SFA、CRMとBI（ビジネスインテリジェンス）ツールの違いとは

目次
• SFAとは
• CRMとは
• BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは
• SFA・CRM・BIの違い
• まずはSFAの導入から
• SFAに搭載されている機能
• SFAを導入するメリット
• SFAを導入するデメリット
• まとめ：自社に合ったツールを活用して業績アップを目指そう

SFAとは

SFAは「Sales Force Automation」の略語で、日本語では営業支援ツールと訳されます。営業活動を効率化するためのさまざまな機能が搭載されており、導入により営業先の顧客情報や営業ノウハウ、顧客の興味関心、案件の進捗管理などを共有、一元管理できるようになります。

また、顧客対応やセールスのタイミング、次のアクションなども最適化できます。営業活動をリアルタイムで可視化することで、マネジメント層は的確な指示が出せるようになるでしょう。部署全体で情報を共有できるため、担当変更時の引継ぎもスムーズに行えます。営業チーム全体の動きやノウハウを可視化し、業務効率化を目指すには最適のツールです。

CRMとは

CRMとは「Customer Relationship Management」の略語で、顧客関係管理と訳されます。顧客との良好な関係を維持することを指し、狭義の意味では顧客管理ツールのことを指しています。CRM導入により顧客氏名、担当部署、購入履歴など顧客に関わる情報を収集、最適かつ効率的な顧客アプローチを実現することが可能です。また、商品・サービスの競争力を高める経営手法を目指せます。

CRMの主な機能は顧客管理、顧客解析、問い合わせ管理、セミナー・イベント集客などです。国内市場の成熟により現在では人々の価値観が多様化しており、顧客ニーズを的確に捉えないと商品が売れない現実があります。CRM導入により顧客ニーズを個々のレベルで的確に把握し、適切な対応を行うことで顧客満足度を上げられるようになるでしょう。

BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは

BI（ビジネス・インテリジェンス）とは、企業の意思決定に関わる情報のことです。BIの価値は企業内のさまざまなデータから、どのような行動をとるべきか適切な知見を得られる点にあります。

現在、企業ではときにビッグデータと呼ばれるほどの膨大なデータを取り扱っており、表計算ツールで分析をしようとすると時間がかかりすぎるという問題を抱えています。BIが作成できたころには、ビジネス環境が変わってしまうこともあるでしょう。そのような不都合を解消するために登場したのがBIツールです。

BIツールは企業の膨大なデータから必要な情報を見える化して、経営の意思決定に役立てるためのツールです。誰にでも操作可能で、導入により必要な情報をすぐに集計して分析結果を出せるようになるでしょう。経営分析、営業分析、売上分析、人事データ分析などの場面で役立てられます。

SFA・CRM・BIの違い

SFA、CRM、BIのそれぞれの違いについてここで再度確認しておきます。SFAは、営業支援を目的としたツールです。ニーズが顕在化した顧客に提案や商談を行うために活用します。導入により案件管理、行動管理、顧客情報管理などの機能を搭載しています。

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CRMは、顧客関係管理を目的としたツールです。特徴は既存顧客との関係を管理するためのツールです。成熟した市場で他社と差別化を図るために、適切な顧客管理によって企業ロイヤリティを高めるのが狙いです。主な機能は顧客情報管理、購入履歴、顧客解析などです。

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BIは、企業の膨大なデータから必要な情報を見える化し、経営の意思決定に役立てるためのツールです。主な機能はデータ分析、レポート出力・デザイン機能、ダッシュボードなどです。

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まずはSFAの導入から

SFAとBIのうちどちらを導入するか迷ったら、まずはSFAの導入から行うのがおすすめです。BIは一言で言うとさまざまなデータを多角的に分析するためのツールです。SFAにも分析機能(レポート出力機能)が搭載されていることもあるため、データ分析を含む営業領域の業務効率化を目指すならSFAを導入しましょう。BIは高度な分析が必要になった段階で検討しても遅くはありません。

SFAに搭載されている機能

SFAに搭載されている主な機能は、案件管理、活動管理、営業管理、予実管理、スケジュール管理、アラート通知、To Do リストなどです。近年ではCRMやMAの機能を併せ持つSFAも登場しており、かなり多機能なSFAがあります。業務ツールは機能が多くなるほど費用が高くなるため、オーバースペックの製品を選ぶ必要はありません。

しかし、将来的にCRMやMAの導入も視野に入れている場合は、自社のニーズを見極めた上で多機能のSFAを導入することをおすすめします。導入に際しては自社とツールのミスマッチを防ぐために、メリット、デメリットの両方を押さえておくことが必要です。

