アルバイトやパートにも給料明細は必要？作り方や忘れた場合の罰則も紹介【2024年最新版】

目次
• アルバイトやパートにも給料明細は必要？
• 給料明細を支給しなかった場合の罰則
• アルバイトやパートの給料明細にある3つの項目
• アルバイト・パート向け給料明細の作成方法
• 給料明細の作成には「Web給与明細」の利用がおすすめ
• 給料支払いに特化した機能が欲しければ「労務管理システム」もおすすめ
• まとめ

アルバイトやパートにも給料明細は必要？

給料明細といえば、正社員に対して交付する書類だと思われがちです。ですが実際には、アルバイト・パートに対しても同様に、給料明細を用意しなければなりません。これは、以下に示す所得税法にも定められている内容です。事業主から「支払いを受ける者」はすべて給与明細を受け取る必要があります。

居住者に対し国内において給料等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給料等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。※

引用：e-GOV法律検索「所得税法 第231条」https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=340AC0000000033

アルバイトだから、パートだから、という理由で給料明細を省略できないことを理解しておきましょう。

給料明細を支給しなかった場合の罰則

アルバイトやパートを含む「支払いを受ける者」に給料明細を発行しなかった場合、1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科されます。

一般的に給料明細は、給料支払い日までに交付しなければなりません。また、給与明細の交付が遅れてしまうこと自体には罰則はありませんが、給与明細を請求されたときに無視や拒否を行うと、不交付による罰則が適用されます。法律に違反しないためにも、給料明細を発行する仕組みを今のうちに整備しておきましょう。

アルバイトやパートの給料明細にある3つの項目

アルバイト・パート用の給料明細は、以下の項目により構成されます。

・勤怠
・支給
・控除

各項目の詳細情報について詳しくご紹介します。給料明細の作成に必要な項目を理解し、適切な給料明細を準備していきましょう。

勤怠の項目では、以下の情報をまとめましょう。

・勤務日数
・休業日数
・欠勤
・労働時間
・時間外労働時間
・深夜労働時間

次項でご紹介する「支給」は、こちらで紹介した勤怠の数値を利用して算出するのが一般的です。各項目を整理しておくことにより、給料計算の根拠を示すことができます。また、アルバイト・パートの方が勤怠状況に誤りがないか確認することも可能です。給料明細のベースとなる情報ですので、確実に網羅してください。

支給の項目では、以下の情報をまとめましょう。

・基本給
・時間外手当
・深夜手当
・交通費
・総支給額

アルバイト・パートは、時給単価で給料が算出されます。ほとんどの職場では、役職手当や住宅手当が付かないため、上記のような必要項目だけを整理してください。また、総支給額とその内訳が分かるように項目を分けることで、支給される内容が確認しやすくなります。社内規定に合わせて支給項目を検討してみてください。

控除の項目では、以下の情報をまとめましょう。

・所得税
・住民税
・厚生年金
・健康保険
・雇用保険
・控除額（合計額）

控除では、総支給額から差し引かれる税金や保険料、年金などを算出します。控除のうち税金の項目では、給料を受け取る人の総支給額によって納税率が大きく変化するため、国税庁で公開されている納税率を参考にして正確に算出してください。また、保険料、年金においても、総支給額などが関係して大きく変化します。それぞれの条件を確認しつつ算出するとよいでしょう。

また注意点として、厚生年金や雇用保険といった項目は、会社とアルバイト・パートで折半して支払うのが一般的です。給料明細には、アルバイト・パートが支払う金額だけ記載するにように注意してください。また、年間収入によっては、所得税が免除される場合もあるので、あらかじめ税金や保険のことを理解したうえで控除を算出していきましょう。

