電子文書の管理機能がある電子契約システム9選

目次
• 電子契約システムとは
• 電子文書の管理機能がある電子契約システムの導入メリット
• 電子文書の管理機能がある電子契約システム9選
• 電子契約システムの選び方
• まとめ：電子契約システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

電子契約システムとは

電子契約システムとは、従来、紙で行ってきた契約手続きの工程をインターネット上で行えるシステムのことです。紙の場合、契約書を印刷し、署名・押印をもって契約締結となりますが、電子契約システムを使うことで契約書の作成から押印までの一連の工程をインターネット上で完結することができます。また、契約締結に必要な署名や押印も、電子署名やタイムスタンプで代用が可能になります。

すべての契約手続きをインターネット上で行えるため、署名や押印をもらうためだけに取引先に出向く必要がなくなり、時間ロスの削減や業務の効率化が期待できます。また、紙代や印刷代、郵送代が削減できるだけでなく、印紙税等も必要ありません。

電子文書の管理機能がある電子契約システムの導入メリット

電子契約システムのなかには、契約書を適切に管理するため、電子文書管理と呼ばれる検索機能や更新期限通知などのサービスを搭載しているシステムがあります。

電子文書の管理機能が付くことで、過去の契約書をシステム内に一括保管しておくことが可能に。例えば、過去の事例と類似する文書を作成する際は、以前のひな形を参考に契約書の発行ができるなど、一から作成する手間と時間が大幅に削減できるでしょう。

また、電子文書管理機能を搭載するシステムの多くが、契約書名や契約締結日、有効期限などから素早く必要なファイルや文書を探せる機能を備えているため、社内のさまざまなシステムや膨大なデータ量の中でも簡単に見つけ出せます。

電子文書の管理機能がある電子契約システム9選

電子文書の管理機能がある電子契約システムは、数多くの製品が販売されています。それぞれ、サービスが異なるため、導入前に特徴や機能をチェックしておかなければなりません。そこで、電子文書の管理機能がある電子契約システムの中から、とくにおすすめの製品を特徴とともに紹介します。

電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶポイントは、以下の2つです。

まずは、自社に必要な機能が搭載されているかをチェックしてください。テンプレート管理機能やワークフロー機能など、電子契約システムには多くの機能が搭載されていますが、製品やプランによって利用できる範囲が異なります。自社の課題を明らかにし、どういった機能が必要かを検討した上で電子契約システムを選びましょう。

また、費用対効果も重要な比較ポイントです。自社に必要な機能があり、かつ、予算内のサービスをトータルコストで比較しましょう。

契約書には多くの機密事項や個人情報が記載されています。万が一外部に漏洩した場合、自社の信用問題に大きく影響します。システムのセキュリティ体制はもちろん、提供会社がISMSなど情報セキュリティの認証を受けているかどうかも確認したいポイントです。

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まとめ：電子契約システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

電子契約システムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。PRONIアイミツでは、さまざまな条件で電子契約システムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
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