ビジネスチャットのメリット・デメリットまとめ
社内のコミュニケーションツールとして、多くの企業に導入されているのがビジネスチャットツールです。SlackやChatworkなどの名を聞いたことがあるという方も多いでしょう。
しかし、「メールで代用可能では？」「LINEなどのチャットツールとどう違う？」という疑問を抱いている方も少なくないかもしれません。
そこで今回は、ビジネスチャットツールを導入する際のメリットやデメリットについて徹底解説。導入するべきか迷っているという方は、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、その名前の通りビジネス利用に特化したチャットツールのこと。気軽にメッセージのやりとりを行えるだけでなく、Webミーティングやタスク管理、ファイル共有なども行えます。
基本的には社内のメンバーに絞った利用となりますが、アクセス権限や機能などを絞って外部ユーザーを招待することも可能。面倒なメールのやりとりがなくなるため、コミュニケーションをスムーズに行うことができます。生産性の向上にも役立つことでしょう。
従来のコミュニケーションにおける問題点
これまで、ビジネスにおけるコミュニケーションと言えばメールが主流でした。しかし、業務上のやりとりにメールを用いるのはいくつかのデメリットも隠されていたのです。
メールの場合は基本的に1対1のやりとりであるため、広い情報共有には向いていません。受信者がいつメールフォルダを確認してくれるかもわからないため、緊急性の高い内容も不向きです。
また、リアルで会話するような気軽さがなく、マナーとして定型文を使用する必要もあり、わざわざ送るのが面倒という意見もあるでしょう。
しかしビジネスチャットであれば、型式ばった文章でない簡潔な文章で会話できるだけでなく、グループチャットで情報共有も簡単。相手のログイン状況を確認し、すぐに確認してほしい内容のメッセージも送ることができます。
企業のビジネスチャット活用法
ビジネスチャットを導入した場合には、さまざまな活用方法があります。気軽にメッセージを送りあえるだけでなく、チーム内でタスクを共有し進捗を管理することもできるでしょう。
また、営業スタッフの業務報告や、社内のヘルプデスクとしての活用も期待できます。通話機能を用いてWebミーティングも行えるなど、さまざまな場面でビジネスチャットが役立つでしょう。
ビジネスチャットツールを導入するだけで多くの業務効率化を実現できるため、ぜひ導入をおすすめします。
ビジネスチャットのメリット
導入しない手はないと言ってもいいビジネスチャットツールですが、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは具体的にチェックしていきましょう。
1.社内のコミュニケーションを効率化
ビジネスチャットツールを導入するメリットとしてまずはじめにあげられるのが、社内のコミュニケーションを効率化できるということです。
これまでの情報伝達手段であったメールの場合、どうしても手間がかかりがちなもの。メールならではのマナーが存在するのみならず、受信者がいつメッセージを見てくれるかもわからないため、会話のテンポはどうしても遅くなってしまいます。
しかしビジネスチャットツールであれば、メールよりもテンポよく会話可能。タスク管理やスケジュール管理も一元化できるため、部署内やチーム内におけるプロジェクトの進捗具合を可視化・共有し、無駄なミーティングなどを減らすことができます。
進捗具合の可視化、さらにはコミュニケーションにおけるストレスが減ることによって、生産性の向上にも役立つのではないでしょうか。
2.スピーディな情報共有
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが、スピーディに情報共有を行えるということです。
ビジネスチャットツールを用いれば、プロジェクト別、あるいは部署別などでチャットルームを設けてやりとりできるため、周知させたいことの共有やファイルのシェアなどもシンプルに行えます。
また、LINEなどの一般的なチャットツールと同様にポップアップ通知が届くため、情報を確認するまでもスピーディに。既読機能がついているものであれば、いつメッセージを見てもらえたのか確認することも可能です。
なるべく早く確認してほしい、あるいは返信してほしいという内容の場合には、メールよりもビジネスチャットの方が向いているといえるでしょう。
3.記録に残せる
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして3つ目にあげられるのが、これまでのメッセージを記録として管理しやすいということです。
