ワークフローとグループウェア、導入すべきは？違い・メリットも紹介
「ワークフローシステムは業務効率化に役立つので導入するべきだ」「いろいろなツールを利用するより、グループウェアを導入したほうが効率的である」など、ワークフローシステムを導入するべき、あるいはグループウェアを導入するべきだという声は少なくありません。しかし、そもそもその2つの違いが分からず、どちらを導入するべきか迷っているという場合も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ワークフローシステムとグループウェアの違いや導入するメリットなどを解説していくので、どちらを導入するべきかお悩みならぜひ参考になさってください。
- ワークフローとは
- グループウェアとは
- ワークフローのメリット3つ
- グループウェアのメリット3つ
- どちらを導入するかは自社が抱える「課題」で決める
- ワークフロー機能を搭載したグループウェアも
- ツール導入時に意識するべきポイント3選
- まとめ：自社に合ったツールを導入してビジネス効率をアップさせよう
ワークフローとは
はじめに、ワークフローならびにワークフローシステムとは何なのかを確認していきましょう。
ワークフローとは業務における一連の流れのことで、ワークフローシステムとは申請や承認、最終的な決裁に至るまでのワークフローをシステム内で自動化できるものを指します。ワークフローシステムは、それぞれの申請に沿った適切なルートで進められるため、内部統制を強化したい場合にもおすすめです。
本来であれば、ワークフローをスムーズに進めるのはなかなか困難なもの。例えば申請書類の作成に手間取ってしまうほか、その後の承認フローでは上司とタイミングが合わずコンタクトできない、承認までに予想以上に時間がかかるなどといった悩みがつきものでした。
しかしワークフローシステムを導入すれば、わざわざ申請書類を作成して印刷する必要もなく、そのあとの承認フローもまとめて自動化できるため、これまでのような手間はかかりません。クラウド型のシステムであればよりスムーズになるでしょう。
グループウェアとは
一方でグループウェアとは、組織内のハブとなって情報共有や協業を進められるシステムのこと。
従業員一人ひとりの1日の動きを確認できるスケジュール機能をはじめ、会議室や社用車の利用予約ができる設備管理機能、さらには社内文書を管理できる文書管理機能やそれぞれのやるべきことを管理できるToDo機能などがあり、なかにはワークフロー機能まで備えているものも少なくありません。
さまざまな機能が1つにまとまった言わばオールインワン的システムであることから、グループウェアの導入によって多くのシーンで業務効率化が叶います。メッセージ機能やアンケート機能、掲示板機能などコミュニケーションが活性化する機能も利用できます。企業におけるいくつかの課題のなかで、情報共有の円滑化やコミュニケーションの改善がもっとも急がれるという場合にはうってつけでしょう。
ワークフローのメリット3つ
ここからは、ワークフローシステムを導入するとどのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。今回は以下の3つのポイントに絞って紹介していきます。
1.さまざまな申請ルートを明確化できる
ワークフローシステムを導入するメリットとしてはじめにあげられるのが、さまざまな申請ルートを明確化できるというポイントです。
例えば、ワークフローシステムを導入していない場合にありがちなのが、「ワークフローが曖昧なまま決裁されてしまっている」ということ。何かを会社の経費で購入する際に、誰に承認を得たのか曖昧なまま購入してしまう、とあるモノを発注した際に口頭による確認しかなく、曖昧なまま最終的な契約へと進んでしまった……もしもこのような類の悩みが浮上しているならば、ワークフローシステムを早急に導入するべきです。
ワークフローシステムの導入にあたっては、ワークフローを明らかにする必要があるため、何者かが勝手に上司の代わりに承認してしまう、といったようなトラブルも起こりません。内部統制の構築が不十分であるという場合には、ワークフローシステムを活用するべきでしょう。
2.申請漏れ・確認漏れが減少する
ワークフローシステムを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが、申請漏れや確認漏れが減少するというポイントです。
