企業成長のカギを握る「販売管理システム」とは？メリットや選び方も解説

目次
• 販売管理システムとは
• 販売管理システムの主な機能
• 販売管理システムとERP・会計ソフトの違い
• 販売管理システムを導入するメリット
• 販売管理システムの選び方
• 販売管理システムの比較検討時にやっておきたいこと
• まとめ：販売管理システムの導入で企業成長は加速する

販売管理システムとは

販売管理とは、販売活動にかかわる「カネ」と「モノ」の流れを管理すること。具体的には、見積もりの作成、在庫の確認、受発注の処理、納品、請求といった業務が含まれます。これらのプロセスを効率的に管理することにより、企業は業務の効率化、コスト削減、顧客満足度の向上を図ることが可能です。販売管理は製造業や卸売業に限らず、小売業・サービス業・飲食業・建設業など、さまざまな業界で重要な役割を果たしています。

販売管理システムは、販売管理の一連の流れを管理するシステムです。これまで販売管理業務は手作業で行われてきましたが、そこには多くの課題がありました。例えば、データの転記・入力ミス、膨大なデータを入力・確認するために多くの時間が必要なこと、部門ごとにデータを管理している場合は情報の一元管理が難しいことが挙げられます。

しかし、販売管理システムを導入すればデータの自動入力と処理が可能になるため、人的ミスだけでなく、入力・確認にかかる時間を大幅に削減可能に。また、関係者全員がデータを販売管理システムで管理できるようになり、情報の散逸を防げます。

販売管理システムの主な機能

販売管理システムの機能は主に3つに分けられます。ここからは、各機能を詳しく見ていきましょう。

販売管理機能

販売管理機能は、企業の販売プロセスを効率的に管理し、顧客対応を迅速かつ正確に行うための機能です。具体的には、顧客への見積書作成から受注管理、販売データの集計・分析までをサポートします。具体的には、以下のことが行えます。

在庫管理機能

在庫管理機能は、商品の在庫を効率的に管理できる機能です。この機能を活用することで、商品の在庫数をリアルタイムで把握し、適切な在庫量を維持することができます。具体的には、以下のようなことが可能です

購買管理機能

購買管理機能は、商品や原材料の仕入れを包括的に管理するための機能で、企業が必要とする商品や原材料を効率的かつ効果的に調達するために不可欠です。購買管理機能を活用することで、仕入れプロセス全体を最適化し、コスト削減や供給チェーンの強化を図ることができます。具体的には、以下のようなことを行えます。

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販売管理システムとERP・会計ソフトの違い

販売管理システムとよく一緒に名前が挙がるのが「ERP」と「会計ソフト」です。販売管理システムとは異なるシステムですが、その違いが分からない方もいらっしゃることでしょう。ここからは、販売管理システムとERP・会計ソフトはどこが違うのかを解説します。

販売管理システムとERPの違い

ERP（Enterprise Resource Planning）は企業全体のリソース（ヒト・モノ・カネ・データ）を統合的に管理するシステムです。財務、人事、生産、在庫、販売など多岐にわたる業務をカバーし、部門間のデータを統合してリアルタイムの情報共有と総合的な経営判断を支援します。

販売管理システムは販売管理という特定の業務に特化しており、ERPは企業全体の効率化を図るという違いがあります。

販売管理システムと会計ソフトとの違い

会計ソフトは、財務データを管理するためのツールで、収支計算や予算管理、財務報告、税務処理など、企業の財務活動を支援します。

販売管理システムが販売活動を、会計ソフトが財務活動を支える役割を担っており、連携させることで企業全体の効率化への貢献が可能です。例えば、販売データが自動的に会計データに反映されれば、データ入力の手間を省き、正確な財務管理ができるようになります。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムのメリットは3つあります。メリットを知り、システム導入の参考にしましょう。

販売管理にまつわる業務を効率化できる

販売管理は部署を越えて多くの情報を共有する必要があるため、人力で行うと情報共有だけでも負担が大きいです。しかし、販売管理システムを利用すればデータが一元化されるため、同じ情報に誰でもアクセス可能に。担当者に確認しに行く手間が削減されるとともに、商品の売れ行き状況をリアルタイムで把握できる点がメリットです。

また、データ入力の効率化も可能です。例えば、一度データを入力すれば作成書類に自動で情報が反映されるため、何度もデータを入力する手間がなくなります。データ入力の時間を節約できれば、業務改善や新たな課題への対応に時間を充てやすくなるでしょう。

代金の回収漏れを防げる

販売管理システムを導入すれば、人的ミスを削減できます。例えば、手作業で管理をしている場合、代金の回収漏れが起こってしまうこともあるでしょう。しかし、販売管理システムなら、請求書の作成から送信、支払い状況の追跡までを自動化し、リアルタイムで管理します。また、支払い期限が近づくとリマインダーを自動で送信し、未払いの請求書をリストアップして追跡する機能も具えています。これにより、支払い遅延や回収漏れを防げる点がメリットです。

