ビジネスチャットツールの使い方を徹底解説！
リモートワークが進む現在、オフィスさながらのコミュニケーションをとれるビジネスチャットツールが注目をされています。
導入すると非常に便利なビジネスチャットツールですが、使い方をしっかりと考えなければ効果的に使えない側面があります。今回は、ビジネスチャットツールに興味をお持ちの方に向けて、ツールの概要とメリット・デメリット、使い方について詳しく解説をしていきます。
- ビジネスチャットツールとは
- ビジネスチャットツールの機能
- ビジネスチャットツールのメリット
- ビジネスチャットツールのデメリット
- ビジネスチャットツールの使い方のポイント
- ビジネスチャットツールの具体的な使い方
- おすすめのビジネスチャットツール5選
- ビジネスチャットツールの導入事例
- 最適なビジネスチャットツールを使ってコミュニケーションを効率化しよう！
ビジネスチャットツールとは
現在、多くの会社で導入されているビジネスチャットツールですが、そもそもビジネスチャットツールとはどのようなものなのでしょうか？
そもそもビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールはビジネスの現場においてコミュニケーションを効率的に行うために作られたツールです。SNSのような利便性と直感的な操作感で使い勝手が良く、リモートワークのコミュニケーション手段にも便利なため多くの会社で導入されています。
主な機能はコミュニケーションをとるためのチャット機能ですが、web会議機能や業務の進捗状況を管理できるタスク管理機能などの便利機能も搭載しています。
時間と場所に囚われない働き方が求められる現在、社内のコミュニケーションは一層緊密かつ効率良く行う必要があります。ビジネスチャットツールは新しい時代の働き方を支える強力なツールとして注目をされています。
ビジネスチャットツールの機能
ビジネスチャットツールにはさまざまな機能が搭載されています。ここでは主な機能についてご紹介します。
チャット機能・グループチャット
ビジネスチャットツールの代表的な機能としてチャットおよびグループチャットがあります。チャット機能では文字で情報をリアルタイムでやり取りする機能です。メールとは違って挨拶文など省略できるため、気軽なやり取りができるのが特徴です。グループチャット機能では複数名をグループに招待可能で、グループメンバー間で情報共有ができます。部署やプロジェクトチームなど、さまざまなグループのコミュニケーション手段として活用できるでしょう。
ファイル共有
ビジネスチャットツールにはファイル共有機能も搭載されています。ファイル共有機能はWordやExcel、画像や動画などさまざまなファイルを共有可能です。
メールでは画像や動画など大きなサイズのファイルは送受信に不向きですが、ビジネスチャットツールではファイル共有は簡単ですので便利です。
通話・テレビ電話機能
ビジネスチャットツールには通話・テレビ電話機能もあります。通話・テレビ電話機能を使えば音声や映像でのコミュニケーションが可能であるため、オンライン会議などにも便利。文字だけのコミュニケーションでは伝わらないときにも重宝します。インストールやアカウント登録が不要なタイプの製品なら、URLをクリックするだけで通話できるため、新規の取引先でも相手に負担をかけることなく利用が可能です。
ビジネスチャットツールのメリット
ここからはビジネスチャットツールのメリットについて解説をします。ツール導入後にはビジネスにどのような変化があるのでしょうか？
コミュニケーションの効率化
ビジネスチャットツールを導入すればコミュニケーションは格段に効率化します。チャットツールを利用することでコミュニケーションのスピードが上がったり、プロジェクトを管理しやすくなります。
またどこからでもレスポンスできるので、外出先でもスマホがあればオフィスさながらにコミュニケーションをとることが可能です。外回りの営業社員の多い会社、リモートワークを実施している会社では特に重宝するでしょう。コミュニケーションのスピードがUPすることで業務効率化も実現します。
セキュリティ面で安心できる