「あとで申請しておこうと思ってそのまま1週間以上時間が経ってしまった」、「先週Aさんから発注に関して申請がされていたが、すっかり忘れてしまっていた」など、申請漏れや確認漏れが後を絶たないという場合において、ワークフローシステムは効果を発揮します。
ワークフローシステムを導入すれば、申請業務・確認業務を大幅に効率化可能。従来であれば、書類を印刷して記入して提出して……という流れが非常に面倒であり、後回しにしたくなってしまうかもしれません。しかし、ワークフローシステムの導入によってわざわざ一から書類を作って提出する必要はなくなるため、申請漏れリスクを軽減できます。
もしもなかなか承認されない申請があった場合には、図らずもその申請を放置してしまっている承認者へとアラートで通知。自分が未対応のままだった申請に気付けるため、承認漏れの発生を防止できます。
3.申請から承認までの作業を効率化できる
ワークフローシステムを導入するメリットとして3つ目にあげられるのが、申請から承認までの作業を効率化できるというポイントです。
先にも述べたように、申請者にとってはなかなか面倒な手続きが少なくありません。社内で決められたフォーマットで書類を作成するところから始まり、書類の印刷、上司への提出、その後上司の承認を得た後は再び管理部門に提出……とやらなければならない事はさまざまあるでしょう。
一方承認者にとっても、「出張から帰ってきたら自席が申請書類で山積みになっていた」なんてことがあるかもしれません。よりコアな業務を進めたいにもかかわらず、申請業務にばかり対応しなければならないのも問題でしょう。
しかしワークフローシステムを導入しておけば、面倒な書類作成もスムーズに。印刷する必要も、提出しに行く手間もカットできます。さらに、近年主流であるクラウド型のワークフローシステムであれば、外出先からでも承認作業を進めることが可能です。
グループウェアのメリット3つ
続いて、グループウェアを導入するメリットについて確認していきましょう。今回は、以下の3つに焦点を当てて解説していきます。
1.スムーズな情報共有が可能になる
グループウェアを導入することによって、スムーズな情報共有が可能となるのが大きなメリットです。
企業において、情報共有とは非常に重要なポイント。全社に向けて通知しなければならないことがある、会議資料を一部の人々に配布しなければならないなど、スムーズな情報共有が必要となるシーンは少なくありません。業務効率化を叶えるためには、まず情報共有の円滑化からはじめなければならないと言っても過言ではないでしょう。
グループウェアを導入しておけば、掲示板機能を活用して情報共有を簡単に行うことが可能。メールを作成する必要もなく、もしも確認していない従業員がいればアラートが送られるため、情報の伝え漏れも防げます。
2.社員同士のコミュニケーションを活性化できる
情報共有がスムーズになるだけでなく、グループウェアの導入によって社員同士のコミュニケーションが活性化できるのもうれしいメリットでしょう。
「テレワークの導入によって、従業員同士のコミュニケーションがめっきり減ってしまった」とお悩みの企業も少なくないのでしょうか。しかし、わざわざビジネスチャットツールを導入するのも費用がかさんでしまうため、イマイチ導入に踏み切れない場合も多いでしょう。
その点グループウェアを導入しておけば、設備予約や文書管理、ToDo管理やスケジュール管理などさまざまな機能をカバーしていながら、掲示板機能やメール機能、チャット機能などでコミュニケーションの活性化も可能。ビジネスチャットツールを導入しなくとも、コミュニケーションに関する課題を解決できます。
3.マネジメント業務が効率化できる
グループウェアを導入することによって、マネジメント業務を効率化できるというポイントも大きなメリットです。
企業において課題として浮上しがちなのが、一人ひとりの業務量をきちんと把握・管理できていないということ。誰が・どんな仕事を・どれだけしているのかという点をイマイチ把握しきれておらず、結果的に過重労働へと繋がってしまった……となってからでは遅いため、そのような事態となるのを未然に防止しなければなりません。
グループウェアを導入しておけば、スケジュール機能でそれぞれの部署やチーム、従業員ごとの仕事の流れが把握できるのみならず、ToDo機能によって管理されているタスクを共有・確認することも可能。例えばチーム内でToDoリストを共有しあうこともできるでしょう。