メールでやりとりしている場合、これまでのやりとりの記録はどうしても分かりづらくなりがちなもの。業務の引き継ぎの際にも、これまでのやりとりをシェアしづらいでしょう。
しかしビジネスチャットツールであれば、メールのようにわざわざ自分でフォルダ分けをせずとも会話相手やグループによってチャットルームが分けられていくため、会話内容が整理しやすいのがうれしいポイント。検索機能を通して、過去のやりとりも気軽に参照することができます。社内のみならず、社外のメンバーとのやりとりにおいても非常に便利だと言えるでしょう。
4.セキュリティレベルも高い
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして4つ目にあげられるのが、他の手段よりもセキュリティレベルが高いということです。
ビジネスチャットツールと一口に言ってもさまざまですが、金融機関と同レベルのセキュリティレベルを誇るものも少なくありません。また、IPアドレス制限や端末認証・制限などといったログインに関するセキュリティ機能のほか、操作ログ・メッセージログの管理、通信の暗号化などの機能も搭載されていることが多いため、メールよりもセキュアな環境で業務のやりとりを行うことができます。
よりセキュアな環境と求めるという場合には、クラウドではなく自社ネットワークを利用するオンプレミス型のビジネスチャットツールを選ぶのも1つの手段かもしれません。
5.社内コミュニケーションを活性化
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして5つ目にあげられるのが、社内コミュニケーションの活性化にも役立つということです。
メールの場合、どうしても型式ばったビジネスらしい文章になりがちなもの。リアルのような気軽なやりとりとは程遠いでしょう。
しかしビジネスチャットツールを利用すれば、まるでリアルで会話をするようなテンポ、気軽さでメッセージの送受信を行えるだけでなく、スタンプや絵文字などを活用してより気楽にコミュニケーションを取ることも可能。堅苦しくなくオープンな職場作りにも貢献します。
コミュニケーションを取るということへのハードルが大きく下がることにより、業務の効率化のみならず従業員同士の関係性がより改善する効果も期待できるでしょう。
6.場所を選ばず会議ができる
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして6つ目にあげられるのが、場所を選ばず会議も行えるということです。
ビジネスチャットツールでは、グループチャットを用いてリアルタイムに会話できるだけでなく、ビデオ通話機能を用いてWeb会議を開くことも可能。その他のWeb会議システムと同様、画面共有も行いながら通話を行えるため、別途Web会議システムを導入する手間やコストも省くことができるでしょう。
また、パソコンのみならずスマートフォンやタブレットからも使用することができるため、テレワーク先、外出先などさまざまなシーンで利用できるのも心強いポイントです。
7.社内・社外の利用を柔軟に管理
ビジネスチャットツールを導入するメリットとして7つ目にあげられるのが、社内・社外の利用を柔軟に管理することもできるということです。
ビジネスチャットツールによってはアクセス制限をユーザー1人ひとり細かに設定することができ、チャットルームのみならずファイルへのアクセス制限などを行えることもあります。
また、社外のメンバーを招待してやりとりすることも可能。あらかじめ指定されたチャットルームにしか入室できないよう設定することができるため、社内の情報に気軽にアクセスされてしまうといった問題は起こりません。
チャットルームにユーザーを招待できる・できない、ユーザーの削除が行える・行えないなどといった権限設定も柔軟に行えます。
ビジネスチャットのデメリット
これまでビジネスチャットツールを導入するメリットを紹介してきましたが、一方でデメリットがあるのも事実です。どのようなデメリットがあるのか、その対処方法もあわせて紹介していきます。
社員が情報を見逃す可能性がある
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとしてまずはじめにあげられるのは、社員が情報を見逃してしまう可能性もないとは言い切れないということです。
チャットツールは、メールよりもスピーディにやりとりできるのがメリット。しかし一方で、スピーディであるからこそメッセージが流れていきやすいことも事実。そのため、過去の重要なメッセージを見逃してしまうことも考えられます。
