採用管理システム（ATS）とは？導入するメリット・必要性も解説
日頃Excelを使って求人や応募者の管理をしており、なかなか手間がかかっている……。そんなときにおすすめなのが、採用管理システム（ATS）です。 採用管理システムを導入すれば、採用に関するさまざまな業務をまとめてシステム化できるため、採用業務の効率化が一気に進むことでしょう。 しかし、採用管理システムが便利であることは知っているが、これまでの管理方法とそんなに変わるのだろうか？と疑問に思っている人も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、採用管理システムを導入する目的やメリット、さらにはどのような種類があるのかなどを紹介していくため、採用業務でお悩みの方や、採用管理システムについて知りたいという方はぜひ参考にしてください。
採用管理システム（ATS）とは
採用管理システムとは、求人管理や応募者の情報管理、さらには面接などの選考管理、選考後の内定者フォローに至るまでを、1つのシステム上でカバーできるもの。英語ではApplicant Tracking System（応募者追跡システム）といい、それぞれの頭文字をとって「ATS」と呼ばれることもあります。
採用業務をまとめてシステム化できるだけでなく、採用に関する情報を一元化できるため、社内での情報共有不足にも貢献するシステムとして多くの企業に導入されています。
採用管理システムの導入目的
多くの企業に導入されている採用管理システムですが、一体どのような目的で利用されているのでしょうか。もっとも大きな目的としてあげられるのが、採用業務の効率化です。
採用業務は、ただ求人を出して応募者と面接するというだけではありません。求人情報の管理にはじまり、応募者情報の管理、一人ひとりへのメッセージ対応、さらには面接日程の調整まで行い、面接が終了してからは社内へ応募者情報を共有、結果をデータとして残しておき、内定者には引き続きフォローを行っていく……ざっと簡単に挙げてみただけでも採用業務は多岐にわたり、その対応に日々追われてしまいます。採用業務に十分なリソースを割けていれば問題ないかもしれませんが、その分人件費はかさんでしまうでしょう。
一方、採用管理システムを導入すれば、それらの業務をまとめて1つのシステムで対応することができるため、たとえば求人媒体Aで連絡を取っている応募者と、求人媒体Bで連絡を取っている応募者に対し、それぞれのシステムで対応するのではなく一括対応できます。
このように採用業務の効率化が進むことによって、人件費が抑えられることも目的の1つ。採用業務にかかる人件費に悩んでいる場合、採用管理システムの導入は非常におすすめです。
また、「SNS広告も出してみよう」、「リクルーターを増やそう」などといった多面的な採用力強化を狙いたいという導入目的も。採用管理システムを導入することによって、これまでにかかっていたコストを削減できることから、その余力をほかのプロジェクトに割けるのです。
LINE連携のある採用管理システムの必要性
近年では、LINE連携のある採用管理システムも増えてきました。
電話やメールでのやりとりのみで採用業務を進めていると、「電話によるやりとりは苦手」、「あまりメールは開かない」という応募者を取りこぼしてしまう可能性もあります。
一方、LINE連携機能の搭載された採用管理システムを導入し、企業用LINEを通して応募者とやりとりを進めれば、開封率や応答率が向上する可能性も。電話やメールよりもコミュニケーションを気軽に取れることから、選考離脱率や内定辞退率の減少が期待できるのも心強いでしょう。
これから採用管理システムを導入しようと検討している場合、LINE連携機能は必須とも言えるかもしれません。
採用管理システム導入で得られるメリット
採用管理システムの概要について分かったところで、導入するとどのようなメリットがあるのか、1つずつ具体的に確認していきましょう。
選考者を一元管理できる
採用管理システムを導入することによって、選考者情報を一元管理できます。
「Aさんは求人媒体Aにて連絡を取り合っているが、Bさんは求人媒体Bを通して連絡をしなければならない」という状況は、採用管理において頻出します。しかし、複数のサービスを行き来するのは非常に面倒であり、だからと言って求人媒体を1つに絞っては応募数が減ってしまうでしょう。
採用管理システムを導入しておけば、複数の求人媒体の情報を1つのシステムで管理できるため、わざわざ複数媒体の管理ページを行き来する必要はありません。
採用のミスマッチを防げる
採用のミスマッチを未然に防ぐことができるのも、採用管理システムを導入する際の大きなメリットです。
採用管理システムの導入で、応募者・選考者の情報を一元管理できるとは先に述べましたが、一元管理によって応募者たちの傾向を掴めます。つまり、合格者たちのデータを用いて合格者の傾向の把握や対策を練ることが可能です。より効果的な施策を打てるため、採用のミスマッチを防止できるでしょう。
採用管理システムのなかには、AIを活用してマッチ度の高い選考者をピックアップするものもあるようです。
選考者情報の共有がしやすい
採用管理システムを導入することで、選考者情報を社内に共有しやすいのも大きなメリットの1つです。
採用管理においては、選考結果や面接の評価などを随時社内に共有していく必要があります。しかし、リアルタイムな情報共有を行うことはなかなか難しく、情報が行き届かないこともあるかもしれません。
しかし採用管理システムを導入しておけば、システム上ですぐに情報共有を行えるため、手間なく選考結果などをシェアできます。
採用をスピーディーに行える
