働き方改革におすすめのITツール7選！システム化のメリットも解説

目次
• 働き方改革とは
• 働き方改革の具体例
• 働き方改革の現状と課題
• 働き方改革におけるシステム化のメリット
• 働き方改革におすすめのITツール7選
• バックオフィス業務の効率化には「統合型人事システム」がおすすめ
• まとめ：ITツールを活用して働きやすい環境を整えよう

働き方改革とは

働き方改革とは、労働者が柔軟な働き方を選択できるようにするための取り組みです。厚生労働省が少子高齢化による労働力不足や、働き方の多様化に対応するために推進しています。

2019年4月の「働き方改革関連法」が施行されたことで、企業における働き方改革への対応が活発化しました。この改革は、労働環境の改善と生産性向上を目的としており、長時間労働の是正、公正な待遇の確保、多様な働き方の推進を柱としています。主な取り組みは以下の通りです。

参照：厚生労働省「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について

これらの施策を通じて、労働者は柔軟な働き方を選択できる社会の実現を目指しています。また企業にとっても、労働環境の改善は人材の定着率向上や生産性の向上に貢献する重要な取り組みとされています。

働き方改革の具体例

ここでは、働き方改革の具体例を紹介します。

働き方改革の主な目的は、労働者が自分にあった働き方を選択できるようにすることです。テレワークの導入は、通勤時間の削減や柔軟な働き方が可能になり、従業員のワークライフバランスを改善できます。

自宅やカフェなど自由な場所で働くことで、従業員の集中力や創造性が高まり、生産性の向上が期待できます。また企業側にとっても、オフィスコストの削減や全国から優秀な人材を採用できる可能性が広がるなど、多くのメリットがあります。

残業時間の見える化は、従業員の労働負担を適切に把握し、過重労働を防ぐための重要な施策です。働き方改革により時間外労働の上限が原則月45時間、年間360時間に規制されたことを受け、残業時間の管理は企業にとって欠かせない取り組みとなっています。

具体的には「勤怠管理システム」の導入がおすすめです。リアルタイムで労働時間を記録・分析することで、従業員一人一人の労働状況を把握し、過剰な残業を未然に防ぐことが可能です。法令順守を徹底しながら、従業員の負担軽減と企業の生産性向上が期待できます。

有給休暇の取得促進は、従業員が心身をリフレッシュしながら仕事のパフォーマンスを維持するための重要な取り組みです。働き方改革関連法により、従業員が毎年最低5日間の有給休暇を取得することが義務化されたことを受け、企業は積極的に取得を推奨することが求められています。

企業側が有給取得を推奨することで、従業員のモチベーション向上や離職率の低下が期待できます。有給休暇の取得が活性化することで、企業の働きやすさをアピールでき、優秀な人材の採用や定着といった長期的な効果も期待できるでしょう。

働き方改革の現状と課題

2019年4月に始まった働き方改革は、翌年の新型コロナウイルスの感染拡大と相まって、企業の労働環境に大きな変化をもたらしました。とくに、テレワーク（リモートワーク）の導入が急速に進み、2020年度には日本のテレワーク導入率は米国やドイツを上回っています。

出典：総務省「第1部　特集　デジタルで支える暮らしと経済」

テレワークの導入で、業務プロセスの見直しやデジタル化を推進するきっかけとなり、業務効率化が進展しています。このように、働き方改革とコロナ禍が重なったことで、労働環境の改善や多様な働き方の実現が加速しています。

一方、働き方改革を進める中で以下のような課題も見えてきました。

出典：ハタラクティブ「働き方改革の残業規制で約5人に1人が「サービス残業増えた」

就職支援サービス「ハタラクティブ」の2024年4月に実施した「働き方改革後の残業実態に関する調査」において、働き方改革による残業規制後に「実労働時間が削減された」と回答した人は約30.3％でした。一方で、「サービス残業が増えた」と感じると回答した人は23.3％に上り、約5人に1人がこの問題を認識しています。

こうした背景には、企業の残業削減策が形式的な対応に留まり、実質的な業務改善が進んでいないことがあります。残業時間の上限が引き下げられても業務量そのものが変わらなければ、従業員がサービス残業を余儀なくされる状況になるのです。このような形だけの施策では従業員の負担は軽減されず、生産性や職場環境の改善も期待できません。

