DocBaseの評判と実態

目次
• ＜総評＞DocBaseは無断な機能をカットしたメモ共有サービス
• DocBaseの7つのメリット
• 徹底調査で分かったDocBaseがおすすめの人・会社
• DocBaseの料金プラン
• DocBaseの導入実績・効果
• まとめ

＜総評＞DocBaseは無断な機能をカットしたメモ共有サービス

2015年に開発されたDocBaseは、社員それぞれが保有する情報を必要なチームで一元管理するための情報共有サービスです。誰でも簡単に利用できるシンプルな操作性と、柔軟な権限設定機能、高い安全性を強みとし、現在では99％という驚異的な継続率を誇ります。（2024年6月時点）

エンジニア以外でも抵抗なく利用できるDocBaseは、情報共有の敷居が低いサービスです。書きやすさに徹底的にこだわっており、まるでWordのような使い心地が魅力。「メモ」と呼ばれるドキュメントに気軽に書き込んでいくことができるため、「ナレッジマネジメントツールと言われると、どこか難しそう……」と不安な方も心配いりません。

DocBaseは、他のナレッジマネジメントツールと異なり、小規模人数からでも導入できる点が強みです。3人からでも利用できるプランがあるため、起業して間もない方にもおすすめ。また、30日間の無料トライアル期間も用意されているので、気軽に試すこともできます。ユーザ数1人追加する度に課金ではないので、プラン人数を越えなければ料金が定額なのもうれしいポイントでしょう。

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DocBaseの7つのメリット

DocBaseを利用することで、どのように現在の仕事が改善するのか。これから働き方改革に取り組もうとお考えの方は参考にしてみてください。

メモの管理方法がシンプルでないと、ナレッジマネジメントツールの利用は社内に浸透しません。多くのツールでは、ナレッジが階層ごとに仕分けているため、該当のコンテンツを見つけるまでいくつかのフォルダを経由する必要があります。

時間と手間がかかるこの作業を、DocBaseでは「タグ」や「グループ」によってメモを管理することで解決。検索機能も充実しており、キーワードはもちろんOfficeやPDFの中身を検索できたり、「メンバー情報」などといった条件を掛け合わせて検索することも可能です。

文書作成はMarkdownに対応しているため、見栄えの良いメモ作成が誰でも簡単に行えます。Markdownとは、HTMLの代わりにも用いられることのあるマークアップ言語のこと。初心者でも抵抗なく使うことができ、読みやすく書きやすいのが魅力です。

DocBaseにはMarkdownだけでなく、見たままに編集できるリッチテキストモード、Markdownとリッチテキスト両方のいいとこ取りをしているハイブリッドモードと、3つの編集モードを備えています。Markdownは難しそうと感じる人にはリッチテキストモードがおすすめです。

▼左側でMarkdownで書けて、右側でテーブル編集もできる  

フォントが固定されているため、統一感のあるメモを作成可能。画像や表の挿入もファイルのドラッグ＆ドロップで簡単に行えます。ファイル形式も問わないのでスムーズに作業を進められる点も見逃せません。

DocBaseでは画像に矢印やテキスト、モザイクなどを配置できます。画像編集ソフトを立ち上げなくても、DocBaseで画像編集と文書作成がワンストップでできるため、 マニュアルや手順書を簡単に作成できます。

▼画像編集機能のイメージ  

DocBaseでは10人まで同時編集が可能です。メンバーの修正がリアルタイムで確認できるため、編集が衝突する心配もありません。

メンバーを指定し限られた人だけで編集を行うことができるほか、Googleドキュメントと異なり、「グループに公開する」ボタンを押すまでは閲覧者には内容が反映されないのもポイント。編集者は安心して加筆修正を行えます。

デフォルトのメモに「template」タグを入れるだけで、テンプレートを作成することが可能です。テンプレートで使用できる変数もわかりやすく紹介しているので、直感的に作成できるでしょう。

簡単に数式をコピーできるため、チームごとにテンプレ内容をマイナーチェンジすることもできます。

DocBaseでは、さまざまな側面からセキュリティ対策が講じられています。シングルサインオンに対応しており、IDやパスワードの流出を防止。さらに2段階認証も導入しているので、万が一利用者のパスワードが流出してしまった場合でも、被害の拡大を防止することが可能です。

メモなどの操作履歴もすべて保存されるため、問題が生じた際に原因調査が行いやすいというメリットもあります。

ピン留めという機能を利用することで、重要な決定事項をTwitterの「固定されたツイート」のように留めておくことができます。ピン留めをうまく活用することで、報連相がスムーズに行えるため、チーム内での認識相違を無くすことができるでしょう。