SFAを導入するメリット

現在、多くの企業で導入が進められているSFA。導入後は具体的にどのような場面で役立つのでしょうか。ここからは、SFAを導入するメリットについて解説していきます。

SFAを導入すると営業活動を大幅に効率化できます。SFAを使えば営業活動で必要な情報をリアルタイムで共有できるため、顧客情報や案件の進捗状況について常に最新情報を得られます。情報が共有されずに対応が不適切になる心配もなくなるので、効率良く営業活動を行えるでしょう。

また、営業記録なども外出先からスマホで入力可能になるので、報告のためだけに帰社する必要もありません。進捗状況をマネジメント層とも共有できるようになり、適宜アドバイスを受けられるようになります。情報の共有が効率化されることにより、営業の本来業務にリソースを割けるようになり、結果として生産性の向上も目指せるでしょう。

SFAの導入により、これまで社員一人ひとりが持っていた営業ノウハウを社内に蓄積できるようになります。営業手法は属人的な要素が強くナレッジの共有が困難でしたが、SFAの導入によりトップセールスの手法を共有できるようになります。

営業成績の優れた人がどのような点に気を配り、どのようなアプローチをしているのか学べるため、部署全体のレベルの底上げには最適です。新人教育や営業担当の教育にも活用できるでしょう。担当者の離職によるナレッジの流出もなくなり、暗黙知を会社の資産として残せるようになります。

営業分野でSFAを使えば顧客対応の抜け漏れを減らすことも可能です。SFAがあれば案件の進捗状況や顧客情報を自動的に共有されます。従来、営業活動の報告は口頭やメール、紙ベースで行われているため情報共有に限界があります。また、担当者自身の記録忘れによる抜け漏れなども生じる可能性も高いです。

その点、SFAを使えば営業活動に関する情報をすべて一元管理できるため、顧客対応の抜け漏れがでることはありません。情報共有のための会議や資料作成の手間も減らせるため、情報共有プロセスのなかで必要な情報が抜け落ちることもありません。

SFAを使えば営業活動の結果を可視化・分析できるようになります。従来、営業は「勘、経験、度胸」で行われていましたが、SFAは営業アプローチをより科学的、自動的な取り組みとすべく開発されたものです。

SFAを使えば営業情報のすべてを記録できるため、蓄積されたデータをグラフ化することができます。営業状況の可視化、分析ができるようになり、受注率や案件化率も見える化されます。売上げ目標を達成するための見込み客数や商談数も分かるため、数字に裏打ちされた確かな目標を掲げられるようになるでしょう。

マネジメント層も売上予測を立てられることで営業戦略の見直し、営業担当者への適切な指導ができるようになります。

SFAを導入するデメリット

SFAを導入すると多くのメリットがありますが、導入に際してはいくつかの注意点もあります。実際にSFAを導入する際には次の2つのポイントに気を付けてください。

SFAの導入には必ずコストが発生します。クラウド型のシステムは導入時の費用こそ低額ですが、毎月の月額利用料がかかるため、長期利用を前提とする場合はランニングコストについて考慮する必要があります。既存システムと連携する場合は利用料がさらに高くなることもあるでしょう。

オンプレミス型は月額利用料こそかかりませんが、システムを自社開発するため初期費用は高額です。いずれにしてもシステム導入には費用がかかります。

またシステム導入に際しては教育コストもかかり、導入をしても定着しなければ宝の持ち腐れになる恐れもあるでしょう。運用についても一定のコストはかかるため、費用対効果については事前にシミュレーションしておくことをおすすめします。

SFAを導入するとデータ入力の手間がかかります。顧客情報、案件情報、ナレッジを共有できるのはSFAならではのメリットですが、情報共有の大前提として情報を入力しなければなりません。

長年、経験や勘を元に営業活動を展開し成果を上げている場合、新たなシステム導入について意義を感じられないメンバーもでてくるでしょう。社員の理解が不十分なままシステム導入をしても、作業に対して負担感だけを感じることになります。また、いくら業務効率化に役立つツールでも教育が不十分な場合は使いこなすのに時間がかかり、却って非効率になることも想定されます。

SFA導入のデメリットを防ぐには、ツール導入に際してはSFAの必要性についてしっかり説明し、できるだけ操作性の高いものを選ぶことが肝心です。ベンダーのサポート体制が十分なものを選ぶと運用時のトラブルを最小限に抑えられます。

まとめ：自社に合ったツールを活用して業績アップを目指そう

いかがでしたか。SFAを導入すれば営業活動を一層効率化することが可能。顧客情報、案件情報、ナレッジを部署全体で共有できる上に、営業の本来業務にリソースを割けるようになります。

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