Web勤怠システムおすすめ5選！自作システムで打刻管理するリスクも解説

目次
• Web勤怠システムとは
• 自作のWeb勤怠システムで打刻を管理するリスク
• Web勤怠システムで打刻管理するメリット
• Web打刻以外もチェック！Web勤怠システムの選び方
• 【比較表】Web勤怠システム
• Web勤怠システムおすすめ5選  
• Web打刻のデメリット
• まとめ：Web打刻で勤怠管理を効率化しよう

Web勤怠システムとは

Web勤怠システムとは、従業員の出退勤時間の記録・管理ができるシステムです。出退勤時間のWeb打刻はもちろん、残業や各種休暇の申請、シフト作成、労働時間や残業時間の集計をシステム内で完結できます。
※Web勤怠システムは、「勤怠管理システム、Web打刻システム、タイムカードアプリ」など、様々な呼び方があります。

従業員はパソコンやスマホを使ってWeb上で打刻できるため、直行直帰やリモートワーク時もスムーズに出勤報告ができます。さらに、管理者は従業員の勤務状況をシステム上で把握できるため、勤怠の確認や集計作業にかかる手間を大幅に削減できます。

勤怠管理システムの開発・提供を行う株式会社ヒューマンテクノロジーズの調査によると、アナログな方法で記録している中小企業の会社員の6割以上が「勤怠の記録漏れや誤った記録をしたことがある」と回答。従来のタイムカードやエクセルなどの手動管理では、記録の正確性に課題があることがわかります。

出典：PRTIMES「勤怠管理に関する実態調査」

自作のWeb勤怠システムで打刻を管理するリスク

エクセルやGoogleスプレッドシートで作ったWeb勤怠システムは、無料で使えて手軽な印象がありますが、打刻管理に使うにはいくつかのリスクがあります。とくに、法的な観点や業務の正確性から注意が必要です。

エクセルやGoogleスプレッドシートは、簡単に打刻時間の変更や修正ができてしまうため、不正打刻や後からの改ざんが行われる可能性があります。そのため、信頼性のある勤怠データの管理には向いていません。

エクセルやGoogleフォームは手軽に使える一方で、労働基準法に則った運用には課題があります。たとえば、労働時間の正確な記録や残業の上限管理、有給休暇の取得管理が手動となるため、法規制違反を見逃してしまうリスクがあります。また、頻繁に改正される労働基準法への対応も煩雑化しやすく、適切な勤怠管理には不向きです。

打刻データはエクセルやスプレッドシートに入力できますが、そこから手作業で集計や給与計算のために転記を行うと、人的ミスが起こりやすくなります。とくに複数人のデータを扱う場合、確認作業にも手間がかかります。

Web勤怠システムで打刻管理するメリット

一方で、Web勤怠システムでの打刻管理は以下のようなメリットがあります。

Web勤怠システムでは、指紋や顔認証などの生体認証打刻を活用することで、本人以外の代理打刻や出退勤時刻の改ざんといった不正を防止できます。従来のエクセルやタイムカードによる打刻と比べて信頼性が大幅に向上し、勤怠管理の透明性が高まる点もメリットです。

Web勤怠システムには、設定した残業時間を超えそうな場合や、有給休暇の未取得の場合に自動でアラートを通知する機能があります。これにより、労働基準法違反のリスクを抑えつつ、従業員の健康管理やワークライフバランスの向上にもつながります。管理者もリアルタイムで状況を把握できるため、適切な対応がしやすくなります。

Web勤怠システムでは、打刻データがリアルタイムで自動集計されるため、集計作業における転記ミスや計算ミスといった人的ミスを削減できます。たとえば、給与計算システムや経費精算システムと連携することで、データの二重入力を防ぐことも可能です。作業コストの削減とともに、ミスによるトラブルを未然に防げます。

関連記事：給与計算まで一括でできる勤怠管理システム
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Web打刻以外もチェック！Web勤怠システムの選び方

Web勤怠システムは、各サービスで料金や機能に違いがあります。自社に最適なシステムを選ぶには、Web打刻対応以外の機能の比較も重要です。そこでここでは、Web勤怠システムの選び方を解説します。

