経費として認められるものとは？注意したいポイントをわかりやすく解説

目次
• そもそも経費とは何か
• 経費として認められるもの15選
• なんでも経費はNG！注意したいポイント
• まとめ

そもそも経費とは何か

事業を運営するには、さまざまな費用がかかります。経費とは、商品の製造に必要な原材料の購入費や電気代、電話代など、事業の運営に使用した支出のことです。

売り上げを得るために使用した直接的な費用や関連業務に使用した費用は、経費として計上することが認められています。

経費として計上できる費用は、個人事業主か法人かによって異なる場合もあるため注意が必要です。個人事業主・法人とって、経費とは何なのかをそれぞれ解説します。

個人事業主にとっての経費

個人事業主の場合、事業に関連する費用とプライベートな費用が混在しているケースも少なくありません。経費として計上できるのは、事業に関連する費用のみです。

自宅で仕事をしている場合、家賃や光熱費をすべて経費として計上することはできません。自宅の面積に占める作業スペースの割合などをもとに家事按分して計上します。

また、個人事業主の場合、売り上げから経費を差し引いた額がそのまま収入となるため、収入を給与として計上することはできません。

法人にとっての経費

法人の場合も個人事業主と同様に、事業に関連する費用以外は経費として認められません。しかし、法人には個人事業主よりも、幅広い支出を経費計上することが認められています。

法人は独立した人格のため、社長などの事業主と切り離して扱われます。そのため、個人事業主と異なり、法人では給与や賞与、福利厚生費などを人件費として計上できます。法人の支出は基本的にすべて事業に関連する支出として扱われる点が、個人事業主との大きな違いです。

経費として認められるもの15選

事業に必要となる費用は、企業ごとに異なります。しかし、人件費や租税公課など、どのような会社であっても例外なく必要となる経費もあります。ここからは、法人向けに経費として認められている主な費用を15種類ご紹介します。

人件費

社員に支払った給与やボーナスなど、従業員を雇用するために支払った費用は、人件費として経費に計上できます。ただし、社長や役員への報酬は、原則経費として認められていません。

一定の要件を満たした場合にのみ例外的に役員への報酬も経費として計上可能です。社長や役員の報酬を経費として計上するには、毎月同額の報酬を支払う、事前に税務所に届け出た時期に報酬を支払う、報酬と利益が連動しているなど、いずれかの要件を満たす必要があります。

福利厚生費

福利厚生のために使用した費用も経費として認められています。福利厚生費は企業が独自に提供している法定外福利費と、法律によって定められた福利厚生に関連する費用である法定福利費の2種類に分類できます。

通勤手当などの現金で支給するものはもちろん、社員旅行や社宅などの現金以外で提供する福利厚生に関する費用も、法定外福利費として計上可能です。一方、法定福利費には、厚生年金保険料や雇用保険料、健康保険料などの社会保険料の企業負担分が該当します。

旅費交通費

業務に関連して発生した交通費や旅費も経費として認められています。航空機や電車のチケット代金、タクシー代など、移動のために使用した費用は交通費です。

出張や研修でホテルなどに宿泊した費用は、旅費として計上できます。また、商談などで駐車場を利用した場合は、駐車場代も経費計上が可能です。Suicaなどの電子マネーで交通費を支払う場合は、業務で使用したことがわかるように業務日誌や摘要などに記録を残しておきましょう。

交際費

接待交際費は、取引先との接待や謝礼などに使用した費用を指します。取引先との会食やパーティなどは、接待交際費として経費に計上できます。取引先へ贈るお中元やお歳暮の代金も接待交際費です。

一方で、社員の慰問を目的とする旅行や運動会などのイベントに使用した費用は、接待交際費には該当しません。また、取引先との会食で、1人あたりの費用が5,000円以下の場合も接待交際費の対象から除外されます。

租税公課

事業を運営するために支払った税金などは、租税公課として経費に計上できます。租税とは、固定資産税や自動車税、不動産取得税などの税金です。

事業に関連した税金であれば経費として認められます。公課とは、公共サービスの手数料や公的な証明書などの発行時に支払った費用のことです。ただし、租税や公課がすべて経費として認められているわけではありません。法人税や罰金などは経費として計上できないので注意しましょう。

消耗品費

消耗品の購入に使用した代金も経費として認められています。消耗品とは、使用期間が1年未満の物品や10万円未満の物品のことです。

ボールペンや印刷用紙などのオフィス用品はもちろん、石鹸やタオルなどの日用品の代金も消耗品費として計上できます。

また、10万円未満の棚やカーテン、スマートフォンなども消耗品費として計上できます。オフィス用品の購入代金については消耗品費ではなく、より用途が明確な事務用品費として計上することも可能です。

水道光熱費

水道代や電気代、ガス代などは、水道光熱費として経費に計上できます。ただし、社長の自宅を事務所として使用している場合は、注意が必要です。自宅を事務所として使用する場合、水道光熱費をすべて経費として計上することはできません。

水道光熱費を家事按分して実際に支払った額の30％前後を経費として計上するケースが多いです。按分で水道光熱費を計上する場合、按分の割合を決定した根拠をしっかり説明できるよう準備しておく必要があります。

支払手数料

支払手数料とは、商品やサービスの取引に付随する費用です。税理士への相談費用や銀行の振込手数料などは、支払手数料として経費に計上できます。支払手数料として計上できる費用の一例をご紹介しましょう。