ビジネスチャットツールはオンラインで情報共有をするため、安全性に不安を持つ方もいるかもしれません。しかし、現在リリースされているツールの多くは暗号化などのセキュリティ環境に力を入れており、機密情報保持にも優れているため、安全性の高いものが多いです。また、個人IDを使って情報共有を行うため、メールにあるような送り間違いなども発生しません。
多様な働き方に対応できる
ビジネスチャットツールを導入すると、時間と場所に囚われない働き方ができるようになります。ビジネスチャットツールはインターネット環境があればどこかからでも利用できます。スピーディにコミュニケーションが取れるためテレワーク、リモートワークのサポートが可能になることから、導入後はさまざな働き方を選べるようになるでしょう。
また、外注先とのコミュニケーションにも使えるため、多様な雇用形態を持つ会社でも緊密なコミュニケーションと高いチームワークを実現します。
ビジネスチャットツールのデメリット
ビジネスチャットツールは多くのメリットがありますが、反面デメリットもあります。導入に際してはどのような点に注意すべきでしょうか？
無駄なコミュニケーションが増える
ビジネスチャットツールはコミュニケーションの活性化に役立ちますが、コミュニケーションが取りやすいために、無駄な会話が増加してしまいがちです。
また、テキストベースのやり取りのため必要以上のやり取りが発生することもあります。本筋とは違ったやり取りなどの煩わしいコミュニケーションで生産性を下げる可能性もあるため、利用に際しては何らかの対策が必要です。
プレッシャーに感じてしまう
ビジネスチャットツールはどこでも早くレスポンスできてしまうため、スピード感あるやり取りには最適ですが、それだけにチャットが発生した場合、「回答しなくては」というプレッシャーを感じてしまうこともあります。要領良くレスポンスするのが苦にならないメンバーもいますが、負担感を感じるメンバーもいるためその点は配慮が必要です。
また、ビジネスチャットツールは退社後や休日でもメッセージを投稿・確認できてしまうため、プライベートとの線引きができなくなる恐れもあります。業務時間外の利用を禁止するなど、利用に際してはガイドラインを作る必要があるでしょう。
対面でのコミュニケーションの減少
ビジネスチャットツールはチャットでやり取りができてしまうため、対面でのコミュニケーションが減少しがちです。文字だけのやり取りだと、意思の疎通が実はできていなかった、言葉足らずだった、意図を伝えきれていなかったなどの伝達ミスが発生することもあります。
ビジネスの現場では実際に対面しないと伝わらないこともあり、ちょっとした言葉のあやで誤解を生むこともあります。ビジネスチャットツールの利用により人間関係が希薄になる恐れもあるため、便利なだけではないことは念頭に置く必要があるでしょう。
ビジネスチャットツールの使い方のポイント
ビジネスチャットツールは情報共有に便利なツールですが、使い方をを誤るとコミュニケーションロスに繋がるなど却って非効率になる恐れがあります。ここからは、ビジネスチャットを効果的に使うためにどのように使ったらよいか、使う際の注意点などを紹介します。
グループチャットはしっかり管理する
ビジネスチャットツールにはグループチャット機能が搭載されており、チーム内のコミュニケーション活性化に役立ちます。グループチャットは便利ですが、さまざまなメンバーが参加しているとやり取りが流れてしまい、時間が経過すると重要な情報が埋もれてしまいがちです。
グループチャットは招待したメンバーが多くなるほど頻繁に情報更新が行われるため、やり取りの流れを適切なものにするにはプロジェクト、部署など必要なメンバーごとにグループを分けることが大切です。そのためには、ある程度グループの機能を分けて管理するのがベストです。
メッセージは簡潔に
ビジネスチャットツールの使い方のコツとして、メッセージはできるだけ簡潔に行うようにしてください。特にメールのように前置き（お世話になっています）などの必要はありません。ビジネス用のため文体がフランクになりすぎるのもNGですが、文章が硬すぎて内容が分からなくなるのも問題があります。
