ビジネスフォンでも発着信履歴は確認可能！社外でも確認するには？

目次
• ビジネスフォンは発着信履歴を確認できる
• ビジネスフォンの発着信履歴は社外からも確認できる？
• クラウドPBXとは
• クラウドPBXでできること
• クラウドPBXを導入する際に気をつけたいこと
• まとめ：ビジネスフォンの履歴をどこでも確認したいならクラウドPBX

ビジネスフォンは発着信履歴を確認できる

最近のビジネスフォンであれば、基本的に発着信履歴を確認できます。しかし、古い機種では、発着信履歴が残らない場合も。新品のビジネスフォンを導入するケースではあまり気にする必要はありませんが、中古のビジネスフォンなら注意が必要です。

発着信履歴を確認したい場合は、導入前に機能を確認しておきましょう。ビジネスフォンの履歴には、電話機ごとの個別履歴とシステム全体の共通履歴の2種類があります。機種にもよりますが、電話機で確認できる個別履歴は20～50件です。共通履歴であれば、1万件の履歴を残せる場合もあります。

内線の発着信履歴を確認できるのか気になる方もいるのではないでしょうか。もちろん、内線着信履歴機能を備えた機種であれば、内線の発着信履歴も残ります。

しかし、すべてのビジネスフォンに備わっているわけではなく、機種によっては特殊な設定が必要な場合もあるようです。最近の新しい機種であっても、内線着信履歴機能が搭載されていない機種もあります。

内線の発着信履歴を確認したい場合は、ビジネスフォンを導入する前に内線の履歴保存に対応しているかどうかを確認しておきましょう。

ビジネスフォンの発着信履歴は社外からも確認できる？

ビジネスフォンの発着信履歴を社外から確認することはできません。発着信履歴を社外から確認したい場合は、会社にいる社員に依頼する必要があります。

ビジネスフォンは、PBXと呼ばれる主装置と電話機で構成されるシステムです。PBXと電話機は電話回線で接続されており、システムを構成する設備はすべて社内に設置されます。仕組み上、外線・内線ともに社外から発着信履歴を確認することはできません。

頻繁に社外から発着信履歴を確認しなければならない場合、従来のPBXでは内勤の社員に負担をかけてしまう可能性があります。

ビジネスフォンの履歴を社外から確認したい方には、クラウドPBXがおすすめです。クラウドPBXであれば、従来のビジネスフォンと同等の機能を会社の外からでも利用できます。もちろん、インターネットによってつながっているため、社外でも外線・内線の発着信履歴を確認することが可能です。クラウドPBXを導入すれば、発着信履歴の確認を内勤の社員にわざわざ依頼する必要はありません。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット経由で利用できるPBXです。従来のビジネスフォンはPBXを社内に設置し、電話機と物理的な回線で接続する必要がありました。しかしクラウドPBXなら、物理的な設備を社内に設置する必要はありません。インターネットに接続できる環境さえあれば利用でき、設定もWeb上で完了します。

クラウドサービスとして提供されるため、自社で設備を運用・管理する手間を省ける点もメリットです。設備を社内に設置する必要がないため、導入のための初期費用も節約できます。

クラウドPBXは、クラウド上に設置された仮想のPBXを利用することによって、ビジネスフォンの機能を提供しています。従来のPBXでは電話機を用意する必要がありましたが、クラウドPBXなら既存のインターネット端末を活用することが可能。パソコンに専用のソフトをインストールすることで、イヤホンやマイクを接続するだけで通話ができます。

また、スマートフォン用のアプリが提供されているサービスでは、スマートフォンをそのままビジネスフォンとして利用することも可能です。社用スマートフォンなどにアプリをインストールすれば、端末を新たに用意する必要もありません。

クラウドPBXでできること

クラウドPBXは、従来のPBXよりも柔軟に利用できます。場所を選ばずに内線通話できる上、社外から会社の電話番号を使って発信することも可能です。以下では、クラウドPBXでできることを3つご紹介しましょう。

