SFA（営業支援システム）とは？システムのメリットや導入事例を徹底解説！

目次
• SFA（営業支援システム）とは
• SFA導入のメリット
• SFA導入のデメリット
• SFA導入の成功事例
• SFA導入の失敗事例
• まとめ：SFAを運用して効果を実感しよう

SFA（営業支援システム）とは

SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、営業活動の自動化を意味し、営業支援システムとも呼ばれています。SFAに必要な情報を入力することで、次にとるべきアクションが提案されたり、業務プロセスを自動化できたりします。また、SFAで案件の管理や分析を行うことで、営業担当は本来やるべき業務に集中することができ、効率よく営業活動を進められるようになります。

SFAの主な機能は下記のとおりです。

上記はSFAの主要な機能で、SFAによっては、名刺管理機能、見積書作成機能、案件管理機能を搭載したシステムもあります。

SFAの機能を活用することで、従来の属人的な営業手法から脱却できます。チームとして効率の良い営業スタイルの確立に役立つという点からも、SFAのメリットは大きく、その市場規模は拡大しています。

SFA導入のメリット

SFAは、営業に関する業務を効率化するためのシステムです。SFAを利用すれば、あらゆる営業活動の可視化と共有ができ、精度の高い分析が可能に。そのため、多くの企業で案件の管理や顧客情報の共有などに活用されています。

SFA導入のメリットは、「営業戦略の立案・改善」「属人化の回避」「コスト削減」の3つに分けられます。ここでは、それぞれのメリットを順番にご紹介しましょう。

SFAには、営業戦略の立案・改善に役立つ機能が備わっています。うまく活用すれば、営業活動を見える化でき、イレギュラーの発見やデータの分析が容易になります。まずは、営業戦略上のメリットについて見ていきましょう。

営業活動を見える化できる

SFA導入には、営業活動を見える化できるメリットがあります。顧客情報や競合他社のデータといった基本的な情報はもちろん、各案件の進捗状況も共有可能です。
営業方法を改善するためには、現状を正確に把握しなければなりません。紙ベースで進捗や情報を管理している場合、状況を確認できるまでに時間が掛かることも。SFAを活用すれば、担当者がどのように対応したのかをリアルタイムにチェックできるため、マネージャーは適切なアドバイスを与えられます。

イレギュラーの早期発見

SFAでは、商談の進捗をリアルタイムで確認できるため、イレギュラーの早期発見が可能です。大型案件の受注見込みの引き下げや過剰な値引きなど、売上に影響を及ぼしかねないトラブルが発生してもいち早く対処できます。
トラブルの兆候を早い段階で把握できれば、冷静な判断が可能に。部署全体の売上を管理しなければならないマネージャーにとって、大きなメリットと言えるでしょう。

データ分析を支援

SFAにはレポート作成機能が備わっているため、会議用や報告用の資料を作成する時間を大幅に短縮できるでしょう。それぞれの担当者が入力したデータを自動的に集計できるため、実績や目標達成率などの数値を簡単に確認できます。加えて、担当者ごとのデータや業種ごとの成績など、特定グループの数字のみを抽出することも可能です。集計したデータは自動的にグラフ化されるので、一目で状況を把握できるでしょう。

KPIの精度を高められる

SFAを導入すれば、KPI（重要業績評価指標）の精度を高められます。SFAの入力フォームはほぼ定型化されており、入力内容に誤りがあれば、アラートで通知するため、間違ったデータが保存される可能性は低いです。そのため、精度の高いKPI設定が可能に。

加えて、SFAでは蓄積したデータにもとづいて、実績や売上予測などの自社の営業活動を評価するうえで必要な指標を高い精度で算出できます。データの正確性を担保できれば、経営層としても経営戦略を立てやすくなるでしょう。

SFA導入には、業務の属人化を回避できるメリットもあります。SFAであれば、顧客情報はもちろん、案件の進捗状況や過去のやり取りも確認できるので、商談に関する情報を後任へスムーズに引き継ぐことができるでしょう。

営業活動をナレッジ化

SFAを活用すると、簡単に営業活動のナレッジを共有できます。成約に至った案件を分析すれば、成約率を上げるためのヒントを得られます。SFAを使用するほど顧客情報や案件に関する情報が蓄積され、成功した案件の傾向を分析可能に。
また、失敗した事例に関する情報も蓄積されるため、避けるべき対応を明確にできます。効果的な営業方法を共有できれば、成約につながる可能性を高められるだけでなく自社の競争力向上にもなります。

スピーディな情報共有

情報をスピーディーに共有できる点もSFAのメリットです。SFAに入力した顧客情報や案件の進捗状況はリアルタイムで反映されるため、連絡の行き違いによるトラブルを防げます。無用なトラブルが減れば、社員のストレス軽減にもつながるでしょう。
案件の進捗に加え、見積書のように上司の確認が必要な情報もすべて共有できます。社員が知っている情報にムラが出る心配もなく、担当者が変更になっても後任者は過去の情報を参照できるため、スムーズな引継ぎが可能です。

