ワークフローのおすすめシステム6選｜承認ルートの種類も紹介！

目次
• ワークフローシステムとは？ 
• ワークフローシステムの承認・申請ルートの重要性
• ワークフローシステムの承認・申請ルートの種類
• ワークフローシステムの導入メリット
• ワークフローシステムの便利な機能
• ワークフローシステムの比較表
• 【厳選】ワークフローシステムおすすめ6選 
• ワークフローシステムの選び方のポイント
• ワークフローシステムの承認ルートに関するまとめ

ワークフローシステムとは？ 

ワークフローシステムとは、ワークフロー（業務の流れや工程）を電子化し、自動化するシステムのことです。電子化によって、業務の効率化や、コストダウンにつながります。
例えば、企業での業務は、誰かがスタートし、申請や承認を行い、完了する流れがあります。しかし、申請や承認作業は時間がかかり、引き継ぎがうまくできておらず、問題が起きる場合もあります。従来のワークフローでは、効率が悪く、問題が起きやすい構造です。
一方で、ワークフローシステムでは、電子データを使用します。引き継ぎは自動で行われ、担当者を探す手間や、承認を待つ時間が短くなります。上記のように、ワークフローシステムはワークフローを効率化させ、業務改善を図るシステムです。

ワークフローシステムの承認・申請ルートの重要性

ワークフローシステムでは、承認・申請ルートの確認が大切です。承認・申請ルートが明確だと、トラブルを防ぎ、セキュリティの向上につながるためです。ここでは、承認・申請ルートが企業にとって重要な理由を3つ紹介します。

承認・申請ルートが曖昧な場合、申請や承認の状況が把握できません。そのため、申請書を紛失するリスクや、情報漏えいのリスクが増加します。
一方で、承認ルートを明確にすることで、承認作業が可視化され、トラブルを防ぐ要因になります。このように、承認ルートの明確化は、リスクマネジメントにつながります。  

承認・申請ルートは、企業が適切な判断をし、業務の効率化をさせるために必要です。承認・申請ルートが明確な場合、企業ルールに沿って手続きがおこわなれるためです。もし、承認・申請ルートが設定されていなければ、承認漏れが起きたり、確認ミスで業務が停止する場合もあります。
承認・申請ルートは、企業が円滑な業務をすすめるためにも大切です。業務効率化のためにルート設定をしておきましょう。

承認・申請ルートが明確なことで、内部統制強化につながります。内部統制を行なうためには、企業のルールに従って業務を行い、申請から承認、業務完了まですすむ必要があります。ワークフローシステムであれば、申請ルートを記録できるので、内部統制強化につながり、コーポレートガバナンスの観点からも推奨されます。

ワークフローシステムの承認・申請ルートの種類

ワークフローシステムの承認・申請ルートは、直線型や指名型など、4つの種類に分類ができます。種類に応じて特徴やメリット・デメリットは異なるので、確認しておきましょう。

直線型は、申請、承認、決裁の流れが一直線に進んでいく承認・申請ルートです。指定されたルートに沿って、申請から承認までの流れが進んでいきます。
直線型は、申請から承認までがわかりやすいのがメリットです。決裁者は申請者の上司となり、段階がすすむにつれて、上位の役職者が承認を行います。

指名型は直線型から派生し、途中で新しく承認者があらわれるパターンです。承認をすすめるにあたって、特定人物の確認が必要と判断される場合もあります。申請内容に関わる人物が承認に携わるため、間違いがないか確認できることがメリットです。
また、直線型とは別に、承認者が次の承認者をリレー形式で指名するパターンもあります。

条件分岐型では内容や金額に応じて、ルートが分岐していきます。内容が重要であったり、確認する金額が大きくなるほど、承認者の役職があがります。
例えば、金額が5万円未満なら部長が決裁、5万円以上なら社長が決裁、などの形になります。メリットは、条件が軽い場合、決裁のスピードが早くなる点です。すべての決裁を代表が担当すると時間がかかるので、条件分岐型を活用すると効率が良くなります。

並列型は、複数の承認・申請ルートで、同時に承認がすすんでいくルートです。複数の部署が関わるプロジェクトなどでは、同時に承認・申請がすすむ場合があります。
並列型は複雑であり、進行状況がわかりにくいデメリットがあります。途中で承認が止まったり、文書の紛失リスクも高まるので注意しましょう。

承認ルート設定でおすすめのワークフローシステムを知りたい方はこちらの記事から

ワークフローシステムの導入メリット

ワークフローシステム導入により、紙データから電子データに移行します。申請から承認までのスピードアップや、ガバナンスとセキュリティ強化などのメリットがあります。ここでは、ワークフローシステム導入までに確認しておきたい、導入のメリットを4つ紹介します。

ペーパーレス化により、データ紛失をさけることができます。ワークフローシステムでは、書類とは異なりデータ化されているので、データをなくす心配がありません。
従来の申請では、書類の紛失、引き継ぎの失敗により、申請が止まってしまう問題もありました。ワークフローシステムでは、システム上に記録されたデータ検索も可能です。データ紛失を防ぎ、承認に必要なデータを即座に発見できます。

