SFAとグループウェアの違いとは？活用方法や選ぶポイントも解説

目次
• 1.SFAとは
• 2.グループウェアとは
• 3.SFAとグループウェアの違い
• 4.SFAの活用方法3選
• 5.グループウェアの活用方法3選
• 6.SFA・グループウェア導入の際に気をつけるべきポイント3つ
• 7.SFAとグループウェアは連携できるものも
• まとめ：SFA・グループウェアを活用して営業活動の品質を上げよう

1.SFAとは

SFA（営業支援システム）は、商談から成約までの営業活動を管理するためのシステムです。SFAを利用すると営業活動をデータとして残せるため、営業の過程を可視化できます。

案件の進捗などもリアルタイムで共有可能です。日報の作成や予実予測など、営業をサポートする機能も備わっているので、業務を効率化できます。レポートの作成や実績の集計なども自動化できるので、営業社員の業務負担の軽減も可能です。

SFAを活用すれば、営業社員は重要度の高い業務に専念できるでしょう。営業活動を効率化できる上に、コスト削減効果も期待できるため、最近はSFAを導入する企業も増加しています。

2.グループウェアとは

グループウェアとは、社内の情報共有を効率化するためのシステムです。グループウェアには、スケジュール管理やチャット、タスク管理機能などが備わっています。

社員のスケジュールや業務の進捗など、さまざまな情報を社内で共有できる点がグループウェアの利点です。グループウェアを活用すれば、仕事の進捗を確認するために、担当者に連絡を取る頻度を減らせるので、業務の効率化につながります。

加えて、チャット機能が備わっているグループウェアも多いです。個別の連絡はもちろん、グループを作成すれば関係者全員に必要事項を伝達できます。グループウェアを導入すれば、社内のコミュニケーションを効率化できるのです。

3.SFAとグループウェアの違い

SFAとグループウェアには、タスク管理機能などの共通する機能も備わっているため、違いがわかりにくい場合も。

SFAは営業活動をサポートするためシステムです。SFAを利用するのは、主に営業部門やマーケティング部門、サポート部門など、営業や窓口業務を担当する社員。一方グループウェアは、社内の連絡や情報共有を効率化するためのシステムです。会社全体で利用するケースも少なくありません。

SFAが営業活動の効率化を目的とするシステムであるのに対し、グループウェアは社員のコミュニケーションや情報共有の効率を目的とするシステムです。そのため、タスク管理などの共通する機能も、SFAとグループウェアでは使い勝手が異なります。

4.SFAの活用方法3選

SFAが、営業活動の効率化に有効なツールであることは理解しているものの、具体的にどのように活用できるのか気になる方も多いのではないでしょうか。SFAの活用方法を3つ紹介しましょう。

1.顧客を訪問する前に情報を確認する

クラウド型のSFAの場合、インターネットに接続できる環境であれば、外出先でも利用できます。客先へ訪問する前に、顧客情報や過去の取引状況、直近の問い合わせ内容などの確認も可能に。訪問先の情報を確認すれば、見込み客の課題も把握できます。SFAの活用によって、課題に合わせた商品やサービスを提案できるので、成約につながる可能性を高められるでしょう。

SFAに記録された情報はリアルタイムで反映されるので、常に最新の情報をチェックできます。必要に応じて上司に助言を求めることも可能です。ほかの社員のスケジュールも確認できるので、訪問先の重複なども避けられます。

2.蓄積されたデータを分析して営業活動に活かす

SFAでは、顧客情報や営業社員の行動記録、案件情報などの収集が可能です。特定の条件に当てはまるデータを簡単に抽出できるので、優良顧客や休眠顧客の洗い出しなどにも活用できます。顧客の状況に合わせてアプローチできるので、売り上げや成約率アップも可能に。

訪問件数や販売商品など、営業社員の行動記録を分析すれば、各社員の課題も把握できます。スタッフの課題を明確化できるので、管理職も適切な助言を与えられるでしょう。

SFAでは決められたフォームに必要事項を記入するだけ記録が完了するので、社員の負担も軽減できます。営業社員の実績も確認できるので、人事評価にも活用できるでしょう。

3.ノウハウを共有して営業活動の質を底上げする

SFAは、営業活動の質の底上げにも有効です。SFAを活用すれば、成約率の高いアプローチ方法を分析できます。状況やニーズ別に顧客を分類して、成約に至った案件の共通点を分析することで、成功パターンを見つけられることも。顧客のタイプごとに有効なアプローチ方法をパターン化できれば、社内でノウハウを共有できます。

優秀な営業社員のノウハウなども共有できるので、会社全体の営業力もアップするでしょう。経験の浅い社員でも効果的な営業方法を身に付けられるので、教育に掛ける時間も短縮できます。異動などで担当者が変わる場合も、SFAを利用すればスムーズに引き継げるので、円滑に顧客との関係を構築できるでしょう。

5.グループウェアの活用方法3選

グループウェアには、スケジュール機能や回覧機能、タスク管理機能など、情報共有のための機能が備わっています。グループウェアの機能を利用すれば、効率的な情報共有が可能に。グループウェアの活用方法について解説しましょう。

1.社員同士のスケジュールを確認する

グループウェアには、スケジュールを共有する機能が備わっています。外出やミーティングなどの予定をカレンダーに入力するだけで、スケジュールの共有が完了。誰が何をしているのか社内で共有できます。

