一元化とは？意味・メリットから最適なツールまで解説

目次
• 一元化とは？ビジネスの場で活用される「一元化」の意味と目的
• 情報（データ）を一元化する5つのメリット・効果
• 情報（データ）を一元化するデメリット・注意点
• 一元化に向け整理すべき4つの事項
• データの一元化に利用されるシステム・ツールとは
• まとめ

一元化とは？ビジネスの場で活用される「一元化」の意味と目的

「一元化」とは、繋がりのない、または複数に分かれている問題や組織などを一ヵ所にまとめ、管理・運用することを言います。ビジネスの場では、主に情報やシステム、業務に関わるシステムが一元化の対象として扱われます。一元化することの目的としては以下のようなものが挙げられます。

ここからは、なぜ今一元化が推進されているのか、そして間違えられやすい言葉についても解説していきます。表では、「一元化」の主な使い方と利用シーンをまとめました。

リモートワークや働き方改革の推進に伴い、情報や業務の一元化（管理）は業務効率化のためにも欠かせない選択肢です。リモートワークの場合、他部署への問い合わせや、資料のアナログ管理は、出社しての勤務に比べ業務負荷が格段に増えると言えます。システム上でさまざまな情報を一元管理できれば、そのような負荷を軽減することができるのです。また、個人の業務の進捗も同じクラウドで管理することで、突発的なトラブルへの対応もスムーズに。業務の属人化の抑止も可能です。

「一元化」と使い方が似ている単語として「一本化」と「一括管理」が挙げられます。シーンによっては同じ意味合いで使われることもありますが、以下のような違いがあります。

それぞれの要素をひとつにまとめる、という点では共通しますが、管理方法やアクセス権限、まとめ方などに違いがあります。

情報（データ）を一元化する5つのメリット・効果

ここでは、情報を一元化することで得られる以下のメリットについて詳しく解説します。

情報を複数のファイルやシステムで管理している場合、ひとつの作業を進めるたびにデータの出力や連携、移行が必要となり、決して作業効率がいいとは言えません。さらに、類似の情報を複数のファイルで管理していると、情報更新や管理にムラができてしまいます。しかし、情報を一元化することで、データ収集だけでなくファイルを統合できるため、情報の管理・運用そのものの作業効率を向上できます。

データ分析が簡易になることもデータの一元化の大きなメリットのひとつです。社内のデータを部署や従業員独自のルールで管理、運用している場合、資料を集めても、データ分析のために資料をそれぞれに最適化したり分析したりと多くの負担が掛かってしまいます。しかし、資料のフォーマットやデータの管理方法を統一することで、誰でも簡単にアクセスできるようになるだけでなく、社内情報を最大限有効活用することが可能です。

個人やチーム、部署ごとのルールで管理されている情報や資料は、その更新のタイミングに差があり、情報の確認先でその精度に差が生まれかねません。情報の確認やデータ収集のために複数の人を介することで、認識の誤差が生まれやすくなります。さらに、他社やお客様との取引情報を各担当者が独自に管理していると人為的ミスの防止が困難になってしまいます。これらのトラブルや不具合を避けるためにも情報の一元化は有効な手段です。

例えば、部署を跨いだプロジェクト等がある場合、情報の一元化がなされていることで、情報共有が容易になります。本社と支社、またはリモートワークをしている従業員との情報共有のために、逐一データを問い合わせ、共有する作業はそれだけで従業員の作業負担となりかねません。情報の一元化によって、データのアクセス先が明確になることでどこにいても簡単に共通の情報にアクセスできます。

情報を別々に管理・運用していると、維持やメンテナンスのためにそれぞれの費用がかかります。しかし、データを同じ場所、同じルールで管理することでそれらの維持管理費の削減が可能です。特に、バージョンの更新や統合、セキュリティ、それらの管理のための外注費などは、まとめて依頼する方が低コストになることがほとんどです。セキュリティを含めた管理運用を請け負う専門のツールやシステムを導入することで、その効果はさらに大きくなります。

情報（データ）を一元化するデメリット・注意点

ここからは、情報を一元化する際に注意したい3つのデメリットについて詳しく解説します。

情報の一元化を進める際の最大の負担と言えるのが、業務フローの変更です。今までの業務と方法が変わり、特に影響を受ける場合、一元化することで現場を混乱させる場合もあります。これらのリスクを最小限に抑えるためにも、一元化に向けた聞き取りや合意形成を始めとし、分かりやすいシステムとそのマニュアル作りなどの準備が欠かせません。さらに、新しいシステムに早く慣れるためには、レクチャーや運用開始後のフォローアップが必須です。

社内全ての情報の一元化のためには、システム構築や導入費用などのためにその規模に応じて一定の初期費用とその後の管理運用が求められます。一見ひとつの費用として見ると高額に感じる場合もありますが、各々で管理運用していたシステムをまとめられるため、現在の運用コストとの比較は欠かせません。さらに、一元化による生産性の向上や業務効率化によって得られる利益が増えれば、一元化する方が長期的な利益が期待できます。

社員がどこからでも、各部署の情報にアクセスできる一元化には業務上のメリットは多くありますが、それに伴い情報漏洩やセキュリティのリスクが生じます。今までは一部の担当者しか見られなかった情報にも全社員が簡単にアクセスできるようになるため、これらの取り扱いには特に注意が必要です。さらに、一元化したシステムや情報にアクセスできる端末やその場所によっても対策するべきセキュリティのレベルが変わるため、自社の社員の働き方にあわせて適切なセキュリティを選択する必要があります。

