採用管理システムのメリットを徹底解説
採用に関する業務を一元化し、従来よりも採用にかかる手間を大幅にカットできる採用管理システム。便利であることはわかっていても、具体的にどのようなメリットがあるのかを把握しておかなければ、導入を決断することはできないでしょう。 そこで今回は、採用管理システムを導入する6つのメリットをはじめ、注意しておきたいデメリットについても紹介していきます。採用管理システムの導入にお悩みの場合は、ぜひ参考になさってください。
採用管理システムとは？
採用管理システムとは、「ATS（Applicant Tracking System）」とも呼ばれる採用をサポートするシステムのことです。選考管理システムとも言われます。
採用管理システムでは、各種求人媒体への求人広告の出稿管理をはじめ、応募者の管理やメッセージのやり取り、面接日程の調整、応募者の評価管理、最終的な内定者のアフターフォローまでをワンストップで支援できるため、大幅な業務効率化を叶えることが可能です。
採用業務は非常に多岐にわたり、管理が煩雑になってしまいがちなもの。複数の求人媒体を利用している場合は、それぞれの媒体で応募者の管理をする必要があり、メッセージの抜け漏れや対応ミスにも気をつけなけらばなりません。また、媒体を行き来しながら業務を進めるのも非常に面倒でしょう。
しかし採用管理システムを導入すれば、窓口を一本化できるため、募集情報や応募者情報、選考状況などを確認したい場合もシステムを開くだけで済みます。採用業務の効率化によって、人件費を抑えることも可能です。
採用管理における課題
採用管理業務には、さまざまな課題があります。
まずはじめにあげられるのが、採用コストに関する課題です。求人広告の掲載にかかる料金をはじめ、人材紹介サービスの利用料金、さらには説明会を開催する際にかかる費用や、会社案内・パンフレットの制作・印刷代など、さまざまな点で費用がかさんでいきます。コーポレートサイトとは別にリクルートサイトを別途作成するという場合には、さらに費用がかかるでしょう。
そして、採用管理業務は非常に煩雑であることから、人件費が膨らみやすい点も課題の1つです。採用担当者は求人情報の管理や応募者書類のチェックをはじめ、採用スケジュールの管理、求人媒体の担当者との打ち合わせ、応募者の管理・評価、さらには内定者フォローまで行わなけばなりません。
これらの業務をスムーズに進めていくためには、それなりに人数を確保する必要があり、どうしても人件費は膨らんでしまいます。
また、応募者への対応スピードに悩まされている企業も少なくありません。売り手市場である昨今、少しでも早い対応ができた企業がより有利となります。リソース不足によって対応が遅くなってしまう事態はなるべく避けたいでしょう。
以上のように、採用管理業務における課題はさまざま。それらを解決できるのが、採用管理システムです。
採用管理システムを導入する6つのメリット
ここからは、採用管理システムを導入するメリットを紹介します。
選考状況をリアルタイムで確認できる
採用管理システムを導入するメリットとしてはじめにあげられるのが、選考状況をリアルタイムで管理できるということです。
採用管理システムの管理画面を開くだけで、選考スケジュールの進捗や必要な応募者情報、それぞれの担当者などといった採用に関する情報をひと目で把握できます。
現在どのような状況にあるのかを、常にリアルタイムで把握できるため、目標達成までの計画も立てやすくなるでしょう。
自動でメールを返信できる
採用管理システムを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが、自動でメールを返信できるということです。
採用管理においては、応募者とのメッセージのやりとりが欠かせません。しかし、広告を掲載する求人媒体や応募者数が増えるにつれ、対応漏れが発生しやすくなってしまうのも事実です。
採用管理システムを導入すれば、採用業務において必要なメールを自動で送信できるため、スピーディーな対応を叶えられます。即座に対応することで、途中離脱のリスクも抑えられるでしょう。
エントリーを自動で振り分けられる
採用管理システムを導入するメリットとして3つ目にあげられるのが、エントリーを自動で振り分けられるということです。
採用管理システムを導入せず、Excelやスプレッドシートなどを活用している場合は、管理が非常に煩雑になります。とくにさまざまな職種や雇用形態の求人を、複数の求人媒体で募集するというような場合には、応募者情報の管理や選考進捗の管理に多くの手間がかかってしまうでしょう。
その点、採用管理システムを利用すれば、正社員や派遣社員、パートなど、募集する雇用形態ごとにエントリーフォームを分けられるため、それぞれを別々に管理できます。
複数の応募サイトからの情報を一元管理できる
採用管理システムを導入するメリットとして4つ目にあげられるのが、複数の応募サイトからの情報を一元管理できるということです。
採用では複数の求人媒体に広告を出稿する場合が多いでしょう。求人情報を数多く掲載すればするほど、露出が増えて応募数の増加につながります。
しかし、求人媒体や応募者数が増えれば増えるほど、管理も煩雑になってしまうもの。応募者がどの求人媒体を経由した人なのか、それぞれの求人媒体の選考状況はどうなっているのかなど、詳細が把握しづらくなってしまいます。
