経費の勘定科目一覧を紹介！経費になるものとならないもの

目次
• そもそも経費の項目・勘定科目とは？
• 勘定科目を理解する必要性やメリット
• よく使う経費の勘定科目一覧と具体例
• 経費になるものとならないものの違いは？
• 新しく勘定科目の設定を行う際の注意点
• 経費の仕分けにはエクセルより会計ソフトの使用が便利
• PRONIアイミツで会計ソフト選びを！
• まとめ

そもそも経費の項目・勘定科目とは？

勘定科目とは、帳簿付けや決算書を作成する際に使用する費用や収益などの分類項目のことを指します。「仕入」「売上」「受取利息」「買掛金」などが勘定科目の一例です。経費に関するものでは「旅費交通費」「広告宣伝費」「地代家賃」などがあります。

帳簿付けをする際は、業務上で発生した経費を適切な勘定科目に仕訳する作業が必要です。具体的には、社員が取引先に赴く際にタクシーを使用した場合、タクシー代は「旅費交通費」という勘定科目に仕訳して帳簿に記載します。一方で、接待でお客様をタクシーで送迎した場合のタクシー代の勘定科目は「旅費交通費」ではなく「接待交際費」です。帳簿付けをする際は、取引の内容をどの勘定科目に仕訳をするかが重要です。 

勘定科目を理解する必要性やメリット

業務上で発生した経費を勘定科目で仕訳をすると、内訳がすぐに分かるといったメリットを感じられます。例えば、1ヵ月間で使用した通信費の金額を知りたい場合は「通信費」の勘定科目をチェックするだけです。

なお紙の帳簿の場合は瞬時に確認することが難しいですが、会計ソフトを活用すれば瞬時に把握できます。また経費を正確に勘定科目で仕訳をすることで、経費の計上漏れも防げるでしょう。正確な帳簿付けをすることで正確な決算書を作成でき、税務調査の防止にもつなげられます。

よく使う経費の勘定科目一覧と具体例

経理に関する勘定科目では、よく使用する科目があります。よく使用する勘定科目は以下の通りです。

以下で詳細についてご紹介します。

小売店などが販売する商品をメーカーや問屋から仕入れた場合は「仕入」の勘定科目に仕訳をします。商品を運ぶための運賃や送料なども仕入に該当することを覚えておきましょう。

なお仕入は売り上げに直接関係する費用であり、厳密には経費ではありません。経費とは事業を遂行するために必要な費用であり、仕入は経費に含まれません。ただし、例外として売れ残りの商品に自社のロゴなどを入れて販促品として配布する場合は、経費になるため広告宣伝費の勘定科目で仕訳をします。

事務所の家賃や共益費、月極駐車場の賃料などは「地代家賃」の勘定科目に仕訳をします。事務所の家賃や共益費は前払いであるため、前月に家賃を支払った場合は「前払費用」の勘定科目に仕訳をしてから、翌月に「地代家賃」に振り替えることも可能です。

しかし、この方法だと経理処理が煩雑になるため、事務所の家賃を支払った段階で「地代家賃」の勘定科目で仕訳をしても問題ありません。注意点として、敷金や礼金で返金されないものは「長期前払費用」の勘定科目に仕訳をします。仲介手数料も「地代家賃」には該当せず、仕訳をする勘定科目は「支払手数料」です。

なお水道代や電気代、ガス代などは「水道光熱費」の勘定科目に仕訳をします。「水道料金」「電気料金」などの勘定科目を設けて、それぞれ個別に仕訳をすることも可能です。自宅を事務所にして業務を行っている場合は、水道光熱費の全額を経費計上できません。家事按分をして仕事で使用した分のみ「水道光熱費」の勘定科目に仕訳をします。

従業員が出張する際にかかった経費は「旅費交通費」の勘定科目に仕訳をします。出張する際に使用した航空機や電車、バスなどの運賃は「旅費交通費」として処理します。なお出張先のホテルや旅館の宿泊代も勘定科目は「旅費交通費」です。従業員が出張をする際に出張手当や日当が支給されると就業規則に明記している場合は、出張手当も「旅費交通費」で仕訳をします。また出張をする従業員に概算額を仮払いをする場合は「仮払金」の勘定科目で仕訳をして、金額が確定した時点で「旅費交通費」に振り替えます。

「接待交際費」とは、日頃お世話になっている取引先や仕入れ先などの担当者に、接待や慰安などを行う際に支出する費用の勘定科目のことです。注意点として、飲食などの接待の金額が5,000円以下の場合は「接待交際費」ではなく「会議費」などの勘定科目に仕訳なければならないことを把握しておきましょう。接待が終わってからお土産を渡したり、タクシーで送迎したりする費用は「接待交際費」で仕訳をします。

業務で使用する電話代やインターネット代などの経費は「通信費」の勘定科目に仕訳をします。なお切手代やNHK・ケーブルテレビの受信料なども勘定科目は「通信費」です。ただし、ビジネスフォンやPBXの購入代金は「通信費」ではなく「消耗品費」や「リース料」などの勘定科目に仕訳をする点には注意しましょう。

取引先の担当者にお祝い電報やお見舞い電報を送る場合の勘定科目は「通信費」ではなく「接待交際費」です。従業員に電報を送る場合は「福利厚生費」で処理します。切手代も勘定科目は「通信費」ですが、封筒代の勘定科目は「消耗品費」です。

「広告宣伝費」の勘定科目に仕訳をする経費としては、チラシやカタログなどの制作費、新聞広告やインターネット広告などの料金、ノベルティグッズや販促品の制作費などが挙げられます。なお「広告宣伝費」として計上できるのは、不特定多数に向けての宣伝のみです。特定の取引先に渡す贈答品などは「広告宣伝費」として計上できない点に注意しましょう。