時間を有効活用できる

SFAには、時間を有効活用できるメリットも。SFAの多くはスマートフォンやタブレットでも利用できるため、外出先でも利用ができます。加えて、誰でも簡単に扱える設計になっているので、日報や書類の作成が苦手な社員でも短時間で報告書などを仕上げることが可能。
場所を選ばず作業できるため、移動時間や空き時間を活用して日報や見積書を作成すれば、時間を有意義に使えます。入力した内容はリアルタイムで確認できるため、報告や共有のために会社へ立ち寄る頻度を減らすことにもつながります。

社員の適正な評価につながる

SFAには、営業社員の営業活動や実績がすべて記録されてます。営業社員を評価するうえで売り上げは重要な指標の一つですが、全てではありません。SFAでは単純な売上以外にも、新規開拓の実績やトラブルにどのように対処したのかも確認できます。
そのため、マネージャーは複数のデータを踏まえた客観的な評価が可能に。正当な評価を受けられるようになれば、社員のモチベーションも向上します。

SFA導入には、コストを削減できるメリットもあります。業務効率の向上によって、短時間で多くの業務を処理できれば、残業も減らせるでしょう。ここからは、SFAのコスト面でのメリットについて解説します。

教育コストの削減

SFAを導入すれば、教育コストの削減も可能です。先述の通り、SFAを使用するほど、ナレッジが蓄積されていき、セールス部門全体での経験値を高められます。過去の提案内容や資料など、成約につながった具体的な営業方法を学ぶツールとしても有効です。
蓄積したナレッジを新人社員の教育に活用すれば、効率よく営業方法を学べるでしょう。ナレッジを参照することで上司や先輩へ質問する頻度を減らせるため、新人育成の負担を軽減できます。

業務効率の改善

SFAには業務効率を改善できるメリットがあります。タスク管理機能やスケジュール管理機能が備わっているので、現場の社員もスケジュールを立てやすくなるでしょう。SFAに入力した内容は即時反映されて社員同士でスケジュールを確認できるため、社員同士の円滑なコミュニケーションが可能になります。突発的に商談しなければならない状況になったとしても、ほかの社員に対応を依頼することもできます。

生産性の向上

SFAの導入は、生産性の向上にも有効です。Excelや紙で情報を管理している場合、集計や資料作成時に手作業が多くなりがちです。SFAには、データを自動的に集計する機能が備わっているため、簡単にレポートを作成できます。手作業が減れば、社員の負担軽減にもつながるでしょう。

運用方法によっては、営業事務の人手を減らせるため、人件費を削減できる可能性も。営業社員の事務作業を削減できれば、商談に集中しやすくなるメリットもあります。

SFAを導入して営業活動を効率化したい方は、PRONIアイミツにご相談してみてはいかがでしょうか。ITツール受発注支援のプロとして、貴社のSFA選びに関するご相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますので、お気軽にご利用ください。

SFA導入のデメリット

社内の環境や社風に合わせたSFAを選ぶことで、さまざまメリットを得られますが、もちろんデメリットも存在します。注意しておきたいSFAの導入のデメリットについてもご紹介しておきましょう。

当然ながらSFAの導入には、コストがかかります。一口にSFAと言っても種類が多く、料金もさまざま。また、同じシステムであっても、既存のシステムとの連携など、カスタマイズを施すと導入費が高額になるケースもあります。SFAを導入する際は、費用対効果を考慮してシステムを選ぶことが重要です。

SFAの初期費用・月額料金の相場や、各サービスにかかる費用を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

SFA導入には社員の教育が必要不可欠です。特に新規で導入する場合、新たな作業が増えるため、使い方を学ばなければなりません。

せっかく導入したシステムを使いこなせなければ、SFA導入前よりも1つの作業に時間が掛かってしまう恐れも。マネージャーは、ベンダーから運用のアドバイスを受けながら、社員を教育する必要があります。そのため、SFAだけではなく、サポート体制も確認しておくことが大切です。

SFA導入の成功事例

初めてSFAを導入する場合、運用のイメージが湧きにくいのではないでしょうか。成功事例を知ることで導入・運用のイメージができて、SFAの導入を成功させることができるでしょう。ここからは、SFAの導入で成果を上げた成功事例を紹介します。

東京都新宿区に本社を構える、福利厚生統合アウトソーシングを提供している企業では、異なるベンダーのSFAやグループウェアを使用していました。しかし、社員数が増えるにつれて従来の業務システムではコスト面の負担が大きくなりつつあったため、ほかのツールへの乗り換えることに。低コストであること、1,000名規模での導入実績があることを理由に、業務システムをアイアットOECの「WaWaシリーズ」に統一。同じベンダーのシステムに統一したことで、データ活用の幅を広げることに成功したうえ、ライセンス料金や保守料金の大幅な削減も実現しています。

