販売管理システムとは？機能や導入メリット・デメリットのほか選び方も解説【2023年最新版】

目次
• 販売管理システムとは
• 販売管理システムで使える3つの機能
• 販売管理システムを導入するのに必要な費用
• 販売管理システムを導入するメリット
• 販売管理システムを導入するデメリット
• 販売管理システムの選び方
• まとめ

販売管理システムとは

販売には、さまざまな要素を管理する必要があります。たとえば、何を誰に販売したのかをはじめ、代金の回収方法や支払い状況の把握など。これらはごく一部であり、現場ではより多くの情報を把握し、管理しなければなりません。そこで役に立つのが販売管理システムです。
販売管理システムとは、お金と商品の流れを管理するシステムのこと。導入することによって、正確かつ効率よく販売状況を管理できます。業務を円滑に回すための重要なツールだと言えるでしょう。

販売管理システムで使える3つの機能

販売管理システムで使える機能は、主に以下の3つに分けられます。

・販売管理機能
・在庫管理機能
・購買管理機能

それぞれの機能を詳しく解説していきましょう。

販売管理機能

販売管理システムの重要な機能の一つに販売管理機能があります。ひと言で言うと、お金の流れをコントロールする機能です。具体的には見積もり管理、受注額管理、請求書管理、さらには売り上げの支払いに対する入金管理といった業務をカバーしてくれる機能などが搭載されています。
手入力による管理では、商品の数量や金額を確定しても、受注管理や請求管理の段階で再度入力や照合する必要がありました。こういった方法では、正確性が損なわれる危険があるだけでなく、効率も良いとは言えません。その点、販売管理システムを導入すれば正確かつスムーズに業務を一元管理できます。

在庫管理機能

在庫管理機能とは、商品の出荷や在庫状況を管理するための機能です。販売管理システムによって効率的に管理することで、商品の欠品による機会損失を回避できます。
在庫管理に関する機能としては、出荷指示の作成機能や在庫データの管理、検索機能、入荷管理、棚卸し機能などが挙げられるでしょう。
販売管理システムを導入すれば、タイムリーに在庫管理を行うことが可能となり、効率的に情報を取得することができるようになります。蓄積したデータをマーケティングや経営に活用することも可能です。

購買管理機能

購買管理機能は、商品の仕入れに伴うフローを管理するための機能です。導入することで商品の見積もりや発注、支払いといった一連の購買管理を円滑に進められるようになります。
また、支払いに関する一連の業務も管理可能。仕入れは商品を確保するだけでなく、社内のキャッシュフロー管理も必要になる重要な業務であるため、正確さも求められます。販売管理システムを活用すれば、データを活用した受注予測や販売予測も可能。スピード感と正確性を両立した仕入れも、販売管理システムを利用すれば実現可能です。

販売管理システムを導入するのに必要な費用

販売管理システムを導入するのに必要な費用を以下の3つのシーンに分けて紹介していきます。

・ツールを導入するのみの場合
・ツールをカスタマイズする場合
・オリジナルシステムを作る場合

それぞれ詳しく解説していきましょう。

ツールを導入するのみの場合

販売管理システムの導入費用は、すでに開発されているツールを導入する場合は、目安として10万円程度が相場です。内訳としては初期費用別、月額費用数万円といったサービスが多いようです。導入期間は数日から数週間と短期間で利用開始できる点が特徴。
もし、追加で自社専用にカスタマイズする場合は、別途費用がかかる場合もあるため注意が必要です。

ツールをカスタマイズする場合

ツールをカスタマイズした上で導入する場合は、100万円以上の費用になる場合もあります。導入費用が跳ね上がる理由としては、目的や必要な機能をヒアリングし、それに合わせてシステムを改変するまでに労力と時間がかかるからです。
ツールをそのまま導入するだけであれば、営業担当者一人による対応も可能ですが、カスタマイズに対応するためには、ディレクターやエンジニア、デザイナーなども関わってくるため、最終的に導入コストが高くなります。