また新メンバーが加入した際に、何度も教えなければならないことも漏れることなく伝達できるので、新人育成にも役に立つ機能と言えます。

徹底調査で分かったDocBaseがおすすめの人・会社

さまざまなメリットを持つDocBaseですが、どのような企業がどのように活用するのが効果的なのか。複数のパターンに分けて紹介していきます。

新規事業をを企画する立場の場合、事業が軌道に乗ったら別のチームに引き継ぐということが頻繁にあるでしょう。その際に重要なことは、属人化しないようにシステマチックにマニュアルを作成することです。

DocBaseなら自由な権限の設定ができるので、プロジェクトに関わっているメンバーだけが密な情報をまとめることができます。サーバーの構築手順や、日々の業務で出てきたアンチパターンなどもメモすることで、漏れの無い引き継ぎ書になるのではないでしょうか。

働き方改革を進めるにあたり、社内のナレッジを1ヵ所に落とし込みたいという方もいるでしょう。DocBaseは社内知恵袋として利用することにも適しています。

きっちりとした文書を残すというより、即座にナレッジを共有できるという仕様が魅力。シンプルなUIのため、誰でも気軽に投稿できるという点がポイントでしょう。

社内の知恵袋を設置することで、ベテランは説明されなくても理解しているような新入社員向けの質問も蓄積。育成の面でも非常に効果的と言えます。発信するまでの敷居が低いツールをお探しの方はぜひ導入を検討してみてください。

DocBaseの料金プラン

DocBaseを導入するにあたり気になる料金体系を紹介していきます。利用者数にあわせて詳細なプランから選択が可能です。無駄がなく利用できるサービスと言えるでしょう。代表的なプランを以下で紹介したいと思います。

「スターター」
・料金　　　…1,200円（税抜）
・ユーザー数…3人
・ストレージ…3GB

「レギュラー」
・料金　　　…10,000円（税抜）
・ユーザー数…30人
・ストレージ…30GB

「ビジネス100」
・料金　　　…2万1,000円（税抜）
・ユーザー数…100人
・ストレージ…300GB〜

※1,000人以上の場合でも利用可能です。

DocBaseの導入実績・効果

DocBaseの導入によって実際にどのような効果が得られるのか、情報共有ツールの導入を検討する企業担当者にとっては大切なポイントと言えるのではないでしょうか。
以下では導入実績とともに、どのような課題を解決できたのか、会社の規模感についても紹介していきたいと思います。

A社は、農産物または加工品などの宅配事業を展開している会社です。現在1,000人以上もの社員がDocBaseを利用しています。

導入するきっかけは、会社の統合などを経ることで従業員が増加、情報共有できるツールの必要性を感じたこと。情報共有だけではなく、事業の成功例などもまとめられていなかったことも理由の1つです。

具体的な活用事例は、議事録、社内ルールの共有、コミュニケーションの3つ。誰がどのドキュメントを見るべきかが一目でわかるようになっており、連絡事項の漏れ防止に大いに役立っているとのことです。コミュニケーション機能としては、自己紹介のメモもDocBase1つに管理できる点が魅力でしょう。

新規プロジェクトを行う前に、新メンバーのプロフィールを目を通しておくと円滑に共同作業ができるといった声も。会議で利用する資料を印刷する手間がカットでき社内のペーパーレス化にも繋がったそうです。過去の資料もアーカイブとして残るので、見返す作業も楽になりました。

社内親睦会の周知もDocBaseで行ったことで参加者が増え、業務内外ともに手放せないツールとなっているようです。

B社は、世界中のイラストレーター、3DCGクリエーターをつなぐクラウドソーシングプラットフォーム事業を展開する会社です。

240人以上のメンバーでDocBaseを利用しており、導入後は議事録、日報、ナレッジ共有で活用。これまではチーム内だけで報告していた内容を、権限を全員対象に変えることでオープンな環境にしていきました。そうすることで、在宅で勤務している社員にも社内の動きを伝えやすくなり、気軽に投稿できるUIのため、わずか導入1ヵ月で400弱の投稿があったとのことです。

さらに、インシデント報告や問い合わせ対応や日常点検シート、日報などをDocBase上で運用することで、PDCAが回る仕組みを構築させました。今ではDocBaseがないと業務が回らないほどだそうです。

まとめ

この記事では、DocBaseの特徴および活用方法などをご紹介してきました。DocBaseを導入することで、社員はもちろん、会社、ひいては顧客の利便性も格段に向上させることができます。企業の体質改善は時間と手間がかかるので、まずお手頃価格なナレッジマネジメントツールの導入から始めてみてはいかがでしょうか。

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