経費における予算管理とは？経費予算の立て方も解説

目次
• 経費予算とは
• 経費における予算管理とは
• 経費予算を決める目的とメリット
• 経費の種類
• 経費予算の立て方
• 経費の予算管理を行う方法
• 経費精算システム導入のメリット・デメリット
• 経費予算管理に役立つ理経費精算システムの機能
• 経費予算管理を行う際のポイント
• まとめ

経費予算とは

経費予算は予算の一種であり、企業が事業を継続していく上で必要な見積もりのことです。一方で「経費」と「予算」は類似した言葉であり、それぞれの言葉にどういった意味があるのか、またどんな違いがあるのか分からない方もいるのではないでしょうか。

そこでまず「経費」と「予算」の意味と違いを踏まえた上で、「経費予算」の意味や具体的な費用の例について詳しく紹介します。

経費の意味

経費とは、物事やビジネスを実行、継続するために必要な費用のことです。具体的には製原価である材料費・労務費以外のすべての費用が該当します。そのほか、経費には国や地方自治体の活動に必要な財政支出という意味もあります。

ビジネスにおける経費の代表的なものとしては、交際費、交通費、事務用品費などが挙げられるでしょう。経費が高ければ利益が減ってしまうため、いかに経費を削減するかが企業の課題となります。

予算の意味

予算とは、事前に計算された収入や支出の計算、あるいは計画や購入のために必要な費用を事前に見積もることを意味します。ビジネス上でよく使用されるのは、後者です。またそのほか、国や地方自治体の1年間での歳入・歳出の見積り（議会の承認が必要）という意味もあります。

予算の種類としては、売上予算、原価予算、利益予算などがあり、経費予算も予算の1つです。企業では、プロジェクト開始時や年初にあらかじめ予算を決定するのが基本です。

経費と予算の違い

予算と経費の大きな違いとしては「立場」が挙げられます。まず予算は、例えば物品の購入などを計画した際、それを実行に移すのにあらかじめ必要な費用を見積もるため、視点で考えれば金銭を出して買う側の立場から出る言葉です。

一方で経費は、例えば新商品を開発するために必要な費用などが該当し、これは視点で考えると製造者などの売手側の立場から出る言葉です。このように、どちらも同じ費用を指す言葉ではあるものの、立場で考えると正反対の意味があると言えます。

経費予算とは

経費予算は、経費と予算の意味を踏まえた上でみると、物事やビジネスを実行・継続するために必要な費用を事前に見積もるという意味になります。

経費も基本的にはすべて予算を立てるものであり、前述したもののほか光熱費や市場調査にかかった費用なども含めます。これらは売り上げとは直接関係なく、基本的に市場動向などの影響を受けないことから、固定費として扱えるため予算を立てやすいことも特徴です。

経費における予算管理とは

経費の予算管理を行う場合、正確さを保つため部門・プロジェクト・コストセンター・勘定科目などで細かく分けて複雑な予算を組み、ERPで集計、最後に現場に報告する、などの膨大な業務を行っている方も多いことでしょう。

しかしこのやり方では細かく予算を組んでも結局前月の集計に手帳で書き足して超過しないように調整する手間や、リアルタイムでの予算状況が不透明で予算を戦略的に利用できないなどの課題も存在します。そのため今後ビジネスチャンスを拡大していくには、顧客情報や投資できる金額をリアルタイムに把握し、資金を戦略的に利用していくことが求められるでしょう。

経費予算を決める目的とメリット

まず経費予算を決める目的は「目標設定」です。企業では例えば「〇〇（商品名）を〇〇万円売り上げる」など基本的に目標を定めて事業を行います。しかしこのときに経費をいくらまで使っていいかが分からなければ、目標に対する行動計画を決められないでしょう。

そのため1つの指標として経費予算を設定します。これにより目標に向かって順調に進められているかが分かりやすくなり、結果や実績とのバランスとも比較しやすいでしょう。

また経費予算を細かく把握すると、無駄遣いされていないかが分かるため、企業の収益率をアップできるメリットもあります。経費を少なくし利益率を高めることは、さまざまなリスクの軽減にも繋がるため安定的な経営が行えるようになるでしょう。

経費の種類

前述でもいくつか経費の種類を紹介していますが、そのほかにも経費は存在するため、次に主な経費をリストアップします。経費予算を定める際、こちらを参考に予算を決定しましょう。

経費予算の立て方

経費予算の立て方としては、以下のような順番で行っていきます。

この3つの手順がしっかりできていなければ、正確な予算が立てられないため管理もしにくいでしょう。後々修正があれば、さまざまな部署に迷惑がかかってしまいます。1つずつ丁寧に行っていきましょう。

1.企業運営に関する経費を洗い出す

まずは、企業の運営に関する費用の洗い出しを行います。前述したように、経費は毎月の固定費となっている場合が多いため、この洗い出しの手順でリストアップから抜けてしまうと経費の詳しい内容がわからず計算もあいまいになってしまいます。

経費は種類が多いためリストアップには手間がかかりますが、経費が抜ければ分析の正確性も欠けてしまうため、上記の経費の種類を参考にしっかりと洗い出しを行ってください。

2.前期の実績を分析して改善点を明確にする

次に前期の実績などを参考にしながら経費の見直しを行います。前期の経費のなかで多過ぎる項目はないか、また逆に途中で足りなくなり予算を追加した項目はないかなど改善点を探していきます。

このときに会議を開き、なぜその項目にそれだけの予算が必要なのか、今回も同じ分の予算が必要な理由は何か、本当に途中で予算の追加が必要だったのかなどを各部署の担当者と話し合うことが大切です。

