BtoBプラットフォーム契約書の評判と実態

目次
• ＜総評＞BtoBプラットフォーム契約書はブロックチェーンを活用した強固な電子契約サービス
• BtoBプラットフォーム契約書の9つのメリット
• 徹底調査で分かったBtoBプラットフォーム契約書を使うべき人・会社
• BtoBプラットフォーム契約書の料金プラン
• BtoBプラットフォーム契約書の導入実績・効果
• まとめ

BtoBプラットフォーム契約書は、企業間の商取引を合理化するBtoBプラットフォームシリーズ運営事業を展開する「インフォマート」が開発・提供するクラウド型電子契約サービスです。2018年7月にリリースと、シリーズ最新版で歴史は浅いながらも、多機能かつリーズナブルな料金で大きな注目を集めています。

シリーズ最新版ながら、多くの企業からBtoBプラットフォーム契約書が注目されるのはなぜか？実際の使い勝手やシリーズ連携は？どんな活用メリットが得られるのか？BtoBプラットフォーム契約書の実態に迫ります。

＜総評＞BtoBプラットフォーム契約書はブロックチェーンを活用した強固な電子契約サービス

BtoBプラットフォーム契約書は、ブロックチェーン技術を応用した改ざん防止対策をはじめ、強固なセキュリティと多機能さを兼ね備えるクラウド型電子契約サービスです。ワークフロー機能を含む多彩な機能を標準で搭載し、利用しやすい手頃な料金体系になっている点も注目を集める要因と言えます。

また、シリーズ間でシームレスな連携を実現できるのもポイントです。その反面、シリーズ連携以外の外部連携に関しては、クラウドサインなどの電子契約サービスからやや遅れているのも事実。機能強化がアナウンスされているため、今後の展開に期待です。

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BtoBプラットフォーム契約書の9つのメリット

それでは、BtoBプラットフォーム契約書を活用するメリットについて詳しくお伝えしていきます。

PDF、Word形式で作成された契約書をアップロード・送信できるBtoBプラットフォーム契約書は、最大5社間契約にも対応可能な柔軟性の高い電子契約サービスです。Word形式の書類はアップロード後に自動でPDFに変換されるため、書類形式変換のひと手間が省けるのもポイントになっています。

もちろん、契約書送付時に参考資料などを添付するのも可能です。Wordファイルのほか、PowerPoint、Excel、テキストファイル、Jpeg、pngなどの画像ファイルにも対応するため、取引先とさまざまな情報を共有できます。

BtoBプラットフォーム契約書で締結された契約情報は、ブロックチェーン技術を応用して分散記録され、さらにタイムスタンプ・電子署名が付与されます。これによって、改ざんの可能性を限りなく排除した、証拠性の高い電子契約環境を実現しています。

ブロックチェーンの構造自体が優れた改ざん耐性を持つのに加え、タイムスタンプを付与することで時系列に沿ったデータの存在を担保可能。電子署名と組み合わせた本人性の担保とともに、事実上改変が不可能な安全性の高い電子取引を実現しています。

BtoBプラットフォーム契約書は、管理者の権限設定、ユーザーごとの参照権限設定をはじめ、契約書の検索、関連付け機能を含む、充実した契約書管理機能を搭載。わかりやすく使いやすいインターフェースが採用されているのも高評価の要因です。

契約種別・ステータス・取引先・金額・タグなどの項目検索、全文検索で契約書を一覧表示・並べ替えて管理できるのはもちろん、特定の契約書に関連する書類を紐付けてアップロード・管理するのも可能。基本契約書と個別契約書、覚書をセットで管理するなどの使い方が可能です。

BtoBプラットフォーム契約書は、フリープランも含めて3ユーザーまで無料で利用できる、ワークフロー機能が標準搭載。3ユーザー限定ながら充実した機能を持っており、契約書の承認フローを含む社内業務の効率化を実現できます。

社内稟議の承認・却下・差し戻しはもちろん、申請者が社内稟議を取り戻し・取り消しするのも可能。申請項目をカスタマイズしてテンプレートとして保存するのも、社内ルールに従って承認ルートを設定するのも可能です。金額・案件名などで稟議書検索・閲覧できるため決済スピードの大幅アップも実現。1ライセンスあたり月額300円でユーザーを追加するのも可能です。

BtoBプラットフォーム契約書のゴールドプランであれば、締結したすべての電子契約書を保管・自社管理できるのに加え、スキャンした紙の契約書も含むすべての契約書の保管・一元管理が可能です。