オリジナルシステムを作る場合

自社専用でオリジナルの販売管理システムを作る場合は、500万円以上かかる場合もあります。オリジナルの販売管理システムが完成するまでには、複数人のエンジニアが必要なだけでなく、開発期間も長くなるため、関わった人数と開発期間によって金額が高騰しがちです。
ただし、既存のツールで代用するなどの対応によって機能を減らせば、費用を圧縮できます。オリジナルシステムを構築したい場合は、あらかじめ販売管理システムにどのような機能が必要なのかを検討した上で、導入について相談することをおすすめします。

販売管理システムを導入するメリット

ここからは、販売管理システムを導入するメリットを以下の4つの項目に分けて解説していきます。

・業務効率化につながる
・業務の属人化を防止できる
・データを一元管理できる
・スピーディーに経営判断ができる

業務効率化につながる

販売管理システムを導入するメリットとして、もっともイメージしやすいのが業務効率化です。販売管理業務は、主にお金と商品をコントロールする業務ですが、見積もりや売り上げ、請求、さらには入金、支払いといったお金の管理が必要。また、受注や出荷、発注、仕入れ、在庫管理といった商品の管理も求められます。こうしたお金と商品をきちんと管理するには、人的コストと時間がかかるのも事実です。
その点、販売管理システムを導入すれば、正確に一元管理できるようになります。複雑な販売管理業務を効率化できるのは大きなメリットだと言えるでしょう。

業務の属人化を防止できる

販売管理システムを活用すれば、業務の属人化を防止できる点もメリットだと言えます。属人化とは、ひと言でいえば特定の人にしかできない業務を作ってしまうことです。そして、業務を属人化してしまうと、さまざまな問題が起きます。たとえば、特定の社員が退職あるいは転属したあとに、業務が運営できなくなるケースなどです。
販売管理システムを導入すれば、どのスタッフでも販売管理ができるようになります。結果的に、システムによって属人化を未然に防ぐことが可能。属人化による業務停止リスクを防止できます。

データを一元管理できる

販売管理システムは、データを一元管理できるというメリットもあります。従来の管理方法では、情報の場所がバラバラで、特定の情報を手に入れるためには、担当者の所へ行く必要がありました。企業努力によって、効率的な管理体制を構築したとしても、お金と商品の流れを一元的に把握することは困難です。
しかし、販売管理システムを導入すれば、瞬時にすべての流れを把握することが可能。全体を俯瞰する意味でも、効率よく業務を行えるようになります。リアルタイムで最新の情報がアップロードされていくため、正確な現状を把握できる点は大きなメリットだと言えるでしょう。

スピーディーに経営判断ができる

データを一元管理できる販売管理システムは、スピーディーに現状を把握することが可能です。支店や支社、離れた他部署の情報まで把握できる点もメリットだと言えます。情報が容易に手に入ることによって、経営判断もより迅速に行えるようになるでしょう。
従来であれば、定期的な店長会議、担当部署への確認などでようやく手に入る情報でも、販売管理システムを導入することですぐに把握することが可能。近年は、インターネットの普及によってスピード感が大切な時代になっています。販売管理システムを活用することはもはや必須だと言えるでしょう。

販売管理システムを導入するデメリット

続いて、販売管理システムを導入するデメリットを以下の3つに分けて紹介していきます。

・使いこなすまでに時間がかかる場合がある
・業務フローを刷新しなければならない可能性がある
・クラウドの場合はカスタマイズが難しいことも多い

使いこなすまでに時間がかかる場合がある

販売管理システムは、使いこなすまでに時間がかかるというデメリットがあります。あくまで業務用の専用ツールなので、使いにくい、あるいは使いこなせないなどの状況も考えられます。場合によっては、販売管理システムを操作できる社員、できない社員が現れ、新たな属人化につながる恐れもあるでしょう。
リスクを回避するためには、操作性に優れた販売管理システムを選定することが重要。また、導入前に開発企業から使用方法の講習会を開催してもらうなど、研修機会を設けることも大切です。販売管理システムを誰でも操作できるようにすることで、はじめて効率的な販売管理が可能になるでしょう。

