英語・多言語対応のワークフローシステムおすすめ10選
事業をグローバル展開する企業では、外国籍の社員と英語で業務をやりとりするケースも多いでしょう。特に、「社内稟議で英訳の手間が発生していて大変」「外国籍の社員が増え、ワークフローも対応する必要がある」という企業には、英語・多言語対応のワークフローシステムがおすすめです。稟議の申請フォームが社員の母国語で表示できれば、スムーズに社内稟議を進められ企業全体の意思決定スピードも向上します。
そこで本記事では、英語・多言語に対応したワークフローシステムおすすめ10選を紹介します。稟議を全社的に効率化し、生産性向上を図りたい企業はぜひご覧ください。
IT導入・DX推進のプロ
西村 幸純
PRONI株式会社・情報システム部門のグループリーダー。社内ITの資産管理、サポートヘルプデスク、セキュリティ対策などの業務を主としなが …続きを見る
PRONI株式会社・情報システム部門のグループリーダー。社内ITの資産管理、サポートヘルプデスク、セキュリティ対策などの業務を主としながら、オフィスルールの策定や、ワークフローシステムなどSaaS・ITツールの社内導入を牽引した経験がある。また、前職では情報システム部門で20年以上従事し、社内システム全般の構築・管理業務を行ってきた経歴がある。オンプレサーバ管理、WEBアプリ開発(PHP+MS SQLserver)の分野にも知見を持つ。 PRONI株式会社 情報システム部門のリーダー
※監修者はSaaSの「選び方」についてのみ監修をおこなっており、掲載している企業・サービスは監修者が選定したものではありません。掲載企業・サービスの調査・情報収集・選定はPRONIアイミツ編集部が独自に行っております。
- 【比較表】英語・多言語対応のワークフローシステム
- 英語・多言語対応のワークフローシステムおすすめ10選
- ワークフローシステムとは
- 英語・多言語対応のワークフローシステムを導入するメリット
- 英語・多言語対応のワークフローシステムの選び方
- まとめ:海外の言語にも対応したシステムで、稟議申請をスムーズに
【比較表】英語・多言語対応のワークフローシステム
まずは、人気のワークフローシステムが具体的にどの言語に対応しているかを確認していきましょう。以下、ワークフローシステムの対応言語の比較表をご覧ください。
サービス名 | 対応言語 |
---|---|
SmartFlow | 日本語・英語 |
ジョブカンワークフロー | 日本語・英語・韓国語・タイ語 |
intra-mart ワークフロー | 日本語・英語・中国語 |
楽々WorkflowII Cloud | 日本語・英語・中国語ほか |
承認Time | 日本語・英語・中国語を含む45の多言語 |
SmartDB | 日本語・英語・中国語 |
rakumoワークフロー | 日本語・英語・中国語 |
Create!Webフロー | 日本語・英語 |
J-MOTTOワークフロー | 日本語・英語 |
NI Collabo 360 | 日本語・英語ほか (他の言語は言語辞書登録により対応可能) |
多くのワークフローシステムでは英語に対応しているため、英語圏の外国人労働者にとって使いやすいでしょう。中国語を使えるワークフローシステムも多数あるため安心です。
一方で、日本語・英語・中国語以外の言語に対応したワークフローシステムは限られます。多言語対応を含め、希望要件に合ったワークフローシステムを選定したい場合はぜひPRONIアイミツにご相談ください。料金無料で最大6社のおすすめサービスを紹介します。
英語・多言語対応のワークフローシステムおすすめ10選
2024年現在、英語・多言語対応でおすすめのワークフローシステム10選を紹介します。導入検討の参考にご活用ください。
- SmartFlow
- ジョブカンワークフロー
- intra-mart ワークフロー
- 楽々WorkflowII Cloud
- 承認Time
- SmartDB
- rakumoワークフロー
- Create!Webフロー
- J-MOTTOワークフロー
- NICollabo 360
SmartFlowは、VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステム。画面表示できる言語は日本語・英語となっています。
SmartFlowは価格が安い点がメリットで、20人までなら料金無料で利用可能。有料プランは1ユーザーあたり月額料金300円~で、コストを抑えてワークフローシステムを導入したい企業におすすめです。
また、SmartFlowはマルチデバイス対応で、外出先からでもスマホで操作できます。LINE WORKSやSlackなどのアプリと連携すると、稟議申請・承認の通知が届くので、対応漏れの防止に役立ちます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- IP制限