また、メールの様に1つのメッセージ内でいくつもの話題がでると混乱しますので、ポイントを絞ったやりとりをするようにしてください。特に長文になると内容が分からなくなるため、相手の立場に立って、適切な長さにまとめるなどメッセージの分かり易さも大切です。
リアクションをする
ビジネスチャットツールの使い方として、メッセージがあったら必ずリアクションをするようにしてください。メッセージを呼んだまま放置をするのは厳禁です。
確認の有無だけ伝えられれば良い場合は、スタンプなどのリアクション機能を使うと便利です。コメントがそのままになっていると、連絡が伝わっているのか否か状況が分からないため、ビジネスの進捗に支障をきたします。改まった返信ができないときも、できるだけ簡単なコメントやスタンプなどでのリアクションをするとコミュニケーションが円滑にいきます。
宛先をはっきりさせる
ビジネスチャットツールでメッセージを送る際は宛先が誰なのか分かるようにすることが重要です。利用に際しては宛先にtoをつける、メンションを付けるなど誰宛のメッセージなのかを明確にすることが大切です。
時間の経過とともにチャットは流れて行ってしまうため、届けたい人が気付かないとロスになってします。グループメンバー数が多いと一旦流れたメッセージを確認してもらうのはほぼ不可能のため、宛先をつけることは習慣化しましょう。また、チャットツールに検索をしやすくなるため機能があれば、ぜひ活用するようにしてください。
ビジネスチャットツールの具体的な使い方
ビジネスチャットツールにはチャット機能以外にもさまざまな機能があります。ここでは、チャット以外にどのような使い方があるのか一部紹介します。取り上げるのはあくまでも一部のため、以下の使い方を参考にしつつ、ぜひ自社に合った使い方を見つけてください。
タスク管理
ビジネスチャットツールを使えば日々のタスク管理を行えます。
タスク管理用にはTODOリスト機能、プロジェクト管理機能、コミュニケーション機能、ユーザー管理機能、ファイル共有機能、検索機能などが提供されています。製品ごとに機能面で若干の違いはありますが、多くの製品ではタスク管理に必要な機能を網羅的に提供しています。部署内のタスク管理はもとより、リモートワーク、テレワークなど遠隔地のメンバーのタスク管理には特に重宝するでしょう。
ビジネス用ではチーム向けのタスク管理機能があるものを選ぶと、製品選びでの失敗を避けられます。また使用用途に適した機能があるかどうかも要確認です。
日報
ビジネスチャットツールは日々の日報としても活用できます。
チャットツールには日報機能というものが搭載されている訳ではありませんが、用途に応じてテンプレートを作ることは可能です。
日報が必要な部署では日報用にテンプレートを作って、日々報告を上げて上長が管理することも可能です。タスク管理機能と併せて利用をすれば、進捗状況も同時に管理できます。ビジネスチャットツールを上手く活用することで、管理者は状況に即したマネジメントができるようになるでしょう。
電話メモ
ビジネスチャットツールは電話メモとしても役立ちます。
オフィスでは不在者宛ての電話がくることがありますが、取次ぎの際に聞き取るべき情報は定型的なものです。そのため、ビジネスチャットツールで電話メモについてもテンプレートを作成し、受電時間、会社名、名前、折り返しの電話番号、伝言内容などを入力できるようにしておくと便利です。都度メモを用意する必要もないため、業務効率化に役立ちます。
入電についてもタスク機能を使ってお知らせをしておくと、対応漏れを防げるでしょう。
データベース
ビジネスチャットツールはさまざまな情報を蓄積するデータベースとしても活用が可能です。
グループチャットをコミュニケーション手段として採用すれば、業務のやり取りが全てそこに集約されます。参加メンバーは、チャットを遡れば必要な情報を全て把握することができるので、結果としてデータベースに成り得るのです。
マニュアル作成よりも実践的であることから、情報共有手段としても活用することをおすすめします。
おすすめのビジネスチャットツール5選
ここからは、ビジネスチャットツール導入をご検討の方に向けて、おすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。
chatwork
