官公庁・自治体におすすめのグループウェア6選【2024年最新】

目次
• グループウェアとは
• 【比較表】官公庁・自治体におすすめのグループウェア
• 官公庁・自治体に対応する人気のグループウェア
• 官公庁・自治体に対応する機能豊富なグループウェア2選
• 官公庁・自治体に対応する使いやすいグループウェア3選
• グループウェアの選び方のポイント
• まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、ネットワークを利用して組織内での情報共有やコミュニケーションを行うツールの総称です。電子メール機能や電子掲示板機能、スケジュール管理機能のほか、ライブラリ機能、電子決裁機能、施設予約機能などが備わっており、業務効率の向上に効果を発揮することから、近年では民間企業だけでなく、官公庁や自治体でも広く利用されるようになってきました。

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【比較表】官公庁・自治体におすすめのグループウェア

ここからは官公庁・自治体におすすめのグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、官公庁・自治体におすすめのグループウェア選びの参考にしてください。

官公庁・自治体に対応する人気のグループウェア

まずは、官公庁・自治体対応で人気のグループウェアを紹介します。

全国の官公庁・自治体に導入された実績が豊富なシステムは、機能・セキュリティともに信頼できるシステムであると考えられます。「定期的に機能の追加・改善が行われているか」という点もあわせて確認すると、さらに安心できるでしょう。

官公庁・自治体に対応する機能豊富なグループウェア2選

続いて、豊富な機能をもつ官公庁・自治体対応のグループウェアを紹介します。

出典：富士通株式会社    https://www.fujitsu.com/jp/solutions/enterprise-solutions/business-applications/syncdot/groupware/

※この製品はサービス運営状況の確認ができていないため、掲載保留としています。

「SYNCDOT GroupWARE」は、東京都港区に本社事務所を構える富士通が提供しているグループウェアです。幅広い業種の業務に合わせた機能を備えているのが特徴で、官公庁・自治体向けには三役スケジュールや公用車予約の一元管理機能が用意されているほか、庶務事務システムとの連携にも対応しています。

トップ画面には当日のタスクやリマインド情報がまとめて表示されるため、取りかかるべき業務をスピーディーに把握が可能。業務の効率化や作業の抜け漏れ防止にも役立つでしょう。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットから使用できるのもうれしいポイントです。また、既存システムとの連携が容易に行えるだけでなく、認証によってセキュアにアクセスできるのも大きな魅力といえます。

以上、官公庁・自治体対応で機能が豊富なグループウェアを紹介しました。豊富な機能を備えたグループウェアを希望する場合は、それぞれの機能が使いやすいかや、実際の使い心地をしっかりと確認してください。直感的なインターフェースを採用しているグループウェアであれば、システムの使用に不慣れな職員でも機能を使いこなせるでしょう。

官公庁・自治体に対応する使いやすいグループウェア3選

続いて、官公庁・自治体対応で使いやすさが魅力のグループを紹介します。

出典：株式会社シナジー    https://synergy-spirit.co.jp/solution/activecity-groupware/

「ActiveCity グループウェア」は、沖縄県宜野湾市に本社を構えるシナジーが提供している官公庁・自治体向けのグループウェアです。

直感的なインターフェースを採用しており、見やすく使いやすいのが最大の特徴。回覧板に投稿された情報の優先度や閲覧情報、マル秘属性の文書であるかなどがひと目で把握できるほか、スケジュールの移動や修正もドラッグ＆ドロップで完了と簡単です。

くわえて、首長などのスケジュールを全職員に共有できる二役スケジュール機能や、特定の職員にのみ情報が共有できる掲示板グループ権限機能など、官公庁・自治体業務に便利な機能も豊富に搭載。使いやすいツールで作業プロセスを削減し、業務効率を向上させたいという場合におすすめといえます。

※サービス提供終了しています

「わくわくオフィス/自治体」は、東京都港区に本社を置くNECネクサソリューションズが提供している官公庁・自治体向けに特化したグループウェアです。

誰でも簡単に操作できるシンプルな画面構成が採用されており、さらにデスクトップは職員のニーズに合わせてレイアウトが可能。スケジュール機能との連動によって職員の在籍管理ができる行き先掲示板や、首長・副首長向けの専用スケジューラ機能、各課宛メールを実現する共有メール機能など、官公庁・自治体の業務を円滑にするための機能を豊富に搭載しています。

くわえて、ワークフローやアンケート、レポート、出退勤管理、ポータルサイトなどの機能もオプションとして用意されているので、ニーズに合わせて活用するとよいでしょう。

グループウェアの選び方のポイント

最後に、グループウェアを選ぶ際に注意すべきポイントを解説します。

グループウェアの導入を通じて業務効率向上を実現させるためには、庁内のすべての職員が「日々の業務のなかで積極的に使いたい」と思えるものを選ぶ必要があります。

機能の充実度も重要ですが、操作画面が分かりづらければ浸透は困難だと考えられます。必要な機能が揃っているかを確かめたら、次は無料トライアルなどで操作性をしっかりと確認することが大切です。また、庁内で使用しているあらゆるデバイスで操作性を確認するのも忘れないようにしましょう。

官公庁・自治体では、個人情報をはじめとする重要な情報を多く扱っています。グループウェア上でそれらの情報が管理される可能性もあるため、官公庁・自治体に導入するグループウェアには、そうした情報をしっかりと守れる堅牢なセキュリティが必要不可欠です。

具体的にどういったセキュリティ対策を行っているか、わかりやすく明記しているグループウェアを選ぶことをおすすめします。また、災害発生時の対応などもあわせて確認すれば、より安心といえるでしょう。

まとめ

この記事では、官公庁・自治体に対応するグループウェアを紹介するとともに、グループウェア導入時に注意したいポイントを解説してきました。グループウェアを導入すれば、庁内業務のさらなる効率化が期待できます。機能や操作性、セキュリティなどあらゆる面から複数のグループウェアを比較し、ニーズに合ったものを選びましょう。