1万社を超える法人顧客を抱える企業ですが、SFA導入前はグループ内で十分に顧客情報を共有できていないという課題も抱えていました。SFAを導入したことで、グループ内企業の顧客情報へアクセスが可能になり、グループ間で顧客の相互紹介が活発化。現在では、SFAが見込み客の発掘にも活用されています。

※参照：WaWaOffice「導入事例のご紹介」

東京都新宿区にある法人向けの研修事業を手掛ける企業では、エクレアラボが提供するSFA「Ecrea」を導入し、見込み客や案件を管理しています。もともと、別ベンダーのSFAを使用しており、機能面での不満はなかったものの、年間のランニングコストが300万円を超えていました。そこで、同様の機能を備えた別のSFAへの乗り換えを検討することに。Ecrea以外にも4社のSFAを検討しましたが、既存のシステムと同様の機能を実装するとなると予算をオーバーするため、ほかのツールでは要件を満たせませんでした。

結果的に機能面での要件を満たしつつ、ランニングコストを3分の1に抑えられることから、Ecreaの導入を決定。導入から数年が経過していますが新たに機能を追加したこともあり、以前のシステムよりも使い勝手が向上し、より業務を効率化できたとのこと。必ずしも高額なシステムが優れているわけではないことが分かる事例と言えるでしょう。

※参照：Ecrea「導入事例・提案例一覧」

ICTサービスを提供する大手企業では、SalesForceの「Sales Cloud」を導入しています。6,000人の営業スタッフが世界中で営業活動を展開しており、以前はネットワークや情報システムを拠点ごとに最適化していました。しかし、クライアント企業のグローバル化を受けて、世界規模で対応可能なシステムを導入することに。多彩なサービスを提供していますが、リソースが限られているため、いかに効率よく新規案件を開拓できるかが課題となっていました。

Sales Cloudの導入によって、国内と海外スタッフ間での情報共有が容易になり、グローバルでシームレスな連携が可能に。コンタクトセンターから営業担当へ案件をスムーズに引き継ぐことができるようになりました。また、Sales Cloudで収集したデータを分析し、的確なタイミングで提案できるようになったため、成約率向上にも寄与しています。

※参照：セールスフォース・ジャパン「Salesforce お客様事例」

PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、SFA選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

SFA導入の失敗事例

SFAの導入に失敗する代表的なケースは以下の3つに分けられます。それぞれのケースを確認して、自社で導入するときの参考にしましょう。

SFAによって成果が上がる理由は、業務の効率化やデータ活用による競争力の向上にあります。しかし、単にSFAを導入すれば、成果が上がると考えてしまうケースも少なくありません。導入自体が目的化してしまうと、本来の目的である営業活動の改善・効率化につながらない可能性も。

成果が上がらない原因は企業によってさまざまですが、「蓄積されたデータをどのように分析すべきかが分からない」「分析スキルを持った社員が在籍していない」などが挙げられます。上記のような失敗を防ぐためにも、運用方法を学んでおくことがおすすめ。また、SFA導入前に分析の担当者を決めておくことも大切です。

多機能なSFAは幅広いニーズに対応できるため、うまく活用できれば多くの業務を効率化できます。一方で、機能が多くなるほど、うまく使いこなせない社員が出てくる可能性も否めません。

基本的にどのSFAも使い勝手を考慮した設計になっていますが、機能が多くなるほど画面上の項目や操作も増えます。操作が複雑になれば、使いこなすまでに時間が掛かる可能性が高いです。あまりに使いづらいと、社員のSFA離れが起きてしまう恐れも。多機能なシステムが必ずしも優れているわけではありません。自社のニーズや社員のITリテラシーを考慮して相性の良いSFAを選ぶことが大切です。

SFAが想定通りに機能しなかった場合、システム導入の意義が失われてしまいます。例えば、部署ごとのシステム環境の違いによって情報共有に障害が発生すれば、SFAのメリットを十分に活かせません。

また、SFAの導入直後は入力作業の増加や操作に慣れていないなどの理由から、社員に大きな負担が掛かります。SFA導入の目的や意義が社内で理解されていなければ反発が起こり、浸透しない可能性も。現場への負担を最小限に抑えるためにも、計画的に導入を進めることが重要です。経営層はSFA導入前になぜSFAを導入するのかしっかり周知しておいた方が良いでしょう。

まとめ：SFAを運用して効果を実感しよう

SFAには生産性を向上させる多くのメリットがあります。一方で、正しく運用できなければ、デメリットばかりが目立ち、成果につながらないことも。失敗を避けるためにも、自社にあったシステムを選び、導入前には社内でSFAの導入目的を共有しておきましょう。

実際にSFAのサービスをチェックしたい方は、以下の記事もご覧ください。PRONIアイミツがおすすめのサービスを選定しています。

SFAは種類が多いため、候補を絞るだけでもかなりの時間が掛かります。初めて導入する場合は「何を基準に選べばよいのか分からない」「SFAごとの違いがあまり分からない」という方も多いです。

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