- シングルサインオン
ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供するワークフローシステム。日本語・英語・韓国語・タイ語の多言語に対応しており、使いやすさにこだわった画面設計がおすすめ。外国人の社員もストレスなく稟議申請ができます。
ジョブカンは、勤怠管理システム・経費精算システムなども提供しており、シリーズのシステム同士を連携させることで、データの一元管理が可能。バックオフィス全体の業務効率化を実現できます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- マニュアルが無くても操作しやすい作りとなっている点は高評価。担当者のレスポンスも良く、困りごと解決に親身に寄り添ってくれている。
- 選択項目が整理されていてわかりやすいと思う。ワークフローシステムが初めてでも特に戸惑いなく使用することができた。
intra-mart ワークフロー
intra-mart ワークフローは、株式会社NTTデータ イントラマートが提供するワークフローシステム。日本語・英語・中国語の多言語に対応しており、選択した言語に自動翻訳されます。また、タイムゾーン設定(時差の設定)をすると海外拠点の社員とも仕事がしやすくなります。
他社と比較したおすすめポイントはカスタマイズ性が高いことで、稟議申請画面や承認経路を自由に設定できます。複雑なワークフローや社内規定を持つ企業も、自社に合わせたワークフローシステムを構築可能。グローバル展開している企業は、ぜひintra-mart ワークフローを検討ください。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請内容の確認と承認機能
- メールサポートあり
- Pマーク
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
- クラウド(SaaS)
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 申請書の作成機能
- 申請時の承認ルート編集機能
- 最初は戸惑いましたが今ではなくてはならないものになりました。初心者の方でも簡単に習得できると思います。
- チーム連携ができる点と、テレワーク上でのコミュニケーションツールとして活用できる便利さがとてもいいと感じました。
楽々WorkflowII Cloud
楽々WorkflowII Cloudは、住友電工情報システム株式会社が提供している多言語対応のワークフローシステム。日本語・英語・中国語に標準対応しており、他にも言語追加機能でさまざまな多言語(フランス語や韓国語など)に翻訳可能。メール通知時の言語も指定できるため、多国籍企業でも使いやすいおすすめのワークフローシステムです。
ワークフロー機能自体は日本の商習慣に合った「根回し」や「合意」などの承認経路も柔軟に設定可能。複雑な承認ルート・申請項目も手軽にシステム化でき、組織規模が大きい大企業にも導入実績があります。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
- パソコンが得意ではないパートさんも、問題なく使えています。反応も良く、これがないと業務になりません。
- 初心者には少し難しかったです。もう少し説明文が欲しかったです。チャットサポートがある点はとても良いと思った。
承認Time
承認Timeは、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステム。自動翻訳ツール「WOVN.io」との連携で、日本語・英語・中国語を含む45言語に翻訳ができます。ボタン1つで多言語に切り替えができ、外国人従業員もスムーズに稟議申請・承認を行うことが可能です。
他社と比較したおすすめポイントは、導入から本格稼働までが早い点。申請フォームを簡単に作成できるほか、導入サポートも充実しているため、最短1週間でスムーズに運用を開始できます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- Pマーク
- IP制限
- クラウド(SaaS)
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 使いやすいところです。 それ以外は色々検討中で、社内みんなで共有できることになればもっといいと思うので他部署にも導入していきたいです。
- 使い方がわかりやすく、ワークフローシステムを使うのは初めてでしたが、すぐに利用することができました。
SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供するワークフローシステム。日本語・英語・中国語と多言語に対応しており、ユーザーごとに表示言語を切り替えることが可能です。
