グループウェアの使い方と仕組みをわかりやすく解説！

目次
• グループウェアとは
• グループウェアの仕組み
• グループウェアの使い方
• グループウェアの「クラウド型」と「オンプレミス型」の違い
• グループウェアのメリット・デメリット
• グループウェアを導入する際のポイント
• まとめ

グループウェアとは

グループウェアはビジネスにおけるコミュニケーションの円滑化と業務効率化のために開発をされたシステムです。グループで仕事を進める際には協業が大切で、円滑な情報共有がプロジェクト成功の鍵を握ります。

従来型の主な情報共有ツールと言えば電話やメールがあげられます。電話は要件を伝えるのに便利ですが、複数名での情報共有には適しません。また、メールやSNSは相手の都合に関わらず要件を伝えられますが、相手が必ず反応するとは限らず、反応を得られたとしてもタイムラグは生じます。いずれもビジネス上の意思疎通としては少し物足りない部分があります。

グループウェアはITの力で意思疎通の壁を破り、仕事の進捗や情報を共有するために開発されたツールで、導入後は組織のハブとして協調・協業を加速させられるでしょう。

グループウェアの仕組み

グループウェアには組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするための機能が数多く搭載されています。主な機能はタスク管理、スケジュール管理、ファイル共有、メール・メッセージ、掲示板、ワークフローなどです。このほかにも沢山の機能があり、あらゆる角度からチームとしての生産性向上を後押しします。

現在多くのグループウェアがリリースされていますが、基本的な機能は同じものの特徴は製品ごとに異なります。導入の際には自社の課題を明確にし、最適の製品を選ぶことが肝心です。

グループウェアの使い方

ここからは、グループウェアの使い方について解説をします。グループウェアの主な使い方は次の6つです

スケジュール管理

グループウェアの使い方として、第一にスケジュール管理があげられます。グループウェアを使えば自分のスケジュールの管理はもとより、グループメンバーのスケジュールを一元管理できます。スケージュールはカレンダー形式になっているので各人の予定は一目瞭然、チームメンバーの動向も把握可能です。

スケジュールを登録する際には日時や場所、用件だけでなく、これまでの経緯、状況なども併せて記せるため、後から見ても何のために訪問をするのかが分かります。また、訪問先についてはGoogleマップとも連動可。クラウド型ならスマホからもアクセスできるため、外出先では大変重宝します。

ナレッジ・ドキュメント共有

グループウェアの有効的な使い方として、ドキュメントやナレッジの共有もあげられます。グループウェアを活用すれば役立つ知識や各種資料などのドキュメントを共有可能。特にクラウド型の場合、インターネット上のサーバーにデータを保管するため、HDDへの保存よりも多くの容量の保存が可能です。

また、データについては更新履歴があり、イベントログとして記録されるので書き換えなどの不正や削除などの過失の恐れもありません。

タスク管理・共有

グループウェアにはタスクの管理や共有に便利な機能も搭載されており、業務の進捗状況などを共有・管理できます。タスクの進行状況はガントチャート形式で表示されるため、進捗率や納期なども一元管理可能です。

チームメンバー内のタスクも相互に確認できるため、進捗状況に遅れがあるなど問題が生じた場合もフォローが可能です。進捗管理に課題を抱えている企業にはおすすめの機能で、導入後は情報共有と業務効率化が促進されるでしょう。

会議室・設備の予約

グループウェアの使い方として会議室・設備の予約も挙げられます。通常、会議室や設備の予約をするには電話をかけるか、担当者のところに行って予約を行わなければなりません。また、確実に会場を押さえられたか再度確認が必要になるなど、予約に関する作業には手間がかかります。

その点、グループウェアの予約機能を使えば、ツールを通じて会議室や設備の予約を行えます。予約が完了したかどうかもグルーウェア上で確認可能です。予約に関する作業はグループウェアで一元管理可能で、予約状況も一目で分かるため大変便利です。

顧客情報の共有

グループウェアの使い方として、顧客情報の共有も挙げられます。顧客情報の管理には顧客管理システムや営業管理システムが最適ですが、顧客情報を簡単に知りたいなど、小回りの利く使い方としてはグループウェアが便利です。グループウェア内で情報共有をしていれば、グループ内でいつでも顧客情報を閲覧できるため、外出先などで顧客情報を知りたい時などは重宝します。

ちょっと時間ができたから取引先に訪問をしてみようかな？と思うことがあったとしても、それまでの取引状況を知らずに飛び込む訳にはいきません。その点、グループウェアがあれば顧客情報から過去のやり取りの確認も簡単に行えます。連続性のある対応が可能となり、充実したコミュニケーションをとれるでしょう。