そのようなミスを未然に防ぐためにも、タスクの個別割り振り機能を活用して確認漏れを防止するほか、個別にメンションをつけてメッセージを送る、より重要な内容の場合は個別でグループを作成して伝えるなどといった対策を講じましょう。
対面のコミュニケーションが減少
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとして2つ目にあげられるのが、対面によるコミュニケーションが減少してしまうかもしれないということです。
ビジネスチャットツールを導入すると、チャットを通して気軽に会話を行えるということから、「わざわざ直接会話する必要がない」という空気が生まれてしまいがちなのが事実です。
しかし、チャットにおける会話だけでは伝わりづらいことも少なくありません。誤解や行き違いなどが生じないように配慮するためにも、言葉による表現が難しいような内容の場合には、チャットツール内の通話機能を活用する、あるいは直接対面してコミュニケーションを取るように心がけましょう。
不要なコミュニケーションの発生
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとして3つ目にあげられるのが、不要なコミュニケーションが発生してしまうこともあるということです。
気軽にメッセージをやりとりできるということから、仕事の合間に業務に関係のないことまで話してしまうこともあるでしょう。その結果生産性が下がってしまえば本末転倒となってしまいます。
そのため、ビジネスチャットツールを導入する際にはあらかじめ運用ルールを決めておくことが重要なポイント。操作ログやメッセージログはマスタにて管理されていることも伝えておけば、本来の使い方とはそれた使用方法を抑止できるかもしれません。
情報漏洩リスクがある
ビジネスチャットツールを導入するデメリットとして4つ目にあげられるのが、情報漏洩リスクをゼロにはできないということです。
ビジネスチャットツールの活用方法によっては、重要なファイルや営業先の個人情報なども管理されています。セキュアな環境が整えられているツールが多いとは言っても、社内のユーザーから思いがけぬことをきっかけに情報が流出してしまうこともないとは言い切れません。
そのため、個人情報などの取り扱いに関する規定や、ビジネスチャットツールを使用する際のセキュリティについてなどを、社員研修のような形で事前にレクチャーしておくと安心できるでしょう。
ここまで、ビジネスチャットツールを導入する際のメリット・デメリットを確認してきました。
重要なのは、メリットやデメリットを踏まえた上で自社にマッチしたツールを導入するということ。そこで引き続き、ビジネスチャットの種類について紹介していきます。
ビジネスチャットの種類
ビジネスチャットツールは、2つの導入形態に分けることができます。
まず1つ目にあげられるのが、セキュリティ面に強みを持つオンプレミス型のビジネスチャットツール。そしてもう1つが、近年の主流となっているクラウド型のビジネスチャットツールです。
それぞれにメリット・デメリットがあり、自社の要件にマッチする導入形態を選ばなければなりません。1つずつどのような特徴があるのかをチェックしていきましょう。
オンプレミス型のメリット・デメリット
オンプレミス型のビジネスチャットツールを導入する場合、先にも述べた通りセキュリティ面に優れているというのが大きなメリットです。
オンプレミス型のビジネスチャットツールを導入する際には、自社サーバー上にシステムを構築するため、外部からのサイバー攻撃リスクを格段に軽減することができます。また、インターネット環境がないオフライン状態であっても使用できるため、万が一ネットワークの障害が起こっても問題なく使うことが可能です。カスタマイズ性も高く、自社システムと連携させたいといったような要望にも柔軟に応えられます。
しかし、導入時にかかる費用は30〜100万円ほどと高く、すぐに導入することもできません。また、運用・管理を自社で行っていく必要があるため、メンテナンスを任せられるリソースを確保しなければならないでしょう。
セキュリティ面やカスタマイズ性を重視し、イニシャルコストとリソースを確保できているという場合にはオンプレミス型がおすすめです。
クラウド型のメリット・デメリット
クラウド型のビジネスチャットツールを導入する場合、イニシャルコストを抑えて気軽に導入できるというのが大きなメリットです。
