ビジネスフォンの鳴り分け機能とは？クラウドPBXでも利用できる？

目次
• ビジネスフォンで利用できる鳴り分け機能とは
• 鳴り分け機能はクラウドPBXでも使える？
• ビジネスフォンとクラウドPBXならどちらにするべき？
• 【まとめ】ビジネスフォンかクラウドPBXでお悩みならアイミツヘ

ビジネスフォンで利用できる鳴り分け機能とは

まず、ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有できる電話機で、内線通話や保留転送などの機能が搭載されています。担当者がいなくても、代わりにほかの人が電話対応できるなどのメリットがあり、ビジネスには欠かせません。

ビジネスフォンの機能の中で、着信があった際に、誰からの着信なのかを把握するための機能が鳴り分け機能です。鳴り分け機能では、着信番号によって着信音を変更できます。

営業部門や経理部門、人事部門などの部門ごとに着信音を設定すれば、発信者が誰なのかを電話に出る前に推測することが可能です。

鳴り分け機能は、ビジネスフォンすべてに初期設定されている機能ではないため、使用するには設定が必要です。

まずは、NTTが提供している「ナンバーディスプレイサービス」に申し込みましょう。ナンバーディスプレイサービスとは、発信者の電話番号が電話機のディスプレイに表示されるサービスです。NTTの東日本と西日本では申し込み先が異なるため、注意してください。

ナンバーディスプレイサービスの工事が完了したら、ビジネスフォンで実際に鳴り分け機能を設定します。ナンバーディスプレイ機能を「有効」にしたあと、鳴らしたい着信音と該当する電話番号を設定しましょう。

ビジネスフォンで鳴り分け機能を使用する一番のメリットは、着信音だけで誰にかかってきた電話なのかを把握できる点です。無駄な取り次ぎが減ることで、ストレスの軽減や業務効率化を実現できます。

通常、内線電話機のディスプレイには発信者の電話番号が表示されますが、電話機から離れている場合は誰からの着信なのか判断できません。鳴り分け機能を活用すれば、この問題を解決できるというわけです。

また、鳴り分け機能の設定や管理は、ナンバーディスプレイサービスの工事が完了すれば電話機から操作できるため、簡単に設定・管理を行えるというメリットもあります。

鳴り分け機能はクラウドPBXでも使える？

PBXとは「Private Branch eXchange」の略称であり、構内交換機と訳されます。そしてクラウドPBXとは、従来では構内に設置していたPBXをクラウド化することで、インターネットを活用して通話や通信を行えるサービスです。

クラウドPBXでも、着信音設定によって鳴り分け機能を使用できる種類もあります。一般的に、ビジネスフォンの機能をそのまま利用できるのがクラウドPBXの特徴です。

クラウドPBXでは、内線や外線、転送のようなビジネスフォンで利用できる機能のほかに、自動音声案内による鳴り分けも行えます。

自動音声案内による鳴り分け機能とは、自動音声案内システムを活用することで、担当者に直接着信する機能のことです。たとえば、「〇〇の方はボタン1を、××の方は2のボタンを」などの音声案内によって、直接担当者に着信を振り分けることができます。

事務担当者による電話の取り次ぎを減らすことができる上、発信者も要件を話したい担当者にダイレクトにつながるため、顧客満足度の向上にも期待できるでしょう。

ビジネスフォンとクラウドPBXならどちらにするべき？

これまでは、会社の電話対応ツールと言えばビジネスフォンが一般的でした。しかし、業務効率の向上やコスト削減の観点から、クラウドPBXを導入する企業が増加しています。以下では、ビジネスフォンとクラウドPBXのどちらを導入するべきか、さまざまな観点から解説しましょう。

導入面から考えると、スムーズに導入できるクラウドPBXがおすすめだと言えるでしょう。

従来のビジネスフォンでは、電話回線や機器設置などの工事が必要なため、導入までに時間がかかります。また、一般的にビジネスフォンで使用できるのは固定電話のみであるため、注意が必要です。

一方でクラウドPBXは、設定や管理をインターネット上で完結できるため、スムーズに導入できます。国内や海外を問わず、拠点間での内線環境を構築しやすいのも魅力です。

さらに、クラウドPBXは固定電話だけでなく、スマートフォンやタブレット、パソコン、IP電話などさまざまな端末から利用できるため、ビジネスフォンよりも便利だと言えるでしょう。

クラウドPBXは、インターネットに接続できる環境と、パソコンやスマートフォンなどのデバイスさえあれば利用できるため、初期導入費用を抑えることが可能です。初期費用無料で導入できるクラウドPBXもあります。

ただし、クラウド環境を利用するため、月額費用などのランニングコストが必要です。外線の通話料金も、一般的にビジネスフォンと同等のコストがかかります。

一方でビジネスフォンは、導入する際に電話回線や機器設置などの工事、電話端末の購入費用が必要です。しかし、基本的に運用費用はかかりません。ただし、メンテナンス費用や、サポート費用などのオプション費用がかかる可能性はあります。

いずれも、利用する規模や必要なサービスによってトータルコストは異なりますが、初期費用を抑えたいならクラウドPBXがおすすめです。

機能面から考えると、自社のニーズに合わせて機能をカスタマイズしたい場合はビジネスフォン、あらかじめ多くの機能が搭載されているものを使用したい場合はクラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXは、一般的なビジネスフォンの機能をほとんど網羅しており、顧客管理や通話録音、SMS送信などのさまざまな機能を搭載しています。

一方で、ビジネスフォンは電話会社が提供している機能のみを使用できるのが一般的です。そのため、新しい機能を追加したい場合は、システムを変更する必要があり、コストが発生してしまうのがデメリット。よほど特別な機能が必要なケースでもない限り、幅広くカバーしているクラウドPBXの機能で事足りるでしょう。

【まとめ】ビジネスフォンかクラウドPBXでお悩みならアイミツヘ

ビジネスフォンの鳴り分け機能を使用すれば、着信音によって誰からの着信なのかを判断できるため、担当者への取り次ぎの面倒を減らせます。簡単に導入できるのも魅力です。

とはいえ、鳴り分け機能はクラウドPBXでも使用できるため、従来のビジネスフォンとクラウドPBXのどちらを導入するのか悩んでしまう方も多いでしょう。ぜひ、PBXの全サービスを比較している以下の記事も参考にしてみてください。

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