び方

せっかくクラウドPBXを導入するなら、失敗せず自社に合ったものを選びたいと考えるのが普通です。
そこで、失敗しないクラウドPBXの選び方を5つ紹介します。

機能は自社に適しているか

クラウドPBXの導入を検討している企業は多いです。
しかし、導入目的や用途、企業規模などによって、必要な機能は異なります。
そのため、クラウドPBXを導入する際は、自社での導入目的や用途、企業規模に合った機能を洗い出し、適切な機能が備わっているクラウドPBXを選びましょう。

費用対効果は期待できるか

一言でクラウドPBXといっても、製品によって価格はさまざまです。また、安ければ無条件に良いわけではありません。
安定して長く使い続けるクラウドPBXを選ぶには、コストパフォーマンスに優れているかものを選ぶとよいでしょう。
クラウドPBXを導入・運用する際にかかる費用が、サポート体制やキュリティ面、機能性などに見合うかを事前に調べ、費用対効果の高いクラウドPBXを選ぶことをおすすめします。

カスタマイズ性は十分か

自社に合うクラウドPBXを導入しても、導入から数年が経過すると当初とは異なる用途が発生したり、従業員の数が大きく増加したりする可能性もあります。
カスタマイズ性に優れたクラウドPBXであれば、機能や仕様をあとから変更できます。
そのため、将来のことも見越して、カスタマイズ性に優れたクラウドPBXを選ぶとよいでしょう。

通話の品質は良いか

クラウドPBXのなかには、通話の音質が不安定なものもあります。
しかし、電話の音質が悪いと顧客の満足度が下がります。
その他にも、低品質な音声で通話をすると、顧客の発言内容を正しく把握できないこともあります。
そのような事態を防ぐためにも、クラウドPBXの音質を複数比較し、高い音質のクラウドPBXを選ぶことをおすすめします。

外部システムとの連携可能か

すでに自社で導入している外部システムと連携できるクラウドPBXを選べば、業務全体の効率化が進みます。
業務効率化が進めば、スタッフの負担が減るだけでなく、顧客の満足度も向上します。
そのため、すでに導入している外部システムと連携可能なクラウドPBXを選ぶとよいです。

ビジネスフォンは外付け機器で録音する事も可能

 今回は、ビジネスフォンの録音機能や録音機能が搭載されているPBXについてなどを中心に紹介してきましたが、ビジネスフォンの外付け機器で通話を録音できる場合もあります。

ビジネスフォンに標準搭載の録音機能では約2時間ほどまでしか録音できない場合が多い一方で、外付け機器を活用して通話録音を行う場合は、その100倍以上である250〜500時間ほど録音容量が特徴です。

しかし、外付け機器を導入するには数万〜数十万円ほどの本体料金がかかるため、費用面ではデメリットがあると言えるかもしれません。今回紹介してきたようなクラウド型のサービスの方が、デバイスを持たずとも気軽に導入できるため便利でしょう。  

ビジネスフォンの録音が可能なPBXを導入しよう

ビジネスフォンに録音機能が備わっていると、顧客とのトラブルの回避やコンプライアンスの向上、従業員向けの研修教材としての利用など、さまざまなメリットを受けられます。そのため、顧客との通話業務のある企業にとって、録音機能のついたPBXの導入は欠かせないでしょう。
一方、通話録音機能が備わっているPBXのなかにも、さまざまな特徴・機能を持ったものがあります。そのなかから、自社で導入するのに最適なものを選ぶ必要があります。
本記事で紹介した内容やアイミツSaaSを参考に、ビジネスフォンの録音が可能なPBXを後悔のないように選んでいただけたら幸いです。