人事評価システムとは？導入のメリットや課題も紹介

目次
• 人事評価システムとは
• 中小企業に人事評価システムは必要なのか
• 人事評価システムの基本機能
• 人事評価システムの種類｜タイプ別に解説
• 人事評価システムを導入して得られるメリット
• 人事評価システムを導入する際の課題・デメリット
• 人事評価システム導入の際に押さえるべきポイント
• まとめ

人事評価システムとは

人事評価システムとは、評価シートの作成や配布、集計やフロー管理、データ分析まで、人事評価に関わる一連の業務をクラウド上で一元管理できるシステムです。従来は紙やExcelで行っていた評価シートの配布・回収・集計作業を自動化し、評価者の負担軽減と評価精度の向上を同時に実現します。

人事評価システムとはどのようなものなのか、その概要が分かったところで、人事評価システムの導入目的にはどういったことがあげられるのか確認していきましょう。

人事評価プロセスの効率化

はじめにあげられるのが、人事評価プロセスの効率化です。目標管理やスキル管理などをシステム上で簡単に行えることによって、わざわざExcelなどを使用してフィードバックを行う必要が減り、人事評価をより簡単に行えます。

人材管理業務全般の効率化

もう1つの導入目的としてあげられるのが、人材管理業務全般の効率化です。スキル管理機能やデータ分析などを活用することで、人事評価のみならずプロジェクトのアサインや人事異動などさまざまなシーンの人材管理業務をスムーズにできます。

人事評価システムにおける「見える化」とは、評価者や人事担当者、あるいはそのほかの全社員に、人事評価のプロセスや結果を視覚的に共有できることを指します。

進捗具合が常に把握されている状況なので人事評価のスピードが上がります。被評価者は「自分が何故このように評価されているのか」を把握できるため、自分の評価に対し納得できるようなります。

中小企業に人事評価システムは必要なのか

人事評価システムを導入するのは、管理しなければならない人材の多い大企業だけじゃないの？」という印象を抱いている方も多いかもしれません。しかし、中小企業においても人事評価システムの導入は非常に効果的です。

多くの中小企業では、大企業よりも人数が少ないからこそ「人」に関する問題が発生しやすいもの。頼りにしていたベテラン社員が退職してしまう、新入社員がなかなか定着せずに採用コストが負担に、など人材に関する悩みが重なりやすいです。そんな悩みを解消するツールとして人事評価システムは利用されています。

ただ、大手企業が利用するようなタレントマネジメント機能が充実しているものや月額が高い製品は推奨しません。以下のような製品なら、中小企業でも比較的に導入しやすく予算も抑えやすいです。

より具体的な中小企業が導入する理由や詳しい製品を知りたい方は以下記事からお探しください。

人事評価システムの基本機能

さまざまな場面で役立つ人事評価システム。どのような基本機能が搭載されているのかを1つずつチェックしていきましょう。

従業員ひとりひとりの目標を設定・登録し、その達成状況をリアルタイムで確認できる機能です。「MBO（目標管理制度）」や「OKR（目標と主要な成果指標）」といった代表的な目標管理の手法に対応しており、会社の方針に合わせた運用が可能です。

目標の進捗状況は上長も随時確認できるため、タイムリーなサポートやフィードバックがしやすくなります。また、上長とのやり取りや指示の内容もシステム上に記録できるため、口頭確認に頼らず、評価の透明性を高めることができます。

評価シートの作成から配布、回収、集計までをシステム上で一元管理できる機能です。紙やExcelで管理していた評価業務をオンライン化することで、担当者の作業負担を大幅に削減できます。

評価の段階数（例：5段階・10段階など）やコメント欄の有無など、自社の運用に合わせた柔軟な設定が可能です。複数の評価者が関わる場合でも、提出状況の確認や未回収の督促をシステム上でまとめて管理できます。

上司・同僚・部下など、複数の立場の人が評価に参加できる「多面評価（360度評価）」の運用を管理する機能です。誰が・いつ・どの段階で評価を行うかといった承認フローを設定できるため、評価プロセスが属人化せず、公正で一貫した運用が実現します。

特定の一人の判断だけに頼らず、多角的な視点から評価できるため、評価の偏りを防ぐ効果も期待できます。

収集した評価データを部署別・個人別に自動で集計し、グラフやレポートとして可視化できる機能です。これまでExcelで手作業していた集計業務を自動化できるため、ミスの削減や時間短縮につながります。

組織全体の評価傾向や部署ごとのばらつきをひと目で把握できるため、人事施策の検討や経営判断にも活用できます。

評価結果をもとにした面談の実施記録や、上長からのフィードバック内容を管理できる機能です。「いつ・誰が・何を伝えたか」をシステム上に残せるため、継続的な育成支援や次回評価への活用がしやすくなります。

