ワークフロー機能搭載のグループウェアおすすめ5選。専用システムとの違いも解説

目次
• ワークフローとは
• グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由
• グループウェア vs ワークフローシステムを比較
• 【比較表】ワークフロー機能も使えるグループウェア
• ワークフロー機能も使えるグループウェア5選
• ワークフロー機能付きのグループウェアを選ぶ注意点
• まとめ

ワークフローとは

「ワークフロー」とは、業務に関する一連の流れやその流れを図式化したものなどを指す言葉です。「誰が」「何を」「担当・判断し」「完了させるのか」の明確化により、業務をスムーズかつ確実に進めることができます。

そして、このワークフローを電子化したものを「ワークフローシステム」と呼びます。従来はアナログで行っていた業務をシステム上で行うことでさらなる効率化が図れることにくわえて、ペーパーレス化によるコスト削減や書類の紛失を防止できるといったメリットがあります。

グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由

グループウェアとは、企業や団体など組織内での情報共有やスケジュール管理を通じて全体的な業務効率の向上を図るツールです。以下からは、グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由を具体的に解説していきます。

グループウェアの代表的な機能としてあげられるのは、全社員のスケジュール共有や会議室・備品の利用状況の確認・予約などですが、なかにはワークフロー機能が備わっているものや、連携に対応しているものがあります。

グループウェアにワークフロー機能が備わっていれば、各種申請・承認をはじめとしたさまざまな手続きの電子化が実現するため、業務をより効率的に進めることが可能です。また、システム上で手続きを進める特性上「担当者がつかまらない」「承認を得るために何度も離席する」といった課題の解消につながるのもうれしいポイントでしょう。

ワークフロー機能のあるグループウェアを使用すれば、申請・承認をはじめとする作業が電子化されるため、紙の資料の用紙代や印刷代を削減することができます。複数の拠点をもつ場合でも他拠点へ紙の書類を郵送する必要がなくなるので、郵送費用の削減にも役立つでしょう。

また、グループウェアは全社への情報共有にも活用できるので、情報の周知だけでなく過去の情報の確認も容易です。また、全社員のスケジュールが簡単に確認できるので、社内の打ち合わせや外部からの来客などの調整の負担軽減も実現するでしょう。

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グループウェア vs ワークフローシステムを比較

グループウェアでワークフローを運用すれば、「低コスト」かつ「業務効率化」に直結するといったメリットがあります。しかし、すべての企業にグループウェアの簡易的なワークフロー機能が適しているわけではありません。

業務の規模や承認ルートの複雑さによっては、「ワークフローシステム」を選ぶ方が、運用がスムーズに回るケースもあります。それぞれの違いを比較表でチェックし、自社に適しているシステムを見つけましょう。

「とにかく手軽に、低コストで始めたい」という場合は、グループウェアのワークフロー機能を使うのがおすすめです。

多くのグループウェアでは、休暇届や交通費申請などの一般的なテンプレートが用意されており、導入したその日から使い始めることができます。また、社員が普段使っているスケジュールや掲示板と同じ画面で通知を受け取れるため、「承認漏れ」が起きにくいのも大きなメリットです。

「承認ルートは基本的に直線（申請者→上長→決裁者）」という企業であれば、十分快適に運用できます。

「今の複雑な業務ルールをそのままシステム化したい」という場合は、専用システムがおすすめです。

例えば、 組織図が複雑で兼務が多い場合の承認ルート設定や、「交際費なら経理部の確認フローを挟むが、特定の品目ならスキップする」といった高度な条件分岐は、グループウェアの簡易機能では設定できない（または運用が非常に面倒になる）ことがあります。

また、従業員数が多くて、人事異動のたびに承認ルートを手動で直すのが困難な企業では、人事データベースと自動連携できるワークフローシステムが必須となります。

ワークフローシステムをチェックしたい方は、「ワークフローシステム ランキング」もご覧ください。

【比較表】ワークフロー機能も使えるグループウェア

ここからは実際に、ワークフロー機能も使えるグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

ワークフロー機能も使えるグループウェア5選

昨今ではIT化や業務効率化の促進に注力する企業が増加傾向にあることから、さまざまな機能を備えたグループウェアが各社から提供されています。以下からは、数あるグループウェアのなかからワークフロー機能が使えるサービスを紹介していきます。

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ワークフロー機能付きのグループウェアを選ぶ注意点

ここからは、ワークフロー機能を実装したグループウェアを選ぶ際に注意したい3つのポイントを解説していきます。グループウェアを導入する際は、以下の内容を意識して検討を進めることをおすすめします。

凛議書や交通費申請、休暇申請など上長の承認が必要な項目はもちろん、申請から承認までの流れや承認ルール、件数などは企業によってさまざまです。企業のなかには承認の過程が複雑化しているケースもあるので、ワークフローシステムを導入する際は「申請書を自由に作成できるのか」というのが大切なポイントだといえます。

ワークフローシステムの導入は、既存の申請・承認作業を電子化することで業務効率化を図ることが目的です。そのため、まずは自社の申請・承認ルールや現状のフローなどを整理した上で、申請書を自由にカスタマイズできるワークフローが搭載されたグループウェアを選ぶようにしましょう。

ワークフローを実装しているグループウェアを導入する際は、各サービスの機能や利用料金、カスタマイズ性に注目することは大切です。しかし、いくら機能が豊富であっても「操作方法がわかりにくい」「使いにくい」サービスを選んでしまった場合は、業務効率化は困難だといえるでしょう。

そのため、グループウェアを選ぶときに大前提として大切にしたいのは「誰もが使いやすい・わかりやすいサービスである」ということです。グループウェアのなかには無料トライアルを行っているサービスもあるので、「事前に操作性を確かめたい」という場合はそうしたサービスを利用するのも1つの手段です。

また、複数のグループウェアを実際に操作してみることで、自社にぴったりなサービスが見極められるでしょう。

ワークフローシステム導入の大きな目的は「申請・承認作業の電子化」ですが、申請・承認そのものは人の手によって行われます。たとえば、ある経費精算を申請したとしても、承認はシステムが自動で行うのではなく、担当者が承認しなければ作業は完了しません。

グループウェアを操作できる端末がPCに限られている場合は、担当者が承認を行うための時間も限定されてしまいます。承認者が多忙な場合は承認を得るまでに時間を要することもあるでしょう。

しかし、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからの操作にも対応しているサービスであれば、場所を選ばずに申請・承認ができるので、業務の大幅な効率化が期待できます。

まとめ

この記事では、ワークフロー機能を搭載したおすすめのグループウェアを紹介するとともに、ワークフローシステムを利用するメリットやサービス選びのポイントをなどを解説してきました。

スケジュール管理や施設管理、ワークフローなど自社の環境に必要な機能を備えたグループウェアを導入すれば、よりスムーズな情報共有や申請・承認などを通じて業務効率化が図れるのはもちろん、将来的には事業の成長への影響も期待ができます。

数あるグループウェアを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツSaaS（当社）を活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェアが分かる診断（無料）ができます。