【2024年最新】テレワーク導入費用の内訳や相場は？費用対効果を高めるポイントや注意点も解説

目次
• 主なテレワーク導入費用
• テレワーク導入によって削減できる費用
• テレワーク導入費用に関する注意点
• テレワーク導入費用の相場
• テレワークの費用対効果を高める3つのポイント
• テレワーク導入費用を抑える上で役立つ補助金・助成金
• まとめ

主なテレワーク導入費用

まずは主なテレワーク導入費用を紹介しますので、自社のシチュエーションと照らし合わせてチェックしてみましょう。

PCや周辺機器

テレワーク実施時には、パソコンやスマホ、タブレットといった社外で用いる端末を用意する必要があります。もちろん個々の従業員がノートパソコンなどを所有しているケースは多いでしょうが、情報漏えいやセキュリティ対策の観点から考えると、企業が用意した端末を提供するのが無難でしょう。テレワークに必要な端末の種類や台数は企業によって異なるため、「どのような端末が何台必要なのか？」を踏まえてコストを計算しましょう。

インターネット環境

ノートパソコンなどが主流であるテレワークでは、インターネット環境が欠かせません。特に従業員の自宅にネット環境がない、もしくは既存回線のスピードが遅い場合には、業務に適した環境を整備するのが一般的です。ただし、従業員の自宅におけるインターネット回線は業務とプライベートの線引きが難しいため、会社が負担する割合を算出して支給するなど、事前に方針をまとめておくことが大切です。

ツール・システム利用料

ここで紹介する「ツール・システム利用料」とは、業務で用いられる以下のようなものを指します。

・Web会議システム（Zoomなど）
・ビジネスチャットツール（ChatWork、Slackなど）
・ワークフローシステム
・クラウドPBX
・オンラインストレージ

テレワークを実施する場合、普段のコミュニケーションはもちろん、商談や会議、タスク管理、情報共有なども基本的にはすべて遠隔で行うことになります。したがってテレワーク導入に伴い、新たにITツールを導入する場合は、何にいくらかかるのか、導入費用をある程度把握しておきましょう。

消耗品費・備品代

テレワークではノートパソコンをはじめとしたデジタル機器が主流とはいえ、手書きのメモや紙の書類を併用しながら業務を進めるケースも珍しくありません。この際に必要となる、ボールペン、付せんなどの備品は基本的に会社負担となります。また、デジタル機器の運用に付随したマウスやプリンターのインク代、本体以外のディスプレイ導入費用などのコストも忘れないようにしましょう。自宅にテレワーク環境がない従業員のために、作業用のデスクやイスなどを企業負担で導入するケースもありますが、すべて企業が負担するとキリがなくなるため事前に負担割合を決めておくと良いでしょう。

テレワーク導入によって削減できる費用

前述のとおり、テレワークを実施する際にはさまざまな導入費用が発生します。一方で、テレワーク導入によって削減できる費用も多数存在します。ここではテレワーク導入によって削減できる費用を紹介しますので参考にしてください。

オフィスのランニングコスト

テレワークを推進すればするほど出社人数は少なくなりますので、その分オフィスの必要スペースは小さくなります。そこでおすすめなのが、オフィスの縮小やオフィスの移転です。テレワーク導入により不要となったスペースを削減するため小さなオフィスにシフトすれば、ランニングコストである賃料をカットできるからです。また、出社人数が減ればオフィス利用時の水道光熱費、備品や消耗品費も削減可能となります。

通勤手当

ほとんどの企業は、正社員だけでなくアルバイトやパートも含めた従業員全員に一定の通勤手当（交通費）を支給しています。しかし基本の勤務形態をテレワークにシフトすると、勤務先に出社する必要がなくなり、これに伴い交通費も発生しなくなります。つまり、出社する従業員が少なくなるほど従来支給していた通勤手当をカットできますので、企業としては大きなコスト削減に役立つでしょう。

