名刺管理ソフト

作成日:2021-03-12 19:08:53 更新日:2021-06-17 18:01:28

名刺管理ソフトのメリット・デメリットとは?選び方も解説!

名刺管理ソフトを導入するメリットやデメリットをはじめ、名刺管理ソフトの基本機能や、ソフトを選ぶときの注意点などをまとめて解説。代表的な名刺管理ソフトも紹介するので、導入を検討している人は要チェックです。

名刺管理ソフトのメリット・デメリットとは?選び方も解説!

名刺管理ソフトとは

はじめに、名刺管理ソフトとはどのようなものなのかを簡単におさらいしていきましょう。名刺管理ソフトとは、名前の通り名刺情報を管理することのできるソフトウェアのこと。名刺に書かれている企業名や氏名、電話番号などといった情報を、OCR処理などを用いたスキャン機能で読み取り、そのままデータに変換することができます。データ化した名刺情報はソフト内で管理されるだけでなく、スマートフォンやパソコンなどデバイスを問わずシェアすることが可能です。

従来の名刺管理における問題点

これまでの名刺管理には、いくつかの問題点が残されていました。最大の問題点としてあげられるのは、単に名刺が増えていくばかりで、きちんと情報を管理しづらいという点です。営業担当者が常に名刺を持ち歩いているが故に、ほかの担当者や社員に情報がシェアされていない、もらった名刺をまとめて管理しているものの、ただファイルにしまわれているだけで情報の有効活用はできていないなど、いわば名刺の持ち腐れ状態となってしまうことがめずらしくありませんでした。しかし、名刺管理ツールを導入すれば名刺情報のデータ化が叶うため、名刺情報を気軽に一括管理ができ、これまでの悩みを解決することが可能です。

名刺管理ソフトの基本機能

続いて、名刺管理ソフトの基本機能をチェックしていきましょう。

マルチデバイス対応の読み取り機能

名刺管理ソフトでは、スマートフォンのカメラで名刺を撮影して情報の取り込みが可能。OCR(光学文字認識)機能を活用し、文字や写真から得るデータをより正確にデジタル化することができます。名刺情報をデジタル化することによって、パソコンやスマートフォン、タブレットなどデバイスを問わずデータを確認できるのが便利でしょう。

名刺情報の管理・検索機能

名刺情報をデジタル化して管理できることによって、営業スタッフがそれぞれ手に入れた名刺情報の一括管理ができます。会社名や氏名、その他さまざまな条件によってソートをかけることもできるため、今すぐ名刺情報を確認したいという時にもスピーディに見つけ出すことが可能です。

システム連携機能

名刺管理ソフトのなかには、オプションとして外部システムとの連携機能も搭載されているものがあります。例えばSFA(営業支援システム)や顧客管理システムなどと連携することができる場合、名刺情報をわざわざ手打ちで入力していく必要がないため、業務効率化に大きく貢献するでしょう。

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトに搭載されている基本的な機能をおさらいしたところで、導入するメリットにはどのようなことがあげられるのかチェックしていきましょう。

セキュリティの向上

名刺管理ソフトを導入するメリットとして1つ目にあげられるのが、セキュリティ体制を向上させることができるというポイントです。名刺管理ソフトを導入していない場合、単に名刺をファイルなどで管理していると、名刺を紛失してしまうということもないとは言い切れません。個人情報の流出につながってしまうため、名刺はより厳密に管理しなければならないでしょう。名刺管理ソフトを導入すれば情報を一元管理ができるため、データ紛失のリスクが低下するほか、ログ管理を行えるソフトであれば不正利用をより抑止できます。プライバシーマークを取得している会社のサービスであればより安心できるのではないでしょうか。

データ化による社内共有が可能

名刺管理ソフトを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが、名刺情報をデータ化できることによって、社内で柔軟に共有できるということです。ツール上で一元管理を行えるため、それぞれの営業社員がバラバラに管理している状況や、社内にあるファイルでまとめて管理しているものの情報共有はできていない状況を改善できます。情報を共有できるだけでなく、誰が誰とコンタクトを取っているのかなども把握できるのが心強いでしょう。

名刺情報の検索を効率化

名刺管理ソフトを導入するメリットとして3つ目にあげられるのが、名刺情報の検索を効率化できるということです。一元管理されているデータのなかから、会社名や氏名、さまざまなステータスなどでソートしてデータのピックアップができるため、参照したい情報がある時に手間がかかりません。スマートフォンでも利用することができるので、いつでもどこでも情報を確認できるのが便利でしょう。

紙の名刺にあったストレスから開放

名刺管理ソフトを導入するメリットとして4つ目にあげられるのが、紙の名刺にあったストレスから開放されるということです。紙の名刺のまま管理している場合、「SFAやCRMへの登録をはじめ、いちいち情報を管理するのが面倒」、「管理する場所が必要となるだけでなく、紛失のリスクもあるのが気になる」というストレスがどうしてもかかってしまいます。しかし名刺管理ソフトを導入すれば、情報を一括でデータ化できるため、業務を効率化するだけでなく紛失や情報流出も防止することが可能です。

