クラウドPBXとは？導入メリット、デメリットの対処法も解説

目次
• クラウドPBXとは
• クラウドPBXのメリット
• クラウドPBXのデメリット
• 失敗しないクラウドPBXの選び方
• まとめ：クラウド電話のメリット・デメリットを踏まえて自社に最適なサービスを診断

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上にPBX（電話交換機）としての機能を集約したサービスで、インターネット回線を通じて電話の受発信を行います。従来の電話サービスと比較し、クラウドBPXは社内に電話専用の機器を設置する必要がない点や、スマホ・PCでも受発信できる点がメリット。インターネット回線がつながる場所ならどこでも電話が可能です。

クラウドPBXの特徴的な機能は以下の通りです。

PBXとは

PBX（Private Branch Exchange）は、企業内の電話システムを管理する電話交換機です。外線および内線の発着信や転送をコントロールし、効率的な通信をサポートします。また、電話システムの中心的な役割を果たすことから、主装置とも呼ばれます。

従来のビジネスフォンと比較した違い

従来の社用電話機・ビジネスフォンは、オフィスに設置したPBX（電話交換機）と電話機を電話回線で接続することで受発信ができる仕組みです。このようなビジネスフォンとクラウドPBXを比較した違いについては下記をご覧ください。

上記のとおり、クラウドPBXは電話専用機器の導入・管理が不要なため、手間なく電話サービスを利用できる点がメリット。また、場所やデバイスに縛られずに電話業務を行える点もメリットで、テレワークを導入している企業にもおすすめです。

なお、クラウドPBXでは本社・支社など別々の拠点であっても内線電話が可能です。内線電話の場合は通話料がかからず、電話料金のコストカットに寄与します。

IP-PBXと比較した違い

IPとは「Internet Protocol」の略で、IP-PBXとはインターネット回線を用いた電話サービスです。IP-PBXはインターネット回線を用いている点でクラウドPBXと同じですが、社内にPBX機器を設置する点が違います。

IP-PBXの場合は、会社のインターネット回線（光回線）とIP-PBX専用機器をつなぎ、さらにデバイス（電話機やPC）とLANケーブルでつなぐことで、電話の受発信ができるようになります。Wi-Fiを使ってスマートフォンをつなぐことも可能です。

IP-PBXとクラウドPBXを比較した違いは下記の通りです。

IP-PBXはLANケーブルを用いて有線接続するため安定した通信速度で電話サービスを利用できる点がメリットですが、専用機器の導入コストがかかる点には注意が必要です。

一方で、クラウドPBXは機器導入の工事・費用が不要な点がメリット。「社員に会社代表番号を利用させたい」「簡単にコールセンター機能を内製化したい」といった場合には、クラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXのメリット

機器導入不要ですぐに利用開始できるクラウドPBXは、大企業から中小企業、個人事業主にまで幅広く利用されている新しい電話サービスです。ここでは、クラウドPBXを導入するメリットを6つ紹介します。

オフィスの外でも会社の代表番号で受発信できる

クラウドPBXはインターネット・Wi-Fiに接続できる環境ならどこでも利用できる電話サービスです。スマートフォンを内線化してオフィスの外でも社員同士で電話をしたり、会社代表番号で発着信することができます。

クラウドPBXを利用すると、外回り中の社員も電話対応することができ、取引先や顧客とのやりとりがスムーズになります。また、テレワーク中の電話対応のためにクラウドPBXを導入する事例も増えており、コールセンター人員の働き方を柔軟に変えることが可能です。

オフィス拠点間の内線電話に通話料がかからない

クラウドPBXは、社内のデバイス同士（スマホ・PC・電話機）を内線をつなぐことができ、内線電話に通話料がかかりません。社員同士の連絡手段として電話を活用している企業や、「通話料のコストが高い」と感じている場合にはクラウドPBXへの乗り換えがおすすめです。

クラウドサービスだからPBX・電話機の設置が不要

クラウドPBXはクラウド上に電話機能をもつサービスのため、物理的な電話機・PBXを社内に設置する必要がありません。PBX機器を社内に導入する場合は安いもので50万円、高額なもので800万円ほどの費用が発生するため、比較してクラウドPBXは初期費用が安くなります。

また、クラウドPBXならサーバー設置工事が不要で、導入までが早い点もメリット。オフィスを移転する際に電話機の移動も不要です。「気軽に使える電話システムを探している」「大規模な電話のシステムは必要ない」という企業には、初期費用や運用コストが低いクラウドPBXがおすすめです。

事業継続計画（BCP）の対策としてクラウド化が有効

クラウドPBXは社内に機器を保有する必要がないため、自然災害など緊急事態に遭遇した場合に、電話機器が損傷して使えなくなることがありません。緊急事態時にこそ、社内のメンバーや外部の取引先と電話で連絡をとれるようにすることは事業継続のために重要ですが、クラウドPBXならそれを叶えられます。

電話番号や回線を増やすことも簡単

自社の事業規模・社員増加に伴い、電話番号や回線を増やす対応が必要になる場合もあるでしょう。クラウドPBXなら、ユーザー管理画面にログインして電話番号や回線を追加することができます。従来のビジネスフォンの場合は電話工事業者に来てもらう必要があるため、比較して工事不要・即日対応可能な点はクラウドPBXのメリットと言えます。

CTIやネットFAX機能を使える

クラウドPBXはそれ単体で利用するだけでなく、CTI（Computer Telephony Integration）を介してさまざまなツールと連携することも可能で、多くの顧客情報を取り扱うコールセンターで活用されています。たとえば、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携することで、電話受信時にPCに顧客情報がポップアップされるような仕組みを構築できます。