働き方改革に伴い、多くの企業では業務プロセスや労働時間管理の見直しが必要になっています。これにより、以下のような負担が管理職や人事労務部にのしかかっています。

これらの対応には時間とリソースが必要であり、とくに中小企業では限られた人員でこれらの業務をこなさなければならないケースが多く、一人一人の負担が増えている傾向が見られます。

働き方改革におけるシステム化のメリット

このような課題がある中で、働き方改革を成功させるために「システム導入」が効果的です。実際、パーソルホールディングス株式会社の調査では、30.5%の企業が働き方改革を契機にITツールの導入を進めています。

出典：パーソルホールディングス株式会社「データから見る企業実態調査」

以下では、働き方改革におけるシステム化のメリットを解説します。

システムを導入することで、業務の効率化が進み、生産性の向上が期待できます。たとえば、経理部門に経費精算システムや会計ソフトを導入すれば、手作業で行っていた経理業務を自動化でき、作業時間を大幅に短縮可能です。ほかにも、人事部門にeラーニングシステム（LMS）を導入することで、社員研修の進捗管理や教材配信を効率化できます。

システム化を進めることで、従業員の負担軽減や業務効率化が実現し、企業全体の生産性が向上します。とくに慢性的に人員が不足している企業にとって、「人」を「システム」に置き換えることは人手不足解消の糸口となるでしょう。

働き方改革関連法の施行により、長時間労働の是正や同一労働同一賃金の適用が求められています。これを遵守するためには、正確な勤怠管理や給与計算が不可欠です。しかし、手作業での管理ではミスが発生しやすく、法令違反につながるリスクも高まります。

一方でシステムを導入すれば、時間外労働の記録や給与計算を正確に行え、コンプライアンスを強化できます。とくにクラウド型のシステムなら、提供会社による自動更新で法改正にも迅速に対応可能。法令遵守の負担を軽減しながら、業務の効率化を実現できます。

テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方を支えるためには、場所や時間にとらわれない業務環境が必要です。クラウドベースのWeb会議ツールを導入すれば、社内外のメンバーと簡単に会議ができるため、出社や出張にかかる手間を削減できます。さらに、ビジネスチャットツールを活用することで、チーム間の情報共有がスムーズになり、意思決定の迅速化が図れるでしょう。

働き方改革におすすめのITツール7選

ここでは、PRONIアイミツ（当サイト）が厳選した働き方改革におすすめのITルーツ7選を紹介します。これらのITツールは、パーソルホールディングス株式会社の調査（対象：大企業から中小企業までの約1,000名）「導入率が高いITツール」の上位にも含まれているツールです。それぞれのITツールの特徴やメリットを解説しているのでぜひ参考にしてください。

出典：パーソルホールディングス株式会社「データから見る企業実態調査」

Web会議システムとは、インターネットを通じて遠隔地にいる人々が映像と音声を使って円滑にコミュニケーションを取るためのITツールです。従来のテレビ会議システムのように高価な専用機器は不要で、インターネット環境とPCやスマホ・タブレットがあれば、どこからでもオンラインミーティングが実施可能です。出張先やテレワーク中の自宅からでも会議に参加でき、時間や場所に縛られない柔軟な働き方に対応できます。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の打刻や労働時間の集計をインターネット上で行えるシステムです。従業員の勤務日数や残業時間を正確に把握できるため、長時間労働の是正や適正な人員配置に役立てられます。

また、有給休暇の取得状況も簡単に確認できるため、働き方改革関連法で義務付けられている「年5日間の有給休暇取得」を促進し、従業員の満足度向上や労働環境の改善につなげることが可能。企業全体の労務管理を効率化しつつ、働き方改革の実現をサポートするITツールです。

給与計算システムとは、従業員の勤怠データをもとに給与や手当を自動的に計算するシステムです。一人一人の雇用形態にあった給与計算を行える上、社会保険料や税金、控除などの計算も自動で行える機能があり、一連の給与計算業務を効率化できます。

とくに「残業割増賃金の計算が大変」という課題にも対応しており、法改正による割増率の変更にも柔軟に対応可能。給与計算システムを導入することで、業務の効率化だけでなく、正確で迅速な給与処理が実現し、従業員の信頼性向上にもつながります。