常に最新の名刺情報を保てる

名刺管理ソフトを導入するメリットとして5つ目にあげられるのが、常に最新の名刺情報を保つこともできるということです。名刺を数年前にもらっていても、いつの間にか部署が変わっていた、肩書きが変わっていたなんてことも少なくありません。しかし名刺管理ソフトを導入しておけば、コンタクトをとっている社員が常に最新情報へとアップデートしてシェアすることが可能。名刺をもらった時から時間がたってしまっても問題ないでしょう。

ビジネスの営業活動を効率化

名刺管理ソフトを導入するメリットとして6つ目にあげられるのが、ビジネスにおける営業活動を効率化できるというポイントです。名刺管理ソフトを導入していない場合、とある営業担当者Aが新規開拓だと思ってアプローチしているA社の人物が、実は他の営業担当者Bが過去にコンタクトをとっていたなんてことも少なくありません。しかし、名刺管理ソフトを使ってほかの担当者と面識がないかを確認しておけば、時間の無駄が発生することを未然に防げます。

名刺管理ソフトのデメリット

一方、名刺管理ソフトを導入する際には、自社にマッチしたものを選ばないとデメリットも生じてしまいます。どのようなデメリットがあるのかも確認しておきましょう。

毎月のコストが発生する

名刺管理ソフトを導入するデメリットとして1つ目にあげられるのが、毎月のコストが発生してしまうということです。名刺管理ソフトを導入なると、どうしても毎月あるいは毎年の利用料金がかかってしまいます。紙の名刺で管理している分にはかからない費用がプラスされてしまうため、ランニングコストがかかるのはなるべく避けたいという場合にはデメリットでしょう。しかし、なかには月額料金が無料で提供されているものもあるため、そういったものから使い始めてみるのもいいかもしれません。

導入初期は名刺のデータ化に時間がかかる

名刺管理ソフトを導入するデメリットとして2つ目にあげられるのが、導入したばかりのときには名刺のデータ化に時間がかかってしまうということです。名刺管理ソフトを導入したからと言って、これまでに溜めてきた名刺情報をすぐにデータ化できるというわけではありません。一気に読み込むことのできるスキャナーなどがあれば効率化することもできますが、なければ1つずつスマートフォンで撮影するしかないでしょう。そのため、あらかじめデータ統合のための期間を用意しておくと安心かもしれません。

名刺情報が顧客管理システムと重複する

名刺管理ソフトを導入するデメリットとして3つ目にあげられるのが、名刺情報が顧客管理システムなどと重複してしまうこともあるということです。さまざまな外部システムとの連携も行える名刺管理ソフトであれば問題ありませんが、もしもできない場合には顧客管理システムなどに情報を多重に登録しなければならない場合があります。業務の効率化を考慮し、外部システムとも連携できる名刺管理ソフトを選んでおくといいでしょう。

セキュリティ対策が必須

名刺管理ソフトを導入するデメリットとして4つ目にあげられるのが、セキュリティ対策が必須であるということです。これまでは社内にて管理していたものをデータ化して取り扱うということは、インターネットの脅威に晒されてしまうということ。セキュリティ対策がきちんと施されているソフトを導入するのはもちろんのこと、名刺情報をはじめとする個人情報の取り扱いについて従業員に教習を行うなど、教育体制も整えておくと安心できるでしょう。

バックアップが必須

名刺管理ソフトを導入するデメリットとして5つ目にあげられるのが、バックアップを取る必要があるということです。「名刺管理ソフトを導入したから、アナログ管理は廃止しすべて処分した」という場合、名刺管理ソフト内にあるデータが飛んでしまえば一大事。今まで管理してきた情報をきちんと保管していくためにも、少し面倒かもしれませんが、定期的にバックアップを取っておかなければなりません。ここまで、名刺管理ソフトの基本的な機能や、導入するメリット・デメリットを紹介してきました。名刺情報のデータ化や一元管理などさまざまな便利な機能があることが分かりましたが、名刺管理ソフトと一口に言っても種類はさまざまです。それでは、選定する場合どのようなポイントに気をつけるべきなのでしょうか。

名刺管理ソフトの選定で確認すべきポイント

何よりも重要なのは、導入する名刺管理ソフトが自社にあっているのかどうかということ。それでは、どのような観点で自社とマッチしているのかを確認していくべきなのでしょうか。先ほどまで紹介してきたメリットやデメリットなども踏まえながら、名刺管理ソフトの選定で確認するべきポイントをチェックしていきましょう。

コスト

名刺管理ソフトと一口に言っても、利用料金はさまざま。初期費用が必要・不要のほか、月額利用料金でどこまでの機能が含まれているのか、オプションではどのような機能が利用できていくらするのかなど、それぞれの名刺管理ソフトで費用はまったく異なります。どれほどの人数が使用するのか、月々何枚ほどの名刺情報を取り込むのかをきちんと考慮し、自社の規模にあった名刺管理ソフト、料金プランを選ぶことが重要でしょう。また、さまざまな機能が搭載されていると便利と思いがちですが、大切なのは自社にとって必要なのかどうかです。使用頻度が低い機能が多く搭載されていても、その分料金は高くなっているため費用の無駄となってしまいます。最低限必要な機能は何か、できれば搭載されていてほしい機能は何かを社内で整理しておくことによって、最適なソフトを選ぶのに役立つのではないでしょうか。