フリー・シルバープランの場合は、保管・管理できる電子契約書が月間3通までに限定。ゴールドプランなら、紙の契約書も含んだ一元管理が可能なため、BtoBプラットフォーム契約書の管理機能を最大限活用できます。文書管理も含む電子契約環境を構築したい企業には、BtoBプラットフォーム契約書のゴールドプランがおすすめです。

過去の契約書を電子化する際に課題となるのが、要件を満たす環境を用意する必要があるなど、何かと面倒なのがドキュメントのスキャン。BtoBプラットフォーム契約書では、これを代行する「ドキュメントScanサービス」を有償で提供しています。

嬉しいポイントとしては、BtoBプラットフォーム契約書ゴールドプランに申し込んだ企業を対象に、契約書約400件分に相当するスキャン費用10万円をサポートする特典が用意されていること。納品されたデータは、そのまま一括してBtoBプラットフォーム契約書にアップロード・管理可能です。

BtoBプラットフォーム契約書を含むBtoBプラットフォームシリーズは、登録した1つのID・インターフェースでシリーズ製品すべての管理が可能です。「受発注」「請求書」「見積書」などを連携・併用すれば、企業間取引のプロセス全体をBtoBプラットフォームシリーズだけでカバーできます。

特筆すべきは、各シリーズそれぞれにフリープランが用意されていること。契約書を使いながら請求書を試し、必要とあらば有料プランにアップグレードする、といった使い方が可能です。

BtoBプラットフォーム契約書の開発元であるインフォマートは、1998年の設立以来、20年以上にわたってBtoB専門のプラットフォームを提供しています。その実績・ノウハウを活かした強固なセキュリティは高い評価を得ており、BtoBプラットフォーム契約書でも同様です。

全サーバの二重化はもちろん、日次のデータバックアップ、ファイアウォールの設置、ID・パスワード認証、Cookie、SSLを採用。国内最高レベルのデータセンターで24時間365日体制監視を実施しており、安心して利用できる環境が構築されています。

2018年リリースと、BtoBプラットフォーム契約書自体の歴史は浅いものの、BtoBプラットフォームシリーズを採用している企業は、累計で42万社を超えています。同一ID・インターフェースで利用できるメリットもあるため、取引先企業からの電子契約導入にも賛同を得やすい環境が整っているといえます。

取引先企業がシリーズを利用していれば、新たにアカウントを開設する必要もなく、そうでなくても契約書送付時に「無料アカウント開設」できる招待リンクをメールに埋め込めることも魅力。取引先の負担を軽減できるのもBtoBプラットフォーム契約書が賛同を得やすい要因です。

徹底調査で分かったBtoBプラットフォーム契約書を使うべき人・会社

ここまで紹介したメリットを踏まえ、BtoBプラットフォーム契約書は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

BtoBプラットフォーム契約書は、強固なセキュリティが確立された高機能な電子契約サービスというほかに、他社サービスと比べてもリーズナブルだという側面をあわせ持っています。つまり、高機能な電子契約サービスをリーズナブルに利用したい企業には、BtoBプラットフォーム契約書が最適です。

3ユーザーまでフル機能が活用できるワークフローが、すべてのプランで標準搭載されるのはもちろん、紙の契約書を含む文書管理も可能なゴールドプランなら、100件までの契約書送信が無料になっているのもポイント。それでいて初期費用ゼロ、月額3万円に設定された利用料金は格安だといっても良いでしょう。

シルバープランの場合も、1件あたりの契約書送信手数料は50円と格安。大量の雇用契約書を発行する企業などでは、大きなコスト削減効果が期待できます。

先ほど紹介したように、BtoBプラットフォーム契約書を含むBtoBプラットフォームシリーズは、同一のID・インターフェースですべてのサービスを管理可能です。見積書・受発注書・請求書・契約書を含む、商取引に関するすべての書類を電子化したい企業には、BtoBプラットフォーム契約書がピッタリと言えます。

シリーズすべてにフリープランが用意されているため、トライアルを重ねながら段階的に各種書類を電子化していくなど、柔軟な導入方法を選べるのもBtoBプラットフォーム契約書のアドバンテージです。

シリーズのなかには営業向けの「商談」食品業界向けの「規格書」も用意されているため、ペーパーレスを推進してはいるものの、なかなか浸透していないというすべての企業におすすめできます。

BtoBプラットフォーム契約書には、3ユーザーまで無料で利用できるワークフロー機能が搭載されています。電子契約による社外メリットのほか、承認プロセスの合理化によって業務効率化を加速できる、という社内メリットも得られるでしょう。

承認プロセスがシンプルな企業であれば、追加料金の必要なく、フル機能のワークフローを活用できるのもポイント。1ユーザーあたり月額300円の手頃な料金でアカウントを追加できるため、承認プロセスが複雑な企業にも対応可能です。