過去のプロセスの確認

グループウェアの使い方として、過去のプロセスの確認もあげられます。グループウェアには過去のやり取りが全て記録されるので、営業をするにしても顧客との取引内容を確認した上で訪問をすることが可能です。

過去プロセスを全て把握した上で交渉に臨めば、それだけ成約の可能性も高まります。無駄なやり取りも省けるため業務効率化の観点からも必要です。

グループウェアの「クラウド型」と「オンプレミス型」の違い

グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

クラウド型のグループウェアの特徴は、インターネット上のサーバーにデータを保存する点で、システムはサービス提供会社が用意をします。クラウド型は自社でシステム構築をする必要がなく、初期費用はリーズナブルで手軽に導入できる点が人気です。料金体系は月額課金制を採用しているケースが多く、利用者数や機能に応じて料金プランを選べます。従量課金制なら少人数から無駄なく使えるため、コストパフォーマンス重視の方には適しています。大人数かつ長期で利用をする場合はランニングコストが高くなるため、オンプレミス型の導入も選択肢に入ります。

オンプレミス型のグループウェアの特徴は、自社内にサーバーを構築する点です。システムは全て自社開発となるため、カスタマイズ性に富んでいる点はクラウド型にはないメリットです。また、セキュリティレベルも自在に設定できるため、安全性を重視する方にも適しています。オンプレミス型は自社でシステム構築するため、一般的に初期費用は高額で数十万～数百万円は必要です。また保守・運用についても自社対応となることから人的なリソースも求められます。オンプレミス型の優位点は初期費用こそ高いものの、導入後に月額利用料金がかからない点です。長期的にはクラウド型よりもリーズナブルになる可能性もあるため、大規模利用が前提で初期費用を投じられる体力がある場合は選択肢に入ります。

グループウェアのメリット・デメリット

ここからは、グループウェアのメリット、デメリットについて解説します。導入前には必ず押さえておきたいポイントですので、それぞれの内容をよくチェックしておいてください。

グループウェアのメリット

グループウェア導入のメリットは次の3点です。

・コミュニケーション活性化
グループウェアはマルチデバイス対応でチャット機能もあるため、グループ内のコミュニケーションを活性化させることができます。いつでも、どこでも最新情報の確認が可能のため、外回りの社員が多い会社では特に重宝するでしょう。

・情報共有の円滑化
グループウェアを導入するとタスク管理やファイル・ナレッジの共有、スケジュール登録等ができるようになります。各メンバーの状況をリアルタイムでチェックできるため、プロジェクトの進捗管理や情報共有には最適です。

・業務効率化
グループウェア導入後はコミュニケーションや情報共有が円滑になります。また、各種資料が電子化されるためペーパレス化も実現。確実に業務は効率化します。

グループウェアのデメリット

グループウェアの導入にはデメリットもあります。特に以下の2つの点には気を付けてください。

・操作が難しいと定着しない
グループウェアに限らず、業務システムは操作感が重要です。どんなに高性能の製品でも使い勝手が悪いと定着しません。難しいマニュアルを見なくても直感的に操作できるものがベストです。また、マルチデバイス対応だとスマホでの利便性もポイントとなります。特にインターフェースは重要で小さな画面でも見やすいことは必須条件です。使い勝手を確認するにはトライアルに申し込んで実際に使ってみるのが確実です。

・コストがかかる
グループウェアは有料サービスが大半で、導入にはコストがかかります。しかし、導入したものの使われないまま放置された場合は損失だけが大きくなります。反対に費用はかかっても十分に活用されれば業務効率は上がり、生産性も向上します。実際に導入をする際には、費用対効果まで想定してシミュレーションすることをおすすめします。

グループウェアを導入する際のポイント

実際にグループウェアを導入する際には、長期的な利用を前提とした製品選びが大切です。

グループウェアは一度導入をすると、自社に合わないからといって後から変更するのは想像以上に面倒です。「こんなはずではなかった」と思っても、一度導入をすれば大抵は使い続けることになるので、導入時の製品選びが重要なポイントとなります。

そのためには、事前の情報収集が大切で、機能や価格面について十分リサーチすることをおすすめします。また導入後の定着には操作感も重要になるため、本格導入前にはできるだけトライアルを経るようにしてください。クラウド型の製品は無料お試しサービスも多いので、機会があれば利用をしてみてはいかがでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか。グループウェアの使い方に関する内容は以上です。

グループウェアは上手に活用すれば、チームの情報共有やコミュニケーションが促進されます。グループウェアの使い方にはコツがあるため、導入の際はぜひ本特集を参考にしてください。

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