Google Workspace連携型のワークフローおすすめ8選！無料システムも比較

目次
• Google Workspaceのワークフロー（承認機能）でできること
• Google Workspaceとワークフローシステムの連携によってできること
• Google Workspaceとワークフローを連携するメリット 
• 【比較表】Google Workspaceと連携できるワークフローシステム
• Google Workspace連携型のワークフローシステムおすすめ8選
• ワークフローシステムの選び方
• ワークフローシステムがおすすめの企業
• まとめ：Google Workspace連携型ワークフローで、申請・承認を効率化
• よくある質問

Google Workspaceのワークフロー（承認機能）でできること

Google Workspaceは、GmailやGoogleドライブ、カレンダーなどのサービスをビジネス向けにパッケージ化したグループウェアです。GoogleWorkspaceにも簡易的な承認機能（ワークフロー機能）があり、下記のような業務が可能です。

Google Workspaceの承認機能を使えば、稟議書や申請書といった各種書類の申請から承認までのプロセスをオンライン上で完結できます。Google ドキュメントやスプレッドシートなどのビジネスドキュメント上で直接操作でき、ペーパーレス化を推進。印刷や回覧の手間が省け、業務効率が向上します。場所を選ばずに申請・承認が可能で、企業の迅速な意思決定を実現します。

Google Workspaceのワークフロー機能では、誰がいつ申請を作成・編集し、誰が承認したかといった履歴を自動でログとして保存できます。承認プロセスの透明性を確保できるうえ、いつでも承認状況や変更内容の確認が可能です。トラブル発生時の原因究明や、内部統制の強化にも役立ち、監査証跡としても活用できます。

Google Workspaceのワークフローでは、申請書類に対してコメント機能を使い、申請者・承認者の双方がコメントや提案を直接記入できます。これにより、単なる承認・差し戻しだけでなく、内容に関する具体的なフィードバックや修正指示が可能に。コメント履歴も残るので後から経緯を確認できる点も安心です。

複数の責任者や部署の承認が必要な場合でも、Google Workspaceのワークフロー機能を活用すれば複数者の承認フローを設定できます。設定したすべての承認者が承認するまで、承認プロセスは完了しないため、確実にワークフローを運用できます。

また、Google Apps Scriptを使ってワークフローを自動化したり、承認ステータスをスプレッドシートで管理したりする方法もあります。

申請を提出したり、承認が完了したタイミングで、Gmailを通じて自動で通知を送受信できます。承認待ちの申請が放置されることを防ぎ、申請者と承認者の双方に最新の進捗を知らせることが可能です。Google フォームやスプレッドシートとの連携で、ステータス更新に応じて自動メールを送る設定も簡単にでき、抜け漏れを防ぎます。

Google Workspaceとワークフローシステムの連携によってできること

一方、一般的なワークフローシステムでは申請内容ごとに稟議書をカスタマイズしたり、承認経路を細かく設定することができます。

一般的なワークフローシステムと比較すると、GoogleWorkspaceの承認機能は限定的といえます。そのため、自社のワークフローを整備したいならワークフローシステムの導入がおすすめです。なお、Google Workspaceと他のワークフローシステムとの連携すると、たとえば次のようなことができるようになります。

Google Workspaceでは、1段階の申請・承認は可能ですが、「主任→課長→部長」のような段階的な稟議書の回覧はできません。Google Workspaceにワークフローシステムと連携すると、複雑な承認経路にも対応可能に。自社に合う承認経路で社内稟議を回せるようになります。

Google Workspaceと連携できるワークフローシステムを使えば、Google Workspaceのワークフローに足りない機能を補えます。また、社内のワークフローを円滑に進めるための機能も多数搭載しており、社内稟議のさらなる効率化が可能です。

Google Workspaceとワークフローを連携するメリット 

ここでは、Google Workspaceとワークフローを連携する主なメリットを解説します。

Google Workspace連携型のワークフローシステムでは、ユーザーはGoogleアカウントをそのまま利用できます。新規アカウントの作成が不要で、複数のアカウントを管理する手間が省けるのは大きなメリットです。ワークフローシステムを使用するたびにログインする必要がなく、スムーズに業務に入れるため業務効率化にもつながります。

また、Googleグループから抽出した組織データを承認経路に利用でき、人事異動があっても自動反映が可能。メンテナンスが簡単で、システム管理者の負担を減らせます。

Google Workspaceと連携できるワークフローシステムは、同シリーズに経費精算システムや勤怠管理システムなど、ほかの業務システムも展開しているサービスが多いです。また、Google Workspaceの機能を使いやすくする拡張ツールも提供しています。

