SFA活用術！基本的な使い方から効果的な活用方法まで【2024年最新】
営業活動の効率化を目指しSFAを導入する企業が増えています。SFAを活用すれば営業活動は飛躍的に効率化します。情報共有もスムーズになるため生産性も向上するでしょう。
しかし、SFAを導入しても、どのように使えば良いのか分からないという方も多いのではないでしょうか？今回はSFAに興味をお持ちの方に向けて、SFAの基本的な使い方から活用方法まで詳しくご紹介します。
そもそもSFAとは
SFAとはSales Force Automaitionの頭文字をとったもので、日本語では営業支援システムと訳されます。SFAは営業に関する情報を一元管理するためのシステムで、導入により取引先情報や名刺、案件や営業活動情報などを管理できます。SFAは営業活動を可視化・分析することで、活動自体を効率化するためのツールです。そのために必要な機能が標準装備されており、ツールを使いこなすことで営業活動に必要な情報の共有が実現します。
SFAの導入をすれば営業担当者が業務に集中できるようになるため、それだけ業績向上を期待できます。
基本的な使い方は？SFAでできること
ここからはSFAの基本的な使い方について解説をします。主な使い方は次の5つの場面です。
案件・顧客情報管理
SFA の使い方として一番に挙げられるのは、案件・顧客情報管理です。
案件管理とは営業活動に於いて、見込み顧客に初めて営業をしてから成約に至るまでの一連のプロセスを管理する機能です。案件管理機能を使えば、どのような案件があるか確認できるだけでなく、案件の進捗状況、受注見込み確度、見積もり、売上金額などを一元管理可能です。仮に進捗が停滞している案件があっても、案件管理機能があればチーム内で状況を共有できるため、担当者以外でも滞留など確認できることから失注を防ぐこともできます。
また、顧客管理機能では会社名、氏名、住所、担当者、決裁者などの情報を記録できます。過去のコミュニケーション履歴も残せるため、担当者以外でもスムーズな対応が可能です。
商談の進捗管理
SFA には進捗管理機能が搭載されており、商談の進捗管理を簡単に行うことができます。
営業活動中の商談の内容や進捗状況などは、基本的に担当者しか把握できません。取引先の話は予算や競合商品など成約のための重要な情報が含まれます。また商談のフェーズなど、今どの段階にあるのか 案件の進み具合も担当者しか分かりません。その点、SFAを使えば進捗状況の可視化ができ、第三者でも進捗を見ながら受注予測も立てられるため、担当者への確認作業などの手間も大幅削減できるでしょう。
またSFAの使い方として、営業マネジメントに欠かせないパイプライン管理も可能です。滞留案件を解消したい方、営業のマネジメントに課題を抱えている方にはまたとない機能でしょう。
メンバーの活動管理
SFAならプロジェクトメンバーの活動管理も可能です。営業担当者は基本的に外回りのため、個々の活動を詳細まで管理をするのは困難なもの。しかしSFAを使えば 担当者ごとの活動（業務内容）を確認できるので、活動がブラックボックス化することはありません。
活動管理はさまざまな観点から行うことができ、例えばテレアポのコール数、訪問数、時間をかけているフェーズなど、それぞれが適正に行われているか営業社員一人ひとりのアクションについてチェックできます。課題が見つかれば素早く対処できるため、生産性の向上を目指す企業にはおすすめです。
セールス方法の共有
SFA はセールス方法の共有にも利用できます。営業活動で高い成果を上げるにはトーク内容、顧客のフォロー、資料提供の時期・種類などさまざまな要素が関係します。しかし、これらの業務は属人的な色合いが強く、トップクラスの営業社員のノウハウを共有するのは困難とされていました。
その点、SFAを使えば営業活動が可視化できるため、トップセールスマンがどのタイミングで何をしているかが一目瞭然です。成績上位者の行動を分析することで、組織全体でセールス方法の共有が可能となります。優良顧客を掴んだ営業テクなどを共有できるSFAもあるため、セールス強化を目指す方にはうってつけです。
全体数値や目標数値の管理・共有
SFAの使い方として全体数値や目標数値の管理・共有もあげられます。
