クラウドPBX導入方法は？メリットや費用感も解説

目次
• クラウドPBXとは
• クラウドPBX導入のメリット
• クラウドPBXの導入手順
• クラウドPBXの導入事例
• クラウドPBX導入で失敗しないためのチェックポイント
• まとめ：クラウドPBXを理解して自社に合うものを導入しよう

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、物理的なPBX（主装置）を設置せずインターネット上で電話ができるサービスです。会社の電話番号にかかってくる電話を、自宅のパソコンやスマートフォン、タブレットなどで受けたり、内線を回したりすることができます。インターネット環境さえ整っていればどこにいても社内外の人と通話できるだけでなく、業務の効率化やコスト削減にも役立つでしょう。

従来のビジネスフォンは、導入時にPBXを社内に設置し大規模な工事が必須なうえ、オフィスにいなければ電話に対応できません。IP-PBXはインターネットを使う電話回線という部分はクラウドPBXと同じですが、サーバーを社内に設置しなければならず、電話の対応はオフィスに限定されます。一方、クラウドPBXはサーバーをクラウド化できるため、導入の際に工事が不要で場所が制限されないなどさまざまなメリットがあります。

クラウドPBX導入のメリット

クラウドPBXを導入すると、コストの削減や業務効率化などが期待できるため、会社だけでなく社員にとってもメリットがあります。
具体的にどのような点がメリットになるのか、詳しく解説します

ビジネスフォンやIP-PBXと異なり、クラウドPBXは物理的なサーバーを設置しないため、導入する際に専門業者による工事や配線作業などが必要ありません。そのため、サービスによっては最短で即日利用も可能です。電話の増設やオフィスの引っ越しの際にも工事する必要がなく、Webの管理画面から簡単に設定を変更できるため、余計な手間や時間をかけずに済みます。

クラウドPBXは、専門業者による工事が不要なため初期費用が安いことが大きなメリットです。電話を受ける端末としてPCやタブレット、スマートフォンが使えることから、既に業務で使用している場合は新たに購入する必要もありません。

また、月々の運用費用や通話料も抑えられます。サービスによって異なりますが、小規模サービスの場合は月額数百円から契約できるほか、通話料の平均相場は全国一律8円/3分と固定電話よりも安価です。

さらに、スマートフォンを内線化すれば社員同士の通話料は無料になるため、クラウドPBXを導入することでコストの削減につながります。

クラウドPBXはパソコンやスマートフォン、タブレット、SIP電話機、PCソフトフォンなどさまざまなデバイスで利用できます。テレワークや在宅勤務、内勤がメインの人はパソコンで利用し、出張や外出が多い人はスマートフォンで利用するなど、仕事のスタイルに応じてデバイスを使い分けるのもおすすめです。

インターネット環境さえ整っていれば利用できるクラウドPBXは、場所を選ばず業務連絡が可能です。テレワーク・リモートワークや出張の際も、オフィスに出勤しているときと変わらず電話対応ができます。

また、通話だけでなく留守番電話機能や転送、自動応答、インターネットFAXなど、ビジネスフォンの機能をそのまま使えることも魅力です。サービスによっては通話自動録音機能も利用できます。企業だけでなく、シェアオフィスを利用している方や外出が多い個人事業主の方もクラウドPBXを利用するケースも少なくありません。

クラウドPBXはアプリやソフトを端末にインストールして使います。例えば取引先から不在の担当者へ電話があった場合、通話状態のまま担当者へ転送できるため、電話取次ぎの負担が削減できるでしょう。電話帳の共有も簡単にできるほか、チャットツールなどの機能もあるため作業の効率化にもつながります。

クラウドPBXには、自動通話録音機能が使えるサービスもあります。電話のやり取りを自動で録音し、日付や電話番号で検索可能です。理解が曖昧な部分を後で確認したり、聞き間違いを防いだりするだけなく、言った言わないのトラブル・クレームが発生したときにはエビデンスとしても利用できます。

また、インターネット上で電話機能をすべて制御するクラウドPBXは、災害に強いことも大きなメリットです。災害によって停電が発生しても、ポケットWi-Fiやモバイル通信とスマートフォンを活用すれば内線・外線機能が担保されます。災害時のリスクを分散し早期の業務復旧を目指す「BCP対策」の一環としてクラウドPBXを導入する企業も少なくありません。

クラウドPBXの導入手順

工事不要、短期間で利用を始められるクラウドPBXですが、実際に導入するにはどのような手順を踏むのかを解説します。

まずはクラウドPBXを新たに導入するか、既存のPBXからクラウドPBXに切り替えるかを決めます。これから起業する場合やオフィスを構える場合は電話番号を新たに発行する必要があるため新規導入を選びましょう。既に会社の電話番号がある場合は、切り替えを選ぶとクラウドPBX導入後も同じ番号を継続して利用できます。

新規で導入する場合

新規でクラウドPBXを導入する場合、既にインターネット環境が整っていれば専門的な工事は不要です。クラウドPBXのサービスを契約し、必要な設定を行いましょう。ただし、新しく電話番号を取得する際には、利用する電話回線が光回線とIP電話回線でそれぞれ取得できる番号が異なるため、注意が必要です。

