支払依頼書とは？請求書との違いや書き方、ワークフローシステムによる電子化の効果を解説

目次
• 支払依頼書とは
• 支払依頼書を活用するメリット
• 支払依頼書の書き方
• 支払依頼書と請求書・仮払金申請書・立替金支払依頼書の違い
• 支払依頼書を作成する際の注意点
• 支払依頼書の電子化にワークフローシステムがおすすめの理由
• まとめ：システムの活用で支払依頼書の電子化がスムーズに

支払依頼書とは

支払依頼書とは、取引先から受け取った請求書などの支払処理を、社内の経理部門に依頼するための文書です。

たとえば、商品を仕入れる際には経理部門ではなく各部署の担当者が発注を行い、仕入れの買掛金の請求書は発注を行った担当者宛てに届きます。この時、各部署の担当者が取引先から受け取った請求書をもとに作成するのが支払依頼書です。作成した支払依頼書は経理部門に回付します。

支払依頼書には経理部門が支払処理を行う際に必要な情報が集約されているため、経理担当者はスムーズに手続きを進められます。

支払依頼書を活用するメリット

ここからは、支払依頼書を活用するメリットについて解説していきます。

支払依頼書を活用することで、経理の担当者が支払処理に必要な情報を把握しやすくなる点がメリットです。大規模な会社は、社内の部署や部門、経費などが発生するプロジェクト、金銭のやり取りが発生する取引先などが多岐にわたる場合が多くあります。

そのような場合においては、支払依頼書を活用することにより、担当者が必要な情報をしっかり把握できるようになるのです。

支払依頼書は、費用の内訳や支払期限、どの案件やプロジェクトに紐づいた請求書なのかということなど、支払いに関する詳細な情報がわかりやすく明記されている書類です。そのため、活用することで請求業務を効率的に実施できます。

会社の規模が大きい場合は特に、請求書を直接渡されたり、メモ書きで請求書に関する情報を渡されても、詳細が不明瞭になってしまう恐れがあります。支払依頼書は、そういった事態を防ぐために有効な書類なのです。

支払依頼書を活用することで、支払処理の正確性が向上する点もメリットです。支払依頼書があるということは、「担当者が請求書を受け取り、経理部門に渡した」という証拠になります。支払処理の業務フローを記録できるため、正確性の向上が見込めるでしょう。

また、請求書と支払処理の間に支払依頼書を挟むことでどこで業務が止まっているのかなどもわかりやすくなるため、対応漏れのリスクも軽減できます。

支払依頼書の書き方

ここからは、支払依頼書の具体的な書き方を紹介します。

支払依頼書は、社内文書のため、形式は企業によってさまざまなものがあります。しかし、一般的にはExcelやWordでのテンプレートを用いて作成している企業が多いです。

請求書や明細書といった社内文書のテンプレートをもとに作成している企業も多く見られます。自社に合った支払依頼書を作成しましょう。
以下では主に記載されることが多い項目を紹介します。

支払依頼書に記載される主な項目は、以下のとおりです。

支払依頼書と請求書・仮払金申請書・立替金支払依頼書の違い

支払依頼書と請求書との違いは、一言で言うと「社内用か・社外用か」という点です。請求書は、商品やサービスなどの売買といった、金銭が発生する取り引きの際に用いる書類です。支払依頼書は、基本的に自社内でのみ取り扱われ、経理部門が社内で処理する書類で、外部に提出することはありません。  

仮払金申請書とは、仮払金を受け取るための申請書です。仮払金とは、前もって受け取ることができる業務上必要な費用のことを指します。業務遂行時に費用（経費）が発生する場合は、仮払金申請を行うことで前もってその費用を受け取ることが可能です。仮払金申請書は、支払依頼書と同様社内でのみ使用される書類です。