宿泊交通費

新型コロナウィルスの影響でテレワークが全国的に普及したこともあり、現在ではこれまで対面式が当たり前となっていた業務も次々とリモート化が進んでいます。会議や打ち合わせといった社内業務はもちろん、商談や他社との打ち合わせ、出張などの対外的な業務もリモート化する風潮はもはや当たり前のものとなりました。こうした対外的な業務をリモートに切り替えることができれば、従来発生していた移動の時間はもちろん、宿泊交通費までカットできるためコスト削減に大いに役立ちます。

人材コスト

テレワーク導入によって削減できる費用は目先のものだけとは限りません。何といってもテレワークに切り替えた際の大きなメリットは「従業員の負担が減る」点です。通勤のための準備や通勤時間などがなくなりプライベートとの両立を図りやすくなるのが典型的な従業員側のメリットでしょう。もちろん従業員の負担が減り、仕事に対するストレスが少なくなれば、離職率が軽減されて優秀な人材を確保しやすくなります。長い目で見ると、企業側には人材採用のコスト削減、人材流出のリスク軽減など、企業の財産ともいえる人材面の大きなメリットを得やすくなるといえるのです。

テレワーク導入費用に関する注意点

テレワークの推進は企業にとってさまざまなメリットをもたらすものの、多種多様な導入コストがかかるのも事実です。そこで、テレワーク導入時に押さえておきたい費用面の注意点をここから詳しく解説します。

テレワーク関連の費用は原則企業側が負担

テレワークの導入費用を考えた時、多くの企業が疑問に感じるのは「費用をどこまで会社が負担するのか？」という点でしょう。まず、「在宅勤務手当（テレワーク手当）」の支払いを直接的に義務付けているような法律はありません。ただし注意すべきなのは、だからといって「テレワーク関連の費用をすべて従業員に負担させるのがOKとは限らない」という点です。労働基準法では「労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項」について「就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」と定めているからです。つまり、業務上発生する費用負担を社員に強いる場合は就業規則に含めることが求められているため注意しましょう。
※ 出典：労働基準法第九章第八十九条　https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049

事前にテレワーク費用の負担方法を決めておく

トラブルを防ぐためにも、テレワーク関連の費用を企業が負担する場合には「何を、どこまで、どんな形で支給するか」を事前に定めた上で従業員にも共有しておくことが大切です。

1.固定額を一律で支給
2.実費を後から清算する

負担する場合は主に上記2つの方法がありますので、ここからそれぞれの概要を解説します。

固定額を一律で支給

この方法の場合、「テレワーク手当」もしくは「在宅勤務手当」などの名目で、従業員にテレワーク関連の手当てを固定額で支給します。テレワークの実費は、プライベートとの利用割合などによる理由から計算が難しく、そこで「平均的な勤務時間の割合を企業が負担する」として一律で手当てを支給する会社が増えています。メリットは、個々に細かく費用を計算する必要がなく事務手続きが比較的容易な点です。

実費を後から清算する

この方法は、端的に説明すると「かかった分だけを企業が負担して支給する」方法です。電気料金や通信料などについて、「在宅勤務日数、仕事部屋の面積、睡眠時間」などの要素を考慮し、個々がテレワークにかかった費用だけをなるべく詳細に算出した上で、企業が実費を支払います。企業としては無駄なコストを抑えやすいですが、仕組み上、従業員への支払いは計算を終えてからの後払いとなるほか、事務手続きが複雑になるデメリットもあります。

テレワーク導入費用の相場

テレワーク導入時、「実際にいくら費用がかかるのか？」より具体的な相場を知りたい方も多いでしょう。そこで以下にテレワーク導入費用の相場一覧表を用意しました。

紹介した費用はあくまで相場であり、すでにツールを導入している、ノートパソコンがある、といった場合はその分の導入コストをカットできます。また前述のとおり、テレワークを導入すれば削減できるコストもありますので、テレワーク導入時には費用対効果を十分に分析することが大切です。

テレワークの費用対効果を高める3つのポイント

テレワーク導入時にはさまざまな費用が発生しますが、工夫次第で費用対効果を大きく高めることも可能です。そこでここからは、テレワークの費用対効果を高めるために効果的な3つのポイントを紹介します。