光回線を利用するクラウドPBXは「市外局番」や「0120」「0800」などの番号が取得でき、IP電話回線の場合は「050」「0120」「0800」などの番号が取得できます。しかし、クラウドPBXのサービスによってはIP電話回線でも市外局番で始まる電話番号を取得できる可能性もあるため、サービスを選ぶ前に事前に確認しましょう。

既存のPBXをクラウドPBXに移行する場合

現在利用中の電話番号を引き続き利用する場合は、既存のPBXをクラウドPBXへ移行し、切り替える必要があります。切り替える方法は、番号ポータビリティを利用するか、ゲートウェイを使いアナログ回線を残したままインターネット回線のクラウドPBXを利用するかの2つです。

固定電話向けの番号ポータビリティは「LNP（Local Number Portability）」と呼ばれ、クラウドPBXへ移行する際には、NTT側とクラウドPBX側へ申請することで手続きが可能です。

しかし、サービスによっては番号ポータビリティの利用に一定の条件があり、要件を満たさない場合は番号を引き継げません。また、クラウドPBXのサービスが番号ポータビリティに対応しているかも事前に確認しておきましょう。

ゲートウェイを利用する場合は、ONU（NTTの終端装置）から既存のPBXを取り外し、代わりにクラウドPBXと接続するためのゲートウェイを取り付ければ切り替えが可能です。あとはクラウドPBXから発行される内線ごとのID情報をアプリやソフトに登録しましょう。

ゲートウェイを利用する方法は、ゲートウェイ機器の設置とクラウドPBXとアナログ回線の費用がそれぞれかかるため、番号ポータビリティの方法に比べて初期費用・ランニングコストがどちらも高くなります。

クラウドPBXを新規導入するために、高価な専用機器を新たに購入する必要はありません。導入前には以下の設備を取り入れておくと良いでしょう。

クラウドPBXを利用するには、インターネット回線は絶対に必要です。ただし、通話品質はインターネット環境に左右されるため、回線速度や通信の安定性を考慮すると、光回線がおすすめです。電話を受発信するデバイスは、パソコンやスマートフォン、タブレット、IP電話機などさまざまな種類が利用できるため、既に使っている機器を利用したり使いやすいものを選んだりすると良いでしょう。

ここからは導入するサービスが決まっている想定で、クラウドPBXの導入手順についてより具体的に見ていきます。今回はリーズナブルな価格設定で評判が良く、ユーザー数30,000人以上かつ継続率97％の実績を持つ「03plus」を例に解説します。

①申し込み準備

申し込みには以下のようなものが必要になるので、事前に準備しておきましょう。

・メールアドレス
・クレジットカードまたは通帳など金融機関の口座情報
・本人確認書類
・SNS受信可能な携帯電話

②情報入力・本人確認書類（画像）のアップロード

次に、利用可能エリアを確認しお客様情報の入力、本人確認書類（画像）のアップロードを行います。
続いて「電話番号一覧」から好きな電話番号を選びましょう。最後に支払い情報を入力すれば、申し込みは完了です。
初期費用の決済完了と本人確認が完了次第、メールにてパスワードが送られてきます。

実際にサービスを利用するために、環境を整えます。スマートフォンのアプリを利用する場合と、IP電話機などを利用する場合で以下のように内容が異なります。

【スマホ利用】専用アプリのダウンロード＆設定

スマートフォンで利用する場合は、専用アプリをダウンロードします。アプリの設定画面でIDとパスワードを入力しますが、この時点では発着信はできません。
申し込み完了後に届く所在地確認のハガキに記載された暗証番号を入力することで、発着信が可能となります。
※アプリで本人確認をした場合、ハガキの受け取りは不要です。

【IP電話機・宅内機器利用】電話機との接続

申し込みの数日後、設置する機器（IP電話機、宅内機器）が到着するため、機器を有線LANケーブルでインターネット通信が可能な機器（ルーターなど）と接続します。 宅内機器は、電話線で電話機やFAX機と接続します。

①〜③の手順が終わるとすぐに利用開始となり、通話ができる状態になります。留守番電話やFAX受信、転送など使い方を覚えていきましょう。

▼「03plus」について詳しくはこちら
03plus（株式会社グラントン）

まだ導入するサービスが決まっていないという場合は、PRONIアイミツのコンシェルジュがあなたに合ったクラウドPBXを無料でアドバイスします。
以下のように簡単な質問に答えるだけですので、どうぞ気軽にご相談ください。

クラウドPBXはさまざまなメリットがありコストの削減にも役立ちますが、実際にはどれくらいの費用がかかるのでしょうか。
初期費用や月額費用は、機能の充実度や品質によって差が出ます。また、毎月の料金体系も機器1台あたり、1ユーザー（アカウント）あたりの金額や従量制などさまざまです。
オプションや月額費用に含まれる機能をチェックし、ランニングコストを算出しましょう。
主要なクラウドPBXのサービスごとに、金額や主な機能などを比較して表にまとめました。