業務フローを刷新しなければならない可能性がある

販売管理システムを導入することによって、業務フローの刷新を求められる可能性がある点もデメリットだと言えます。これまでの業務フローや、制度的な業務フローを解体し、販売管理システムを中心とした業務フローに移行するよう求められる場合もあるからです。
販売管理システムの導入によって、従来は販売管理に参画しなかったスタッフが参画する必要や、販売管理自体を専門に行っていた部署が丸ごとなくなってしまうことなども起こりうるでしょう。場合によっては社内の混乱を引き起こす恐れもあるため、前もって業務フローの整理をしておくことが重要です。

クラウドの場合はカスタマイズが難しいことも多い

販売管理システムにはさまざまなものがあり、クラウド型の販売管理システムも存在します。そして、クラウド型の販売管理システムの場合、各社独自のカスタマイズが難しいケースも少なくありません。そのため、かゆいところに手が届くようなきめ細かい仕様変更はできないと考えたほうが良いでしょう。
導入のしやすさで言えばクラウド型の販売管理システムはとてもメリットが大きいものの、カスタマイズを軸に検討する場合は、パッケージ型のほうが適切かもしれません。

販売管理システムの選び方

ここからは、販売管理システムの選び方を以下の3つの項目に分けて紹介していきます。

・最適な導入形態は何か整理する
・自社の利用規模や業務に合ったものにする
・サポート体制が万全なサービスを選ぶ

最適な導入形態は何か整理する

販売管理システムは、自社の業務内容に合わせて最適な導入形態をまとめてから選定することが大切です。販売管理システムは大きく分けると、自社用に開発してもらうオーダーメイド型のシステムと、基本的なシステムが構築されたカスタマイズ可能なパッケージシステムがあります。パッケージシステムはさらに、業種特化型パッケージと汎用型パッケージに分けることが可能です。
また、オンプレミス型とクラウド型のサービスもあります。業種や業務、予算や目的によって最善の導入形態が異なるため、要件を整理してからシステムを選びましょう。

自社の利用規模や業務に合ったものにする

販売管理システムの要件を考える上で重要なのが利用規模と業務内容です。たとえば、クラウド型の販売管理システムはアカウント数によって月額料金が変動する料金体系が一般的であるため、利用する従業員が多い場合には経済的ではありません。しかし、販売管理システムを利用する従業員が少なければコストパフォーマンスが高くなります。
また、業務内容によっても必要な機能が異なるため、人気があるシステムだからといって、自社に合うとは限りません。販売管理システムを選ぶ際には、同程度の規模の企業や同業他社での導入実績を確認すると、自社に合うかどうかを判断しやすくなります。

サポート体制が万全なサービスを選ぶ

サポート体制の充実は販売管理システムを安全かつ安心して利用するために欠かせないポイントです。販売管理システムは販売管理に関連する業務を一元管理できる便利なシステムですが、不具合が発生すると一連の業務がすべてストップするリスクがあります。そのため、万全なサポート体制を整えており、障害発生時にはいつでも対応可能なサービスを選ぶのが無難でしょう。
土日祝日や夜間も営業している場合には、まずサポートがその時間帯に対応しているかどうかを確認する必要があります。また、電話やチャットによるリアルタイムでのサポートにも対応していると、緊急時にも心強いでしょう。

まとめ

この記事では、販売管理システムとは何かという基礎知識から、メリット・デメリットまで幅広く解説してきました。特にECサイトや複数店舗での販売管理が必要な方は、ぜひ導入を検討しましょう。
どの販売管理システムを選べばいいのかわからないという場合は、専門家への相談がおすすめです。アイミツでは、ご要望をうかがった上で条件に合う複数のツールを無料でご紹介しています。お困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。