クラウドPBXのなかにはネットFAX機能を搭載したものもあります。ネットFAXは電話回線の代わりにインターネット回線を通じてFAXの送受信を行うサービスで、EメールなどでFAXデータを送信します。

クラウドPBXのデメリット

従来のビジネスフォンと比較してメリットの多いクラウドPBXですが、クラウドサービスならではのデメリットもあります。

音質はインターネット回線の通信品質に左右され、安定しない場合がある

クラウドPBXはインターネット回線を使った電話サービスのため、音質が通信品質に左右される点がデメリット。とくに、Wi-Fiに繋げて電話する場合や、回線が混んでいる環境で電話する場合は音質が悪くなる可能性があります。クラウドPBXの提供企業によっても音質に差があるため、各社のトライアル期間を利用して音質が良好かを確認するのがおすすめです。

インターネットを介した不正アクセスなどセキュリティ面に懸念が残る

システム保守・運用をベンダーに任せられる点はクラウドPBXのメリットですが、セキュリティレベルはベンダー次第となる点はデメリットになります。もし、セキュリティ水準が低いクラウドサービスを導入してしまうと、インターネットを介して不正アクセスを受けるリスクが高まることも。各社のセキュリティ対策も十分に比較して導入サービスを選ぶのがおすすめです。

月額課金制のためランニングコストがかかる

クラウドPBXはPBXや電話機のレンタルが不要なので初期費用は安いですが、月額課金制のためランニングコストがかかる点はデメリット。月額料金の相場は5千円から数万円となっています。とはいえ、従来のビジネスフォンは数十万～数百万円の初期費用がかかる上、電話機やPBXのリース代が毎月発生するため、比較してクラウドPBXのほうが安い料金で利用できる可能性が高いです。

なおクラウドPBXを利用すると、社員に社用携帯を貸与する必要もなくなる、かつ社員同士は無料の内線電話を使えるため、会社全体での経費削減につながります。

電話番号を引き継げない場合がある

クラウドPBXの提供会社の中には、既存の電話番号を引き継ぐサービスを提供していないケースがあります。新しい電話番号を発番しようとお考えなら問題ありませんが、電話番号をそのまま引き継ぎたい場合には注意が必要です。下記の記事では電話番号をそのまま引き継いで利用できるクラウドPBXを紹介していますので併せてご覧ください。

失敗しないクラウドPBXの選び方

企業にクラウドPBXを新規導入する・既存の固定電話から乗り換える場合、いくつか気を付けたい点があります。ここではクラウドPBXの失敗しない選び方を解説します。

企業の代表番号を引き継ぎ可能かを確認する

現在、企業で使っている代表番号をそのまま利用し続けたい場合、代表番号を引き継ぎ可能なクラウドPBXかを確認しましょう。

主要なクラウドPBXは、政令指定都市など主要都市の市外局番を利用でき、03（東京）や06（大阪）などで始まる代表番号を継続利用できます。また、NTT東日本・NTT西日本が提供するひかり電話の電話番号も継続利用できる場合が多いです。

それ以外の電話番号については専用ゲートウェイ機器を設置するなどの対応で柔軟に対応できる場合があります。

必要な機能がそろっているかを確認する

クラウドPBXには代表電話での受発信・転送機能・パーク保留など基本的な電話機能が備わっていますが、下記のような機能の有無はサービスによって異なります。

IVR（自動音声ガイダンス機能）やCTI構築は、顧客対応が多いコールセンターにおすすめの機能です。また音声認識・テキスト化の機能を利用すると、電話内容をテキスト化する作業が省略できるため業務効率化につながります。このような機能も必要と考えている場合は、検討しているサービスに機能が搭載されているかを確認しましょう。

利用可能な端末・OSバージョンを確認する

クラウドPBXは電話機だけでなくPC・スマホで電話できる点が大きなメリットですが、OSバージョンが対象外の場合はそもそもクラウドPBXを利用できないため注意が必要です。発売されたばかりのPCやスマートフォンであれば心配は不要ですが、クラウドPBXを契約する前に念のため利用可能な端末・OSバージョンを確認しましょう。

クラウドPBXの専用アプリとスマートフォンの相性が悪いケースでは、アプリが落ちたり音が途切れたりする場合もあります。各社のトライアルを利用して、端末の相性を確認しておくことがおすすめ。

相見積もりとトライアルをする

クラウドPBXを複数社選定できた段階で、相見積もりをしつつ、トライアルでクラウドPBXを使ってみましょう。トライアル期間中に「音質が悪い」「必要な機能がない」とサービス内容に不満が出る可能性もあります。複数社を比較することで自社の要件に合ったクラウドPBXサービスを見つけ、納得感をもって導入することができます。

以上、クラウドPBXの失敗しない選び方を解説しました。クラウドPBXの失敗事例を知り、システム導入に役立てたい人は、別記事「クラウドPBXの失敗事例と導入を成功させるポイント」もぜひご覧ください。

まとめ：クラウド電話のメリット・デメリットを踏まえて自社に最適なサービスを診断

クラウドPBXは外出が多い営業職・テレワークをする社員も、会社の代表電話を使って業務を行える点がメリットで、場所に囚われない働き方を実現可能です。また、クラウドサービスのため専用機器や電話機をオフィスに設置する手間がありません。一方でインターネット回線を利用したクラウドサービスのため、音質やセキュリティ面ではデメリットも考えられます。そのため、数あるクラウドPBXから品質の良いサービスを選ぶことが重要です。

PRONIアイミツでは、BtoB受発注支援のプロとして、クラウドPBX選びについて相談を受け付けています。以下のボタンから、いくつかの簡単な質問に答えるだけでおすすめのクラウドPBXがわかります。ぜひ一度お試しください。