ワークフローシステムのシェア・市場規模は？おすすめツール7選も紹介

目次
• ワークフローシステムの市場規模と成長率
• シェアが高い人気のワークフローシステム【アンケート調査】
• 従業員数規模で見るワークフローシステムのシェア
• 【比較表】シェア率・導入実績が多いシステム
• シェア率・導入実績が多いワークフローシステムおすすめ7選
• ワークフローシステムの選び方・比較ポイント
• まとめ：シェアも参考に自社に最適なワークフローシステムを選ぼう
• ワークフローシステムの利用実態アンケートの概要

ワークフローシステムの市場規模と成長率

ワークフローシステムのグローバル市場は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の加速に伴い、力強い成長を続けています。アメリカの調査機関「Global Market Insights」によると、2023年に約203億ドルであった市場規模は、2032年には約454億ドルに達すると予測されています。年間平均成長率（CAGR）は約9〜10％を維持しており、紙文化からの脱却だけでなく、AI活用による意思決定の迅速化が市場を牽引しています。

シェアが高い人気のワークフローシステム【アンケート調査】

多くの企業が実際に導入しているワークフローシステムはどれなのでしょうか。PRONIアイミツSaaS（当社）は、ワークフローシステムを導入・利用している担当者500名にアンケート調査を実施し、利用中のワークフローシステムの回答をまとめました。

調査の結果（N=500）、最も高いシェアを獲得したのは「ジョブカンワークフロー」で、全体の20.8%を占める結果となりました。

【ワークフローシステムのシェア】

今回の調査で最も利用者が多かった「ジョブカンワークフロー」は20.8％と、約5社に1社が導入している計算になります。ジョブカンが選ばれる最大の理由は、「導入の心理的・コスト的ハードルの低さ」にあります。1ユーザー月額200円〜という安価な設定に加え、Google Workspace等の外部ツール連携が標準で充実しているため、IT専任担当者がいない中小企業でもスピーディに運用を開始できる点が強みです。

シェア第2位の「サイボウズ Office（17.4%）」が支持を得ている背景には、「グループウェア一体型による圧倒的な利便性」があります。多くの企業において、ワークフローは単独の業務ではなく、社内通達の確認といった「日常業務」の延長線上にあります。サイボウズ Officeを導入している企業にとっては、「ログインし直す手間なく、いつもの画面でそのまま申請・承認ができる」という点がメリットとなっていると言えます。  

従業員数規模で見るワークフローシステムのシェア

こちらのシェアの割合を企業規模（従業員数）別に分析しました。小規模企業と大企業では選ばれる製品が若干異なる結果になりました。

小規模企業（従業員数1～99人）では、ジョブカンワークフローが18.1％でトップ。次いでサイボウズ Office（15.5％）、グルージェントフロー（6.9%）となりました。少人数の組織では、ワークフロー専用システムよりも、社内掲示板やスケジュール管理と一体化したグループウェアの一部として利用されるケースが多いのが特徴です。  

中堅企業（従業員数100～999人）では、ジョブカンワークフロー（21.1％）に続き、サイボウズ Office（19.1％）、楽々WorkflowII Cloud（13.7％）がシェアを伸ばしています。この層では中堅企業特有のニーズに応える専門ツールの台頭が目立ちます。特に注目したいのは、この層で5.4%のシェアを獲得した「Create!Webフロー」の存在です。

中規模企業では「紙の申請書のレイアウトを崩さずに電子化したい」という要望や、部署をまたぐ複雑な承認ルートの管理が課題となります。Create!Webフローは、使い慣れた紙のイメージをそのまま画面上で再現できるUIに定評があり、デジタル化への心理的抵抗を抑えつつ、中堅層が求める「現場の運用への柔軟な適応」を実現していることが、この層での支持につながっています。 

大企業（従業員数1,000人以上）では、ジョブカンワークフロー（22.2％）が首位を維持しつつ、サイボウズ Office（16.7％）に続いて、楽々WorkflowII Cloud（13.3％）が支持を得ています。

特筆すべきは、シェア4位（6.7%）にランクインした「コラボフロー」です。コラボフローは、Excelファイルをそのまま申請フォームに変換できる独自機能を持ち、「現場の使い勝手」と「システムとしての高度な連携性」を両立しています。数千人規模の組織改編や人事異動にも耐えうるメンテナンス性の高さが、大企業層において楽々WorkflowIIと並び、有力な選択肢として選ばれている理由と言えるでしょう。