立替金支払依頼書とは、立替金の支払いを依頼するための書類です。立替金とは、従業員が立て替えて支払った業務上必要な費用のことを指します。

業務上必要な費用は会社に請求することができるため、多くの場合、立替金支払依頼書と立て替えた費用の領収書を提出することで立替金を返金してもらうことが可能です。

支払依頼書を作成する際の注意点

ここからは、支払依頼書を作成する際の注意点について解説していきます。

支払依頼書のフォーマットは複雑にならないよう心がけましょう。情報を記入しなければいけない欄が分かりづらかったり、見づらかったりすると作成・処理・対応が遅れてしまう恐れがあります。フォーマットは既存のテンプレートを活用するなどしてシンプルに仕上げましょう。

支払依頼書の活用には複数のメリットがありますが、一方で紙ベースの支払依頼書は作成や処理の手間・コストが発生してしまいます。具体的には、印刷代や保管スペースのコストなどです。

また、書類を承認者・決裁者に手渡す必要があるため、承認時のフローが複雑になってしまい、時間や手間が余計にかかってしまう恐れがあります。そのため、支払依頼書を活用する場合は「ワークフローシステム」の活用がおすすめです。

支払依頼書の電子化にワークフローシステムがおすすめの理由

ワークフローシステムとは、経費精算や稟議申請など、形式的な業務の一連の流れを電子化できるシステムのことです。ワークフローシステムを導入することで、社内の業務や手続きを効率化することができます。

ワークフローシステムは、ここからは、ワークフローシステムを活用して支払依頼書を電子化することで生まれるメリットについて確認していきましょう。

ワークフローシステムを活用して支払依頼書を電子化することにより、経費精算などのフローを可視化することができます。これにより、処理がどこで止まっているのかなどがわかるようになり、スムーズな処理が実現できるでしょう。

また、フローの可視化が実現することにより作業の見直しをすることが可能です。慣習となっていたが実は必要なかった作業などを省略するきっかけにもなり、工数の削減が期待できるでしょう。

クラウド型のワークフローシステムを活用することにより、オンライン上で支払い関連の業務を完結することができます。また、在宅勤務・リモートワークの場合でも、インターネットにつながる環境があれは支払依頼書の処理が可能です。

このため、従来は出社しなければ対応できなかった支払い関連業務も、リモートワークで実施することができ、物理的に出社できない場合でも処理が滞ることが激減するでしょう。

ワークフローシステムを活用することにより、支払い関連業務の管理が非常に容易になります。ひとつのシステムの中で業務が完結するため、申請内容の確認や承認の状況、対応済みの書類管理まで一括してシステム上で行うことが可能です。

ワークフローシステムは検索性が高いものが多いため、過去の対応例を確認したいという場合も簡単に参照することができるでしょう。

紙ベースで支払依頼書の処理を行う場合は、支払依頼書を印刷し、内容を記入したうえで提出し、紙を担当者や承認者・決裁者が確認・押印する必要があります。しかし、ワークフローシステムを導入することでこれらの作業は一切不要となります。

印刷作業も押印作業も必要なく、作業のすべてがシステム上で完結。書類の管理コストも不要になり、過去の対応書類の検索性も大幅に向上するでしょう。

ワークフローシステムを導入することで紙の支払依頼書が不要になるため、「書類を紛失する」というリスクがゼロになります。これにより、書類紛失による情報漏えいリスクは無くなります。

さらに、対応・処理の履歴を残せるワークフローシステムも多いため、業務・作業に対していつ誰がどのような処理を行ったかといった確認も容易になり、内部セキュリティ性の向上、内部統制強化にも役立つでしょう。

関連記事：ワークフローシステムを徹底比較！2025年最新のおすすめは？

まとめ：システムの活用で支払依頼書の電子化がスムーズに

ここまで、支払依頼書に関しての情報と支払依頼書の電子化に関する情報を紹介しました。支払依頼書を始めとする経理作業をワークフローシステムで電子化することにより、バックオフィス業務をより効率化することが可能です。

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