社内回覧とは？ルールや電子化の方法、成功事例を解説

目次
• 社内回覧とは
• 社内回覧を回す際のルール
• 社内回覧の書き方
• 社内回覧を早く正確に回す方法
• 【社内回覧を効率化】電子化におすすめのツールとは？
• 社内回覧を電子化するメリット
• 社内回覧の電子化におすすめのワークフローシステム7選
• ワークフローシステム導入による成功事例4選
• まとめ：会社の回覧文書はワークフローシステムで効率的に回そう
• よくある質問

社内回覧とは

「社内回覧」とは、社内において各種書類を順番に回覧することを言います。重要な業務や決裁については、誤った情報の伝達や伝達漏れなどを未然に防いでおきたいもの。しかし、口頭で伝達してしまうと途中で誤りや漏れが生じてしまうかもしれません。

伝達ミスや漏れを防止するために、対象となる従業員に文書を順々に回覧してもらい、周知を徹底するのです。最近では、在宅ワークやワーケーションなどの柔軟な働き方が増えたことにより、社内回覧を電子化した「ワークフローシステム」を導入している企業も増えています。

なお、社内回覧で順々に回す文書のことは「回覧文書」と呼び、ワークフローシステムではこの回覧文書を電子化することで効率化を実現しています。

社内回覧の目的は、重要な情報を閲覧対象者全員に周知することです。また、先にも述べている通り、社内回覧は誤った情報の伝達や情報の伝達漏れを防ぐことも担っています。具体的な目的・利用シーンとしてはさまざまな状況があげられますが、以下のようなパターンが多いでしょう。

社内閲覧の多くは複数の部署にまたがり閲覧されることが多い為、閲覧対象者全員の確認が済むまで時間が掛かってしまう場合もあります。

社内回覧の目的や利用シーンは上記で説明した通りですが、具体的にはどのような種類の文書が回覧されるでしょうか。以下では、どのような文書が回覧されるかを表にまとめて紹介します。社内回覧にはさまざまな種類がありますが、どの文書も組織を動かしていく上で欠かせないものであり、それぞれで役割が異なるため注意しましょう。

社内回覧を回す際のルール

それでは、社内回覧を回す際にはどのようなポイントに注意するべきなのでしょうか。社内回覧を回す際にはいくつかのルールが設けられているので、きちんとおさえておきましょう。社内回覧を回す際のルールには、以下があげられます。

社内回覧のルール制定時や改定後には、閲覧ルールを周知する、あるいは、社内回覧に記載することで効率良く回すことができるでしょう。

社内回覧の書き方

社内回覧にはさまざまなルールがあることがわかりましたが、社内回覧を回さなければならなくなった場合、文書はどのように作成するべきなのでしょうか。社内回覧の回し方と同様に、社内回覧で回す文書の書き方においてもいくつか注意点があります。

上記に沿って回覧を作成すると確認がしやすくなり、スムーズに社内回覧を回すことができるでしょう。

社内回覧を早く正確に回す方法

社内回覧はスムーズに回していくことが重要であるとわかりましたが、社内回覧を早く正確に閲覧してもらうためにはポイントがあります。以下では、社内回覧を早く正確に回す方法について解説します。

社内回覧をスムーズに回していくためには、要点をまとめ、誰もが理解しやすい内容しましょう。冗長的な文章は内容が掴みにくく、読みにくいため、閲覧スピードを低下する要因になります。また、読み手側も業務の合間に読むことが多いため、なるべく、時間をかけずに把握したいのが本音でしょう。社内閲覧の文章は、なるべく要点だけをおさえた無駄のない文書を回すことによって、スムーズな回覧が叶うでしょう。

社内回覧を早く正確に回していくためには、簡易的な名簿を作成し添付することも忘れないでください。紙媒体で社内回覧を進めている場合、回覧対象となる社員のリストを作成し、すでに回覧済みの従業員が誰かが分かるように捺印欄やチェック欄などを設けましょう。名簿を作成していない場合、後から担当者が「回覧文書は閲覧済みか否か」を全員に確認しなければならず、非効率です。

社内回覧を早く正確に回していくために、回覧する際のルールについてもきちんと明記しておきましょう。読んだら回覧者リストに捺印する、部署ごとで回覧し完了したら次の部署へと渡す、メール回覧の場合には必ず返信してもらうなど、社内回覧についてのルールを自分たちで設けて、回覧文書に記載、あるいは添付するようにしておくと、戸惑うことなくスムーズに回すことができます。

