名刺のリスト化で管理・共有がラクに！おすすめ名刺管理ソフト9選も紹介

目次
• 営業リスト作成でよくある課題
• 名刺のリスト化とは
• 名刺管理ソフトを導入するメリット
• 【比較表】名刺をリスト化できる名刺管理ソフト
• 営業リスト作成・活用に強い名刺管理ソフトおすすめ8選
• リスト化できる名刺管理ソフトの選び方
• まとめ：名刺のリスト化で、営業・情報管理をもっと効率的に

営業リスト作成でよくある課題

営業活動において、注力すべきターゲット企業を見極め、戦略的にアプローチするには、精度の高い営業リストの整備が欠かせません。しかし、実務では多くの課題に直面します。まず、リストそのものを用意する段階で、Webサイトからの情報収集や有料リストの購入など、時間やコストがかかる点が大きな負担になります。

さらに、集めた情報に業種や従業員規模などの属性が付いていないと、狙いたい条件で企業を絞り込むのが難しく、営業戦略への落とし込みに手間取ります。加えて、連絡先が代表電話や代表メールのみでは、アプローチすべき人物が特定できず、適切な営業接点をつかめないという課題もあります。こうした障壁は、営業活動全体の効率を下げる要因となっています。

名刺のリスト化とは

名刺のリスト化とは、紙の名刺に記載された情報をデータ化し、氏名・会社名・連絡先などを一覧で管理できるようにすることです。従来は、名刺の内容をExcelに手入力して整理する方法が一般的でしたが、近年は名刺管理ソフトを活用してスマホやスキャナで名刺を読み取り、自動的に情報を取り込む方法が主流となっています。

名刺情報がリスト化されることで、キーワード検索や属性による絞り込みが可能になり、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。また、クラウド上で一元管理することで、社内メンバーとの情報共有や引き継ぎもスムーズに。さらに、タグ付けやメモ機能を活用すれば、名刺情報を営業リストとして再活用することもできます。名刺のリスト化は、単なる管理作業ではなく、営業活動や顧客対応の効率を高める手段として注目されています。

名刺管理ソフトを導入するメリット

名刺管理ソフトには、ただ名刺を保存するだけでなく、業務の効率化や情報共有、セキュリティ強化など、さまざまなメリットがあります。

名刺管理ソフトには、日々の業務をより効率的にするための便利な機能が多数搭載されています。検索機能を使えば、保存した名刺データをすぐに見つけることができ、会社名や氏名、担当部署、商談ステータスなど、複数の条件で絞り込むことも可能です。記憶があいまいでも、検索補助によって目的の情報にたどり着けます。

さらに、CRMやSFAといった他システムと連携することで、登録済みの名刺情報を再入力することなく他ツールにも反映でき、作業負担の軽減につながります。 また、OCR（光学文字認識）を使えば、名刺の文字情報を高精度で読み取ってデジタル化でき、入力ミスのリスクも減少します。

紙の名刺を社員ごとにバラバラに保管していたり、共有ルールが曖昧な状態では、名刺を業務に活かすのが難しくなります。名刺管理ソフトを活用すれば、社内の名刺情報を一括でデータ化・共有でき、誰がどの取引先と接点があるかを把握しやすくなります。名刺情報は随時更新できるため、組織変更や役職変更にも即座に対応できます。さらに、過去のコンタクト履歴が残ることで、複数の担当者が同じ相手に重複して連絡してしまうミスも防止できます。

紙の名刺は紛失や盗難のリスクがある上、誰がどの名刺を保管しているか把握しづらいのがデメリット。名刺管理ソフトを導入することで、物理的な管理から脱却し、情報漏えいや不正利用のリスクを大幅に抑えられます。特に、アクセスログや権限設定が備わっているサービスであれば、内部統制の強化にも貢献します。プライバシーマーク取得済みのサービスを選ぶことで、より安心して導入・運用が可能です。