1on1ミーティング支援ツールと連携しているサービスもあり、日常的なコミュニケーションの記録と評価業務をまとめて管理できる点も魅力です。

従業員のスキルや保有資格、職務経歴などの人材プロファイルを一元管理できる機能です。タレントマネジメントシステムと統合されたサービスに多く搭載されており、「どの部署に・どんなスキルを持つ人材がいるか」を可視化したスキルマップの作成にも対応しています。

適材適所の人員配置や育成計画の立案、後継者候補の選定など、戦略的な人材活用に役立てることができます。

評価結果を給与計算や職位・等級の決定に自動で連動させる機能です。労務管理や人事管理システムと統合されたサービスに多く搭載されています。

評価が確定すると給与テーブルへの反映や等級変更の処理をスムーズに行えるため、人事部門の作業工数を削減できます。評価から処遇決定までの一連のプロセスをシステム内で完結させることで、計算ミスや情報の転記漏れも防ぎやすくなります。

人事評価システムの種類｜タイプ別に解説

人事評価システムは、機能の範囲や対象業務によって大きく3つのタイプに分かれます。どのタイプが自社に合うかを先に把握しておくと、サービス選びがスムーズになります。

評価シートの設計から目標設定・フィードバックまで、人事評価の一連の業務に絞って機能を提供するタイプです。操作がシンプルで現場への浸透がしやすく、「まず評価業務をデジタル化したい」という企業でも短期間で導入できます。制度設計の伴走支援を提供しているサービスも多いため、評価制度をゼロから整備したい企業にも向いています。

人事評価の機能に加え、スキルマップ・人材データベース・育成計画・異動シミュレーションなどを統合したタイプです。評価結果を個人の成長や組織の人材配置に直接活かせるため、人事データを経営判断に使いたい企業に適しています。利用シェア上位のサービスが多く集まるタイプでもあります。

勤怠管理・給与計算・人事台帳などの労務機能と評価機能を1つのシステムにまとめたタイプです。評価結果を給与改定や等級決定に直接連携できるため、データの手動転記が不要になります。複数のシステムを使い分けていて業務が煩雑になっている企業の一本化先として選ばれやすいタイプです。

人事評価システムを導入して得られるメリット

ここからは、人事評価システムを導入することによってどのようなメリットを得られるのか確認していきましょう。

紙やExcelによる評価シートの配布・回収・集計は、人事担当者にとって非常に手間のかかる作業です。人事評価システムを導入すると、これらの作業が自動化され、評価期間中の業務負荷を大幅に軽減できます。削減できた時間の分を制度設計の改善や従業員とのコミュニケーションに充てることが可能になります。

評価基準や評価プロセスが担当者の頭の中だけに存在する「属人化」は、評価の公正性を損なうリスクがあります。人事評価システムは、評価シートのフォーマット統一・評価履歴の記録・評価者へのガイダンス機能などを通じて、このリスクを軽減します。

評価の根拠を蓄積・参照できるため、人事異動や担当者交代があっても一貫した評価運用を継続できます。

評価基準の可視化と評価結果のフィードバック機能により、従業員が「なぜこの評価になったのか」を理解しやすくなります。評価への納得感が高まることで、従業員のエンゲージメント向上にもつながります。

特に360度評価機能を活用すると、上司・同僚・部下など多角的な視点からの評価が可能になり、偏りの少ない公正な評価を実現できます。

システムに蓄積された評価データは、単なる給与決定の根拠にとどまらず、「誰がどのスキルに強みを持つか」「次のポジションに誰が適任か」といった人材活用の判断材料として活用できます。

タレントマネジメント統合型のシステムでは、スキルマップや人材データベースと評価結果を連携させることで、より精度の高い人材配置や後継者計画の立案が可能になります。

クラウド型の人事評価システムは、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。在宅勤務や拠点が複数ある企業でも、紙の評価シートを持ち運ぶ必要がなくなり、評価プロセスを滞りなく進めることができます。

リモートワークが常態化している企業や、全国・海外に拠点を持つ企業にとって特に大きなメリットとなります。

多くのシステムにはパルスサーベイ（定期的な簡易アンケート）機能が搭載されており、従業員の満足度・モチベーション・ストレス状態などを定期的に把握できます。評価結果とサーベイデータを組み合わせて分析することで、優秀な人材の離職リスクの早期検知や、組織の健全性モニタリングが可能になります。

労務・人事管理統合型のシステムを選ぶと、評価結果を給与計算や等級決定に直接連携できます。評価データを別システムに手動で転記する手間がなくなり、入力ミスのリスクも低減されます。