採用管理システムであれば、それぞれを一元管理しながらも媒体別の情報をわかりやすく把握することが可能。結局どの媒体が一番コストパフォーマンスに優れているのかなど、データを分析する際にも役立つでしょう。
採用募集ページの更新が簡単にできる
採用管理システムを導入するメリットとして5つ目にあげられるのが、採用募集ページの更新も簡単に行えるというポイントです。
採用管理システムには、求人媒体への掲載だけでなく、リクルートサイトの作成もサポートできるものが少なくありません。通常であれば、プログラマーやwebデザイナーに依頼しなければならないサイト制作や編集も、採用管理システムのテンプレートを利用することで簡単に行えます。
人為的なミスの防止に役立つ
採用管理システムを導入するメリットとして6つ目にあげられるのが、人為的なミスの防止にも役立つということです。
採用管理業務をExcelやGoogleスプレッドシートなどで行っていると、管理しなければならない情報の多さから入力ミスが起こりやすくなります。一人ひとりへメッセージを送信する際も、送信漏れや送信ミスなどが起こってしまうかもしれません。
しかし、採用管理システムを導入しておけば、採用管理業務全体を効率化させることができるため、人為的なミスを大幅に減らすことができます。
採用管理システムのデメリットは？
採用管理システムを導入する数多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。導入する前に把握しておきましょう。
自社の現行プロセスで運用できない場合がある
採用管理システムを導入するデメリットとして1つ目にあげられるのが、自社の現行プロセスでは運用できない可能性があるということです。
採用管理システムの主流はクラウドサービスであるため、自社にあわせて柔軟にカスタマイズできるわけではありません。システムのフローに沿って選考を進めることとなるため、場合によっては自社の採用プロセスとマッチしないこともあるでしょう。
システムを選定する際には、どのような機能が欲しいのか、連携させたいサービスやシステムはあるのかなどといった要件をきちんと整理し、導入してから後悔のないように注意しましょう。
社内に浸透するまで時間がかかる
採用管理システムを導入するデメリットとして2つ目にあげられるのが、社内に浸透するまでに時間がかかってしまうということです。
これまでExcelなどで採用業務を管理していた場合とは管理方法が大幅に変わるため、システムに慣れるまでに時間がかかる可能性があります。
社内に定着するまでの時間をなるべく短くするためにも、無料トライアルを活用して使いやすいものを選び、業務効率化により早くつなげられるよう配慮しましょう。
採用管理システムを選ぶポイント
最後に、採用管理システムを選ぶ際のポイントを紹介していきます。システム選びでお悩みの場合は参考になさってください。
他システム・ツールとの連携はできるか
採用管理システムを選ぶ際には、外部のシステムやツールを連携できるのかどうかをきちんと確認しておきましょう。
採用管理システムは基本的にクラウドサービスであるため、オンプレミスに比べてカスタマイズ性は劣ってしまいますが、API連携などで外部システムやツールと併用できるものも少なくありません。
たとえば、メールではなくLINEと連携できるものであれば、応募者とのやりとりをLINE上で行うことも可能です。メールよりも対応率が高いため、途中離脱を防ぐことができるでしょう。
どのようなシステム・ツールと連携させたいのかを、きちんと整理しておくことが重要です。
セキュリティ面は問題ないか
採用管理システムを選ぶ際には、セキュリティ面に問題がないかをきちんと確認しておきましょう。
採用管理では数多くの個人情報を取り扱います。そのため、万が一情報漏えいが起きてしまっては、取り返しのつかない事態となってしまうでしょう。
一度トラブルが起きると、信頼を取り戻すことは非常に困難となります。最悪の事態を防ぐためにも、アクセスできるIPアドレスや端末を制限できるものや、データや通信をすべて暗号化できるもの、プライバシーマークのあるシステムなどを選ぶようにしましょう。
コストと機能のバランスは適切か
Excelで管理を行っていればランニングコストはかかりませんが、採用管理システムを導入する際には利用料金がかかってしまいます。「機能が多ければ多いほど良い」と判断して機能が豊富なシステムをむやみに導入してしまうと、予想以上に費用がかかってしまう可能性もあるでしょう。
システムを選定する際には、自社にとって必要な機能が揃っているか、使う機会のない機能はないかを確認し、コストパフォーマンスに優れていると思えるものを導入しましょう。
また、導入時には必ず複数のサービスから相見積もりを取得し、比較することを忘れないでください。
まとめ
今回は、採用管理システムを導入するメリットやデメリット、システムを選ぶ際に注意しておきたいポイントを中心に紹介してきました。本記事の内容を参考に、ぜひ自社にマッチした採用管理システムを導入してみましょう。
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