社内Wikiとしておすすめのビジネスチャットツール6選【2024年最新】

目次
• 社内Wikiとは
• 社内Wikiを活用する際の注意点
• 社内Wikiを活用すべき人は？
• 社内Wikiの活用事例
• おすすめの社内Wikiツール4選
• まとめ
• 【番外編】社内でのコミュニケーション不足を解消したいならビジネスチャットツールという選択肢も

社内Wikiとは

社内ノウハウなど、情報が蓄積できる

社内Wikiを利用することで、一部の部署や個人しか知らなかった情報を1つの場所に集約することが可能。社内全体で、情報共有が実現できます。この情報の共有化を継続していくことで、社内に情報が蓄積。会社の貴重な財産となります。

「新人が入社するたびに、毎回説明しないといけない」「どこに何の資料があるのか分からず、毎度探している」などの状況を解決。社内Wikiで情報やファイル、仕事のノウハウややり方などを共有。必要なとき、すぐに閲覧することができます。

たとえば、紙ベースで情報を管理する場合。その情報を編集するのに、時間も手間もかかります。それと比較して社内Wikiだと簡単に編集し、すぐに新しい情報を共有することができます。

ほしい情報をすぐに手に入れることができる

企業設立からの年月の経過や企業規模の拡大にともない、社内のルールやマニュアルなどもますます増える傾向に。そして情報が多くなるほど、欲しい情報を見つけることが難しくなります。

社内Wikiには、検索機能があります。情報量が多くなっても、欲しい情報を簡単に閲覧することが可能です。仕事のやり方が分からないとき、社内wikiで検索するだけで簡単に解決につながることもあります。

社内Wikiの導入前と比較すると、大きな差があることに気がつくでしょう。それまでは人に聞いたり、自分で探したりしないと分からなかった情報をすぐに確認。仕事の効率化につながります。すでに共有された情報についても、後で簡単に編集や更新することが可能です。また、タグ機能がついている社内Wikiツールもあるので、さまざまな活用ができます。

社内Wikiを活用する際の注意点

社内Wikiでできることやメリットについて、お分かりいただけたと思います。それでは、注意すべき点としてどのようなものがあるのでしょうか。ここでは社内Wikiを活用する際の注意点について、説明します。

書き込みを習慣づけないと、効果が得られない

社内Wikiは、導入することがゴールではありません。情報が蓄積されて、はじめて社内Wikiは情報共有ツールとして活用することができます。そのため情報がある程度蓄積されないと、その効果は実感できません。

まずは、書き込みを習慣づける必要があります。その施策として、以下のようなものが挙げられます。

社内Wikiを定着化させるためには、利用する側のハードルを大きく下げることが有効な方法といえるでしょう。

社内Wikiの管理者を決めておく必要がある

権限設定にもよりますが、社内Wikiは誰でも入力でき、いつでも閲覧ができます。ただし、各メンバーが好きなように入力・編集をした場合は、間違った情報をそのまま放置する可能性があります。また誤って情報を削除したりすることもあるでしょう。

社内Wikiの導入・運用に際し、管理者を必ず決めるようにしましょう。管理者は投稿された情報を確認したり、さまざまなテンプレートを作ることが必要です。そして、社内Wikiを利用しやすい環境を作り、使ってもらうよう呼びかけていく必要があります。

また、セキュリティ的に問題ないかどうかについても、社内Wikiの導入時に確認しておかなければなりません。

社内Wikiを活用すべき人は？

社内Wikiのメリットや注意すべき点について、紹介しました。それらを踏まえて、どんな人が社内Wikiを活用すべきなのか、説明していきましょう。組織の現状と照らし合わせ、社内Wikiを活用すべきかどうか検討してみてください。

属人化を防ぐ仕組みを作りたい人

社内Wikiは、情報共有をすることに適しています。会社のルールやマニュアル、各メンバーのノウハウや知識の集積に役立つでしょう。各メンバーの能力に依存していた部分を、情報として共有。会社全体のノウハウとして残るともに、他のメンバーのスキルアップにもつながります。属人化を防ぐために、社内Wikiは会社・組織に適したツールと言えるでしょう。