一元化に向け整理すべき4つの事項

社内の情報や業務の一元化を進めるにあたり、整理しておきたいことは以下の通りです。実際にどのような点を注意するべきかを詳しく解説します。

インターフェースとは「異なる機器同士や使用者と機械の仲介または共有部分」をいいます。ITにおけるインターフェースは、ハードウェア、ソフトウェア、ユーザーインターフェースに分かれますが、ここで特に注意したいのは、ソフトウェアインターフェースです。一元化の際は、現状のソフトウェアインターフェースの把握が欠かせません。どの情報がどこにあり、誰にどのように使用されているのかについても把握することで、一元化に伴う情報の適切な取捨選択と管理が可能になります。

デメリットの部分でもご紹介しましたが、一元化のためのシステム導入には初期費用や管理運用に一定のコストが掛かります。
まずは現在使用しているシステムに掛かる全ての費用と導入費用を比較して、どの程度の価格差が生まれるのかを確認しましょう。この時、既存のシステムをそれぞれ適切な時期に更新した場合の更新（改修）費用も確認します。さらに、一元化により短縮されるであろう業務時間や利益についても概算することで費用対効果がどの程度か細かく試算しておきましょう。

情報の一元化には、以下の方法が選択できます。

自社にシステム開発が可能な専門性の高い人材がいれば自社開発、オリジナルのシステムを希望するのであれば開発会社へ依頼するという選択肢もあります。どちらも導入までに時間は掛かり、コストもある程度は覚悟しなくてはいけませんが、必要に応じて開発も検討してみましょう。現在、最も主流の方法としてSaaSの利用が挙げられます。各開発会社で開発実績や得意分野も分かれますので、システムの内容やカスタマイズ性、導入後のサポートの有無なども併せて確認するのがおすすめです。

一元化に伴い、従業員がアクセスできる社内情報の範囲が格段に広がります。それに伴い情報の取り扱いへのルールの再整備は必須です。さらに、いままで部署ごと、担当者ごとに管理していたデータもまとめて管理するようになるため、管理者や管理方法についても改めて整えましょう。データの利用者と管理者、社内情報の取り扱いのルールや管理体制についても細かく整備することで、導入後のトラブルのリスクを軽減することができます。

データの一元化に利用されるシステム・ツールとは

ここからは、企業のデータの一元化が進められるシステムやツールの一部を、以下の分野別にご紹介します。

自社でデータの一元化を検討している方は、どのようなツールがあるのか、ぜひ参考にしてみてください。

人事管理システム（HCM）とは、採用や勤怠、給与計算から人事評価、スキル管理まで従業員の情報を集約し、管理できるシステムです。おもに以下のような業務を効率化できます。

通常、人事部及び経理部、総務部がそれぞれに管理する情報も、内容によっては同じデータが必要です。一元管理することで、社内の人材活用の適正化や人材管理などの業務負担の軽減が期待できます。

▼人事管理システム（HCM）シェアのアンケート調査データをもとに企業規模別におすすめのシステムを紹介しています。

CRMとは、企業とお客様の関係を管理するためのツールのことを言います。このツールをつかうことで営業担当者などが独自に管理している以下のような顧客情報を会社の試算として管理します。

これらの顧客情報を一元管理することで、営業効率をあげるだけでなく、担当者が異動や退職した後でも適切かつスムーズに引継ぎができます。

▼PRONIアイミツ編集部がツールの導入社数や知名度、アンケートをもとにおすすめのCRMを紹介しています。

EC管理システムとは、複数のECサイトへの出店や、自社のECサイトの管理運用の一元化が可能なシステムです。EC管理システムでは以下のような機能がついています。

これらの業務をまとめて管理できるようになるため、ECサイトごとに管理するよりも大幅に工数を削減可能です。さらに在庫管理や商品登録もまとめてできるため、人為的ミスの削減や在庫切れによる販売機会の損失も防げます。

ナレッジマネジメントシステムとは、社内の人材や組織に蓄積された知識や経験を社内で共有するためのツールです。業務の属人化を防ぎ、業務のマニュアル化などに貢献します。主に以下の4タイプに分けられます。

生産管理システムとは、特に製造業の納期や在庫、コスト、スケジュールなどの、製造に関わる情報を管理するシステムです。主に以下のような情報をまとめて管理できます。

これらの情報をまとめて管理することで、余剰在庫のリスクを最小限にし、需要にあった生産体制を整えることで在庫管理のためのコスト削減にもつながります。

物流管理システムとは、商品の入荷から出荷までのプロセスの管理をまとめて行うシステムのことを言います。出荷先は個人のお客様だけでなく、企業や小売店などさまざまあり、主に以下の情報を管理します。

これらをひとつのシステムで管理することで、膨大な商品を無駄なく効率的な管理が可能になります。

まとめ

この記事では、情報の一元化の基礎知識と導入する際のポイントについてを中心にご紹介してきました。情報や業務の一元化は、業務の効率化やコスト削減のためだけでなく、従業員全体の育成や組織力の向上も期待できます。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、業務ツール選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。