小規模・中小企業や大手企業で選ばれているワークフローシステムを知りたい方は以下記事も参照ください。

【比較表】シェア率・導入実績が多いシステム

アンケートで上位に入ったシステムを中心に、導入実績が豊富な主要ツールを比較します。

上記比較表をご覧の通り、ワークフローシステムの導入形態には「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。クラウド・オンプレミスの両方に対応しているのは、楽々WorkflowII Cloud、コラボフロー、Create!Webフローで、高度な要件を必要とする大規模組織にもおすすめ。上記サービスのほとんどが無料トライアル・無料デモを利用できるため、本格導入前に機能や操作性の確認が可能です。

「自社の規模に最適なワークフローシステムを導入したい」という方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

シェア率・導入実績が多いワークフローシステムおすすめ7選

ここでは、シェア率・導入実績が多いワークフローシステムおすすめ7選を紹介します。

以上、シェア率・導入実績が多いおすすめのワークフローシステムを紹介しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

ワークフローシステムの選び方・比較ポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の業務フローに適合するかを軸に比較することが重要です。ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際の比較ポイントを解説します。

ワークフローシステムを選ぶ際は、実際の業務に沿った複雑な承認ルートに対応できるかが重要です。例えば、金額や申請内容によって承認者を分岐させたり、複数部門をまたぐ承認フローを柔軟に設定できるかを確認しましょう。

単純な直線型のフローしか組めない場合、自社の実務との乖離が生じ、業務効率が低下するおそれがあります。将来的な組織変更にも対応できる柔軟性があるかもチェックポイントです。

ワークフローシステムは単体で使うよりも、既存の会計ソフトや人事システム、ERPなどと連携することで真価を発揮します。例えば、申請データを自動で会計処理に反映したり、従業員情報を人事システムと同期することで、入力作業の手間やミスを削減できます。

API連携やCSV連携など対応方法も含め、自社のシステム環境に適合するかを事前に確認することが重要です。

ワークフローシステムは全社で利用されることが多いため、操作性の高さは非常に重要です。ITに詳しくない社員でも迷わず使える直感的なUIであれば、導入後の定着率も高まります。

入力項目が分かりやすく整理されているか、スマートフォンの小さな画面でも承認ボタンが押しやすいかなども確認しましょう。使いにくいツールは申請ミスや業務停滞の原因となるため、本格導入前にデモやトライアルで実際に操作感を確かめるのがおすすめです。

社内の重要な申請データを扱うワークフローシステムでは、セキュリティ対策が不可欠です。アクセス権限の細かな設定や操作ログの記録、データの暗号化などの機能があるかを確認しましょう。

また、万が一トラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるサポート体制も重要です。問い合わせ対応のスピードやサポート範囲、導入支援の有無なども比較ポイントとなります。

ワークフローシステムは製品ごとに機能の範囲が異なるため、自社の業務に必要な機能が揃っているかを見極めることが大切です。

例えば、自由度の高い申請フォーム作成機能や、承認状況の可視化、リマインド通知機能、チャットツールとの連携などは業務効率化に直結します。また、将来的に利用範囲を拡大する可能性がある場合は、拡張性やカスタマイズ性も確認しておくと安心です。

まとめ：シェアも参考に自社に最適なワークフローシステムを選ぼう

今回の調査では、ジョブカンワークフローが幅広い層から支持されシェア1位となりましたが、大企業を中心に楽々WorkflowII Cloudのような高機能ツールの需要も高いことが分かりました。

シェアが高いシステムは「多くのユーザーに使いやすい」と評価されている証拠ですが、最終的には「自社の承認ルールを再現できるか」が最優先です。まずは無料トライアル等を活用し、現場の操作感を確かめることから始めてみてください。

PRONIアイミツ（当サイト）では、いくつかの質問に答えるだけで自社のニーズに合ったワークフローシステムがわかる診断を用意しています。希望条件を踏まえて、最大6社までおすすめのワークフローシステムを紹介可能ですので、ぜひ一度お試しください。

ワークフローシステムの利用実態アンケートの概要

この記事にまとめた会計ソフトの利用実態アンケートの概要です。

当記事の引用や転載をする際は、必ず出典として「PRONIアイミツSaaS」および記事URL（https://saas.imitsu.jp/cate-workflow/article/l-2743）を明記願います。