Chatworkは東京都港区と大阪府大阪市にオフィスを構えるChatworkが提供するサービスです。中小企業向けビジネスチャットツールとして、多くの企業から高い支持を獲得しています。
主な機能なチャット機能、タスク管理機能、ファイル管理機能、ビデオ・音声通話機能の4種類。多言語対応、高水準セキュリティ、API連携など充実したサービスも提供。シンプルながらビジネスコミュニケー心を円滑にする機能は揃っており、使い勝手の良さでも定評があります。
料金プランは3種類。料金は1ユーザー当たりの月額課金制で、「フリー」は月額0円、「ビジネス」は月額500円、「エンタープライズ」は月額800円で契約可能です。最上位のエンタープライズは管理機能が充実しており、ビジネスで本格利用をしたい方におすすめです。ニーズに応じてプランを選べる点、コストパフォーマンスに優れた点で人気を集めています。
microsoft teams
microsoft teamsはマイクロソフトが提供するビジネスチャットツールです。
会議、チャット、通話、共同作業を1ヵ所で完結するために開発されたツールです。会議メンバーは2人から1万名まで対応可、チャットから会議の切り替えはワンクリックで行えます。
料金プランはフリープランを含めた4種類。1ユーザー毎の月額課金制で「Microsoft Teams」が無料、「Microsoft 365 Business Basic」は月額540円、「Microsoft 365 Business Standard」は1,360円、「Office 365 E3」は月額2,170円で契約可。有料プランはいずれも年間契約が前提です。有償版は法人の種類やビジネス規模ごとにエディションを分けています。
Talknote
Talknoteは東京都港区に本社を構えるTalknoteが提供するビジネスチャットツールです。飲食、医療、製造、小売りなど幅広い業態で使われ、これまでに丸亀製麺、リカーマウンテン、MUSEEを始めとする1,000社に導入をされています。コミュニケーションの集約、価値観の共有、自社の文化醸成をサポートするために開発された製品です。
チャットツールの基本機能については網羅的に搭載。組織・人のコンディションの可視化、カスタマーサクセスの支援、フード型のコミュニケーションにより、カルチャーマネジメントに強みを発揮します。
料金は初期費用+月額基本プラン+オプション料金から成ります。詳細については要問合せで、使途に応じた最適なプランを提供してもらえます。利用に際しては専属の担当者が導入から運用までワンストップでサポートします。
Slack
Slackはアメリカ発のクラウド型ビジネスチャットツールで、現在世界各国で使われている人気製品です。
特徴はGoogle Driveやoffice365など、2,200を超える外部機能との連携が可能で、拡張性の高さでは定評があります。定型アクションとコミュニケーションを自動化することで、頭を使う業務に集中し生産性を向上させるのに役立てられるでしょう。
料金プランは無料プランを含めた4種類。「フリー」は無料、中小企業向けの「スタンダード」は月額850円、大企業向けの「プラス」は1,600円です。最上位の「Enterprise Grid」は複雑な組織を持つ大企業、規制業界の方向けのプランで、料金詳細は要問合せです。
Workplace
WorkplaceはFacebook Incが開発したビジネスチャットツールです。有料ユーザーが現在500万人を超えており、世界中から高い支持を獲得しています。
ビジネスチャットツールの基本的な機能を揃えているほか、世界的に普及しているSNSがリリースしている製品ならではの機能が充実。グループ、ニュースフィード、ライブ動画配信などの機能でコミュニケーションを活性化します。社員間の交流を促進したい企業には最適の製品でしょう。
料金プランは「アドバンス」と「エンタープライズ」の2種類。人気プランのアドバンスは1ユーザー当たり月額4ドルで利用可、エンタープライズは1ユーザー当たり月額8ドルで利用可能です。アドバンスプランについては最初の30日間は無料トライアルができるため、興味のある方はトライアルをおすすめします。
