中小企業におすすめの問い合わせ管理システム4選を紹介

目次
• 問い合わせ管理システムが中小企業に注目されている理由
• Excel（エクセル）管理の課題を問い合わせ管理システムで解決
• 中小企業が問い合わせ管理システムを導入するメリット
• 中小企業向け問い合わせ管理システムの選ぶ際のポイント
• 中小企業におすすめの問い合わせ管理システム【比較表】
• 【2024年最新】中小企業におすすめの問い合わせ管理システム
• まとめ：問い合わせ管理システムの導入で中小企業の業務を効率化しよう

問い合わせ管理システムが中小企業に注目されている理由

問い合わせ管理システムとは、顧客からの問い合わせ内容や対応の記録を一元管理できるツールです。顧客と直接やり取りする企業のカスタマーサービス部門や、コールセンターなどで導入が進んでいます。問い合わせ管理システムの主な機能は、次の通りです。

近年では、WebサイトやSNSなどの電話・メール以外の問い合わせも一般的になりました。顧客の声を拾いやすくなった一方で、中小企業の顧客対応業務はより煩雑化しているのが現状です。問い合わせ業務の簡略化や担当者の業務負担軽減が必要とされる中、問い合わせ管理システムが注目を集めています。 

問い合わせ管理システムには3つの種類があります。

Excel（エクセル）管理の課題を問い合わせ管理システムで解決

Excel（エクセル）は、手軽に問い合わせ内容を管理できる反面、手入力の煩雑さや、対応状況の確認に手間がかかります。また、データの持ち出しなど、セキュリティリスクもあります。問い合わせ管理システムでは、そういったExcel管理の課題を解決するための下記のような機能があります。

中小企業が問い合わせ管理システムを導入するメリット

問い合わせ管理システムは、顧客対応のノウハウを共有できるため、チーム全体の対応スキル向上につながります。さらに、蓄積した情報の分析によって新たなニーズや課題が見えてくる場合もあり、事業戦略の見直しなどにも貢献します。下記項目で、中小企業が問い合わせ管理システムを導入するメリットの具体例3つを解説します。 

業務対応の仕組化がされていないと「顧客からの問い合わせに誰が対応するか？」毎回議論しているため非効率になっている中小企業も多いです。また、担当者の決まっていない業務を行う従業員は不安やストレスがたまり、業務品質の低下を招きます。

問い合わせ管理システムでは、問い合わせ内容に応じて担当者を自動で振り分ける機能があります。加えて、個々の問い合わせに対する担当者や対応状況を確認・共有できるため、対応漏れや重複対応などの人為的ミスを防げます。

問い合わせ管理システムでは、問い合わせ対応に関するデータや顧客情報を蓄積・分析できます。顧客からの「よくある問い合わせ」は回答内容のテンプレート化で対応時間を短縮します。問い合わせ対応は、担当者の経験やノウハウによって品質に差が出ることもあるため、テンプレート化することで、どの従業員でも平準化された対応ができます。

業務の属人化は、対応品質低下の原因です。問い合わせ管理システムを導入して複数の窓口から集まる顧客情報を一元管理・共有することで、属人的な対応が解消されます。担当者間の情報共有が同一のシステム上でできるため、過去の問い合わせ内容を確認することで、重複対応を避けられます。会社全体で顧客の問い合わせに向き合うことで、品質の向上を目指せます。

中小企業向け問い合わせ管理システムの選ぶ際のポイント

次に、中小企業向け問い合わせ管理システムの3つの選ぶ際のポイントを紹介します。

問い合わせ管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能を備えているかをチェックするのが重要です。使用中の外部システムと連携できるか、必要なデータが算出できるかなどを事前に確認しましょう。システムを導入する目的を明確にし、達成に必要な機能を洗い出しておくのがおすすめです。また、従業員の誰もが簡単に使える、操作性のよさも欠かせません。無料トライアルなどを活用して、メンバーで使用感を確かめておくと安心です。

問い合わせ管理システムの導入には、初期費用や月額費用がかかります。顧客数などの条件によって料金が異なるため、予算と照らし合わせ、無理なく利用できるサービスを選びましょう。月々の支払いやメンテナンス費用などが負担になるケースもあるため、長期的なコストも踏まえて検討するのが大切です。

問い合わせ管理システムでは、顧客の個人情報を扱うため、セキュリティ事故を起こさないための安全対策も重要です。不正アクセスなどにより情報が漏洩すると、顧客を危険に晒すこととなり、企業としての信頼も失いかねません。IPアドレス制限やデータの暗号化、誤送信を防ぐアラート機能など、セキュリティ対策が充実したサービスを選びましょう。

問い合わせ管理システムのセキュリティについては、問い合わせ管理システムのセキュリティ対策で解説しています。こちらも併せてご覧ください。

中小企業におすすめの問い合わせ管理システム【比較表】

BtoBサービス比較サイトである「PRONIアイミツ」が、中小企業におすすめの問い合わせ管理システムを比較表にまとめました。ぜひ参考にしてください。

【2024年最新】中小企業におすすめの問い合わせ管理システム

ここでは、中小企業におすすめの問い合わせ管理システム4つを紹介します。

まとめ：問い合わせ管理システムの導入で中小企業の業務を効率化しよう

問い合わせ管理システムの導入により業務を効率化することで、対応品質や顧客満足度の向上などが期待できます。問い合わせ管理システム導入のメリットを最大化するために、機能やコスト、セキュリティ面なども考慮しながら、自社に適したサービスを見極めましょう。

しかし、問い合わせ管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、問い合わせ管理システム選びについての無料相談を受け付けています。まずは下記ボタンから、問い合わせ管理システムの希望要件を整理していきましょう。