3.目標をもとに経費額を決定する

最後に会議の結果決定した予算案を参考に、売上目標や利益目標へも配慮しながら経費予算を決定します。経費は利益率を高めるため、常に削減することが求められていることから「少し切り詰め過ぎたかもしれない」と思うくらいで問題ありません。企業としての成長のため、一時的な苦痛は必要なものと考えましょう。

なお決定した経費予算に関しては、グラフなどにまとめておくと確認しやすくなり、過去のデータとも比較しやすくなるためおすすめです。

経費の予算管理を行う方法

では実際に経費予算を立てる場合、どのようなツールを使えば管理が行えるのでしょうか？経費予算管理で使えるツールとしては、主にExcelと経費精算システムが挙げられますが、それぞれ活用できる業務の幅や、利便性で大きな違いがあります。

そこで次にこの2つで具体的にどのような違いがあるのか、それぞれの特徴や、具体的に管理を行う流れなどを比較しながら紹介します。

Excel

Excelを利用する場合、各部署で作成した予実管理表に経費予算をまとめ、実際の経費を項目ごと入力し集計、最後に集計結果を予実管理表に転記（自動でリンクさせることも可能）して予算残高を確認します。

日々の入力作業が煩雑なためこまめな予実管理が難しく、月末に確認し気づけば予算オーバーになっていることも少なくありません。また分析する場合は各部署のExcelシートを回収する必要があり、データが膨大なため必要な情報を探し出すのに時間がかかることも特徴です。

経費精算システム

精算管理システムは、経費精算に必要な業務を簡単かつ効率的にできるようつくられたシステムです。経費の伝票データを入力するだけで科目・部門ごとに自動集計され、予算残高も自動で計算してくれます。

リアルタイム性が高いため管理がしやすく、警告表示や経費申請の制限ができるため予算オーバーする心配もありません。そのほかにも経費申請やICカード・領収書の読み取り機能などの機能が豊富につけられており、幅広い作業の効率化が期待できます。

経費精算システム導入のメリット・デメリット

実際に精算管理システムの導入を検討する場合、気になるのはどのようなメリット・デメリットがあるかということです。そこで次に、精算管理システムのメリット・デメリットをそれぞれ詳しく紹介します。

経費清算システムのメリットは業務効率の向上、申請・承認のオンライン化、管理のしやすさが挙げられ、デメリットとしては導入にかかる手間・時間、定着のしにくさなどが挙げられます。では詳しく見ていきましょう。

経費精算システム導入のメリット

メリットとしては、業務効率の向上、申請・承認のオンライン化、管理のしやすさが挙げられます。Excelで行う場合計算ミスを防ぐため入力確認・再計算が必要ですが、経費精算システムでは自動で集計・計算することから人的ミスの発生が防止でき、確認や再計算にかかる作業時間が大幅に削減できます。

また経費申請・承認機能があり、ボタン1つで承認・否認、差戻しができる点も魅力。さらにこれらすべての情報が1つのシステムに集約しているため、圧倒的に管理もしやすくなります。

経費精算システム導入のデメリット

デメリットとしては導入にかかる手間・時間、定着のしにくさが挙げられます。まず精算管理システムはすべての部署・従業員が関わるため、従業員の理解を得るには十分な周知が必要です。その際資料作成や基本的な使い方のマニュアルなどを事前に準備するため手間と時間がかかります。

また難しいシステムにすると、導入に時間をかけても従業員が対応できず、社内に定着しない可能性もあります。そのため導入の際は必ず現場の声を取り入れながら慎重に検討することが重要です。

詳しい選び方については、「経費精算システムの選び方・比較」で解説していますので合わせてご覧ください。

経費予算管理に役立つ理経費精算システムの機能

精算管理システムのなかで経理予算管理に役立つ機能としては、申請の入力制限、通知・催促アラート機能、ワークフロー機能などが挙げられます。あらかじめ設定した予算と経費の使用実績を入力すれば、部門・プロジェクト・勘定科目・従業員ごとに集計でき、予算を超えそうになったらアラートで通知、予算を超えた申請には入力制限をかけられます。

また経費申請では通知・アラートによる催促が自動で行われるため、申請がスムーズに進み正確な経費の使用実績が把握しやすくなるでしょう。またシステムによってはワークフロー機能があり、稟議や押印申請の状況なども含めて経費の使用状況が分かりやすくなります。

経費予算管理を行う際のポイント

まず予算を立てる際は、前述したように少し厳しすぎる程度の予算に収めます。とはいえ到底この予算内では収まらない、という数値にすると後々修正や追加予算が必要となってしまうため、実現可能な範囲に留めることが大切です。

あまり詳細につくりすぎず、大きな枠組みでとらえ、問題点が改善できるようになった場合に徐々に詳細を決定しましょう。実績管理においては、なるべくリアルタイムで状況を把握することが重要です。

また実績や予算を単純に比較するのではなく、なぜその結果になったか、その要因を検証しましょう。数字の集計から検証までしっかりと管理していけば、予実管理は自然とうまく運用できるようになります。

まとめ

本記事では経費における予算管理の意味や目的など基本的な知識を紹介すると共に、実際の予算管理の立て方や管理に利用できるツール、予算管理をうまく行うためのポイントを紹介しました。

経費の予算管理は精算管理システムを導入することでリアルタイムでの予算残高が把握でき、目標も達成しやすくなるほか、業務効率化を図ることが可能です。PRONIアイミツでは、さまざまな条件で経費精算システムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
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