1.オフィスの移転や縮小を検討する

多くの企業は自社オフィスを借りて運用していますが、売上や業績に関わらず毎月固定で発生する賃料は削減の難しいコストの代表格でしょう。しかしながらテレワークを導入すれば、事業規模を縮小したり従業員を解雇したりすることなく、オフィス賃料の削減が可能です。テレワークで出社する従業員が減れば個々のワークスペースを削減できます。社外の商談や打ち合わせもリモートにすることで賃料が安い立地にオフィスを移転してコストを抑えるのもひとつの手でしょう。

2.電子化やシステム化を推進する

テレワークは以下のようなアナログ業務を電子化、システム化する大きなチャンスです。

・紙の書類による情報の管理
・判子や紙を用いた申請、承認業務
・紙の書類に関する郵送業務

こうした業務が残っている以上、押印や郵送のためだけに出社することになってしまい、交通費がかさむだけでなく業務効率も下がるためなかなかコスト削減は進みません。そこで、テレワーク導入と合わせてペーパーレス化を促進させ、アナログ業務を電子化やシステム化させながらコスト削減効果を高めましょう。

3.ビジネスツールを活用する

テレワークを推進すると、従来のように従業員同士が対面しながらコミュニケーションを取ったり、情報をやりとりしたりするのが難しくなります。もちろん、都度電話やメールでやりとりする方法もありますが、やはり効率的とはいえません。そこでおすすめなのがビジネスツールの活用です。日々のコミュニケーションはビジネスチャットツールを通じて行う、電話はクラウドPBXを用いてスマホでビジネスフォンの機能を使えるようにするなど、ITツールの特性をうまく取り入れることによりテレワークでも業務効率、生産性が落ちない環境を構築し、費用対効果を高めましょう。

テレワーク導入費用を抑える上で役立つ補助金・助成金

テレワーク実施時の費用でやはりネックとなるのが「導入時にまとまったコストがかかる」点です。そこでここから、テレワーク導入費用を抑える上で役立つ補助金・助成金関連の情報を紹介します。

IT導入補助金

IT導入補助金とは、中小企業または小規模事業者向けにITツール導入時の費用を補助する制度です。補助額の上限は3,000万円、補助率最大3/4以内となっていますが、以下のような点に注意が必要です。

・補助金は、A・B類型、デジタル化基盤導入枠など、複数の種類に分かれており、それぞれ補助額や要件が異なる
・補助対象となるITツールは指定されている（すべてのITツールが対象ではない）
・補助上限額は、種類ごとに大きな開きがある

IT導入補助金は要件や対象ツールが細かく指定されていますので、事前に詳細をチェックした上で「対象となるか、いくら補助される可能性があるか」を吟味しましょう。

人材確保等支援助成金（テレワークコース）

人材確保等支援助成金（テレワークコース）は、良質なテレワークの導入によって人材確保や雇用管理改善などの効果をあげた中小企業を対象とする助成金です。この制度は「機器等導入助成」「目標達成助成」の2段階に分かれているのが特徴的で、以下に制度のポイントをまとめました。

・助成金の対象はテレワーク関連に限定されている
・テレワークを新規導入する事業主だけでなく、試行的に導入しているもしくは試行的に導入していた事業主も対象
・テレワーク用機器やシステムの導入費用だけでなく、労働者に対する研修や外部専門家によるコンサルティングなど、テレワークに付随した費用も対象となる
・支給額の上限は、機器等導入助成・目標達成助成、いずれも「100万円／1企業」が上限

まとめ

テレワーク導入時にはさまざまな費用がかかるものの、お伝えしたとおり、テレワーク導入によって削減できるコスト、メリットが数多く存在するのも事実です。また、テレワーク導入費用は補助金や助成金を用いて負担を軽減できますし、テレワーク実施中にはビジネスツールをうまく活用することで費用対効果を高められるでしょう。アイミツでは、テレワークに役立つさまざまなビジネスツールやクラウドサービスを簡単に比較検討できますので、興味がある方はお気軽にお問い合わせください。