先ほどにも説明しましたが、メールやチャットで社内回覧を回す場合には、返信を義務化しましょう。あるいは、エクセル やスプレッドシートなどで別途確認用のシートを作成し、閲覧が済んだら自分の名前の欄にチェックを入れるといった運用が求められます。こういった仕組みづくりをすることで、どこまで回覧が進んだか、誰が文書を確認したかが明確になるため、あらかじめきちんとルールを定めておきましょう。

【社内回覧を効率化】電子化におすすめのツールとは？

ここまで社内回覧を回す際のルールや早く回す方法について解説してきましたが、上記のような方法で社内閲覧をなるべく円滑化しようと試みても、なぜかスムーズに進まないという会社も多いのではないでしょうか。その場合、紙の書類で社内回覧を行うのではなく、電子化を進めた方がいいかもしれません。社内回覧の電子化におすすめのツールには、下記の3種類が挙げられます。

冒頭の「社内回覧とは？」で説明している通り、最近ではワークフローシステムを用いて社内回覧を電子化する企業が増加しています。

ワークフローシステムとは、経費精算書や稟議書、設備利用願いといった申請書を電子化して申請フォームとし、オンライン上で回覧・決裁が可能となるツール。もちろん申請書のみならず、上申書や議事録などさまざまな文書を回覧できます。社内回覧の電子化におすすめのツールです。

マイクロソフト社が提供する「Microsoft Teams」には「承認アプリ」というアプリケーションがあります。このアプリケーションを利用することで、「Microsoft Teams」上にワークフローを作成でき、社内回覧の電子化が可能。経費精算・休暇申請といった承認フローの効率化も図れます。

ただし、「Microsoft Teams」の承認アプリを利用するには、「Power Automate」「Office 365」「Dynamics 365」といった同社が提供するサービスの、いずれかのライセンス・アクセス権・アカウントなどが必要になります。

Google社が提供する「Google Workspace」には簡易的なワークフロー機能があり、社内回覧を電子化できます。社内回覧を回せることに加えて、オンライン上で申請・承認業務もできるため社内のワークフローを効率化できます。「Google Workspace」のワークフロー機能は限定的ですが、一般的なワークフローシステムとの連携で、便利に活用できるようになります。

これまでは文書を紙で作成して回覧させていたという企業も、ワークフローシステムを導入して社内回覧を電子化することで、より効率化できます。別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では、詳しい選び方やおすすめのワークフローシステムを解説していますので、合わせてご覧ください。

社内回覧を電子化するメリット

社内回覧の電子化にはさまざまなメリットがあります。具体的なメリットを把握しておくことで電子化したあとのイメージが湧くでしょう。ここでは、社内回覧を電子化するメリットを3つ紹介します。

社内回覧を紙の文書で行っている場合、外出や出張が多い社員がなかなか確認できない、他の部署まで手渡ししなければならず面倒など、さまざまな理由で回覧スピードが下がってしまいます。ワークフローシステムで社内回覧を電子化すれば、PCだけでなくスマートフォンなどのモバイルデバイスからも文書をチェックし回すことが可能。回覧スピードが上がり、承認業務を効率化できることは大きなメリットです。不在者が多くなかなか回覧が進まないといった悩みはなくなります。

社内回覧を紙の文書で行う場合、文書とは別に回覧リストを作成して添付しなければなりません。回覧リストは文書とともに順々に渡されてしまっているので、担当者は回覧状況を確認しづらいのも問題です。しかし、ワークフローシステムであれば、社内回覧で回した文書がどの人まで回っているのかをすぐに確認でき、状況をリアルタイムに把握することができます。

もしも誰かのターンで遅延している場合には、速やかに確認するよう通知を送れることも大きなメリットでしょう。

社内文書を紙媒体で管理している企業では、過去の重要な文書をどこで管理しているかわからない、書類が多すぎて管理が面倒になるなどの問題が生じます。しかし、ワークフローシステムを導入して社内回覧を電子化すれば、過去の文書や稟議書も電子データで保管できるため、検索をすればすぐに書類を探し出すことが可能です。紙媒体での保管ではなくなるので、保管場所や保管方法について悩むこともなくなるでしょう。