また社内Wikiを、組織・プロジェクト単位でも活用。情報の共有化だけではなく、業務改善にもつなげることができます。制限なく書き込みができる場を用意することで、個人の気づきによる業務改善が期待できます。また、コミュニケーションの活性化などの効果も見込めるでしょう。

何度も繰り返している作業を効率化したい人

社内のルールやマニュアルは、理解してもらう必要があります。その都度、文書の印刷や配布を行うのは、非常に大変です。また会社には、山積しているものの一本化されていない情報も少なくありません。このような状況を打開するために、社内Wikiに必要な情報を明文化・集約するのは有効な手段です。

社内Wikiに情報がまとまっていれば、「ここに資料があるので参照してください」の一言ですませることができます。社員の入れ替わりが激しい会社の場合、教育・研修は重要な経営課題になるはずです。社内Wikiの導入・運用は、その解決に一役買うに違いありません。

社内Wikiの活用事例

社内Wikiをより効果的に活用するために、どのような方法があるのでしょうか。ここでは社内Wikiの活用事例について、説明していきます。

プロジェクト管理に利用する

社内Wikiは、プロジェクトの進捗管理表として利用できます。社内Wikiを開けば、プロジェクトの進捗が一目瞭然。下にスクロールしていくと、タスクごとに状況が把握できます。

社内Wikiは、全員参加型のツールです。プロジェクトに携わる全員が情報を入力・閲覧できます。情報を体系的に見ることで全体のプロジェクト進捗状況を把握。またメンバーが自分の進捗状況を日々更新することで、それが個人の進捗報告書にもなるでしょう。

RSSフィードによる、更新情報配信が可能なツールもあります。これを活用することによって、チーム間の連携もスムーズに図ることが可能。また、プロジェクトのデータベースとして、複数チームで社内Wikiを活用するのも有効な手段です。

社内用語集として利用する

企業や組織・プロジェクトにはそれぞれ固有の、または業界特有の用語が存在する場合があります。入社したばかりの社員は、その意味を理解するのに苦労することでしょう。先輩社員は、その都度それを教えるのを煩わしいと感じるかもしれません。社内Wikiは、そんな場合にも役立ちます。
情報は、プロジェクトやチーム内のものだけではないはずです。他の職種や事業部に用語の意味を理解してもらいたい場合にも、大いに役立ちます。作成された用語集は、そのまま貴重な成果物になるでしょう。組織やプロジェクトに関連するメンバーで、共有することも可能です。

社内Wikiには、オートリンク機能を持つものもあります。関連するページに、自動でリンクを貼ることも可能。情報の蓄積と更新を、進めていくことができます。

おすすめの社内Wikiツール4選

社内Wikiツールには、ざまざまな種類があります。ここでは、人気の高い4つの社内Wikiツールについて、紹介していきます。

まとめ

社内Wikiを活用することで、社内にノウハウや情報が蓄積されます。また業務改善や属人化を防ぐ手段になることも、理解していただけたと思います。一般的に規模の大きい企業ほど、横の連携が取りにくいものです。また、必要な情報にアクセスすることも難しくなる傾向にあります。働き方改革が進む昨今、情報の共有化を行うことで業務の効率化を図ることが重要です。社内Wikiは大規模な投資を必要とせず、気軽に導入することが可能。企業体質を改善してくれる可能性を持ったツールです。

しかしながら、社内Wikiを導入しても情報が入力されず、情報の共有化が進まないケースもあります。自社に適した使いやすい専用の社内Wikiツールを使い、入力の手間を軽減することが求められるでしょう。

また、いずれかのWikiで運用を開始すると、他のWikiツールへの移行が難しくなります。あらかじめ会社の規模やスキル、目的に合わせた最適な社内Wikiツールを選択することが重要です。情報共有による業務効率化の実現に加え、企業体質改善のためにも社内Wikiの導入を検討してください。

【番外編】社内でのコミュニケーション不足を解消したいならビジネスチャットツールという選択肢も

社内情報を共有化するツールとしては、社内Wiki以外にも「社内チャット」や「社内SNS」があります。単に社内でのコミュニケーション不足を解消したい場合は、「ビジネスチャットツール」を利用するという選択肢もあります。

ここでは、ビジネスチャットツールの中でも人気の「チャットワーク（Chatwork）」と「LINE WORKS（ラインワークス）」の概要やメリットなどを紹介します。