社内ネットワーク上にインストールする必要がなく、クラウド上ですべてが完結しているため、ツールによっては初期費用0円で導入できることも少なくありません。また、翌日にはすぐに使用を開始できるということも多いでしょう。システムの運用は提供会社が行ってくれるため、社内でリソースを割く必要がないのもうれしいポイントです。
しかし、クラウド上で管理されているということから、オンプレミス型に比べるとサイバー攻撃のリスクは高く、セキュリティ面においては劣ると言えます。また、インターネット環境がないと使用することができないため、障害が発生した際には機能しません。
外部システムとの連携が可能なものも増えていますが、オンプレミス型よりカスタマイズ性は低いという点もデメリットでしょう。
導入費用をなるべく抑えたい、高度なカスタマイズは必要ないという場合にはクラウド型がおすすめです。
ビジネスチャットの活用事例
最後に、ビジネスチャットツールを導入している企業は、どのような活用方法でツールを役立てているのかをチェックしていきましょう。
株式会社礎
高齢者向け住宅や有料老人ホーム、介護支援事業所の運営、訪問介護事業などを行っている礎。デイサービスの利用者に関しては紙媒体で記録しており、内容をチェックした際には印鑑を押すという運用体系を採用していました。そのため利用者情報は日に日に山積みに。情報管理を適切に行えない状況となってしまったのです。
また、情報伝達には電話を活用していたものの、やりとりが記録されず思わぬ事故につながってしまう可能性が高まっていたとのこと。命を扱う仕事である以上、リスクを抑える必要がありました。
そこで情報共有を気軽に行うことができるという点から、ビジネスチャットツールのChatworkを導入。ユーザーや事業所に関する情報伝達をはじめ、データ共有やタスク管理に役立っていると言います。
導入後は業務の効率化につながっただけではなく、新人のフォローアップにもChatworkを活用することによってスタッフ同士の結びつきが強まり、早期離職率がたったの7%以下に。職場環境の改善にも貢献しているようです。
伊藤忠ロジスティクス株式会社
1961年創業の商社系総合物流企業として、陸海空を網羅した複合一貫輸送、物流センターの運営などのサービスを提供している伊藤忠ロジスティクス。昨今の流れから対面せずに業務を行える環境を構築しなければならず、ビジネスチャットツールの導入を検討し、LINE WORKSを導入しました。
LINE WORKSを選んだきっかけは、使い慣れているLINEの操作感に近いだけでなく、セキュアな環境でWeb会議も行えるという理由から。必要な機能が揃っていたのも決め手だったと言います。
導入後は、商品出庫時の状態確認や庫腹状況を瞬時に画像で共有でき、現場へと出向く必要がなくなったとのこと。全国の事業所の社員が揃って Web会議を行うこともできるほか、1on1やちょっとした打ち合わせにも活用するなど、テレワークでありながら柔軟なコミュニケーションを保っています。
株式会社ラクスパートナーズ
IT技術者の派遣やメール配信サービス「配配メール」、経費精算システム「楽楽精算」など、中小企業をサポートするITサービスを提供しているラクスパートナーズ。会社と社員、さらには社員同士の連携を強化するために、社内のコミュニケーションツールを探していました。そこで導入を決めたのが、ビジネスチャットツールとして人気を集めている「WowTalk」です。
WowTalkの導入を決めたのは、セキュアな環境が確保されていながらも低価格で、それでいて便利な機能が充実していたという理由から。また、直感的に操作できる分かりやすさも高評価だったと言います。
導入してからは社員同士の繋がりが強く太くなり、連絡してもつながらない、急ぎの案件でもなかなか返事がこないなどといったストレスも軽減。項目が充実しているプロフィール機能も役立っているようです。
ビジネスチャットを導入して効果を実感しよう
今回は、ビジネスチャットツールを導入するメリット・デメリットについて紹介してきました。
ビジネスチャットツールは、現代のビジネスにおいて欠かせない存在となりつつあります。しかし、現在多くの会社がビジネスチャットツールを提供しており、選定が難しい現状にあると言えるでしょう。
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また、以下の記事にておすすめのビジネスチャットツールの情報をピックアップして掲載しています。ぜひ検討の参考にしてください。
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PRONIアイミツ編集部
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