アンケート機能もあわせて活用すれば、従業員の意思を1つずつ汲み取ることも容易となるのがうれしいポイントです。働きやすい環境作りに、グループウェアが大いに役立つのではないでしょうか。
どちらを導入するかは自社が抱える「課題」で決める
ワークフローシステムとグループウェアのどちらを導入するのかと悩んだ場合には、現在どのような課題を抱えているのかで判断しましょう。
例えば、「社内のワークフローが曖昧となっており、何かしらの契約時や発注時において口頭による確認が多くなってしまっている」、「社内にコミュニケーション不足は見られないものの、多忙な人が多い故にワークフローの遅延が見られる」という場合には、解決すべきはワークフローの明確化や迅速化となるため、ワークフローシステムを導入することが第一となるでしょう。
一方で、「社内のコミュニケーションが乏しく、情報共有もスムーズに行えていない」、「従業員ごとやチームごとのスケジュールの把握や、設備管理などを漏れのないように行いたい」という場合には、グループウェアを導入するべきです。ビジネスチャットツールや文書管理システム、ToDo管理システムなどをまとめて導入できるようなイメージなので、さまざまな課題をまとめて解決できるのではないでしょうか。
ワークフロー機能を搭載したグループウェアも
「ワークフローシステムとグループウェアシステム、どちらを導入するべきか迷ってしまう……」という場合には、ワークフロー機能も搭載しているグループウェアがおすすめです。
「グループウェアとは」でも少し触れたとおり、グループウェアには掲示板機能やスケジュール管理機能などのみならずワークフロー機能を搭載したものも少なくありません。
「ワークフローに関する課題やコミュニケーションに関する課題などをまとめて解決できるシステムが欲しい」という場合には、ワークフロー機能を利用できるグループウェアを導入してみましょう。
ツール導入時に意識するべきポイント3選
最後に、ワークフローシステムやグループウェアを導入する際に意識しておくべきポイントを3つ紹介していきます。
利用にかかる費用・自社の予算
ツール導入時に意識するべきポイントとしてはじめにあげられるのが、利用するためにいくらほど費用がかかるのかということと、それに対し会社の予算はどれほど確保できているのかということです。
ワークフローシステムやグループウェアはクラウド型が主流となっているため、初期費用はある程度抑えられるのがうれしいメリット。しかしその一方で、ある程度のランニングコストがかかってしまうことも事実でしょう。
基本的にはユーザー1人当たり月額◯円、ユーザー数何人までは月額◯円という課金体系が多いですが、一見リーズナブルに見えたとしても、従業員みんなで利用するとなると予想以上に高額となることも少なくありません。
会社が用意できる予算と照らし合わせながら、無理のない範囲で利用できるワークフローシステム／グループウェアを導入しましょう。
使い勝手の良さ・操作性
ツール導入時に意識するべきポイントとして2つ目にあげられるのが、導入を検討しているツールが使いやすいのか、操作性は高いのかということです。
ワークフローシステムやグループウェアを導入すれば、ワークフローの明確化やコミュニケーションの活性化などがすぐに叶うだろう……というのは大きな誤り。実際にツールを導入してからは、まずツールを定着させるという段階をクリアしなければなりません。課題解決をより早く叶えるには、なるべく使いやすいツールを選ぶことはマストです。
使いやすいツールを導入するには、必ず無料のトライアルや無料デモページを利用しておくのが大事なポイント。無料トライアルを利用する際には、決裁権のある人々が確認するだけでなく、実際にツールを使うこととなる現場の従業員たちに確認してもらうことを忘れないようにしましょう。
業種業態・企業文化に馴染むツールかどうか
ツール導入時に意識するべきポイントとして3つ目にあげられるのが、導入を検討しているツールが、業種業態や企業文化に馴染むツールなのかどうかということです。
使いやすさも非常に重要なポイントですが、そもそも業種業態や企業文化とはマッチしないツールであった場合、定着が遅れるだけでなくその後も活用されません。本当に自社に必要なツールなのかを冷静に考えて導入を検討しましょう。
まとめ：自社に合ったツールを導入してビジネス効率をアップさせよう
今回は、ワークフローシステムとグループウェアの違いやそれぞれのメリットについてなどを紹介してきました。
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