会計システムとは？基本機能から活用事例まで解説

目次
• 会計システムとは
• 会計システムの主な機能
• 会計システムの種類
• 会計システムにおける導入形態の種類
• 会計システムのメリット
• 会計システムのデメリット
• まとめ

会計システムとは

会計システムとは、会計業務を支援するためのシステムです。会計業務では帳簿への入力作業をはじめ、決算書の作成など数多くの作業が必要。すべてを手作業で行うには、多くの時間と労力がかかります。

そこで、会計システムを活用することで、従来は紙で作成していた帳簿類を電子的なデータとして扱うことが可能。1度データを入力するだけで、決算書や税務申告書などを作成できます。データを自動的に集計・加工できるため、会計業務の作業量を大幅に削減できる点がメリットです。

会計システムの役割は、会計業務を一元的に管理することです。企業の主な会計業務は、財務会計と管理会計、債務・支払管理の3つに分けられます。それぞれの業務は密接に関係しており、ひとつのミスがほかの業務にまで影響を与えかねません。事前にミスを防ぐためにも、入力を自動化した上で、データを参照しやすいようまとめて管理するのが賢明だと言えるでしょう。

会計システムを利用すれば、会計に関するデータを一元管理できるため、資料を作成する際に複数の帳簿からデータを転記する必要もありません。

会計システムの主な導入目的は、手作業によるミスを予防すること。複雑な会計業務では、入力や計算の過程で人為的なミスが発生しやすいです。計算が合わない場合は、原因の特定に時間を費やさなければなりません。ケースによっては多大に時間を取られてしまい、ほかの業務が滞る恐れもあるでしょう。

その点、会計システムでは帳簿の内容に矛盾があれば、アラートが表示されます。データに矛盾が生じても、その場ですぐに発見・修正することが可能です。もちろん、修正したデータはシステム全体に反映されるため、業務を大幅に効率化できます。

会計システムの主な機能

会計システムには、伝票入力を支援する機能や分析機能など、会計業務を効率化するための機能が数多く搭載されています。具体的にどのような作業ができるのか見ていきましょう。

帳票・伝票入力機能は、入金や出金、振替などの取引を伝票に入力する機能です。入力したデータは、現金出納帳や売掛帳などの帳簿に反映されます。取引先や摘要の入力を支援する機能も備わっているため、手作業を減らすすることが可能です。会計システムを導入すれば、経理業務に慣れていない社員でも、効率的かつ簡単に帳票や伝票を入力できます。

会計システムには仕訳入力機能も備わっています。頻繁に使用する取引があらかじめ登録されているシステムが多いです。取引内容を呼び出すだけで仕訳が入力されるため、会計の知識が少ない社員でも効率的に作業を進められます。

最近では、銀行やクレジットカードの取引データをCSVで読み込み、仕訳を自動化できる会計システムも少なくありません。会計システムを導入することで、仕訳の作業時間を圧倒的に短縮できます。

会計システムには、部門別や取引先別、日・月別など、さまざまな切り口で取引を集計できる機能が備わっています。指定した条件にもとづき、損益計算表や賃借対照表を作成することが可能です。制度会計とは別に、企業独自の科目体系・部門体系でも集計できます。

会計システムを活用すれば、部門別の損益集計も簡単です。1回のデータ入力でさまざまな統計を作成できるため、集計作業を効率化できます。

会計システムでは、期別比較財務表や損益分岐点分析など、データを分析するためのフォーマットも用意されています。集計したデータを経営指標として活用しやすくなる点もメリットでしょう。

出力する項目を選ぶだけで、自動でグラフが作成される会計システムもあります。自社の会計を視覚的に確認できるため、数字が並んだだけの一覧表でチェックするよりも正確に状況を把握できるでしょう。

もちろん、会計システムには、IDやパスワードを管理するセキュリティ機能も備わっています。IDごとにアクセス権限を設定できるシステムも少なくありません。ユーザーごとにアクセスできるデータを制限できるため、関係者以外に情報が漏れるリスクを下げられます。

また、データを入力する人と承認する人を分けることも可能です。入力者と承認者を別々に設定しておけば、不備や不正を事前に防げるでしょう。入力履歴はシステム上に残されるため、万が一不備があっても担当者にすぐに確認できます。

会計システムの種類

会計システムは、大きく分けると財務会計システムと管理会計システム、債務・支払管理システムの3種類。単体で使用できる場合もあれば、財務会計システムと管理会計システムが一体になっているものなどもあります。サービスによっては、必要なシステムを選んで使用することも可能です。それぞれのシステムが持つ機能や特徴について解説します。

財務会計システムは、財務会計に関するデータを扱うシステムです。財務会計とは、社外の利害関係者へ自社の会計情報を提供するための会計業務のこと。財務会計システムは、帳簿や税務報告書、決算書の作成などに使用されます。

そのため、主な機能は伝票入力、決算書作成、帳票出力の3つです。自動仕訳や仕訳のテンプレートが用意されており、財務会計業務の工数を削減できます。

管理会計システムには、予算管理や予実帳票、経営状況をシミュレーションする機能などが備わっています。管理会計は自社の会計情報を経営者が把握するために行うため、外部向けの財務会計とは異なり、扱うデータも会社によってさまざまです。