ワークフローシステム導入により、社内のガバナンス強化につながります。ワークフローのデータ化によって、承認・申請ルートが可視化できるためです。紙データでは、書類の紛失や改ざんの可能性、情報漏えいのリスクがありました。
ワークフローシステムではデータを記録できるため、情報改ざんのリスクが減少します。データの可視化により、社内統制のガバナンス強化につながります。

ワークフローがデータ化されることで、意思決定が明確化されます。誰が申請し、誰が承認したかが記録されるためです。紙データでは申請者が曖昧になったり、承認を飛ばしてしまう問題もありました。
ワークフローシステムの導入により、申請から承認まで、すべてデータとして残ります。そのため、意思決定が明確化され、業務改善やガバナンス強化のメリットにもつながります。

ワークフローシステムでは、電子承認が可能です。そのため、意思決定の早さ向上につながります。紙データは承認に時間がかかり、事業のスピードが遅くなる場合もありました。引き継ぎの失敗、担当者が不在で承認が降りないなどの問題が起きるためです。
ワークフローシステムであれば、パソコン上で申請から承認までのフローを実現させます。クラウド型であれば、外出先や出張中でも承認できるため、不在がちな決裁者の許可もスムーズにおりる状態が作れます。

ワークフローシステムの便利な機能

ワークフローシステムに搭載されていると便利な機能をご紹介します。

ワークフローには申請内容の不備やエビデンス不足になどにより否認することがあります。この場合には差し戻し機能や再申請機能があると便利です。システムで差し戻しを行えば自動的に申請者に否認が伝わるため、否認されたことが伝われず放置されることもなくなります。さらに相手に差し戻しに関するコメントをができれば、申請者が再申請するときに問題点を改善しやすくすることができるため、スムーズなワークフローを実現できるでしょう。

ワークフローで発生しがちなのが承認者が不在で、ワークフローが滞ってしまう事です。承認が早めに必要な案件だと不在で発生するタイムラグは痛手になります。そこで、便利なのが代理承認機能です。ワークフローシステムにはあらかじめ代理承認者を設定していれば、承認・決済が代理承認してもらうことが可能です。また、中間の承認者が不在に場合は、スキップ機能も便利。間の承認をスキップすることで上位の承認者に承認をえることができます。

代理承認機能について詳しく知りたい方はこちらの記事から

ワークフローには様々な部署や外部企業に関わる案件もあり、共有が必要な場合があるでしょう。紙やメールではタイムラグが発生するため、確認などの手間が掛かってしまいます。ワークフローシステムに回付機能があらばシステム内で回覧が可能なため、関係者も確認することができます

回覧について知りたい方はこちらの記事から

ワークフローシステムの比較表

ここからは実際に、ワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

【厳選】ワークフローシステムおすすめ6選 

複雑なワークフローを改善するためには、ワークフローシステムが役立ちます。
ここでは、業務改善や効率化に役立つおすすめのワークフローシステム6選をご紹介します。

ワークフローシステムの選び方のポイント

最後に、数あるワークフローシステムの中からどのようにサービスを選ぶべきなのかを解説していきます。
選び方がよくわからないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムを選ぶ際には、対応できる業務の範囲が自社業務に対して適切かどうかを確認しましょう。
ワークフローシステムと一口に言っても利用できる機能や対応業務はさまざま。Excelファイルをそのまま活用できるものや、文書テンプレートが豊富に用意されているもの、勤怠管理や経費管理が行えるものなど、それぞれによって利用できる機能に幅があるため、自社にとって必要な機能が備わっているのかどうかを確認することが重要です。
「機能は豊富であればあればあるほどいい」と考えて導入してしまうと、結局使わない機能にランニングコストをかけることになってしまいます。

ワークフローシステムを導入する際には、自社の企業規模に見合っているかどうかも重要です。
企業規模によって、承認ルートの複雑さは異なるもの。決済金額が大きければ大きいほど承認者が増え、とりわけ大手企業においては独自の申請ルールを定めていることも少なくないでしょう。その場合、独自の申請ルールに対応可能なワークフローシステムを導入しなければなりません。
承認フローのパターンが幅広いだけでなく、独自の設定も柔軟に行える必要があるのかどうか、社内できちんと確認しておくと安心です。

ワークフローシステムを選ぶ際には、申請書の形式が自社に適しているかどうかも忘れずにチェックしましょう。
ワークフローシステムによっては、基本となるテンプレートが豊富に用意されているものや、帳票の項目を自由にカスタマイズできるもの、あらかじめExcelで作成された書類をそのままフォーマットに変換できるものなどがあり、自社が求めているものにマッチしたシステムを選ばなければなりません。
誰でも簡単に書類を作成できるものがいいのか、あるいはこれまで通りExcelを使用できるものがいいのかなど、社内の要望をきちんと整理しておきましょう。

ワークフローシステムの承認ルートに関するまとめ

企業が業務をすすめるにあたて、承認ルートの設定は必須です。しかし、承認ルートが決まっていない企業や、決まっているがルート通りに行動できていない企業もあります。
承認ルートに不安のある企業は、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ワークフローシステムの導入によって、紙データから電子データに移行できます。すると、承認フローの可視化によって意思決定が明確化されたり、進捗確認が簡単になるメリットがあります。承認フローを簡単に、ミスなくすすめるためにも、ワークフローシステムを検討してみましょう。
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