複数の人事ツールを使い分けていた企業が1システムに統一することで、データの一貫性が確保され、人事部門全体の業務効率が向上します。

人事評価システムを導入する際の課題・デメリット

人事評価システムでできることや導入目的、メリットなどを紹介してきましたが、人事評価システムを導入する際にはさまざまな課題も残されています。

人事評価システムを導入する際の課題の1つに、人事担当者の負担が一時的に増えてしまうことがあげられます。

人事評価システムを導入すれば、すぐにすべての人事業務を効率化できるというわけではありません。導入後、社内で定着してしまえば多くの業務を効率化できますが、導入時は初期設定や機能の把握、さらには人事評価のあり方を1から考え直さなければならない場合もあるなど、どうしても人事担当者の負担が増えてしまいます。

「人事評価システムを導入すれば解決する」と闇雲に導入するのではなく、導入計画をきちんと立てた上で導入すれば、最初の混乱を抑えられます。人事担当の負担をできる限り抑えるためにも、他部署も交えながら相談していきましょう。

場合によっては、正しく評価できずに被評価者から不満が出てしまうのも人事評価システムの課題です。

人事評価システムを導入する際、人事評価の方法や項目などを抜本的に変えた場合には、これまでの評価と大きく結果が変わってしまう場合もあるでしょう。その場合、評価基準の急激な変更に対し、従業員側から抗議の声があがるかもしれません。

人事評価システムは、適切に人事評価を行うために導入するもの。評価業務の効率化だけでなく、評価される従業員のことも考慮して導入するシステムなので、従業員の不満を集めてしまえば本末転倒です。

従業員たちも納得してシステムを利用できるように、導入前の説明回も複数回にわたってきちんと行うなど、導入前・導入後の悪いギャップをなるべくなくすよう心がけましょう。

もしも人事評価システムを導入しても正しく評価ができなかった場合、従業員から不満の声があげられるだけでなく、人事異動も適切に行えない可能性が生じます。

人事評価システムを導入した場合、基本的には適切に人事評価を行えるようになり、異動の判断を下す際にもデータを活用できます。しかし、あまり導入説明を行わないまま半ば強行的に導入してしまった場合や、あまり自社にマッチしていないシステムを導入してしまうと、適切な評価がされない可能性もあるかもしれません。

そのようなリスクを抑えるためにも、システムの選定は慎重に行いましょう。

人事評価システムを導入してみても、コストパフォーマンスが悪い結果となってしまう場合があります。

「人事評価システムを導入するならば、機能が多ければ多いほどいいだろう」と安直に考え、機能が豊富なシステムやプランを選んでしまうと、コストばかりがかさんでしまい豊富な機能は結局使わないまま、なんてことも。使わない機能の数々にコストを割いていては、コストパフォーマンスは一向に良くなりません。

重要なのは、どのような機能が欲しいのかを社内できちんと整理しておくこと。人事担当者のみならず各部署の部長らも集まり、どのような人事評価システムが欲しいのかをまとめておくことによって、機能と費用の無駄のないシステムを導入できるでしょう。

人事評価システム導入の際に押さえるべきポイント

最後に、人事評価システムを導入する際に、どのような点に注意するべきなのかを紹介していきます。以下の3つのポイントは最低限押さえておきましょう。

人事評価システムを導入する際には、現在の人事評価方法の見直しから行うのかどうかも確認しておきましょう。

現在の人事評価シートをそのまま再現して用いるのか、それとも評価軸や項目なども抜本的に変更するのかを整理し、導入計画を立てなければなりません。

導入計画の設定を蔑ろにしてしまうと、後々人事担当者の負担となって返ってきてしまいます。新しいシステムを導入する際には大なり小なり混乱が起きるものなので、その混乱をなるべく抑えられるよう部署の壁をこえて協力していきましょう。

人事評価システムを導入する際には、できる限り公平に評価を行うよう心がけましょう。

人事評価システムを導入していない場合、評価者によって評価にばらつきが出てしまう、そもそも人事評価制度がきちんと設けられていないなどといった状況にあることも。人事評価システムを導入すればそれらの課題は解決できます。

より公平に評価できるよう、360度評価に対応しているものを選ぶのもおすすめ。そして何より、公平に評価しようという意思を忘れないように注意しましょう。

人事評価システムを導入したあかつきには、人事評価データをマネジメントに活用していきましょう。

人事評価システムは、人事評価を効率化できるだけでなく、一人ひとりに関するデータを蓄積できるのが大きなポイント。蓄積したデータを用いて、必要な人材をスピーディーに見つけ出すことができます。

そのため、人事評価制度を整理していきたいというニーズのみならず、優秀な社員を中心にタレントマネジメントを行っていきたいというニーズにも対応可能。評価業務にだけ用いるのではなく、マネジメントにも大いに活用していきましょう。

まとめ

今回は、人事評価システムとは何なのか、導入目的や導入するメリットなどを中心に紹介してきました。これまで人事評価制度が整っていなかった会社、人事評価業務に手間がかかっていた会社のほか、人事評価データを活用してタレントマネジメントも行っていきたい会社などは、ぜひ人事評価システムの導入を検討ください。

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