たとえば、Googleカレンダーは組織階層での表示に対応していないため、「Google カレンダーにおける組織階層が使いづらい」という企業も多いでしょう。このような場合、ワークフローシステムの拡張機能を利用すると、スケジュール管理がしやすくなります。連携により、部署を横断したスケジュールの視認性を向上できます。

Google Workspaceと連携できるワークフローシステムには、入力データをGoogleスプレッドシートに抽出する機能を搭載しているサービスも。Googleスプレッドシートとの連携で、申請書・報告書のデータを自動転記できる点はメリットです。必要なデータを簡単に書き出し、管理表作成やデータ分析に活用できます。

このように、Google Workspaceと連携できるワークフローシステムにはGoogle Workspaceに足りない機能を補完できるメリットがあり、システム導入の需要は高まっています。株式会社エイトレッドによると、 「システム化しても業務負担が軽減されていない」と感じる担当者は8割以上に上ります。

「システム連携がされていない」といった理由で、業務効率化が図れていないというのが実態です。社内の業務効率化を図りたい企業は、Google Workspaceのようなツールとシステム連携し、生産性を上げるという観点が重要です。

ワークフローを効率化したい企業は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

【比較表】Google Workspaceと連携できるワークフローシステム

ここからは実際に、料金や機能を比較して、Google Workspaceと連携できるワークフローシステムを紹介します。以下、ワークフローシステムの料金比較表もご参照ください。

上記比較表をご覧の通り、Google Workspaceと連携できるワークフローシステムは、初期費用無料、1ユーザーあたりの月額料金100円～500円（税抜）で利用できるシステムが多いです。料金以上にコスト削減効果が大きいと判断できる企業は、導入がおすすめです。

なお、「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」は無料プランも提供し10ユーザーまでなら無料で利用可能。「ジョブカンワークフロー」も無料で利用可能なサービスです。無料プランは「システム費用を抑えたい」「スモールスタートしたい」という企業におすすめです。

Google Workspace連携型のワークフローシステムおすすめ8選

ここからは、Google Workspace連携型のワークフローシステムおすすめ8選を紹介します。各製品の特徴やGoogle Workspaceとの連携を考慮したおすすめポイントも解説するのでぜひ参考にしてください。

以上、Google Workspace連携型のワークフローシステムを紹介しました。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合ったワークフローシステムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

ワークフローシステムの選び方

ここでは、Google Workspaceと連携できるワークフローシステムの選び方を解説します。ワークフローシステムの比較ポイントを知りたい企業は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムには、Google Workspaceとの連携を前提に開発されている製品があります。Google Workspaceとの連携をふまえたワークフローシステムであれば、Google Workspaceの機能を活かして業務を効率化できます。

たとえば、申請内容をGoogleスプレッドシートに自動転記する機能や、申請書の添付書類を共有ドライブに自動保存する機能を搭載したワークフローシステムも。Google Workspaceとの親和性があり、カバーできる機能の範囲が広いシステムを選ぶと、バックオフィス全体の業務プロセスを簡素化できます。

ワークフローシステムはサービスによって搭載する機能が異なるため、自社の業務に必要な機能があるものを選びましょう。自社に必要な機能を見極めるには、課題を整理し、システムを導入する目的を明確にすることがポイント。

求める機能の上位は「申請フォーマットの作成」「申請へのファイル添付」「メール通知」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した独自調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。下記データも参考に、自社に必要な機能があるシステムを比較・検討しましょう。

Google Workspaceに搭載されているワークフロー機能では、1段階の承認経路にしか対応できませんが、ワークフローシステムとの連携で複雑な承認経路にも対応できるようになります。しかし、ワークフローシステムによっては承認経路の細かいカスタマイズができない製品もあり、注意が必要です。

事前に自社の承認経路に対応したルート設定ができるか確認しましょう。自社独自のフローがある企業は、簡単な操作で承認経路を自由にカスタマイズできるワークフローシステムがおすすめです。

ワークフローシステムを選ぶ際には、操作のしやすさで比較するのも重要です。申請書のフォーマットを簡単に作成できるワークフローシステムは、初期設定の手間を軽減し、本格運用までの期間を短縮できます。