ただし、アカウント追加は最低10ユーザーからとなっていることに注意が必要。10ユーザー以上であれば、1ユーザーずつの追加が可能ですが、必要ユーザー数が中途半端だとやや割高になる傾向も。導入前に承認フローをシンプルに整理しておくと良いでしょう。

BtoBプラットフォーム契約書の料金プラン

BtoBプラットフォーム契約書には、月5件までの電子契約、3件までの文書保存が完全無料で利用できるフリープランのほか、月額1万円からの「シルバープラン」月額3万円からの「ゴールドプラン」が用意されています。いずれも初期費用無料、ユーザー数無制限、3ユーザーまでのワークフロー機能を標準搭載しているのがポイントです。

月額料金以外の契約書送信ごとの手数料は、シルバープランが1通あたり50円に設定されている一方、ゴールドプランは100通まで無料、101通目から1通あたり50円という設定。そのため、ゴールドプランのリーズナブルさが理解できます。

それぞれの違いは「権限設定」「文書保管」「添付ファイル用ストレージ容量」であり、フリープランでも基本機能がすべて揃っているのも特徴。電子契約を手軽に導入したい場合はシルバープラン、文書管理もしたい場合はゴールドプランという使い分けがおすすめです。

BtoBプラットフォーム契約書の導入実績・効果

それでは、実際にBtoBプラットフォーム契約書を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

BtoBプラットフォーム請求書の導入事例ページ（株式会社インフォマート公式サイトを参照）によると、ニスコムは、ネットワーク・サーバ・仮想化環境の設計・構築など、ITインフラ構築を中心とした事業を展開する企業です。ITアウトソーシング事業を展開するなかで、100社近い協力会社と提携して請負業務に必要なエンジニア人材を確保する必要があり、四半期ごとに約200件もの派遣契約書のやり取りを行っていました。しかし、契約業務は簡単ではありませんでした。

単純計算で契約書の製本・郵送に30時間以上が必要だったほかに、手渡しによる承認フローもスムーズにいかず、ファイリングが必要な契約書の保管・管理を含め、契約業務に大きな課題を抱えていました。そこで導入が検討されたのが、BtoBプラットフォーム契約書です。

その導入効果は絶大で、電子契約の導入で締結までの時間が短縮化されたのはもちろん、社内稟議もスムーズに進行。過去の契約書を確認したときに、外部倉庫から取寄せるといった手間もなくなりました。導入効果が確認でき、かねてから課題になっていた請求書の合理化にも着手。BtoBプラットフォーム請求書も導入し、RPAによる自動化ソリューションを組み合わせた契約書・請求書の電子化に成功。現在では契約の99%を電子化するにまで至っています。

BtoBプラットフォーム請求書の導入事例ページ（株式会社インフォマート公式サイトを参照）によると、玉野総合コンサルタントは、都市再生・都市整備を中心に、道路・環境・上下水道など日本のまちづくりを支える事業を展開する総合建設コンサルティングファームです。購買に関する出納・仕訳業務は、親会社が行っていますが、委託・請負契約に関する一連の業務は自社で行っていました。

それでも毎月の協力会社への発注は300件を超えており、請求書を本社に郵送し、仕訳するのに時間がかかり、月次決算に間に合わないなどの問題を抱えていたのです。そこで導入されたのが、BtoBプラットフォーム請求書。当時はまだBtoBプラットフォーム契約書がリリース前だったこともあり、導入を前提に、請求書の合理化に取りかかったというわけです。

BtoBプラットフォーム契約書リリース後には、請求書、および自社システムとの連携を進め、注文書・請書から契約書・納品書などをワンクリックでPDF化、一括アップロード・送信できる環境を実現。文書の返送や印紙代が必要なくなるため、取引先からも好評で、現在では取引の6割近くを電子契約に置き換えるまでになっています。

今後は、年間取引の少ない企業や新規取引企業にも、積極的にBtoBプラットフォーム契約書を案内し、業界全体での電子化率向上にも取り組んでいく予定です。

まとめ

お伝えした通り、BtoBプラットフォーム契約は、強固なセキュリティ・利用しやすい料金・豊富な機能という3つの要素を兼ねしなえた電子契約サービスです。特に、ブロックチェーン・タイムスタンプ・電子署名を活用した真正性認証は魅力と言えます。シリーズ連携が容易であり、導入企業の豊富さにもとづく賛同の得やすさを持っているのもポイントですが、実際に使ってみなければ本当の実力はわかりません。

幸いにも、BtoBプラットフォーム契約には、月間5文書送信・3文書保管が完全無料のフリープランが用意されています。気軽に申し込めるので、利用してみるのもいいでしょう。