アルバイト・パート向け給料明細の作成方法

アルバイト・パート用の給料明細は、正社員の給料明細とは内容が少しだけ異なります。また、作成方法の選択肢も多いのが特徴です。

これから給料明細を作成する予定がある方は、こちらで紹介する3つの方法を活用してみてください。

会社の条件に合う給料明細を作成したいなら、自由にカスタマイズできるエクセルやワードを使ってみてはいかがでしょうか。必要項目を表にまとめるだけで簡単に作成することが可能です。また、デザイン調整なども行えるため、オリジナルの給料明細を準備できます。

ただし、すべて手入力が必要なので、作成する手間やミスが発生する恐れがあります。中には重要な情報の書き洩らしが出てしまう可能性もあるでしょう。エクセルやワードを使って作成する場合は、完成した給料明細の内容を確実に確認してください。

自身で作成する手間をかけたくない方や、作成ミスをなくしたいと考えている方は、給料明細用のテンプレートを活用してみるといいでしょう。あらかじめ作成されたテンプレートなら、内容の確認を行うだけで利用できるのが魅力です。

インターネット検索を行えば、さまざまな無料テンプレートが見つかります。その中でも、豊富なテンプレートが見つかるサービスを2つ見ていきましょう。

ビズ研

ビズ研は、登録不要かつ無料のビジネステンプレートを提供している便利なサイトです。業務で活用できる書類のテンプレートがまとめられており、もちろん給料明細のテンプレートも見つかります。

タテ型、ヨコ型、アルバイト用など、用途に合うテンプレートが用意されているので、データをダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

フリー雛形

フリー雛形は、ビジネスや日常生活で使える表やポスターのテンプレートを提供している便利なサイトです。検索機能で目的のテンプレートを見つけられるため、目的に合うテンプレートを簡単に発見できます。

アルバイト用の給料明細のテンプレートとして、A4サイズ（縦・横）を無料でダウンロード可能。Excelデータとしてダウンロードできるため、後からカスタマイズできるのが魅力です。

正社員と同様に給料管理を行いたい、効率よく給料明細を作成したいと考えている方は、給料明細作成機能が搭載されたソフトやシステムを利用するのがおすすめです。

知識のない初心者でも簡単に操作できるのが魅力のひとつといえます。また、手間をかけずに給料明細を作成できるので、給料明細の作成に時間を取れない会社に向きの方法です。給料明細の作成にかかるコストを縮減し、毎月安定して給料明細を交付できます。

給料明細の作成には「Web給与明細」の利用がおすすめ

アルバイトの給与明細の作成、管理にはWeb給与明細を活用するのがおすすめです。飲食店や小売店など、業界によってはアルバイトの人数が多く、作成時間や配布に工数が掛かってしまうケースもあるでしょう。Web給与明細書は、給与明細の作成から発行までをWebで完結させることが可能です。時間が掛かっていた作成・発行などの作業工数を削減することができるでしょう。また、アルバイト側も給料日に発行される給与明細を場所を問わず閲覧することができるため、両者の負担を軽減することができます。

給料支払いに特化した機能が欲しければ「労務管理システム」もおすすめ

給料管理や明細作成は、労務担当者が実施する場合が多くあります。このとき、労務関連の業務に対して負担を感じている方もいるはずです。もし労務の負担を減らし、給料管理や明細作成も効率化したいのなら、労務管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。給料明細作成を含む、さまざまな労務関連の業務を効率化できます。

PRONIアイミツでは、給料明細の作成ができる労務管理システムの比較検討が行えます。より良いシステムを見つける手段として、ぜひご利用ください。

まとめ

アルバイトやパートの人たちは、正社員とは異なる条件で働いている場合がほとんどです。ただし、条件が違うからといって、給料明細の作成が不要というわけではありません。法律上、アルバイトやパートの方も含めて給料明細を交付する必要があるということを覚えておきましょう。給料管理や明細作成に手間や負担を感じている場合は、Web給与明細の導入を検討することをおすすめします。

ただ、どういったシステムを導入していいのか分からない方もいるでしょう。それなら、ぜひPRONIアイミツがリストアップしているサービスをご検討ください。おすすめのサービスの資料をまとめてご請求いただくことも可能です。