大企業におすすめのグループウェア4選

目次
• グループウェアの代表的な機能
• 【比較表】大企業への導入実績多数！おすすめのグループウェア
• 大企業への導入実績多数！おすすめのグループウェア4選
• 大企業向けのグループウェアを導入するメリット
• グループウェアを導入する際のポイント
• まとめ

グループウェアの代表的な機能

大企業や大規模な会社で多く利用されているグループウェア。代表的な機能としては、スケジュール管理・社内ポータル作成・名簿作成・施設予約などがあります。管理者側には、組織や役職ごとにアクセス権限を設定できる機能も。会社で円滑なコミュニケーションや情報伝達をしたいと考えている企業におすすめです。

【比較表】大企業への導入実績多数！おすすめのグループウェア

ここからは実際に、大企業への導入実績が多いグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

大企業への導入実績多数！おすすめのグループウェア4選

多くの大企業や大規模な組織が導入しているグループウェア。役立つ機能やメリットなど、おすすめのグループウェアをご紹介します。

大企業向けのグループウェアを導入するメリット

大企業や大規模組織ほど、適切な情報管理と共有が重要です。大企業向けのグループウェアを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

機能はもちろん、やはり気になるのは導入コストでしょう。価格競争が激しい業界のため、「リーズナブル」「低コスト」が特徴のグループウェアも多くあります。最低契約者数は会社によって異なりますが、月額の利用料金は300円〜1000円がほとんど。

初期費用が無料のグループウェアが多いのも特徴。さらに、15日〜30日程度の無料トライアルを用意している会社が多いのも嬉しいポイントです。

スケジュール管理や情報伝達、知識やノウハウを可視化し共有することで、生産性向上を実現できるグループウェア。予定の確認や会議設定のためにスケジュールを聞いて回るなどのムダを排除でき、気軽なコミュニケーションや情報伝達により組織内の風通しを良くする効果も見込めます。

また、スマートフォンやタブレットでも利用可能なため、物理的に離れた社員同士のコミュニケーションにも有効。働き方改革を進める基盤としても注目されています。

グループウェアを導入する際のポイント

会社が大規模になるほど、グループウェアの便利さは際立ちます。それでは実際に導入する際、どのようなポイントに気を付けるべきでしょうか。

大企業や大規模組織ほど、円滑な情報共有が重要です。しかし、せっかくグループウェアを導入しても使いこなせなければ効果は得られません。なぜグループウェアを利用するのか・どのように役立つのか、まずは社員に教育していく必要があります。

また、はじめから多くの機能が搭載されているグループウェアを導入すると、社員が使いこなせないと感じ浸透しなくなる可能性も。会社が必要とする機能だけを導入し、徐々に機能を増やすスモールスタートを採用するといいでしょう。

大切な情報を守るため、もっとも重要なのがセキュリティ。外部対策として気にするべきポイントは、データを保管するデータセンターの所在や、自然災害など緊急事態への備え、国際標準に準拠しているかなどです。

内部対策としては、監査ログ機能があるか・機密情報を守るためのアクセス制限が可能か・フリーWi-Fiに接続した際のモバイル管理機能が付いているか。これらのセキュリティ対策がなされているかが大きなポイントでしょう。

グループウェアは単独で利用しても多くのメリットがありますが、既存システムと連携することで、さらに大きな効果を発揮します。

例えば、売上データと連携してポータル画面に表示することで、簡単に日々の最新データを共有できます。「情報の一元化」というグループウェアの強みを最大限に活かせば、業務効率もさらにアップ。自社に合ったグループウェアを選ぶためにも、既存システムとの連携に柔軟に対応できるかを必ずチェックすべきでしょう。

まとめ

円滑な情報共有は、人数の多い大企業や大規模な組織ほど、業務効率化を図るうえで重要です。いまや大企業も多く導入しているグループウェア。社内情報をムダなくスムーズに共有するだけでなく、社内コミュニケーションの向上も期待できます。