採用業務を効率化できることによって、スピーディーに進められるのも採用管理システムを導入するメリットです。
採用業務には、さまざまなオペレーション業務があるもの。複数の求人媒体にわたって応募者情報を確認する、一人ひとりに個別にメッセージを送ってスケジューリングを行う、内定者へのフォローも行わなければならないなど、業務は多岐にわたります。
その点、採用管理システムを導入すればまとめて管理できることによって工数がカットされ、業務効率化が進み採用業務がスピーディーに。応募者に対してより早く対応できることは、売り手市場を勝ち抜くためにも非常に重要と言えるでしょう。
メッセージの送り忘れがなくなる
採用管理システムを導入しておくと、応募者・選考者へのメッセージの送り忘れもなくなるのが非常に心強いポイント。
複数の求人媒体で採用業務を進めている、さらには複数の採用担当者で採用業務を進めていることが多いことから、うっかりメッセージを送信し忘れていた、なんてこともあるかもしれません。しかし、メッセージの遅延はあってはならないこと。応募者の離脱を招いてしまいます。
しかし採用管理システムを導入しておけば、メッセージの自動送信設定を活用することによって、メッセージの送信漏れをなくすことが可能です。
採用データを蓄積・分析できる
採用業務を進めていくにつれて、これまでの採用データをまとめて蓄積・分析できるのも採用管理システムを導入するメリットです。
採用業務を一元化できることによって、Excelなどでわざわざ管理せずとも自然に採用データを蓄積可能。蓄積されたデータを活用して分析を行うことによって、新たに効果的な施策を展開できます。課題の発見、改善、そしてまた検証、分析とPDCAを回していくことによって、これまでによりも高パフォーマンスを期待できるはずです。
情報更新をスムーズに行える
採用管理システムの導入によって、採用に関する各種情報更新をスムーズに行えるのも大きなメリットの1つです。
採用管理システムを導入しておけば、面接の日程情報、採用の進捗、応募者ごとの選考結果や評価などのデータを簡単に更新できるため、採用管理業務全体の動きをスムーズかつリアルタイムに把握できます。
細々とした情報更新業務に手間を取られず、よりコアな採用業務に集中できるのがうれしいポイントでしょう。
採用管理システムの種類について
採用管理システムと一口に言っても種類はさまざま。導入形態としては、インターネットを通じてマルチデバイスで利用することのできるクラウド型が主流ですが、セキュリティー面に優れたオンプレミス型もあります。
クラウド型の場合は自社にサーバーを設置する必要がないため、導入費用がリーズナブルなだけでなく導入スピードが早いのが特徴。インターネットが利用できる環境であればどこでも使用できるため、移動時間にサクッと情報を確認する、なんてこともできるでしょう。
一方オンプレミス型の場合、自社サーバーを利用するため導入費用も導入までの時間もかかりますが、社外へ情報が漏れてしまうリスクを大幅に抑えられます。
導入形態だけでなく、新卒向けの採用管理システムもあれば、中途採用向け、あるいは両方に対応したものも。どんな採用に注力したいのかによって導入するべきシステムが変わると言えるでしょう。
採用管理システムの選び方
採用管理システムを選ぶ際には、いくつかの点に注意しなければなりません。先にも述べたように、新卒なのか中途なのか、あるいはアルバイトなのか、どの採用に注力したいのかによって導入するべきシステムは変わります。
求人管理に長けているシステムが欲しいのか、それとも応募者管理を得意とするシステムが欲しいのか、あるいは具体的な面接調整などの選考管理に強いシステムが欲しいのかなど、採用管理業務のなかでもどのフローを効率化させたいのかも注意すべきポイント。
それぞれの採用管理システムによって得意とする領域は少しずつ異なるため、きちんと自社が求めている機能やサポートなどを利用できるシステムを導入しましょう。
加えて、セキュリティー面も非常に重要な選定ポイント。採用管理業務では多くの個人情報を取り扱うため、セキュリティー面が万全なシステムであることは必須条件です。通信やデータベースは暗号化されるのか、ログ管理はできるか、IPアドレスの制限はできるのかなどを確認するべきです。
より詳しい採用管理システムの選び方については、こちらの記事をご確認ください。
採用管理システムを活用する際のポイント
採用管理システムを活用する際には、採用に関わる誰もがきちんとシステムをチェックすることが重要です。複数の採用担当者ばかり採用管理システムを活用し、採用情報をシェアしなければならないほかの社員があまり活用していないと、スピーディーな情報共有というメリットを受けられません。
それだけでなく、蓄積されていくデータもそのまま放置されてしまい、なかなかPDCAを回すことができないでしょう。そうなってしまえば、採用管理システムを導入したにも関わらず、パフォーマンスの向上が見込めないかもしれません。
採用管理システムを導入するからには最大限活用するように心がけること。この点をきちんと念頭に置き、費用の無駄とならないように注意しておきましょう。
まとめ
今回は、採用管理システムとは一体どのようなものなのか、導入目的やメリット、導入する際の選び方などについて紹介してきました。
売り手市場が続くなか、採用管理業務をどれだけ効率化できるのかは非常に重要なポイント。Excelなどで管理しており手一杯である、なかなか採用がうまくいかないなどとお悩みの場合には、採用管理システムの導入を検討してみましょう。
もし採用管理システムの選定でお困りの場合は、ぜひアイミツSaaSをご利用ください。
