問い合わせ管理システムのセキュリティ対策は？おすすめの製品も紹介

目次
• 問い合わせ管理とセキュリティリスク
• 問い合わせ管理システムのセキュリティ対策
• 実際にあったセキュリティ事故の事例
• 高セキュリティの問い合わせ管理システム【比較表】
• 【2024年最新】セキュリティの高い問い合わせ管理システムおすすめ4選
• まとめ：システム導入でセキュアな環境での問い合わせ管理を

問い合わせ管理とセキュリティリスク

問い合わせ管理システムとは、さまざまなチャネル（手段・媒体）から寄せられる顧客からの問い合わせを一元管理できるシステムです。電話やメール、SNSやECサイトの問い合わせフォームからの問い合わせを一元管理することで、対応漏れや二重対応を防ぎます。

一方で、Excelを使って問い合わせ情報の管理をしている企業は多いのではないでしょうか。問い合わせ内容には顧客の個人情報も多く含まれるため、Excelでの管理ではセキュリティリスクが高いといえます。具体的には、以下のセキュリティリスクが考えられます。

顧客情報の漏えいは企業の信用問題に関わるため、セキュリティ対策が施された問い合わせ管理システムを使うことをおすすめします。

問い合わせ管理システムのセキュリティ対策

問い合わせ管理システムに導入されている一般的なセキュリティ対策は、以下の通りです。

問い合わせ管理システムのセキュリティ対策として、IPアドレス制限が備わっています。IPアドレス対策とは、「接続されるパソコンやスマホを識別し、許可されているデバイスでしかログインできないように設定する仕組み」のことです。

例えば、社用のパソコンのみに制限しておくことで、IDやパスワードを知っていたとしてもプライベート用のパソコンではログインできません。操作権限を設定できるシステムもあるため、外部への情報持ち出しも防止できます。

問い合わせ管理システムには、送信前チェック機能も備わっています。送信前チェック機能とは、「メールなどを送信する前に宛先や本文などを一度チェックしないと送信できない機能」です。

特に個人情報が記載された内容の場合、宛先を間違えると個人情報の漏えいに繋がってしまいます。サービスによっては、上司などが送信前に確認する「ダブルチェック機能」を備えたシステムもあり、情報漏えいリスクを最小限に抑えられます。

問い合わせ管理システムには自動バックアップ機能が備わっています。自動バックアップ機能があれば、データが消えてしまう原因となる災害やサイバー攻撃、通信障害などが起きてもデータの復元が可能です。

複数サーバーでバックアップする体制をとっているサービスもあるため、安心して運用できます。

問い合わせ管理システムには、自動障害検知・復旧対策が備わっているシステムがあります。自動障害検知とは、「特定のURLに対してアクセスが集中（DoS攻撃・DDoS攻撃）した場合、自動的にURLへのアクセスを遮断するシステム」です。

また、サイバー攻撃などの障害を検知すると、自動でスペアサーバーへ切り替わる復旧対策機能も備わっています。通常のユーザーがアクセスする上での支障はなく、安全なデータ管理が可能です。

実際にあったセキュリティ事故の事例

過去に問い合わせや顧客管理などで、さまざまなセキュリティ事故が起きています。ここでは、実際にあったセキュリティ事故を3つ紹介します。

2017年に元従業員が個人情報のデータをメールで外部に送信したことで、約15,000人の個人情報が流出した事例がありました。※参照：株式会社スタッフサービス「ご登録者様の個人情報等の流出に関するお詫びとご報告」

問い合わせ管理システムを使えば、送信前に上司がチェックするダブルチェックやデータのエクスポート制限など細かい操作制限、IPアクセス制限などが可能です。操作ログが記録されるシステムもあるため、問い合わせ管理システムを使えば、安全に個人情報管理などが行えます。

2023年にメールの誤送信による1,939名の個人情報が流出した事例がありました。※参照：町田市「個人情報の漏えいについて」

個人情報が流出した原因は、添付した資料を間違えたことにあります。問い合わせ管理システムを使えば、送信前に上司がチェックするダブルチェックや宛先・内容などの確認が必須となる送信前チェック機能が備わっています。人為的ミスは起こる可能性が高いため、システムの機能を利用して防止することがおすすめです。

2023年に第三者からのメールアカウントの不正アクセスによる、スパムメールの送信が発覚した事例がありました。※参照：鹿児島県「迷惑メールの送信事案の発生について」

不正アクセスの原因のひとつには、IDとパスワードの流出が考えられます。問い合わせ管理システムでは、メールアカウントへアクセスできるデバイスを制限できるIPアドレス制限があります。ログインが許可されたデバイスでしかメールが使えないため、不正アクセスによるスパムメール送信などの防止ができます。

高セキュリティの問い合わせ管理システム【比較表】

BtoBサービス比較サイトである「PRONIアイミツ」が、高セキュリティの問い合わせ管理システムを比較表にまとめました。ぜひ参考にしてください。

【2024年最新】セキュリティの高い問い合わせ管理システムおすすめ4選

ここでは、PRONIアイミツがおすすめするセキュリティが高い問い合わせ管理システムを4つ紹介します。

以上、高セキュリティの問い合わせ管理システムおすすめ5選を詳しく解説しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、問い合わせ管理システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのシステムがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

まとめ：システム導入でセキュアな環境での問い合わせ管理を

今回は、問い合わせ管理システムのセキュリティについて紹介しました。Excelで問い合わせ管理をする場合は、業務効率が悪いだけでなくさまざまなセキュリティリスクがあります。問い合わせ管理システムを導入すれば、顧客の問い合わせをセキュアな環境で適切に管理できます。

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