名刺管理ソフトは単体でも便利ですが、他システムと連携させることで業務の自動化と精度向上が見込めます。例えばCRM（顧客管理システム）との連携では、名刺情報がそのまま顧客データとして反映され、二重入力の手間や入力ミスが防げます。さらに、メール配信ツールと連携すれば、名刺情報からセグメント別のリストを作成し、ターゲット層へのメール配信が可能になります。また、チャットツールとの連携により、顧客情報の社内共有も円滑に進みます。このように連携機能を活用することで、名刺を起点とした情報活用の幅が広がり、業務のスピードと精度が向上します。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、名刺管理ソフト選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

【比較表】名刺をリスト化できる名刺管理ソフト

名刺のリスト化を効率よく進めるには、自社に合った名刺管理ソフトを選ぶことが重要です。ここでは、主要なソフトを対象に、月額料金と登録可能な名刺枚数を比較できる表を用意しました。コスト感や利用規模に応じた選定の参考にしてください。

各製品の詳しい特徴や機能については、次の章でご紹介します。

営業リスト作成・活用に強い名刺管理ソフトおすすめ8選

営業活動では、名刺をもとにリストを作成・管理する作業が意外と手間のかかるもの。そんな悩みを解決するのが、名刺を自動でデータ化し、営業リストとして活用できる名刺管理ソフトです。この記事では、営業効率アップに役立つおすすめの4ツールをご紹介します。

リスト化できる名刺管理ソフトの選び方

名刺をリスト化して管理・活用するには、どの名刺管理ソフトを選ぶかが非常に重要です。ただ単に名刺を保存するだけでなく、営業活動に活かせる“使えるリスト”を作成するには、以下の4つのポイントを意識して選定するのがおすすめです。

名刺のリスト化を成功させるための第一歩は、名刺を正確にデジタル化できるかです。OCR（文字認識）機能で自動読み取りができるか、オペレーターによる手入力や校正があるかを確認しましょう。名刺を撮影してから1分以内で高精度にデータ化されるソフトであれば、日常業務の中でもストレスなく運用できます。精度が低いと、後からの修正作業が発生し、リスト作成の効率を下げる要因になります。

名刺をただ一覧化するだけでは、活用にはつながりません。名刺情報にタグを付けて「業種別」「地域別」「展示会来場者」などの条件でグルーピングできる機能があると、目的別の営業リスト作成が簡単です。また、キーワード検索や同一名刺取得者の抽出機能があれば、リストのメンテナンスや営業戦略の立案にも役立ちます。

リスト化した名刺情報を他のツールで活用したい場合は、CSV形式でのエクスポート機能があるかを確認しましょう。名刺管理ソフトから出力した顧客リストを、メール配信ツールやCRMに取り込めば、キャンペーン配信やフォロー営業にすぐ活用できます。「名刺をリストにする」だけでなく、「リストを外部で活用できる」かどうかが重要な視点です。

名刺管理が個人に閉じていると、せっかくの名刺リストもチームで活かせません。名刺情報をクラウド上で一元管理し、部門間で共有できるかもチェックしましょう。共有タグの活用や、名刺閲覧の権限設定、接点履歴の可視化が可能なソフトであれば、営業チーム全体のリスト活用や引き継ぎもスムーズに行えます。

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントは、リスト化以外にもさまざまあります。用途に合った製品を選ぶために、ぜひ「名刺管理ソフトの選び方」もあわせてご覧ください。

まとめ：名刺のリスト化で、営業・情報管理をもっと効率的に

名刺のリスト化は、単なる情報整理にとどまらず、営業リストの作成や顧客管理、社内共有など、業務全体の効率化につながる重要な取り組みです。名刺管理ソフトを導入すれば、情報のデータ化からリスト作成、アプローチまでをスムーズに実現できます。自社の用途や規模に合ったサービスを選び、営業活動やマーケティング施策に活かしましょう。

しかし、名刺管理ソフトは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、名刺管理ソフト選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った名刺管理ソフトが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。