関連記事：稟議書を電子化する方法やメリット、システムの選び方を解説

社内回覧の電子化を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

社内回覧の電子化におすすめのワークフローシステム7選

ここでは、社内回覧の電子化におすすめのワークフローシステム7選を紹介します。各サービスの特徴・機能も解説していますので、システム導入を検討中の企業はぜひ参考にしてください。

以上、社内回覧の電子化におすすめのワークフローシステムを紹介しました。ワークフローシステムのサービスは多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合ったワークフローシステムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

ワークフローシステム導入による成功事例4選

最後に、ワークフローシステム導入による成功事例を4つ紹介します。ワークフローシステムを導入後に効率化を実現した企業の成功事例をピックアップしましたので、社内回覧の電子化を検討中の企業は、ぜひ参考にしてください。

国内に複数の事業所を構え、半導体関連の機器開発・設計・品質管理などを行う企業の導入事例を紹介します。この企業は、ワークフローに文書管理システムを採用していたものの、WordやExcelで作った申請書ファイルのシステムへの格納やダウンロード、申請書を作成したらメールで送信、といった作業に手間がかかっていました。加えて、進捗状況が見えないことも大きな課題でした。

新たに文書管理システムを導入し直すも文書を一覧で確認できず不便であったことから、ワークフローシステム「楽々WorkflowII」を導入し、承認申請業務にかかる時間や申請書への記入ミスを削減することに成功しました。

出典：株式会社SCREEN SPE テック『楽々WorkflowII 導入事例』

建設機械や資材の販売・レンタルを中心にさまざまな事業を展開する大手企業では、紙媒体によるワークフローを採用していたものの、アナログであるが故に最終的な決裁までに多くの時間がかかっていました。承認待ちの文書が多く、進捗状況もわかりづらかったと言います。

そこでワークフローシステム「Create!Webフロー」の導入を決断し、スマートフォンからもすぐに申請文書・社内文書を確認できる環境に。これにより、回覧・承認スピードは格段に向上し、進捗状況も一目で把握できるようになりました。

出典：インフォテック株式会社『Create!Webフロー 導入事例』

関東を中心にアパレルや小物の販売を約30店舗展開する企業は、ワークフローにおいて紙の書類による手続きや手書きの署名が必要なことが多く、最終的な決裁に至るまでに1週間ほどかかってしまうこともあったと言います。

そのような状況を解決するために、ワークフローのスピードを改善しようとワークフローシステム「ジョブカンワークフロー」を導入。システム導入後は、決裁までの時間をこれまでよりも大幅に短縮でき、よりコア業務に集中できるようになったとのことです。

出典：株式会社DONUTS『ジョブカンワークフロー 導入事例』

自動券売機や貨幣処理ユニットなどさまざまな製品を提供し、顧客ニーズに合ったソリューションを提供する企業の導入事例です。この大手企業は、申請・承認作業に関してアナログで行っていたものの、コンプライアンス強化を背景に必要とされる手続きが増加するという課題を抱えていました。処理を担当していた総務担当者の工数や負担が増えるばかりでした。

また、アナログであるが故に管理に手間がかかるだけでなく、印刷コストもかさんでいくという状況に。そこでワークフローシステム「X-point Cloud」を導入。ワークフローシステム導入後は、事務処理の工数と負担が大きく削減できたとのことです。

出典：株式会社エイトレッド『X-point Cloud 導入事例』

まとめ：会社の回覧文書はワークフローシステムで効率的に回そう

会社の回覧文書をスムーズかつ正確に回すためには、紙の文書でのやりとりではなく、ワークフローシステムの活用がおすすめです。承認フローの効率化、ペーパーレス化、進捗状況の見える化、いつでもどこでも閲覧可能などさまざまな導入メリットがあるため、社内回覧でお悩みの企業はシステムの活用を検討してみましょう。

しかし、ワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。

よくある質問

社内回覧の電子化について、よくある質問に回答します。

社内回覧の電子化を無料で行う方法は、ワークフローシステムの無料プランを活用することです。無料プランを提供するワークフローシステムは複数あるため、下記の記事もぜひ参考にしてください。

エクセルで社内回覧を電子化するメリットは、紙ベースの社内回覧と比較して管理コストがかからないことです。一方、デメリットはファイルのバージョン管理が煩雑になりやすいことです。