経費精算システムとは、交通費や出張旅費、物品購入費などの経費申請から承認までを効率化するITツールです。従来の紙やエクセルを使った手作業は不要で、インターネット環境とPCやスマホがあれば出張先や在宅勤務中でも経費申請・承認が可能です。

OCR機能では、スマホカメラで領収書を撮影するだけで、申請内容を自動で入力・申請可能。経費申請や承認のためだけに出社する必要はありません。経理担当者と従業員双方の業務負担を大幅に削減できるITツールです。

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行えるITツールです。紙やExcelで回覧していた社内稟議をシステム化することで、手間やミスを削減できます。

業務手続きの電子化することで、オフィス外からでも申請・承認が可能となり、テレワークや柔軟な働き方をサポートします。また、業務フローの可視化によりボトルネックを解消できるので、長時間労働の是正にもつながります。

eラーニングシステム（LMS）とは、オンライン上で教育や研修を受講し、その学習進捗を管理できるシステムです。従来は集合研修が主流で、研修を行う場所・講師の確保や、従業員のスケジュールを調整する必要がありました。

しかし、eラーニングシステムはPCやスマホで受講できるため、時間や場所の制約を受けずに企業研修を実施できます。柔軟な働き方をサポートしながら、従業員のスキルアップを促進できるシステムです。

ビジネスチャットツールとは、企業内外のコミュニケーションを円滑にするためのITツールです。チームメンバー間でチャットやファイル共有、ビデオ通話などをリアルタイムで行うことができます。

インターネット環境とPC・スマホがあればいつでも利用でき、在宅勤務中やフレキシブルに働く従業員も円滑にコミュニケーションを取ることが可能です。新型コロナウイルスの感染拡大以降、テレワークの普及に伴い需要が急速に高まり、多様な働き方に対応するITツールとして注目されています。

バックオフィス業務の効率化には「統合型人事システム」がおすすめ

とくに、人事労務部のバックオフィス業務のシステム化には、「統合型人事システム」がおすすめです。統合型人事システムとは、勤怠管理システム、給与計算システム、労務管理システムなど、人事労務系のシステムをシリーズ展開しているシステムのことです。統合型人事システムには、以下のメリットがあります。

これらのメリットにより、人事業務全体の効率化を実現可能です。ここからは実際に、おすすめの統合型人事システム「ジンジャー」「ハーモス」「ジョブカン」を紹介します。

出典：ジンジャー 公式サイト

ジンジャーは、jinjer株式会社が提供する統合型人事労務システムです。シリーズ累計18,000社以上に導入されています。

ジンジャーの統合型データベースは、人事情報を一元化し、勤怠集計や給与計算、社会保険手続きの効率化・自動化を実現可能。従来バラバラだった人事マスタを一つに統合することでデータベース更新の手間を削減し、情報更新漏れのリスクを軽減します。煩雑な人事業務を効率化し、企業の働き方改革を後押しするおすすめのシステムです。

出典：ハーモス 公式サイト

ハーモス（HRMOS）は、株式会社ビズリーチが提供する統合型人事システムです。採用管理やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算まで、人事・労務業務の効率化をサポート。シリーズ累計60,000社以上の導入実績があります。

とくに「HRMOSタレントマネジメント」では、従業員のスキルや適性を分析して最適な人材配置を実現。生産性向上や残業削減といった働き方改革の推進にも貢献します。多機能で実績豊富な、信頼できる統合型人事システムです。

出典：ジョブカン 公式サイト

ジョブカンは、株式会社DONUTSが提供する統合型人事システムです。導入実績は、業界トップクラスの25万社以上。企業規模を問わず様々な企業に導入されています。

ジョブカンでは、採用から退職手続きまでの人事業務を一元的に管理できる点が特長で、それぞれのシステムをシームレスに連携することで、手作業によるミスを防ぎながら業務効率を向上させます。利便性の高い機能と充実したサポート体制で、企業の働き方改革を促進する統合型人事システムです。

まとめ：ITツールを活用して働きやすい環境を整えよう

働き方改革を進めるには、ITツールの導入がおすすめです。テレワークを円滑に進める「Web会議システム」や「ビジネスチャットツール」、人事労務の業務を効率化する「勤怠管理システム」や「給与計算システム」など、様々なITツールがあります。適切なITツールを導入することで、社員の負担軽減や生産性向上にもつながります。本記事を参考に最適なITツールを選び、働きやすい環境を整えましょう。

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