租税公課とは、国税や地方税などの租税と租税以外で国や地方公共団体に徴収される公課のことを指します。「租税公課」という勘定科目に仕訳をしますが、すべてが経費として認められるわけではありません。法人税や住民税は経費として計上できない点や、交通反則金や延滞税、延滞金なども経費計上できない点などに注意が必要です。なお税金によっては納付が翌年になることもありますが、この場合は「租税公課」ではなく「未払税金」で仕訳をします。

次に「福利厚生費」という勘定科目ですが、これに仕訳をするのは従業員の福利厚生を目的とする給与以外の費用です。従業員に支給する住宅手当や食事補助などが「福利厚生費」に該当します。従業員の慰安を目的とする社員旅行の費用も「福利厚生費」であり「旅費交通費」ではないことを覚えておきましょう。社内運動会など社内行事の費用も「福利厚生費」として仕訳をします。なお従業員だけが参加する忘年会や新年会などの費用は「福利厚生費」ですが、取引先の担当者が多数参加して開催する忘年会などは「接待交際費」になるでしょう。

勘定科目の「消耗品費」と「雑費」は混同されやすいため、両者の違いを理解しておくことが重要。「消耗品費」とは、短期間で消耗する物品を計上する勘定科目です。業務で使用する乾電池や文房具、包装紙などの購入費用が該当します。ただし、金額が10万円以上の場合は「消耗品費」にはならず経費計上できない点に注意が必要です。例外として一定の要件を満たす中小企業は、事業で使用するために30万円未満で購入した減価償却資産を経費計上できます。

なおこの場合の勘定科目は「消耗品費」ではなく「減価償却費」として仕訳をします。雑費は他の勘定科目として仕訳ができない費用や少額の費用、一時的に発生する費用などを計上するものです。クレジットカードの年会費や銀行の振込手数料、動画配信サービスの課金などが例として挙げられます。

経費になるものとならないものの違いは？

業務を遂行するために使用した費用には「経費になるもの」と「経費にならないもの」があります。経費は売り上げとのつながりが重要であり、売り上げに貢献すると認められる場合のみ経費計上が可能です。経費にならないものを計上すると不正申告としてペナルティが課される可能性があります。以下では、経費になるものとならないものの違いや、不正申告をした場合のペナルティなどについて解説します。

「経費」として認められるには、売り上げとのつながりがあるかどうかが重要です。従業員は売り上げを生み出す源泉であるため、人件費は経費として認められます。また筆記用具やノートなどの文房具も企業活動を行うために必要なものであるため、経費計上が可能です。

なお取引先の担当者を接待するために飲み会をした場合は「接待交際費」として経費計上できますが、仕事とは関係ないプライベートの飲み会の費用は当然経費として認められません。また租税公課のうち、契約書に貼る収入印紙代（印紙税）は経費計上できます。一方で、法人税や法人住民税などは法人が納付する義務のある税金のため、経費にできない点に注意しましょう。また従業員が社用車を運転している際に交通違反をして納付した交通反則金も経費として認められません。

経費の不正申告が発覚すると、過少申告加算税や重加算税などのペナルティが科されます。税務署が怪しいと思った場合は税務調査が入る可能性があります。不正申告が発覚してペナルティが科されると、過少申告加算税の場合だと未納分の10％が加算された税金を納付しなければなりません。重加算税の場合は40％が加算されます。

新しく勘定科目の設定を行う際の注意点

新しく勘定科目の設定を行う際は「業界用語で設定しない」といった注意点がいくつかあります。例えば、水道料金・電気料金・ガス料金をまとめて「水道光熱費」という勘定科目で仕訳をしていた場合「水道料金」「電気料金」「ガス料金」という3つの勘定科目を新設して別々に計上することは可能です。一方で、業界用語や隠語、略称など、一般の人が理解できない用語で勘定科目を新設することはできません。

勘定科目を新設する際は、社外の税理士や税務署の職員が見て理解できる用語を使用する必要があります。なお勘定科目は、同じものを継続して使用するのが基本です。勘定科目を頻繁に変更すると、正確な記帳ができなくなる恐れがあるため注意しましょう。

経費の仕分けにはエクセルより会計ソフトの使用が便利

経費を勘定科目に仕訳をする際は、エクセルより会計ソフトのほうが便利です。会計ソフトには自動仕訳の機能が実装されているものがあり、活用することで経費を適切な勘定科目に仕訳してくれます。簿記や経理の知識がなくても帳簿付けや決算書の作成が行えるでしょう。また面倒な経理業務を会計ソフトに任せることで、本来の業務に専念できることも会計ソフトを導入するメリットの一つです。

PRONIアイミツで会計ソフト選びを！

会計ソフトは数多くあります。どれを選べば良いのか迷っている企業も多いでしょう。使い勝手が悪い会計ソフトを選んでしまうと、かえって手間と時間がかかってしまうことも考えられます。会計ソフトは自社の業務内容に適したものを選ぶことが大切です。

PRONIアイミツを使えば、さまざまな規模や料金の会計ソフトの中から、自社に適した会計ソフトを簡単に探しだせます。簿記の知識が乏しい場合は、PRONIアイミツを使うことで簿記知識を補填してくれる操作が簡単な会計ソフトを選べるでしょう。

まとめ

経費の勘定科目には、旅費交通費や接待交際費などがあります。適切な勘定科目に仕訳をすることが大切です。なお経費は売り上げとのつながりが重要であり、売り上げに貢献する費用のみが経費として計上できます。不正申告をすると、重いペナルティが科される点に注意しましょう。なおスムーズに仕分けるためにも会計ソフトの導入がおすすめです。

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