SFAを導入すれば目標と実績、予測と実績などの差異をスムーズに確認できます。正確な現状認識ができれば適切なアクションプランを立てられるでしょう。また、製品によっては全体数値や目標数値をわかりやすく可視化できるものもあり、上手に活用すれば部署全体のモチベーションアップに繋げられます。
SFAをもっと効果的に活用する方法
ここからは、SFAをもっと効果的に活用する方法について解説をします。SFA導入後は主に次の6つの点に気を付けるとスムーズな定着につながります。ぜひ導入時の参考にしてください。
活用できる素地を形成しておく
SFAを導入する際は、事前に業務ツールに慣れておくことが大切です。どの業務ツールにも言えることですが、いくら便利なシステムでも導入後に使われなければ意味がありません。
SFAは特に使い勝手が悪いと、導入をしても定着をしないまま放置されがちです。導入後の定着をスムーズにするには、第一に使い勝手が良いことが前提となります。導入前に使い方をしっかり学習しておけば、導入後すぐに戦力のひとつとして活用されるでしょう。また、日常的に使うツールと連携しておくことも大切です。操作感以外のポイントとしては、導入の目的や経営課題の洗い出しをしておくことも大切です。
仮に操作が複雑でも「何のために導入をするのか？」と言う点がクリアになっていれば、活用は進むはずです。SFA定着には現場にも準備は必要で、事前の環境作りは導入後の成否の決め手となります。
営業内容を積極的に共有する
SFAの最大の特徴は情報共有にあります。導入により商談の進捗状況や案件内容、顧客情報、成約数、見積もりなど、重要かつ属人化しがちな情報をチームで共有することで営業活動をより効率化していけることに意義があります。
しかし、営業チームの中にはこれらの情報を共有したくないと考える人もいます。営業成績を競うライバルに自分の持っている情報を知らせたくない、成績不振につながる情報を上司に知られたくないという思いはあります。営業プロセスが可視化されることで常に上司に監視をされているような気になってしまうこともあるでしょう。SFAは便利な反面、ネガティブに捉えられる恐れもあることは理解しておく必要があります。
導入後の活用には、現場の抵抗感をなくすことが先決で、そのために情報共有を推進する会社風土（社内・部署内の雰囲気）の醸成が大切です。
外出先・営業先でも利用する
クラウド型SFAはインターネット環境があれば外出先からでも使えます。マルチデバイス対応のため、スマホやタブレットからでもアクセス可能、営業先からも必要な情報に簡単にアクセスできます。
営業先の顧客情報や上司からのアドバイスを受けるなど、必要な情報はリアルタイムで受け取れるためオフィスさながらの情報確認が可能です。また、進捗状況や商談の結果など、必要な情報を外出先からも入力できます。日報の作成にも使えるので、外出先から会社への報告にも使えます。導入後は日報を書くためだけに会社に行く必要はないため、業務効率化にも役立つでしょう。
また、GPSと連動している場合は訪問先の地図を表示することもできるため、初めての場所でも迷わずにアクセスできます。都度住所を入力する必要もないため大変便利です。
データの蓄積を意識する
SFAの活用方法としてデータの蓄積があげられます。SFAと言うとデータ分析に目が行きがちですが、分析機能があっても十分なデータ量がないと活用できるとは言えないため、まずはデータを蓄積することを意識するのが大切です。
SFAには見積書や日報、顧客情報などさまざまなデータが蓄積されています。日々の活動についても都度入力をすれば良いので、SFAを導入すれば営業活動のデータは自然と蓄積されていきます。データ分析の際にはすぐに集計が可能です。SFAを導入すればデータ収集・蓄積にかかる手間を省けるため、余剰時間をコア業務に充てられます。
蓄積されたデータを分析する
SFAには分析機能があり、データ分析の場面でも活用できます。殆どのSFAには分析機能が搭載されており、複雑な分析を行うことも可能。多角的に分析することで今まで気づかなかったポイントに気づける可能性があります。
また、十分に活用するには、何のためにデータ分析をするのか、そのためにどのような条件でデータを抽出をするのかと言ったことを明確にすることが大切です。ツールに慣れないうちはシンプルな分析から取り組み、徐々に難易度を上げていくと無理なく導入できます。