管理会計システムでは、部門や地域、プロジェクトなど、任意のセグメントを設定して会計情報を集計できます。さまざまな角度から自社の会計情報を分析できる点が特徴です。

債務・支払管理システムは、債務情報を整理し、支払業務を効率化するための機能を備えたシステムです。活用することによって、支払方法や口座情報などを一元的に管理できます。また、システムによっては、支払の処理や消込の自動化に対応している場合も。事前に設定しておいた支払の限度額を超えた場合は通知されるため、支払に関するミスも減らせます。

会計システムにおける導入形態の種類

会計システムの導入形態は、クラウド型とオンプレミス型（パッケージ型）の2つに分けられます。導入形態によって使い勝手が異なるため、目的に合わせて選ぶことが大切です。以下で詳しく解説します。

クラウド型は、インターネット経由で利用する会計システムです。インターネットに接続できる環境と、パソコンやスマートフォンなどのデバイスがあれば利用できます。システムをパソコンやサーバーにインストールする必要はありません。IDとパスワードさえあれば、社外の端末からでも利用できます。

一方で、インターネットに接続できない環境では利用できません。加えて、IDとパスワードが流出すると悪用されてしまうリスクもあるため、パスワードの管理には注意が必要です。

オンプレミス型は、パソコンなどにインストールして使用するタイプの会計システムです。インターネットに接続されていない状態でも利用できます。社内のみでデータを扱えるため、情報漏えいのリスクを下げられる点が特徴です。

ただし、バージョンアップの際にはユーザーが手動でアップデートする必要があります。端末の数が多い場合は、インストールに相応の手間と時間がかかる点がデメリットです。

会計システムのメリット

会計システムには、ヒューマンエラーの防止をはじめとするさまざまなメリットがあります。ここでは、会計システムを利用する3つのメリットについて解説します。

会計システムを導入するメリットとしてまず挙げられるのは、ヒューマンエラーを防止できる点でしょう。会計システムには、業務の自動化や効率化を支援する機能が搭載されているため、手作業によるミスを事前に防ぐことが可能です。計算が合わない場合はアラートが出るため、早い段階でミスに対応できます。

また、元データを修正すれば、その内容はすべての帳票に反映。ミスの対応に割く時間も削減できます。

会計システムでは、税制や財務会計などの制度に沿った書式の作成や処理を実行できます。会計システムのワークフローに従って作業すれば、現行の制度に則った会計が可能です。制度が改正された場合も、システムのアップデートによって即座に対応できます。クラウド型であれば自動的にアップデートされるため、ユーザーが対応する必要もありません。

制度が改正された際の業務負担を軽減できるのも会計システムのメリットです。

会計システムには、経営状況をリアルタイムで把握できるというメリットもあります。紙やExcelによる会計処理の場合は、データを社内で共有できるまでに時間がかかるケースも少なくありません。一方で、会計システムに入力したデータは、リアルタイムで即座に反映されます。

クラウド型の会計システムであれば、離れた事業所のデータ共有も可能です。経営状況をリアルタイムで把握できれば、経営者もスピーディーに判断をくだせるでしょう。

会計システムのデメリット

会計システムの導入で失敗しないためには、メリットだけでなく、デメリットについても知っておくことが重要です。ここでは、会計システムのデメリットについて確認しておきましょう。

会計システムには、データ漏えいや消失のリスクがあります。近年では企業をターゲットにしたサイバー攻撃も珍しくなくなっており、自社が狙われる可能性も十分にあるでしょう。情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ対策の徹底は必須です。

また、オンプレミス型を利用している場合は、会計システムをインストールしているパソコンが故障するとデータが消失するリスクも。必ず安全なバックアップ先を指定してデータを保護しましょう。

データを改ざんされるリスクがある点も、会計システムのデメリットだと言えます。会計システムは入力作業を簡略化できる反面、処理を改ざんしやすいのも事実。帳簿を修正する際に、虚偽の取引を入力するなどの不正が発生するリスクもゼロではありません。

加えて、ID・パスワードの管理も重要です。不正を防止するためにも、アカウントごとに権限を設定するなどの対策を施しておきましょう。

会計システムは、仕訳を完全に自動化できるわけではありません。ネットバンキングやクレジットカードなどを利用したインターネット経由の取引であればほぼ自動化できますが、現金などのオフラインによる取引の自動化は困難です。

どのような会計システムであっても、一部の仕訳は手動で対応しなければなりません。会計システムで自動化できる作業には限界があることを覚えておきましょう。

まとめ

会計システムの基本機能やメリットについて解説しました。会計システムをうまく活用するには、システムにできることとできないことを理解しておく必要があります。

本記事を読んでも、「どのシステムが自社に向いているのかわからない」という方もいるかもしれません。アイミツでは会計システムの導入サポートも行っているため、お悩みの際はお気軽に無料相談をご利用ください。

また、おすすめの会計システムについて知りたい方は、別記事「最新比較でおすすめの会計ソフト」をご覧ください。