使いやすさ

名刺管理ソフトに限った話ではありませんが、ソフトウェアの導入においては使いやすさが非常に重要なポイントです。せっかく名刺管理ソフトを導入したにも関わらず、使い方が分かりづらいため結局あまり使用していないということとなってしまえば、導入費用も無駄となってしまうでしょう。そのような失敗を未然に防ぐためにも、各ソフトウェアが提供している無料トライアルやデモを活用するのがおすすめ。操作性の高さや、現場のニーズにマッチしているのかなどをきちんと確認してから本格的な導入を検討するべきです。万が一操作方法で分からないポイントがあった場合やトラブルがあった場合、気軽に相談することのできるサポートセンターが用意されているとより安心でしょう。

信頼性・安全性

名刺管理ソフトを導入するデメリットでも触れている通り、個人情報を守るためにもセキュリティ面が非常に重要です。そのためにも、名刺管理ソフトの提供元はプライバシーマークやISO/IEC 27001などの情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)についての認証を取得しているのかをチェックしておくと安心でしょう。また、これまでに何社ほどが導入してきたのかといった実績数も重要ですが、導入してきた企業の継続率も重要です。ソフトを使い続けたいと思われているということは信頼と安全の証。セキュリティ面もサポート面も充実しているということが予想されます。導入を検討する際には、これまでの導入実績数のみならず継続率のパーセンテージも問い合わせてみましょう。

代表的な名刺管理ソフト3選

ここまで名刺管理ソフトを選定するときのポイントを紹介してきましたが、「実際にどのようなソフトがあるのか知りたい」という方も多いのではないでしょうか。そこで最後に、数々の企業のソフト導入をサポートしてきたアイミツが、代表的な名刺管理ソフト3選を紹介していきます。

Sansan

Sansanは東京都渋谷区に本社を置き、国内トップシェアの人気を誇る法人向け名刺管理ソフト「Sansan」を提供。これまでに7,000社以上の導入・運用実績を築き上げています。何よりもの特徴としてあげられるのが、名刺情報を正確にデータ化できるということ。OCR機能を活用してデータ化するのみならず、オペレーターの手入力によって修正を加えるため、100%に近い高精度を保っています。商談内容も記録できるため単行顧客の引き継ぎがスムーズに行えるのも心強いポイント。組織全体の状況を自動で集約していくこともできるため、組織ツリーを活用してアプローチするべき人物の見える化や、営業戦略の強化も行えるでしょう。

CAMCARD

INTSIG Information Corporationが提供しているCAMCARDは、世界で1.1億人以上ものユーザーが利用している名刺管理アプリケーションです。16ヶ国語に対応しているため、グローバルに展開している企業にとっては非常におすすめ。世界トップクラスの精度を誇る画像補正・OCR機能を活用し、名刺画像を業界最速たったの5秒でデータ化します。無料で利用できる個人版と有料の法人版が用意されているため、まずは個人で利用してみるのもひとつの手段。法人版の場合はオペレーターによる名刺データの修正サービスも提供されており、修正時間も最短5分というスピード感が魅力です。テキストや画像付きメモ、商談リマインダーなどの情報も名刺データに添付できるので、CRM的活用も可能。QRコードを用いた電子名刺交換も行えるのが便利でしょう。

Eight

Sansanが提供しているEightは、クラウド型で気軽に利用できる名刺管理アプリです。ハイレベルなOCR文字認識機能が搭載されているだけでなく、オペレーターによる手入力もあわせて行うことによって高精度を保持。データ化した名刺情報はラベル分類でグルーピングすることもできるのも便利でしょう。名刺交換相手もEightを利用している場合にはチャット感覚でメッセージを送ることが可能。自分のプロフィールを公開しておけば、オンライン名刺交換も叶います。ほぼすべての機能を無料で利用できる点もうれしいポイント。有料版の「Eightプレミアム」にアップグレードした場合は、外部アプリとの連携やデータの一括出力なども可能です。「Eight企業向けプレミアム」の場合には、名刺共有やリスト化なども行えます。

自社にあった名刺管理ソフトを導入しよう

今回は、名刺管理ソフトの機能や導入するメリット・デメリット、選定する際の注意点などを中心に、代表的な名刺管理ソフトも紹介してきました。名刺管理ソフトを導入することによって、名刺データの一括管理を叶えることができます。営業活動の効率化にもつながるため、名刺管理や名刺の有効活用にお悩みの場合は導入を検討してみましょう。アイミツでは「名刺管理ツールを厳選比較」の記事でおすすめの名刺管理ソフトをまとめて紹介しているため、名刺管理ソフトをお探しの方はあわせてそちらもご覧ください。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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