ミーティングの予定を組む場合も、参加者のスケジュールを確認した上で候補日を提案できるので効率的です。複数の社員の予定をまとめて登録でき、スケジュールの登録漏れが発生する可能性を減らせます。

スケジュールが急遽変更になった際に、リアルタイムで情報を共有できるメリットも。外出中に予定が変更になった場合、スマートフォンからスケジュールを修正できます。

2.連絡事項を共有する

グループウェアには、掲示板や回覧機能が備わっています。掲示板は、複数の社員へ連絡事項を伝達するための機能です。全社員に向けたお知らせや、特定の部署向けの通知などを表示できます。物理的な掲示板とは異なり、外出中やリモートワークでも閲覧できるメリットも。

回覧は、情報やファイルを共有できる機能です。情報を回覧するメンバーを指定できるので、部署やグループ内で情報を共有できます。回覧機能ではメンバーが回覧に目を通したかどうかを確認できるので、重要事項の共有などに活用できるでしょう。回覧機能を活用すれば、伝達漏れを予防できるので業務のトラブルも減らせます。

3.タスク管理に活用する

グループウェアは、タスク管理にも活用できます。タスク管理機能は、業務に優先順位を付けて進捗を管理する機能です。グループウェアでは、タスクも共有できます。依頼された業務やメンバーに割り振った作業の一元管理が可能に。

加えて、個人のタスクだけではなくグループ単位のタスク管理も可能です。社員が個別にタスクを管理する場合、プロジェクト全体の進捗を把握するのは容易ではありません。グループウェアでは、プロジェクト全体の進捗管理も可能です。部署やグループ別にタスクを管理できるので、部門ごとの進捗をチェックできます。グループウェアを活用すれば、プロジェクトを効率的に進められるでしょう。

6.SFA・グループウェア導入の際に気をつけるべきポイント3つ

SFAやグループウェアを導入する際は、使用感をチェックしましょう。加えて、どのようにツールを社内に浸透させるのかも考えなければなりません。SFA・グループウェアの導入時に注意すべきポイントについて解説します。

1.導入の目的を明確にしておく

SFAやグループウェアを選ぶ前に、ツールを導入する目的を明確にしておきましょう。SFAやグループウェアの種類は非常に多く、製品ごとに特徴があります。自社のニーズに合わせたツールを選ばなければ、期待したような効果を得られない可能性も。

ツールを導入する前に社内でヒアリングを実施して、自社の課題を把握しましょう。課題を把握できれば、SFAやグループウェアに必要な機能なども絞り込めます。

ツールの導入目的を社内で共有しておくことも重要です。SFAやグループウェアの導入をスムーズに進めるには、ツールを使用する社員の理解が不可欠。SFAやグループウェアを導入する背景やメリットを事前に説明しておきましょう。

2.トライアル期間などで使用感を確かめる

SFAやグループウェアを導入する際は、実際にツールを使用する社員の使い勝手に配慮しなければなりません。自社の業務やニーズに合わない製品を選んでしまうと、ツールが社内に浸透せず、コストが無駄になってしまう可能性があります。

SFAやグループウェアには、トライアルで利用できる製品も多いです。導入前にトライアルで利用して、ツールを使用する社員に使用感をチェックしてもらいましょう。SFAやグループウェアの操作画面は、ユーザーの使い勝手を考慮した設計になっていますが、使用感はツールごとに異なります。ITツールの操作に慣れていな社員が多い場合は、操作画面がシンプルでわかりやすい製品を選ぶとよいでしょう。

3.社内での活用が定着するよう対策を練る

単にSFAやグループウェアを導入するだけでは、十分に活用されない可能性も。導入にあたって、どのようにツールを定着させるのか対策を立てましょう。

特にはじめてSFAやグループウェアを導入する場合、社員へのフォローが不可欠です。使用者全員がツールを使いこなせるように研修を開催したり、マニュアルを整備したりしましょう。社員が必要なときにマニュアルを閲覧できるように、社内の共有フォルダなどに保管することをおすすめします。

可能であれば、SFAやグループウェアの担当者を配置しましょう。ツールにトラブルが発生した際の窓口を用意しておけば、社員も安心して利用できます。

7.SFAとグループウェアは連携できるものも

SFAとグループウェアを連携できる製品も開発されています。SFAとグループウェアの両方を導入するのであれば、連携できる製品を選びましょう。

連携に対応していないツールを選んでしまうと、SFAとグループウェアそれぞれにスケジュールを入力する必要があるなど、手間がかかってしまう場合も。連携に対応した製品であれば、入力作業は1度で済みます。ツールを複数立ち上げる必要もないので効率的です。

製品によっては、ワークフローをセットするだけで必要な書類一式を準備できる場合も。SFAとグループウェアのワークフロー機能を連携させて、申請書類の入力を自動化できるツールも販売されています。SFAとグループウェアの連携には、書類作成を効率化できるなどメリットも多いのです。

まとめ：SFA・グループウェアを活用して営業活動の品質を上げよう

SFAとグループウェアの違いや活用法について解説しました。単体でも便利なSFA・グループウェアですが、連携できる製品を選べばさらに営業を効率化できます。定型業務を削減できるので営業の質も向上し、売り上げの増加にも寄与するでしょう。

SFAについて詳しく知りたい方は、関連記事「SFA(営業支援システム)全サービスを徹底比較！おすすめもご紹介！【2024年最新版】」をぜひご覧ください。