ビジネスチャットツールの導入事例
最後に、ビジネスチャットツールを活用している企業の活用事例をご紹介します。ツール導入後にはどのような変化があったのでしょうか？
A社
ビジネスチャットツールの導入によりタスク管理の抜け漏れがなくなった株式会社船井総合研究所の事例（Chatwork株式会社 https://go.chatwork.com/ja/case/funai.html 参照）をご紹介します。
導入のきっかけは社員の中の一人がクライアントとのコミュニケーションに利用をし始めたことで、その便利さを見た他の社員が「自分も使いたい！」と声を上げ、全社的な導入をすることに決定しました。導入をしたツールは「Chatwork」です。
チャットツール導入の最大の効果はタスク管理の抜け漏れがなくなったことにあります。以前は紙の手帳やExcelでタスク管理を行っており、煩雑さに悩まされていました。しかし、チャットツールにはタスク管理機能があるため、やるべきタスクは一目瞭然です。導入後はタスク管理が容易になり、進捗状況も可視化できるようになりました。タスクの抜け漏れも大幅に減少し、ツール導入には大きな成果がありました。
B社
ビジネスチャットツールの導入で社内の情報一元化に成功した株式会社いまでやの事例（Talknote株式会社 https://talknote.com/case/imadeya/参照）をご紹介します。
ビジネスチャットツール導入以前は、情報共有とコミュニケーションロスに課題を抱えていました。複数のツールを使用していたこともあり、コミュニケーションでもすれ違いが発生していたのです。また、複数拠点を持つことから、社員間の意思疎通や、フォローの方法なども再考する必要がありました。
そんな中、導入を決めたのが「Talknote」です。社員の推薦から導入を決めましたが、導入後は情報共有はTalknoteに一元化することに成功しました。社内情報は全て集約することに決め、複数ツールの利用は廃止、以降は情報共有だけでなくスキルの均一化に成功。また、経営陣からスタッフへの評価もしやすく、承認欲求を満たすことにも役立っています。
C社
ビジネスチャットツールの導入で災害時の勤務体制や巡視の状況報告ができるようになった株式会社岡崎組の事例（ワークスモバイルジャパン株式会社https://line.worksmobile.com/jp/cases/okazakigumi-gr/参照）をご紹介します。
もともと業務でチャット機能のあるCRMツールを使っていましたが、全社員に浸透はしていませんでした。メッセージを確認したかどうかを電話で確認している状況で、業務効率化に直結しているとは言い難い状況だったのです。使い勝手の悪さもあって、社員は独自にLINEを使って情報共有をしていました。それならば会社として利用すべくビジネスチャットツール「LINE WORKS」の導入を決定しました。会社でアカウント管理ができる点と、社員が使いこなせることが導入の決め手です。
導入後は伝達事項をチャットツールで伝えています。既読マークがあるので会社としても確認有無をチェックできるため安心です。また、災害時の連絡手段、安全確認にも活用しています。
最適なビジネスチャットツールを使ってコミュニケーションを効率化しよう！
いかがでしたか。ビジネスチャットツールの使い方についての解説は以上です。
ビジネスチャットツールを活用すれば、社内のコミュニケーションの効率化、活性化を図れます。リモートワークなど多様な働き方を支えるする手段としても活用可能で、メンバー間の情報共有には大変おすすめです。多くのメリットを持つビジネスチャットツールですが、利用に際しては注意点もあるため、特徴をよく理解をした上で使用に際してのガイドラインを作っておくと導入がスムーズです。
現在、多くのビジネスチャットツールがリリースされいますが、製品ごとに特長があるため自社に最適のサービスを選ぶことが大切です。ビジネスチャットツールの選定に際してお困りのことがあれば、ぜひPRONIアイミツをご利用ください。
プロが条件に合ったサービスを選定します！
PRONIアイミツ編集部
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