SmartDBは大企業での利用を前提とした設計で、数々の有名企業に導入実績があります。大企業特有の複雑な決裁プロセスに柔軟に対応するため、細かいカスタマイズが可能。自動的に承認ルートを判定してくれる「条件分岐機能」や、複数部門による「並列承認機能」も搭載しており、多くの部門を抱える企業でもスピーディーな稟議申請・承認が実現します。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- Pマーク
- 冗長化
- 通信の暗号化
- 画面がすっきりしておりコンパクトなので、わかりやすく、したいことをすぐできるので便利だなと思っています。
- 稟議決裁のフローとして利用していますが、必要な事項もデフォルトとして準備されているし、フローの進捗も逐次確認できるので、非常に便利です。
rakumo ワークフロー
rakumoワークフローは、日本語・英語・中国語に対応したワークフローシステム。ビジネスで役立つ各種クラウドツール「rakumoシリーズ」の1つで、上場企業からベンチャーまで多くの企業に導入実績があります。
「rakumo ケイヒ」や「rakumo キンタイ」など、同社のクラウドサービスと連携すればバックオフィス業務全体の効率化が可能です(rakumoケイヒ・rakumoキンタイは日本語のみの対応です)。
Google WorkSpaceとの連携も可能で、従業員情報を一元管理。人事異動や組織改編の都度、ワークフローを見直す必要がなくなります。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- 私はこの様なシステムがとても苦手で、最初は使いこなせるかとても不安でした。ですが、会社の先輩におすすめされ使ってみたら、すごい使いやすかったです。
- さまざまな機能があり、使いやすい。
Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステム。日本語・英語での画面表示が可能です。
他社と比較したおすすめポイントは、Excelなどの申請書をそのまま電子化できること。Excel・Word・PDFで作成した稟議申請書をインポートして申請できます。「現在のワークフローを変えずにペーパーレス化を進めたい」「システムに不慣れな従業員が多い」という企業でも、違和感なくDXを進められるでしょう。
なお導入形態は、クラウド型とインストール型(オンプレミス型)の2種類があり、希望要件に合わせて選ぶことができます。時間と場所を選ばずに業務を進めたいならクラウド型、セキュリティ面を重視するならインストール型のワークフローシステムがおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- 説明書がなくても、使いやすい点。若い人でも高齢のスタッフでも数回使っただけでわかると感じる。初心者でもおすすめ
- ワークフローシステムについては詳しくは知らなかったが、客先担当者が親切に対応してくれるので助かっている。
J-MOTTO ワークフロー
J-MOTTOワークフローは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するワークフローシステム。日本語・英語での画面表示が可能です。
他社と比較したおすすめポイントは、費用が安い点。10ユーザーまでなら初期費用30,000円・月額料金2,000円で導入できる上、最大2ヶ月間は料金無料です。なお、すでにJ-MOTTOグループウェアを導入済みなら初期費用は無料となり、グループウェアの拡張機能としてワークフロー機能を利用できます。
さらに、サポート体制が充実しており、管理者以外の従業員もシステム提供元に問い合わせることが可能。操作方法に不明点がある際に、情報システム部署の担当者が必ずしも対応する必要がないため、業務負担が軽減します。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請内容の確認と承認機能
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- Pマーク
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- 普段使い慣れていない人でも分かりやすい。見やすく使いやすいと思います。初心者の私でもすぐ慣れました。
- 記事一覧において、重要度のマークがつけられる点。それによって重要な記事はしっかりと見るようになれました。また、まだ見てない記事は太文字、見た記事は色が変わり細文字になるため、見た記事と見てない記事の判断がつきやすくて良いです。
NI Collabo 360
NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェア。ワークフロー機能も搭載しています。対応言語は日本語・英語で、そのほかの言語については言語辞書登録で設定可能です。タイムゾーン設定機能もあり、世界各国に拠点があるグローバル企業にもおすすめです。
グループウェアとはいえ、ワークフロー機能は高性能。Excelで作成した稟議書を申請フォームに自動変換できるため、使い慣れた申請書のままシステム化が叶います。ワークフロー機能の他にも、スケジュール管理、経費精算、支払い管理など、全36種の豊富な機能を搭載。すべての機能を使用しても、1ユーザーあたり月額料金360円と安い価格帯で利用できる点が魅力です。
以上、英語・多言語に対応したおすすめのワークフローシステムを紹介しました。多言語対応のサービスは多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合ったワークフローシステムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内稟議をシステム上で一元管理するツールです。紙やExcelでの稟議書を電子化することで、申請・承認・決裁までの一連の業務フローを効率化します。
PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも承認業務が進められ、稟議にかかる時間と手間を大幅に削減できます。最近は英語・多言語対応のシステムも多く提供されており、多国籍の社員を雇用するグローバル企業においてもスピーディーな意思決定が実現可能です。
株式会社エイトレッドによる「(ワークフローシステムの導入に)どのようなメリットがあるか教えてください。」という質問への回答は、「承認スピードの向上」が426票と最も多く、次いで「ペーパーレス化・脱ハンコ化」が376票という結果になりました。
出典元:株式会社エイトレッド
上記データから、ワークフローシステムの導入は業務フローの簡素化・効率化を実現していることが分かります。グローバル企業は、多言語対応のシステム導入で社員間のコミュニケーションを統一し、業務を効率的に進めるという視点が重要です。
英語・多言語対応のワークフローシステムを導入するメリット
英語・多言語対応のワークフローシステムを導入する主なメリットを解説します。
- グローバル展開、外国人の雇用拡大に対応できる
- ペーパーレス化・業務効率化を実現できる
- スピーディーな意思決定が可能
- 電子帳簿保存法に則った書類管理が可能
グローバル展開、外国人の雇用拡大に対応できる
英語・多言語対応のシステム導入で従業員間での円滑なコミュニケーションが可能となり、グローバル展開や外国人の雇用拡大に対応できるメリットがあります。労働力不足の課題を抱える日本では外国人労働者数が増加しており、厚生労働省によると外国人労働者数は2021年で1,727,221人と過去最高の数値を更新しました。
出典:厚生労働省ホームページ(https://www.mhlw.go.jp/content/11655000/000887554.pdf)
外国人の雇用を拡大する企業は、社内の立替経費精算やツール利用申請といった稟議を英語・多言語対応にすることで、外国人にも働きやすい環境を作れます。従業員間のスムーズな意思疎通だけでなく、企業の成長・発展にもつなげられるでしょう。
ペーパーレス化・業務効率化を実現できる
ワークフローシステムを導入して紙の書類を電子化することで、ペーパーレス化が実現します。ペーパーレス化により書類整理にかかる手間と時間が削減でき、書類を保管するためのスペースが空くこともメリットです。
さらに、クラウド型のワークフローシステムは、インターネット環境があればPC・タブレット・スマホから操作が可能です。時間と場所を選ばず承認業務を進められ、業務効率化を実現できます。
また、海外に拠点がある企業も、クラウド型であれば申請・承認を効率化できるため本社との情報共有もスムーズです。英語・多言語対応のシステム導入で申請フォームやレポートを最適な言語で作成できるので、拠点間の協議も効率的に進められます。
スピーディな意思決定が可能
ワークフローシステムには、進捗状況の可視化や期限前アラート機能があります。稟議申請者側は「どこで停滞しているのだろう」といった確認作業が不要になり、承認者側は「承認を後回しにしたまま忘れていた」といったミスを削減できます。
また、自動チェック機能で入力漏れや計算ミスを検出でき、差戻しの手間を軽減します。差戻しがあった場合には通知され、システム上からすぐに修正が可能です。結果として、稟議承認までがスムーズになり、スピーディーな意思決定が実現します。
もちろん、英語・多言語対応のシステムでも業務フローの可視化や自動チェック機能は搭載しています。異なる言語を母国語とする社員がいる企業でも、システムを活用することで意思決定が迅速化します。
電子帳簿保存法に則った書類管理が可能