さらに、データの入力や計算、情報の共有が自動化されることや、業務を統一化して属人化を防げるため、人的ミスを大幅に減らし、業務の正確性を上げられます。

迅速かつ適切な経営判断ができる

データの一元管理と可視化が実現されて企業全体の情報が把握しやすくなるだけでなく、売上や在庫状況、顧客情報などの最新データを確認できます。また、データ分析と予測機能を活用すれば、直近や過去の売れ行き、購買データをもとに今後の戦略を立てることも可能です。中長期の事業展開やマーケティング施策の効果を明確に把握し、適切な経営判断を下せるようになる点がメリットです。

顧客データを活用すれば、顧客属性や購入履歴をもとに、よりターゲットに合わせた販売戦略を考案できます。さらに、製品やサービスの改善点を発見し、顧客満足度の向上に役立てることもできます。

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販売管理システムの選び方

いくら高性能だったり評判が良かったりするシステムでも、貴社に合わないことはあります。最適な販売管理システムを導入するには、4つの選び方を押さえることが重要です。

自社の業種・業態に合っている機能を搭載しているか

販売管理システムには「汎用型」と「業界特化型」があります。汎用型は、さまざまな業界で共通して必要になる機能を幅広く搭載しています。一方、業界特化型は特定の業界向けに作られており、業界独自のニーズやプロセスに対応することが可能です。例えば、食品卸企業向けのシステムなら消費・賞味期限の管理機能や、多様な価格を設定できる機能を搭載しています。

また販売管理システムと一言で言っても、販売管理にだけ対応しているものから、在庫管理や購買管理、他のシステムと連携して販売管理以外の業務にも対応できるものまでさまざま。販売管理システムで解決したい課題を洗い出し、必要な機能を搭載したシステムを選びましょう。

提供形態（クラウド型やパッケージ型など）を比較する

販売管理システムには、「クラウド型」「パッケージ型」「セミオーダー型」「スクラッチ開発型」の4種類あります。それぞれの特徴を比較し、自社に合った提供形態のシステムを選びましょう。

提供形態によってメリットや費用相場が異なります。保守運用をお任せしつつ費用を抑えたい企業にはクラウド型が適しています。一方、自社に最適化されたシステムを導入したい場合はスクラッチ開発型やセミオーダー型がおすすめです。

他のシステムと連携できるか

すでに導入している外部システムがあれば、それらと販売管理システムを連携することでさらに業務効率化につながります。例えば、顧客管理システムと連携すれば、顧客の基本情報、購入履歴、問い合わせ履歴、行動データなどを一元管理することが可能です。これにより、顧客に対してパーソナライズされたサービスを提供でき、顧客満足度の向上につながります。

連携できるシステムはサービスごとに異なるため、公式サイトや担当者に確認しましょう。

システム提供会社のサポート体制が整っているか

販売管理システムが利用できなくなると業務に大きな影響が出るため、迅速で適切なサポートが不可欠です。そのため、販売管理システムを選ぶ際には、サポートの対応時間（例：24時間365日対応か、平日の営業時間内のみか）や対応方法（電話、メール、チャット、リモート操作サポートなど）を確認することが重要となります。

システムに詳しい人が自社にいない場合は、現地サポートを提供しているサービスを選ぶのも一つの手です。なお、サポートには追加料金がかかる場合があるため、事前に費用についても確認しておきましょう。

販売管理システムの比較検討時にやっておきたいこと

販売管理システムの比較検討時に、複数のシステムを無料トライアルすることは、システムの操作感や機能を実際に体験するために重要です。まずはいくつかの候補を選び、無料トライアル期間中に主要な機能や設定方法を試してみましょう。これにより、自社の業務に合ったシステムかを見極められます。

また、各現場の担当者からフィードバックをもらうことも大切です。販売、在庫、経理など、システムを使う各部門から代表者を選んで、トライアル中にシステムを実際に使ってもらいましょう。使いやすさや機能の充実度について意見を集め、定期的にミーティングで共有することで、各システムのメリットやデメリットを把握できます。

上記の2点を意識することで、システムの適合性をしっかり評価でき、最適な販売管理システムを選べます。

まとめ：販売管理システムの導入で企業成長は加速する

販売管理システムは、企業の販売プロセスを効率化し、業務の正確性とスピードを向上させるためのツールです。本記事を参考に販売管理システムを導入して、これまで手作業で行っていた業務を自動化してはいかがでしょうか。

数ある販売管理システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った販売管理システムが分かる診断（無料）ができます。