※1　クラウドサーバー利用料のみ。アプリ利用料、モバビジIDなどは別途費用が必要。

なお、転送機能と内線基本機能については上記10社においていずれも利用可能です。

クラウドPBXの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったクラウドPBX（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

▼関連記事
【2024年最新】クラウドPBXの平均費用と料金相場

クラウドPBXの導入事例

実際に業務で利用するにあたって、クラウドPBXの利便性はどれくらい実感できるのでしょうか。
ここでは「03plus」「モバビジ」「BIZTEL モバイル」を導入した企業の声を紹介します。

スーパースプーン（コンサルティング事業）

短期間かつ低価格で市外局番072の電話番号を取得できることに驚きました。
実際に使ってみて、外出先でも場所を問わず固定電話宛の電話に出られる便利さを改めて実感しました。
FAXもスマートフォンで受信でき、どこにいてもチェックできることも良いですね。申し込み前のサポートが親切だったのが決め手でした。※1

AOY株式会社（人材ビジネス事業）

申し込みした当日に固定電話番号が取得でき、翌日に開通しました。
シェアオフィス環境でもこんなに早く利用できることに驚きました。
Webで申し込み手続きが完結できること、工事が不要なこと、初期コストが抑えられることが大きな魅力だと思います。※2

※1　出典：https://03plus.net/case/super_spoon.html
※2　出典：https://03plus.net/case/aoy.html

▼「03plus」について詳しくはこちら
03plus（株式会社グラントン）

一般社団法人日本作業療法士協会

CP（事業継続計画）対策の一環としてBIZTEL モバイルを導入しました。リモート環境にいても管理画面から電話受付時間などの設定変更をすぐにできて便利です。
団体として活動しているため、どこからでも代表番号を通知して発信ができる機能にも満足しています。
在宅勤務の職員同士が内線通話を活用することで、スムーズなコミュケーションが実現できました。※1

店舗を出店するたびに電話関連でかかっていたイニシャルコスト100万円程度を、大幅に削減できました。
店舗同士のやり取りを内線化したことで、通話料にかかるランニングコストの軽減にもつながりました。
問い合わせ対応などの電話もそのまま転送でき、機会損失も防げていると感じています。
また、クラウド予約システムと連動のBIZTEL モバイルのCTIアプリを利用することでクラウド間連携が可能となり、システムトラブルによるサービス停止状態もなくなりました。※2

※1　出典：https://biztel.jp/case/mobile/7343/
※2　出典：https://biztel.jp/case/mobile/3520/

▼「BIZTEL モバイル」について詳しくはこちら
BIZTEL モバイル（株式会社リンク）

以上の導入事例を参考に、ぜひクラウドPBXを検討してみてください。
どのサービスにするか迷ったときはPRONIアイミツのコンシェルジュが条件に合ったクラウドPBXをご提案します。

クラウドPBX導入で失敗しないためのチェックポイント

せっかくクラウドPBXを導入しても、機能を使いこなせなかったり、欲しい機能がないサービスを選んでしまったりしては、本来得られるべきメリットを享受できません。
ここでは、導入後に後悔しないためにサービスの比較時にチェックしておくべきポイントを紹介します。

クラウドPBXの料金体系は、サービスによって大きく異なります。例えば、初期費用が安くても月額料金が高ければ、結果的にランニングコストが高くなってしまいます。
サービスの価格を重視する際は、利用予定の端末台数（アカウント数）や基本料金に含まれる内容・機能などを十分に考慮し、トータルコストを見極めて決めましょう。

サポート体制やアフターサポートの充実度も重要なポイントの一つです。クラウドPBXの導入後に操作面で不安があったり、通話面の不具合や操作トラブルが発生したりする可能性もあります。
万が一のときに、専門知識を持ったスタッフが対応してくれるか、チャットや電話でいつでも相談可能かなどをチェックし、手厚く対応してくれるサービスを選びましょう。

クラウドPBXは、ビジネスフォンと同等もしくはそれ以上の機能が使えるようになります。
便利な機能を必要なときに使いこなせるよう、社員に使い方の研修をしておくことが大切です。また、社員がいつでも見直せるよう分かりやすいマニュアルを作っておくのも良いでしょう。
クラウドPBXは、企業の規模や社員数、導入する目的に応じて選ぶべきサービスも異なります。せっかく導入しても思うよりメリットが得られなかった、ということを避けるためにも、導入前に豊富な知見を持つプロに相談してみるのがおすすめです。

まとめ：クラウドPBXを理解して自社に合うものを導入しよう

クラウドPBXは、インターネットの環境さえ整っていればどこにいても会社宛の電話を受けられるサービスです。専門的な機器や工事が不要のため安価に導入しやすく、内線化をすれば社員同士の通話が無料になりランニングコストの削減にも役立ちます。

固定電話番号が取得できるだけでなく、現在使っている電話番号もそのまま利用可能。また、申し込みから開通まで短期間で手軽に行えることから導入する企業が増えています。会社の経費を抑えたい、電話対応に関する業務を効率化したいと考えている方は、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

とはいえ、数あるクラウドPBXを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったクラウドPBXが分かる診断（無料）ができます。