Google Workspace連携型のワークフローシステムには、Googleドライブのドキュメントを用いて申請フォームのレイアウトを作成できる機能を搭載している製品もあり、専門知識がなくても申請書のフォーマットを作成できます。

システム導入前に、選び方のポイントを把握しておきたい方は、別記事「ワークフローシステムの選び方を徹底解説」もぜひ参考にしてください。自社に合うシステムを導入し、業務効率化を実現しましょう。

ワークフローシステムがおすすめの企業

ワークフローシステムを導入すると、稟議申請・承認業務に関する多くの課題を解決できます。ここからはワークフローシステムがおすすめの企業を解説します。

ワークフローシステムはオンライン上で承認の進捗状況を可視化でき、稟議の申請・承認業務を効率化できます。ワークフローに滞りが生じた際、申請者はどこで止まっているかをを一目で把握でき、対応しやすいです。差し戻しがあった際もすぐに対応できます。

また、Google Workspaceのワークフロー機能にはタスク表示機能が搭載されていませんが、ワークフローシステムと連携すると未承認の申請を一覧で表示することが可能に。対応漏れを防ぎ、滞りなく決裁まで進めたい企業にはおすすめのシステムです。

なお、ワークフローシステムは、経費精算システムや会計ソフトといった外部システムとの連携でバックオフィス業務の効率化が可能です。別記事「外部システムと連携可能なワークフローシステム」もぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムは、インターネット環境があれば場所や時間を選ばずアクセス可能です。そのため、承認者は外出先でも承認業務を進められ、企業の意思決定スピードの向上につなげられます。その結果、ビジネススピードが向上し、競争力の強化も可能です。

リモートワークを推進する企業や、承認者の外出が多い企業が円滑に稟議を進めるには、ワークフローシステムはとくにおすすめのツールです。

社内稟議を電子化する際は、実際の承認フローをワークフローシステムの設定に落とし込みやすくするため、ルールを明確化しなければなりません。曖昧さを排除し、社内規定に沿って業務プロセスを整備することが必要です。

これにより、自社ルールに則ってワークフローを回せるため、組織の内部統制を強化できます。また、Google Workspace連携型ワークフローシステムは操作のログが残るため、不正や改ざんの防止にも有効です。コンプライアンスを維持し、社会的信用を確保したい企業には特に必要なシステムです。

以上、ワークフローシステムの必要性を解説しました。2025年最新でおすすめのサービスを知りたい方は、別記事「おすすめワークフローシステムを比較」で厳選して紹介していますのでぜひ参考にしてください。

まとめ：Google Workspace連携型ワークフローで、申請・承認を効率化

本記事では、Google Workspace連携型のおすすめワークフロー8選の紹介と、メリットや選び方を解説しました。Google Workspace連携型ワークフローを導入することでGoogle Workspaceの機能を補い、自社に合う承認経路で社内稟議を回せるようになります。Google Workspace連携型のワークフローで、申請・承認を効率化しましょう。

しかし、Google Workspace連携型ワークフローは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。

よくある質問

Google Workspace連携型のワークフローについて、よくある質問に答えます。

Google Workspace連携型のワークフローシステムには、無料で使えるサービスがあります。たとえば、「ジョブカンワークフロー」や「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」は、機能やユーザー数に制限があるものの無料で利用できるプランがあります。

Google Workspaceには2021年のアップデートで承認機能が実装されました。承認機能を利用すると、作成した書類の回付が可能です。しかし、1段階の承認経路にしか対応しておらず、日本特有の承認フローに沿って順番的に稟議を回すにはワークフローシステムの活用がおすすめです。

Google Workspace Enterprise Plusプランを利用している企業は、Appsheetでワークフローを自作できます。簡易的なワークフローアプリをノーコードで開発できますが、複雑な要件には対応できません。また、Appsheetの操作に慣れていないとアプリの開発に時間を要するため、注意が必要です。

Google WorkspaceのAppsheetやGoogleスプレッドシートで自作したワークフローは、複雑な承認経路には対応できません。一方、ワークフローシステムを利用すれば、承認経路の条件分岐や経費精算システムとの連携など、自社の業務プロセスに合わせたワークフローを簡単に運用できます。

Googleフォームは、質問項目を設定してフォームを送信することで簡易的なワークフローを作成できますが、複雑な承認フローや条件分岐の設定には対応していません。簡易的なワークフローを作成では、メール送信やサイトにフォームを設置してアクセスしてもらうと、複数の承認者からの回答を得られます。