給料明細が必要な理由・作成方法を解説

目次
• 給料明細の作成が必要な理由
• 給料明細を作成するために必要な書類や情報
• 給与明細の記載事項
• 給料明細作成の流れ
• 給与明細作成におけるポイント
• 給料明細を作成する方法
• 給料明細の作成には「Web給与明細」の利用がおすすめ
• 給料支払いに特化した機能が欲しければ「労務管理システム」もおすすめ
• まとめ：システムを導入し、給与明細作成を効率化しよう

給料明細の作成が必要な理由

会社は従業員に対し、働いてくれた対価として給料を支払います。また、給料の振り込みと一緒に、給料明細書を作成しなければなりません。このとき、なぜ給料明細書を作成しなければならないのでしょうか。まずは、給料明細書が必要な理由についてご紹介します。

従業員に給料明細書を交付することは、所得税法により定められています。会社には従業員に給料明細書を交付する義務があり、給料を支払う際に交付しなければいけません。ただし、給料の支払いを受ける者の承諾を得て、電磁的方法により提供することができます。※

会社は、従業員の給料や税金、保険料などを把握し、年末調整～確定申告という形で税務署に申告する必要があります。また、給料明細書を従業員に渡すことによって、振込額のミスを防止できるのも特徴です。

※出典：厚生労働省『知って役立つ労働法 働くときに必要な基礎知識』

給料明細書は、会社だけではなく従業員においても大切な書類です。例えば、次のケースで給料明細書を利用します。

内容の確認はもちろん、契約書類や控除を受けるための証明として利用できるのが特徴です。Webで交付される給料明細書なら管理は簡単ですが、紙の給料明細書は、自宅など大切な場所に保管してください。

給料明細を作成するために必要な書類や情報

給料明細書を作成するといっても、何も情報がなければ給料を計算できません。そのため、事前に必要な情報を集めましょう。なかでも必要不可欠なのが「勤怠」と「控除」に関わる情報です。なぜ2つの情報を揃える必要があるのか、詳しくご紹介します。

給料明細書を作成するのなら「勤怠」の情報を準備しましょう。勤怠とは、すなわち従事した時間を表す情報のこと。一般的にはタイムカードや勤怠管理システムを用いて管理されています。

勤怠の情報があれば、従業員が基本労働時間を満足できているのかを確認できます。また、時間外労働や休日出勤といった情報も確認できるのが特徴です。基本給、そして残業代を計算するために必要な情報ですので、あらかじめ準備しておきましょう。

基本給や残業代の計算とは別に「控除」の情報を準備することも大切です。ここでいう控除とは、年末調整の際に用いる税金や保険に関わるお金のこと。従業員の税金・保険は、会社が代行して手続きするため、以下の書類を準備しましょう。

「健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」は、毎月、日本年金機構から会社宛てに送られてきます。また「住民税課税決定通知書」は、住民税の特別徴収を行っている会社に送付されるため、従業員ごとに管理しておくといいでしょう。

給与明細の記載事項

給与明細には、従業員の労働に関する情報を明確にするために、勤怠、支給、控除の3つの項目が必要です。勤怠の項目には従業員の勤務時間や休暇日数が記載します。

支給の項目には従業員の基本給や諸手当を記載し、控除の項目には従業員の社会保険料や税金などの控除額を記載します。これらの情報は、従業員が受け取る給与の金額や内容を正しく伝えるために重要です。  以下では 勤怠、支給、控除の3つの項目を詳しく解説します。

勤怠項目は従業員の出勤状況や勤務時間などを明示するための項目です。一般的には大きく分けて以下の3つの要素で記載されます。

「出勤日数や欠勤日数 」は、従業員が出勤した日数や欠勤した日数が記載します。必要に応じて有給休暇や代休など特別な休暇も記載しなければなりません。

続いて「労働時間や休憩時間」は、従業員が勤務した時間や、法定の休憩時間を含めた時間を記載します。残業時間や深夜勤務時間など特別な勤務時間についても記載し、抜け漏れがないように注意しましょう。

最後の「賃金計算基礎日数」は、従業員の給与がどのように計算されたかを示す根拠に利用する指標です。賃金計算基礎日数や賃金単価などを記載し、給与がどのように計算されたかを明確にさせます。1～3のいずれも正確な情報が記載されていないと、従業員が法的な紛争を起こすおそれがあります。コンプライアンスの観点でも正確な情報を記載し、従業員に適切な情報提供をするようにしましょう。  

支給項目は従業員に支払われる給与の内訳が記載されます。内訳は企業によって異なりますが、一般的には以下のような項目が含まれます。  

「基本給」は従業員が雇用されている期間に支払われる基本的な給与を指します。能力や経験、職位のような階級毎に金額が決められているケースが多いでしょう。「諸手当」は基本給以外の手当のことで、職務手当や役職手当、住宅手当、通勤手当などが該当します。手当の内容によっては非課税対象のものもあるので注意してください。

「残業代」は労働時間が法定労働時間を超えた場合に支払われる報酬です。基本的には法律で決められた割増率に基づき支払う必要があります。「賞与」は一定期間の成績に応じて支払います。賞与がない会社もありますが、一般的には年1～2回の賞与が多いです。

「休日出勤手当」は休日に出勤した場合に支払われる手当です。残業代と同じように法律で決められた割増率に基づき支払う必要があります。    

控除項目は法律に基づいて徴収される金額を記載します。以下項目が含まれます。

「所得税」は給与額から所得税法に基づく源泉徴収がされ、差し引かれる税金の額です。「社会保険料」は健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料など、社会保険法に基づいて徴収される保険料のこと。