少額の手数料は、雑費として計上するケースも多いです。経費の詳細をすぐに確認できる状態にしておきたい場合は、支払手数料として計上したほうがよいでしょう。

修繕費

修繕費とは、事業に使用している建物や機械、自動車などの維持や修理に使用した費用のことです。

社屋の水漏れ補修費用や故障した機械の修理費、自動車の整備費用などが、修繕費に該当します。一方で、建物の改装や機械部品を高性能なものに取り替えるなど、資産価値の増加や使用可能年数の延長を目的とする費用は、資本的支出と見なされ、修繕費として計上することはできないので注意しましょう。

外注工賃

業務を社外に委託した費用は、外注工賃として経費計上できます。外注工賃は、業務委託契約にもとづいた報酬の支払いに適用される勘定項目です。

ホームページ制作会社にWebサイトの制作を依頼した費用や清掃業者に社屋の清掃を依頼した費用などが外注工賃に該当します。業務を発注した相手が個人の場合、源泉徴収が必要なケースも。原稿料や講演料、デザイン料などは外注工賃として計上しますが、個人に業務を委託した場合は、源泉徴収後の金額を支払います。

地代家賃

オフィスの家賃や事業で使用している土地の賃料は、地代家賃として経費に計上できます。賃料だけではなく、物件の管理費や共益費なども地代家賃として計上可能です。

また、月極駐車場の料金も地代家賃として計上することが認められています。不動産会社に支払う仲介手数料や敷金も経費として認められていますが、地代家賃として計上することはできません。仲介手数料は支払手数料、敷金は保証金や敷金の勘定項目で処理します。

新聞図書費

事業と関連ある書籍や新聞、メールマガジンなどの購読費用は、新聞図書費として経費に計上できます。

来客用の新聞の購読料や社員のスキルアップを目的に購入した書籍、業界の動向を把握するために利用している有料サイトの定期購読料などが新聞図書費に該当します。

事業との関連性が低い書籍などの購入費用は、経費として計上することはできません。そのため、書籍の購入目的がわかるよう記録を残しておくことが重要です。

荷造運賃

荷造運賃とは、商品の発送にかかった費用に用いる勘定項目です。商品の送料や荷造り費用などが荷造運賃に該当します。

宅急便や郵便の送料のほか、梱包に使用したダンボールや緩衝材、包装紙などの代金も荷造運賃として計上できます。荷造運賃はあくまでも商品の発送にかかった費用を計上する勘定項目です。

請求書やカタログなどの送料は、通信費として計上する必要があります。荷造運賃は原則消費税の課税対象ですが、海外へ商品を発送する場合は課税対象外です。

リース料

設備や機械などのリース料は、経費として計上できます。しかし、リース契約の形態によって、会計上の処理方法が異なるため注意が必要です。以下の条件に当てはまる場合は、ファイナンスリースに該当します。

ファイナンスリースでは、リース料の総額を固定資産台帳に記載して減価償却します。ファイナンスリース以外のリースでは、支払った費用をそのままリース料として計上します。

雑費

ほかのどの勘定項目にも当てはまらない費用は、雑費として計上します。一時的・少額の費用を雑費として計上するのが一般的です。クリーニング代やキャンセル料などは、雑費として計上できます。

少額・一時的な費用をすべて雑費として計上すると、内訳がわかりにくくなってしまい、経費の分析に時間がかかることも。日用品や文房具などの消耗品は消耗品費、振込手数料などは支払手数料として計上したほうが後から帳簿を見返した際に内容を把握しやすいでしょう。

なんでも経費はNG！注意したいポイント

法人は幅広い費用を経費として計上することが認められていますが、何でも経費として計上できるわけではありません。

スーツ代や鞄代などは経費にならない

法人の場合、スーツ代や鞄代、靴代などは基本的に経費として認められていません。企業で働いているメンバーは、経営者も含めて給与所得者です。給与所得には、給与所得控除が適用されます。給与所得控除とは、業務に必要な概算経費をあらかじめ控除する仕組みです。スーツ代や鞄代などを経費として認めてしまうと、二重に経費を計上することになってしまいます。そのため、個人で使用するスーツ代などは経費として計上できないのです。

少額資産も要注意

原則、10万円以上の資産は減価償却が必要です。しかし、従業員数が500名以下で、資本金が1億円以下の中小企業の場合、30万円未満の資産は特例として一括計上が認められています。

特例の適用を受けるには、事業年度に該当する経費を計上し、確定申告書に少額減価償却資産に関する明細書を添付しなければなりません。また、中小企業向けの特例では、対象となる資産の取得額の上限が、合計で300万円までと定められているので注意しましょう。

役員だけの社員旅行もNG

社員旅行の費用は福利厚生費として計上できますが、全社員の半数以上が参加する場合に限られます。役員だけの社員旅行は、経費として計上することはできません。

役員のみの旅行にかかった費用は役員賞与として扱われ、役員が納税義務を負います。社員旅行が経費として認められるためには、半数以上の参加に加えて、国内旅行であれば4泊5日以内、1人あたりの費用が少額であることなどの条件を満たす必要があります。

まとめ

経費精算は非常に手間のかかる業務です。また、経費精算業務は業種や企業によって、進め方も異なります。経費精算システムを活用すれば、手間のかかる経費精算業務を効率化できるでしょう。

別記事「経費精算システムの比較・おすすめ解説」では、詳しい選び方から、2024年最新のおすすめ経費精算システムまで、徹底解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。

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