紙の書類を電子データで保存する際には、電子帳簿保存法に則った書類管理を行う必要があります。電子帳簿保存法とは、これまで紙での保存が義務付けられていた書類を電子データのまま保存することを認める法律です。
保管要件の1つとして「訂正削除履歴が残ること」が定められていますが、ワークフローシステムでは編集履歴が自動的に記録されます。「いつ誰がどんな編集をしたか」をさかのぼって確認できるため、電子帳簿保存法に則った書類管理が可能です。法令に則った書類保管は内部統制の強化にも役立ちます。
英語・多言語対応のワークフローシステムの選び方
英語・多言語対応のワークフローシステムの選び方で、重要なポイント4つを解説します。
- グローバル企業の導入実績があるか
- 画面表示言語の切り替え機能で、外国籍の社員も簡単に操作できるか
- 社内規定に沿った稟議承認フローを設定できるか
- ほかのシステムとの連携機能があるか
グローバル企業の導入実績があるか
グローバル企業の導入実績があるシステムは、海外対応のワークフローで生じやすい課題を多数把握しています。その課題をもとにシステム改善を行っているため、グローバル企業にも使いやすいワークフローを構築しています。
使いやすいワークフローであれば企業全体の効率化が進むため、グローバル企業の導入実績があるかどうかは必ずチェックしましょう。
画面表示言語の切り替え機能で、外国籍の社員も簡単に操作できるか
外国籍の社員を雇用している企業が業務効率化を図る場合、社内でのスムーズなコミュニケーションが重要となります。ワークフローシステムに画面表示言語の切り替え機能があれば、外国籍の社員でも簡単に操作できるためおすすめです。
多くのワークフローシステムは英語には対応していますが、多言語には非対応の場合があります。導入前に対応言語を確認し、自社のニーズに合うシステムを選びましょう。
社内規定に沿った稟議承認フローを設定できるか
決裁プロセスは企業によってさまざまです。特に、決裁プロセスが複雑な企業や海外にも拠点がある企業は、ルート設定のカスタマイズが柔軟にできるシステムを選ぶ必要があります。システムの承認ルート・分岐の設定を確認し、自社の規定に沿った稟議承認フローを設定できるシステムを選びましょう。
自社の稟議承認フローに合わないワークフローシステムを導入してしまった場合、「ワークフローシステムを十分に活用できない」「ワークフローシステムに合わせて社内規定を変えなければならない」といった問題が発生するため、注意が必要です。
ほかのシステムとの連携機能があるか
ワークフローシステムは、グループウェア(Google Workspace、Garoon、kintoneなど)やビジネスチャットツール(Slack、LINE WORKS、Teamsなど)といった外部システムと連携することで、さらに業務効率が向上します。連携により、稟議承認に関するタスクをグループウェアのホーム画面上に表示する、チャットで承認通知を受け取ることが可能に。
自社に導入済みのグループウェア・チャットツールがある場合は、これから導入するワークフローシステムと連携可能かを確認しましょう。
IT導入・DX推進のプロ
西村 幸純のコメント
自社が使っているチャットツール・スケジュール管理ツールなどに通知が届いて対応抜け漏れを防止できるワークフローシステムを選ぶのがポイントです。
まとめ:海外の言語にも対応したシステムで、稟議申請をスムーズに
本記事では、海外の言語にも対応可能で、稟議申請をスムーズにするワークフローシステムを比較・解説しました。各社からさまざまなワークフローシステムが提供されていますが、製品によって対応可能な言語や特徴に違いがあり、利用料金も異なります。自社に最適なワークフローシステムを選ぶには、複数社の相見積もりがおすすめです。また、PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
→ワークフローシステムのランキングはこちら
アイミツSaaS(当サイト)では、簡単な質問に答えるだけで自社のニーズに合ったワークフローシステムがわかる診断をご用意しています。ITツール比較のプロであるコンシェルジュがお悩みをヒアリングし、ぴったりのワークフローシステムを複数社ご紹介しますので、ぜひご活用ください。
プロが代わりに探して紹介します!
IT導入・DX推進のプロ
西村 幸純
PRONI株式会社 情報システム部門のリーダー
PRONI株式会社・情報システム部門のグループリーダー。社内ITの資産管理、サポートヘルプデスク、セキュリティ対策などの業務を主としながら、オフィスルールの策定や、ワークフローシステムなどSaaS・ITツールの社内導入を牽引した経験がある。また、前職では情報システム部門で20年以上従事し、社内システム全般の構築・管理業務を行ってきた経歴がある。オンプレサーバ管理、WEBアプリ開発(PHP+MS SQLserver)の分野にも知見を持つ。
IT導入・DX推進のプロ
西村 幸純のコメント