Web勤怠システムを選ぶ際は、自社の予算に合った料金体系かどうかを見極めることが大切です。多くのサービスでは初期費用が無料で、1人あたりの月額料金で手軽に導入できるのが特長。従業員数に応じてコストを調整しやすい点もメリットです。ただし、最低利用料金が設定されているケースもあり、少人数での利用では割高になる可能性があるため注意が必要です。

システム導入後に安心して運用を続けるためには、提供企業によるサポート体制が充実しているかが重要なポイントです。たとえば、チャットや電話対応、導入時の初期設定サポート、運用に関するオンラインヘルプがあるかを確認しましょう。サポートの手厚いWeb勤怠システムを導入することで、万が一のトラブルにもすぐに対応できます。

導入前に機能や使い勝手を確認したい場合は、有料プランを期間限定で試せる「無料トライアル」や、すべて無料で利用できる「無料プラン」があるか確認しましょう。ただし、無料プランには利用ユーザー数や機能に制限があるものが多いため注意が必要です。

勤怠管理SaaSを単体で選ぶ以外に、勤怠機能を含む人事労務管理システムで一体化運用する選択肢もあります。

具体的にどんな人事労務管理システムが該当するかは、「勤怠管理・給与計算と一体化運用できる人事労務管理システム」で紹介しています。

Web勤怠システム（勤怠管理システム）の導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったWeb勤怠システム（最大6社）を無料でご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

【比較表】Web勤怠システム

ここからは実際に、Web勤怠システムを紹介します。まずは、月額料金・無料トライアル期間・無料プランを比較した以下の表をご覧ください。

おすすめのWeb勤怠システムは、初期費用がかからず、一人あたり月額100円〜200円とリーズナブルな価格で利用できます。クラウド型のためシステム構築は不要で、月額課金のみのサブスクリプション形式で手軽に導入・運用できます。

また、おすすめのWeb勤怠システムは、初期費用も月額料金もかからない「無料プラン」を提供しています。利用ユーザーは、10名～30名とシステムによって異なるため、自社の規模に合わせて導入を検討しましょう。

なお、「機能や使い勝手を事前に確認してから導入を検討したい」という企業には、「無料トライアル」がおすすめ。ユーザー数や機能の制限がない場合も多く、一定期間システムを実際に操作できるため、本格導入後のミスマッチを防げるでしょう。

Web勤怠システムおすすめ5選  

Web勤怠システムおすすめ5選を紹介します。各サービスの実績の紹介やおすすめポイントを解説しているのでぜひ参考にしてください。

Web打刻のデメリット

多くのメリットがあるWeb打刻ですが、以下のようなデメリットもあります。

多くのWeb勤怠システムは月額課金制で、人数に応じた利用料が発生します。導入や運用にコストがかかる点は中小企業にとってボトルネックになる場合も。しかし、業務効率化や集計ミスの防止といった利点もあり、費用対効果を見極めることが重要です。

近年では、無料で使えるWeb勤怠システムも登場しています。機能は限定されますが、打刻・勤怠集計といった基本的な機能を搭載しています。コストを抑えたい企業は、まずは無料プランや無料トライアルで試すのもおすすめです。

パソコンやスマホの操作に不慣れな従業員がいる場合、最初に使い方の説明や研修を行う必要があります。とくに年配の社員が多い職場ではサポート体制が重要です。

ただし、多くのWeb勤怠システムはシンプルな操作性を重視しており、打刻はボタンをクリックするだけ。初心者でも直感的に使える設計がされています。一度覚えればWeb打刻もスムーズにできるため、最初のサポートがカギといえるでしょう。

まとめ：Web打刻で勤怠管理を効率化しよう

Web勤怠システムのWeb打刻機能を活用すれば、Excelやタイムカードで煩雑化していた集計作業を大幅に効率化できます。手間なく勤怠管理したい企業におすすめの選択肢といえるでしょう。

しかし、Web勤怠システム（勤怠管理システム）は多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、Web勤怠システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったシステムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。