【専門家監修】名刺管理ソフトとは？メリット・デメリットや導入する目的を解説

目次
• 名刺管理ソフトとは
• 名刺管理ソフトで実現できること・機能一覧
• 名刺管理ソフトのメリット
• 名刺管理ソフトのデメリット
• 【比較表】名刺管理ソフトの一覧
• 代表的な名刺管理ソフト3選
• まとめ：名刺管理をデジタル化し、効率的な営業活動を
• よくある質問

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、名刺情報を管理するためのソフトウェアです。名刺に書かれている企業名や氏名、電話番号といった情報をスマホやスキャナで読み取ることで、名刺管理ソフト上で管理できるようになります。保存した情報は簡単に社内共有できるため、さまざまな用途で活用可能です。

紙で名刺を管理していると、以下のような課題が出てきます。

これらの課題を解決することが名刺管理ソフトを導入する目的となります。次の章では、名刺管理ソフトを導入するメリットを詳しく解説します。

名刺管理ソフトで実現できること・機能一覧

名刺管理ソフトの主な機能をもとに、実現できることを解説します。

名刺管理ソフトは、名刺情報のデジタル化や効率的な管理を実現するツールです。例えばOCRスキャナーを活用して名刺を簡単にデータ化し、キーワード検索やタグ付けによる迅速な情報検索を可能にします。また、共有機能により、チーム全体で名刺データを活用し、営業活動や顧客対応の効率化に寄与。さらに、オンライン名刺機能やマルチデバイス対応により、リモートワークや外出先でもスムーズに業務を進められます。名刺管理を通じて、営業プロセスの最適化と顧客関係の強化が期待できます。

名刺管理ソフトのメリット

ここからは、名刺管理ソフトがどのようにビジネスをサポートするかを詳しくご紹介します。

名刺管理ソフトには、業務効率化に役立つ多くの機能が搭載されています。検索機能を使えば、保存した情報を瞬時に見つけることが可能です。会社名や氏名、ステータスなどでソートもできるので、一部の情報しか思い出せない場合でも、目的の情報にたどり着けます。また、CRMやSFAと連携することで、名刺管理ソフトの情報を他のシステムにも反映できるため、何度も情報を入力する手間を省くことが可能です。

名刺の読み取りの際にOCR（光学文字認識）機能を活用することで、文字や写真から得るデータをより正確にデジタル化できます。

名刺管理ソフトを使えば、名刺情報を一元管理できるため、社員が個々に名刺を管理している状態や、社内でまとめて管理しているものの情報共有ができていない状態を改善できます。名刺情報の更新もできるため、常に最新情報を業務で活用可能です。

また、どの社員がどのクライアントとコンタクトを取っているかや、過去のコンタクト歴を確認できるので、重複してコンタクトを取ってしまう事態も防げます。

名刺管理ソフトを導入すれば名刺を物理的に管理する必要がなくなるため、情報漏えいのリスクを大幅に減らせます。ログ管理を行える名刺管理ソフトであれば、不正利用の抑止が期待できます。プライバシーマークを取得しているサービスであればより安全です。

名刺管理ソフトと他ツールを連携することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。例えば名刺管理ソフトに登録された顧客情報が自動的にCRMへ同期されることで、手動入力の手間を省き、入力ミスやデータの重複を防げます。

また、メール配信ツールと連携することで、顧客リストの作成やターゲット層への迅速な情報発信が可能に。他にも社内チャットツールと連携すれば、名刺情報を基にしたスムーズな社内共有も実現します。他ツールとの連携機能は日常業務の無駄を削減し、より戦略的な業務運営をサポートします。

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名刺管理ソフトのデメリット

一方、名刺管理ソフトを導入する際には、自社にマッチしたものを選ばないとデメリットも生じてしまいます。どのようなデメリットがあるのかも確認しておきましょう。

アナログの管理では初期費用やランニングコストは発生しませんが、名刺管理ソフトを導入すると、導入時や毎月または毎年の利用料金がかかります。一方で、初期費用や月額料金が無料で提供されている名刺管理ソフトもあるので、もし費用が気になるようであれば、無料のサービスから始めることもおすすめです。

名刺が数枚であれば短時間で済みますが、溜めこんでいる場合はデータ化に時間がかかります。そのため、定期的に名刺情報をデータ化するようにしましょう。名刺のスキャンを楽にするために、名刺を一気に取り込めるスキャナやOCR機能を利用することもおすすめです。また、データ化の代行サービスを利用することも検討してみてください。

セキュリティが向上するというメリットと相反しますが、クラウドに名刺情報を上げるということは、サイバーリスクに晒されるということです。安全に名刺情報を取り扱うためには、セキュリティ対策がきちんと施されている名刺管理ソフトを導入しましょう。また、名刺情報をはじめとする個人情報の取り扱いに関する研修を実施し、従業員のセキュリティ意識を高めることで、情報漏えいのリスクを最小限に抑える努力が必要です。

【比較表】名刺管理ソフトの一覧

ここからは実際に、名刺管理ソフトの初期費用・月額料金・登録可能枚数を比較します。以下の比較表をご覧ください。

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代表的な名刺管理ソフト3選

ここからは代表的な名刺管理ソフト3選を紹介していきます。それぞれ特徴が異なるため、自社にあったソフト選びの参考にしてください。

名刺管理ソフトの選び方を理解してからサービスを選びたいという場合は、以下の記事で選ぶときのポイントを確認しましょう。

まとめ：名刺管理をデジタル化し、効率的な営業活動を

今回は、名刺管理ソフトの機能や導入するメリット・デメリットを中心に、代表的な名刺管理ソフトも紹介しました。名刺管理ソフトを導入することによって、名刺データの一括管理を叶えることができます。営業活動の効率化にもつながるため、名刺管理や名刺の有効活用にお悩みの場合は導入を検討してみましょう。

アイミツでは「名刺管理ツールを厳選比較」の記事でおすすめの名刺管理ソフトをまとめて紹介しているため、名刺管理ソフトをお探しの方はあわせてそちらもご覧ください。

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よくある質問

名刺管理ソフトについて、よくある質問に回答します。

名刺管理ソフトを選ぶ際には、自社の課題や業務ニーズに適した提供形態や機能を把握することが重要です。例えばクラウド型のソフトはコストを抑えつつインターネット環境でどこからでも利用可能であり、オンプレミス型はデータを自社管理できるためセキュリティを重視する企業に適しています。

他にも、データ化の正確性や業務効率が大きく影響のあるOCR機能の精度やオペレーターによるデータ修正機能の有無も比較ポイントです。また、名刺共有機能やCRMとの連携機能は、営業活動の効率化や情報共有の強化に役立ちます。費用面では、初期費用や月額料金だけでなく、追加費用の有無も確認しましょう。さらに、導入実績や業界シェアを調べることで、信頼性やサポート体制を把握できます。

自社ツールとの連携や対応規模も考慮し、最適なソフトを選ぶことが成功のカギです。名刺管理ソフトの選び方について詳しく知りたい方は「名刺管理ソフトの選び方」に関する記事をご参照ください。