クラウドPBXでは、スマートフォンから内線を利用できます。インターネットに接続することによって、場所を選ばず内線通話が可能です。もちろん、会社の外にいても内線を利用できます。

また、クラウドPBXは電話回線ではなくインターネットを利用するため、社員同士の通話料を削減することが可能です。従来のPBXは事業所同士の通話でも通話料がかかります。一方でクラウドPBXを導入すると、離れた場所にある事業所とも内線で通話できるため、大幅にコストを削減できるでしょう。営業職などの外出が多い職種なら尚更、節約に効果的だと言えます。

従来のPBXでは、社外から会社の電話番号では発信できません。社外から電話をかける場合は、携帯電話の番号を使用するしかありませんでした。電話をかける相手によっては、登録されていない電話番号からの着信には出ないこともあるため、機会損失のリスクもあったと言えます。

一方で、クラウドPBXなら社外でも会社の固定番号で発信することが可能です。とくに個人の顧客相手では、知らない携帯電話番号から連絡してしまうと、不信感を与えてしまう可能性もあるでしょう。発信する際の電話番号を会社の固定電話の番号に統一しておけば、混乱させる心配もなくなります。

クラウドPBXなら、会社の固定電話にかかってきた着信に外出先からでも対応できます。従来のPBXでは担当者が不在の場合、折り返し連絡するしかありませんでした。しかしクラウドPBXを導入すれば、会社にかかってきた電話に外出先から応答できるようになります。

担当者が社内にいなくてもスムーズに転送できるため、顧客対応のスピードも速くなるでしょう。対応スピードが上がれば、その分、顧客満足度の向上にも期待できます。人数が少なく、オフィスを空けることが多い会社でも、クラウドPBXを活用することで顧客からの問い合わせに迅速に対応できる点は大きなメリットです。

クラウドPBXを導入する際に気をつけたいこと

企業にとってメリットの多いクラウドPBXですが、音質やセキュリティなど、導入する際に注意しなければならないこともあります。以下では、クラウドPBXを導入する際の注意点について解説しましょう。

クラウドPBXの通話品質は、会社によって異なります。音質の悪いサービスを契約してしまうと、業務に支障がでる可能性も否めません。頻繁に通話が途切れてしまうと、顧客に迷惑をかけてしまう恐れもあります。また、インターネットで接続するため、ネット回線に音質が左右されるのも事実です。自社のネット環境を見直す必要も出てくるかもしれません。

クラウドPBXを導入する際は、可能であればトライアルを利用し、通話品質をチェックすることをおすすめします。トラブルを防ぐためにも、音質の面に注意しながらサービスを選ぶようにしましょう。

クラウドPBXによっては、既存の電話番号を使用できない場合もあります。クラウドPBXは大きく分けると、インターネット回線を利用するタイプと、アプリをインストールするだけで利用できるタイプの2種類です。アプリのみで利用するタイプのクラウドPBXは、既存の電話番号を利用できません。全社的にクラウドPBXを導入するのであれば、既存の電話番号をそのまま利用できるサービスを選んだ方がよいでしょう。

クラウドPBXでは、ベンダーが用意したサーバーを利用します。そのため、セキュリティ面でもベンダーに依存しなければなりません。導入前に通話の暗号化やサイバー攻撃への対策など、セキュリティ機能やベンダーのサポート体制をしっかり確認しましょう。セキュリティ対策を重視する方には、導入実績が豊富なクラウドPBXがおすすめです。

まとめ：ビジネスフォンの履歴をどこでも確認したいならクラウドPBX

クラウドPBXを利用すれば、外出先でもビジネスフォンの発着信履歴を確認することが可能です。また、発着信履歴の確認以外にも、外出先で固定回線の番号を利用できるなど、クラウドPBXには多くのメリットがあります。

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