給与明細の記載事項とは？作成の流れやポイントも紹介【2024年最新版】

目次
• 給与明細とは？
• 給与明細の記載事項
• 給与明細作成の流れ
• 給与明細作成におけるポイント
• 給与明細の作成には「Web給与明細システム」の利用がおすすめ
• 給与支払いに特化した機能が欲しければ「労務管理システム」もおすすめ
• 【まとめ】給与明細作成でお悩みならアイミツへ

給与明細とは？

給与明細とは、ある期間（通常は1ヶ月）の労働に対する報酬や手当、社会保険料や税金の控除などが詳細に記載された文書です。給与明細には会社名や従業員番号、勤務時間など雇用に関する情報が含まれているため、雇用契約の証明書としても利用されます。給与明細は従業員にとって重要な証明書であり、会社側も正確かつ適切に作成しなければなりません。
なお、銀行振込による給与支払いの場合は、最終的な支給額を計算書に記入して従業員に交付する必要があります。

給与明細の記載事項

給与明細には、従業員の労働に関する情報を明確にするために、勤怠、支給、控除の3つの項目が必要です。勤怠の項目には従業員の勤務時間や休暇日数が記載します。支給の項目には従業員の基本給や諸手当を記載し、控除の項目には従業員の社会保険料や税金などの控除額を記載します。これらの情報は、従業員が受け取る給与の金額や内容を正しく伝えるために重要です。

勤怠項目は従業員の出勤状況や勤務時間などを明示するための項目です。一般的には大きく分けて以下の3つの要素で記載されます。

①出勤日数や欠勤日数
②労働時間や休憩時間
③賃金計算基礎日数

①は従業員が出勤した日数や欠勤した日数が記載します。必要に応じて有給休暇や代休など特別な休暇も記載しなければなりません。
続いて②は従業員が勤務した時間や、法定の休憩時間を含めた時間を記載します。残業時間や深夜勤務時間など特別な勤務時間についても記載し、抜け漏れがないように注意しましょう。
最後の③は従業員の給与がどのように計算されたかを示す根拠に利用する指標です。賃金計算基礎日数や賃金単価などを記載し、給与がどのように計算されたかを明確にさせます。

①～③のいずれも正確な情報が記載されていないと、従業員が法的な紛争を起こす可能性があります。コンプライアンスの観点でも正確な情報を記載し、従業員に適切な情報提供をするようにしましょう。

支給項目は従業員に支払われる給与の内訳が記載されます。内訳は企業によって異なりますが、一般的には以下のような項目が含まれます。

①基本給
②諸手当
③残業代
④賞与
⑤休日出勤手当

①は従業員が雇用されている期間に支払われる基本的な給与を指します。能力や経験、職位のような階級毎に金額が決められているケースが多いでしょう。
②は基本給以外の手当のことで、職務手当や役職手当、住宅手当、通勤手当などが該当します。手当の内容によっては非課税対象のものもあるので注意してください。
③は労働時間が法定労働時間を超えた場合に支払われる報酬です。基本的には法律で決められた割増率に基づき支払う必要があります。
④は一定期間の成績に応じて支払います。賞与がない会社もありますが、一般的には年1～2回の賞与が多いです。
⑤は休日に出勤した場合に支払われる手当です。残業代と同じように法律で決められた割増率に基づき支払う必要があります。  

控除項目は法律に基づいて徴収される金額を記載します。以下項目が含まれます。

①所得税
②社会保険料
③雇用保険料
④源泉徴収不足金

①は給与額から所得税法に基づく源泉徴収がされ、差し引かれる税金の額です。
②は健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料など、社会保険法に基づいて徴収される保険料のこと。
③は雇用保険法に基づく保険料で、雇用保険に加入することによって失業時に給付を受けられるようになります。
④は臨時で発生する項目で、給与支払い時に所得税源泉徴収額が不足した場合に差し引き額が控除する項目です。これらの項目は法律に基づいて徴収されています。

また、社会保険料や税金などの控除はその年の収入や家族構成によって異なるので注意してください。控除の計算式や法律に詳しくない場合は会計担当者や税理士に相談しましょう。コンプライアンスの観点でも、従業員との信頼関係を守るためにも慎重な対応が必要です。  

給与明細作成の流れ

給与明細を作成するためには勤怠や支給、控除などの情報を正確に集計しまとめる必要があります。以下で給与明細の作成に必要な各項目について詳しく説明します。

1.基本給や諸手当、残業代など支給額を計算
基本給は雇用契約書や就業規則に明記されている金額を参照します。ここの基本給が残業代や手当などの計算の基礎となります。なお、残業代は労働基準法に定められた労働時間に応じて計算を行います。

2.所得税や社会保険料など控除額を計算
控除項目には法律によって定められた利率（金額）があります。控除額は個人差があり、家族構成や扶養家族の有無などによって異なります。そのため、正確な情報を元に計算する必要があります。

3.給与明細のフォーマットに当てはめて振込金額を算出
ここまでで計算した１の「総支給額」から２のような「控除額」を差し引いた金額が従業員の手元にわたる「振込金額」となります。

給与明細作成におけるポイント

給与明細は従業員にとって非常に重要な書類なので、少しのミスや不誠実な対応が「信頼」を失ってしまいます。以下で紹介するポイントに注意しながら進めていきましょう。

まずは、給与明細の作成に必要な項目を決め、作成のルールを明確に定めましょう。例えば、勤怠や支給、控除の項目を必ず含める、それぞれの項目に何を記載するかを決めるなどです。こういったルールを設けることで、全ての給与明細が同じフォーマットで作成され、従業員にとっても分かりやすくなります。欠勤時の対応や日割り計算の有無など、支給額に影響を及ぼすケースもルール化しておくことでトラブルを未然に防げます。

給与明細には数字が多く、一度で全ての項目を正確に入力することは難しいもの。特に控除項目は、社会保険料や税金といった複雑な計算が必要となるためミスが発生する可能性が高いです。そのため、給与明細の作成後には必ず別の担当者によるダブルチェックを行うことが重要です。

給与明細の作成には「Web給与明細システム」の利用がおすすめ

給与明細の作成や発行をスムーズに行いたいという場合には、Web給与明細システムを利用するのがベストです。Web給与明細に特化した専門システム、給与計算システムに内包された給与明細システムなど種類はさまざまですが、どれも給与明細の電子データを簡単に作成することができます。給与明細の記載事項にミスは許されないため、Web給与明細システムを活用してできる限り自動化するのが安心でしょう。

給与支払いに特化した機能が欲しければ「労務管理システム」もおすすめ

Web給与明細システムを導入したい場合には、給与明細機能を利用できる労務管理システムもおすすめです。労務管理システムでは、従業員の勤怠管理や休暇管理、給与計算、社会保険や労災保険などの手続きなど幅広い機能が利用できるもの。給与明細作成に限らず、労務管理全般を効率的に管理することができます。労務を1つのシステムでカバーしたい場合には、労務管理システムもおすすめでしょう。

【まとめ】給与明細作成でお悩みならアイミツへ

給与明細の作成・発行は、従業員との信頼に関わる部分となるため、丁寧な作業が求められます。しかし、従業員が多くなるほど手作業での対応は困難なもの。必要におうじてシステムの導入を検討しましょう。
アイミツでは、給与計算や明細作成、労務管理に関するさまざまなサービスをご紹介しているので、詳しくはこちらをご確認ください。