CRM等のツールとの連携を検討する
SFAはCRM（顧客管理システム）やMA（マーケティングツール）などと連携可能で、併用することで業務効率を一段と向上させられます。既に何らかのツールを導入している場合、既存のツールと連携できるものを選ぶのがベストです。
CRMやMAと連携出来れば、見込み客獲得から仕入れ、販売までのプロセスを一元管理できます。データを再入力する必要もないので非常に効率的です。蓄積される情報を分析することで、今後の方針目や標を決められるようになり、更に業績を上げられるでしょう。
SFAを導入する時に気をつけるべきポイント
ここからは、SFAを導入するときに気を付けるべきポイントについて解説をします。実際に導入をする際には次の5つの点に注意をしてください。
自社に合ったSFAを導入する
SFAを導入する際は、自社に合った製品を選ぶことが大切です。自社に合う製品を導入するには、大前提として自社のニーズを見極めておくことが大必要不可欠と言えます。導入の目的と、どのような課題解決をしたいのかが明確になっていれば、必要な機能やサービスがクリアになります。
製品選びに際しては自社の業種・業態に合った機能を搭載していて、使い勝手のものを選択すると失敗を避けられるでしょう。どの製品を選べば良いか分からない場合は、コンサルティングを依頼するのも一手です。
導入実績・導入事例を確認する
現在、多くのベンダーから様々なSFAがリリースされていますが、導入する際はよく比較検討をして選ぶこと肝心です。製品選びの基準はいくつかありますが、同業他社が導入している製品は自社に合う可能性が高いと言えるでしょう。
なぜなら同業種が導入している場合、その業種に便利な機能が搭載されていることが多く、自社で導入をしても必要な機能が揃っている可能性が高いからです。そのためには、過去の導入事例・導入実績の確認をおすすめします。過去の事例は使い方のヒントにもなるため、SFA導入後のイメージも広がります。
連携できるツールを確認する
SFAを導入する際は、必ず連携できるツールを確認しておきましょう。社内の基幹システムと連携ができない場合、SFAを導入しても情報共有ができないため、顧客情報など再入力をしなければなりません。業務効率が落ちる上に入力ミスなどのリスクもあります。今以上に入力作業が増えることへの抵抗感も生まれるでしょう。
現在市場に提供されているSFAの多くは基幹システムとの連携も視野に入れて開発されており、自社製品とマッチする製品は探せばあるはずです。既存のシステムと連携できるものを選ぶと業務効率は飛躍的に向上するので、ぜひこの点も気を付けておくことをおすすめします。
セキュリティ体制を確認する
SFAの導入時にはセキュリティ体制も重要なチェックポイントです。セキュリティ体制が弱いと、機密情報や個人情報の流出に繋がる恐れがあります。顧客情報の漏えいは会社の信頼度を大幅に下げるため、高セキュリティなSFAを選ぶことが肝心です。
現在リリースされているSFAは堅牢なセキュリティ体制を構築している製品が大半ですが、それでもベンダーごと差はあるので必ず確認をしておきましょう。セキュリティ体制についてはHP上でもチェックできるほか、不明点については問い合わせで確認をするのもおすすめです。
サポート体制を確認する
SFAの導入にはサポート体制も重要なポイントとなります。SFAは製品によっては、使いこなすまでに時間がかかるものもあります。その際に、サポート体制が充実しているか否かは定着への大きな決め手となります。サポートは使い方で不明点がある時はもちろん、万が一の場合に迅速な対応が期待できるベンダーが提供しているSFAを選ぶべきです。
サポート体制の充実度は試用期間に確認できるので、無料トライアルサービスがあるものは積極的に利用することをおすすめします。
関連記事：おすすめのSFAを徹底解説
まとめ：自社に合ったSFAで営業活動を加速させよう
SFAを導入すると営業活動における情報共有が容易になり、セールスのノウハウも共有できます。導入後は業務効率が飛躍的に向上するため、気になるSFAがあれば試してみてはいかがでしょうか。
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