「雇用保険料」は雇用保険法に基づく保険料で、雇用保険に加入することによって失業時に給付を受けられるようになります。「源泉徴収不足金」は臨時で発生する項目で、給与支払い時に所得税源泉徴収額が不足した場合に差し引き額が控除する項目です。

これらの項目は法律に基づいて徴収されています。また、社会保険料や税金などの控除はその年の収入や家族構成によって異なるので注意してください。控除の計算式や法律に詳しくない場合は会計担当者や税理士に相談しましょう。コンプライアンスの観点でも、従業員との信頼関係を守るためにも慎重な対応が必要です。   

給料明細作成の流れ

給料明細書を作成するためには、準備した従業員の情報を元に、給料計算を行う必要があります。このとき給料明細書は、複数の計算を組み合わせて作り上げるのが特徴です。4つのステップに分けて作成方法を見ていきましょう。

まずは、従業員の「総支給額」を算出するために、タイムカードや勤怠管理システムで確認できる「労働時間」から以下の項目を計算していきましょう。

上記の項目を計算し合計すれば、従業員の総支給額が算出されます。

次に、会社が従業員の代わりに支払いを行う「社会保険料」を計算しましょう。例えば、以下の社会保険料が該当します。

各種保険は、それぞれ算出方法・保険料率が異なります。計算ミスが発生しないように注意してください。

税務署に申告が必要となる「所得税」「住民税」を算出するために、以下の方法で計算を行いましょう。

所得税や住民税は、従業員位によって控除される条件が異なります。国税庁が公表している税率や控除額を確認して算出してください。

最後に、算出し終えた「総支給額」「控除額」を給料明細書に記載しましょう。このとき、算出した総支給額とは別に、内訳となる基本給や時間外労働、手当の項目を分けて記載してください。

また、控除額も同様に、すべて項目を分けて給料明細書に記載します。ただし、記載する金額は従業員が負担する金額のみ。会社が負担する金額は記載しないように気を付けてください。

給与明細作成におけるポイント

給与明細は従業員にとって非常に重要な書類なので、少しのミスや不誠実な対応が「信頼」を失ってしまいます。以下で紹介するポイントに注意しながら進めていきましょう。

まずは、給与明細の作成に必要な項目を決め、作成のルールを明確に定めましょう。例えば、勤怠や支給、控除の項目を必ず含める、それぞれの項目に何を記載するかを決めるなどです。こういったルールを設けることで、全ての給与明細が同じフォーマットで作成され、従業員にとっても分かりやすくなります。欠勤時の対応や日割り計算の有無など、支給額に影響を及ぼすケースもルール化しておくことでトラブルを未然に防げます。  

給与明細には数字が多く、一度で全ての項目を正確に入力することは難しいもの。特に控除項目は、社会保険料や税金といった複雑な計算が必要となるためミスが発生する可能性が高いです。そのため、給与明細の作成後には必ず別の担当者によるダブルチェックを行うことが重要です。  

給料明細を作成する方法

さまざまな項目を計算してまとめる給料明細書は、一体どのような手段で作成したらいいのでしょうか。現在多くの会社では、こちらでご紹介する2つの方法で給料明細書を作成しています。それぞれの特徴や利用する利点を見ていきましょう。

給料明細書は、表計算ソフトのExcelを用いて作成できます。Excelのテンプレートを利用して給料明細書を簡単に作成。関数を組めば、従業員ごとの給料明細書を自動算出できます。多くの会社が利用するソフトであることから、初期導入費用がかからないのが魅力です。ただし、関数の準備や調整は人事担当者が実施する必要があります。税率の変化に合わせて微調整といった手間がかかることも理解しておきましょう。

給料明細書を手間なく作成したいなら、給料明細書作成向けに作られたソフトやツールを利用しましょう。専用ソフト・ツールがあれば、従業員の情報を入力するだけで毎月の給料明細書をほとんど自動で作成。作業効率が良くなることはもちろん、手作業によるミスを防止できるのが魅力です。種類によっては、勤怠管理システムなどと連携し、人事業務の負担を減らしてくれるソフト・ツールも提供されています。

給料明細の作成には「Web給与明細」の利用がおすすめ

給料明細書作成の業務負担を減らしたい。そう考えているなら「Web給与明細」の導入を検討してみてください。Web給与明細とは、Web上で給与明細の作成から発行まで完結が可能なシステムです。給与計算ソフトと連結が可能なため給与計算後のCSVなどで連携すれば簡単に給与明細が作成できます。

また、作成後もWeb上で配信するため、従業員は好きなタイミングで給与明細を確認することができます。そのため、給与明細の作成から発行までの工数の削減や紙の印刷も不要になるためコスト削減も実現できます。

給料支払いに特化した機能が欲しければ「労務管理システム」もおすすめ

給料管理・給料明細書作成を効率化したいなら「労務管理システム」の導入がおすすめです。労務管理システムがあれば、従業員の情報を一括管理し、給料計算も可能。基幹業務となる労務関連の作業をすべてシステムで完結できるのが魅力です。

PRONIアイミツでは、給料管理に特化した労務管理システムをご紹介しています。給料管理の課題を解決できるシステムを見つけたいなら、ぜひPRONIアイミツの紹介ページをチェックしてみてください。

まとめ：システムを導入し、給与明細作成を効率化しよう

給料明細書は、従業員の労働時間や保険など、複数の要素を計算してまとめあげるのが特徴です。また、従業員の人数が増えるほど、その負担は増加。なかには、Excelなどを使った給料明細書の作成に負担を感じている人事担当者も多いはずです。Web給与明細に切り替えて、給与明細作成業務の負担を軽減するのがおすすめです。

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