給与計算間違いが言いにくい時の対処方法は？計算ミスを防止する対策も紹介

目次
• 【従業員向け】給与計算間違いが言いにくい時の対処法
• 【経理担当向け】給与計算で間違いが起きた場合の対処方法
• 給与計算の間違いに関するお詫びの注意点と例文
• 給与計算で間違いをしないための防止策
• まとめ：給与計算システムで計算ミスを防止しよう

【従業員向け】給与計算間違いが言いにくい時の対処法

給与計算の間違いを見つけた時は言いにくいものです。ここでは、従業員が給与計算の間違いを指摘する方法を具体的に解説します。

給与計算の間違いを指摘する前に、まずは自分で再度、計算してみましょう。給与明細と勤怠記録（タイムカードなど）を照らし合わせ、残業時間、各種手当、控除額などが正しく反映されているかを確認します。

この際、会社の給与規定も参照すると、より正確に確認できます。自分で再計算することで、本当に間違いがあるのか、どの部分が間違っているのかを明確にできます。

自分で再計算した際に、どのような計算を行ったか、どこがどのように間違っていると判断したかを具体的にメモしておきましょう。

例えば、「〇月〇日の残業時間が〇時間多く（少なく）計算されている」「通勤手当が〇円不足している」など、具体的な項目と金額を記載します。このメモは、後で担当者に説明する際に役立ち、冷静かつ論理的に状況を伝えるための準備となります。

自分で再計算し、間違いが確実だと判断できたら、速やかに上司や経理担当者に相談しましょう。相談するタイミングは、忙しくない時間帯・曜日がおすすめです。感情的にならず、準備したメモをもとに具体的に事実を伝えることが重要です。

会社の給与計算ミスは、他にも影響が出ている可能性もあるため、早期に報告することで会社側も適切な対応を取りやすくなります。

【経理担当向け】給与計算で間違いが起きた場合の対処方法

つぎに、給与計算で間違いが起こってしまった場合の経理担当者の対処法について確認していきましょう。

給与計算で間違いが起こってしまった場合の対処法としてはじめにあげられるのが、間違いに気付いたタイミングで、すぐに該当する従業員にお詫びをする、ということです。給与計算で間違いが起こってしまうと、給与明細を新たに作成するだけでなく、過不足分の調整を進めなければならないなど、対応するべきことが数多くあります。

しかし、「新たに給与明細を発行したタイミングで謝ればいいか」と謝罪を後回しにしていると、「なんで発覚した際に謝罪しないんだ！」、「謝罪を後回しにするな！」と怒りを誘発してしまう可能性があるでしょう。そのようなトラブルを防ぐためにも、間違いに気付いたタイミングで即座に謝罪し、そのあとすぐに給与明細の再発行や過不足分の調整へと移るべきです。

給与計算で間違いが起こってしまった場合の対処法として2つ目にあげられるのが、間違いの内容、ならびに今後の対応について、該当する従業員に伝えるということです。まず間違いが起こってしまったことについて謝罪するのはもちろんですが、その後どう対応してくれるのかをきちんと説明しなければ意味がありません。

新たな給与明細はいつ頃までに発行されるのか、過不足分の支払いあるいは徴収についてはいつ行われるのかあわせて説明し、誠実に対応する姿勢を見せる必要があるでしょう。

給与計算で間違いが起こってしまった場合の対処法として3つ目にあげられるのが、正しい給与明細を作成するということです。該当する従業員への謝罪、そして今後の対応に関する説明をすぐさま行うと同時に、正しい給与明細の作成を進めましょう。

訂正箇所を修正して新たに給与明細を発行した際、給与明細を渡すと同時に改めて謝罪するのとあわせて、再度正しい金額と差額分の徴収方法あるいは支払い方法について説明しましょう。もしもweb明細を発行している場合も、メールやビジネスチャットなどで再度説明を行うべきです。

もしも計算間違いが1人や2人だけでなく大人数に及んでしまったという場合には、新しい給与明細とともに正しい金額や差額分に関する説明を添えておくか、メールなどできちんと説明しましょう。

給与計算で間違いが起こってしまった場合の対処法として4つ目にあげられるのが、間違いがあった箇所について、詳細をきちんと説明しておくということです。「先月の給与額に誤りがありました」とだけ言われても、何がどう間違っていたのか、そのようなミスがなぜ起こってしまったのかなどを把握できなければ、経理部に対する不信感が募ってしまいます。間違ってしまった部分に関してきちんと謝罪するとともに、何をどう誤ってしまったのか、不明瞭な部分のないように説明しましょう。

例えば、単なる数字の打ち間違いなどのミスが発生してしまったのか、社会保険料の変更を反映し忘れていたのか、ほかの従業員の残業時間と勘違いしていたのか、さらには新しい給与計算システムに慣れていないため誤作動となってしまったのかなど、間違いが起こってしまった背景をきちんと説明するべきです。

給与計算で間違いが起こってしまった場合の対処法として5つ目にあげられるのが、過不足分の金額を速やかに調整するということです。きちんと謝罪することの次に重要なことかもしれません。払い過ぎてしまっていた場合と徴収漏れがあった場合で取るべき対応が異なるため、その点にだけ注意して誤りのないよう冷静に対応を進めましょう。

もしも給与を払い過ぎてしまっていた場合には、労働基準法の規定である「賃金支払いの5原則」の「全額払いの原則」に基づき、できる限り当月内に調整を行います。しかし、もしも該当従業員の了承を得ている場合や、労使協定において万が一過不足が発生した場合は翌月調整するなどと定めている場合には、当月でなくとも問題ありません。

もしも翌月の給与分から差し引いて調整するという場合には、必ず該当従業員の了承を得てから行いましょう。了承を得ぬまま勝手に差し引いてしまうと、信頼問題につながってしまいます。調整する金額によっては、急に返金を求められては困るという場合も考えられます。必ず従業員と相談しあいながら調整を進めてください。

一方、本来支払うべき給与よりも少なく支払ってしまっていた場合には、より速やかに対応しなければなりません。翌月の給与分で調整するとなると法律に抵触することとなってしまうため、より一層注意が必要です。もしも従業員の了承を得た場合には翌月の調整でも可能ですが、なるべく当月中に対応するのがベストでしょう。

不足していた分を現金手渡しで調整する場合には領収書を発行してください。口座振込とする場合には、即時受け取りが可能な日に対応し、振込日が翌営業日とならないよう注意しましょう。

給与計算の間違いに関するお詫びの注意点と例文

ここからは、給与計算の間違いが起こってしまった場合、どのような点に注意してお詫びをすべきか、またお詫びの例文も紹介します。

先にも述べた通り、給与計算の間違いが発覚した段階で、早急に謝罪しなければなりません。どれだけ早くお詫びできるかは、相手に対して誠意が伝わるかどうかにつながります。「給与計算を間違えられた上に、誠意のある対応を取ってもらえなかった」と不信感を募らせてしまう可能性を少しでも抑えるために、ミスがあることがわかったら時点ですぐにお詫びを伝えましょう。誤りを隠すことだけは絶対にNGです。

1人だけでなく複数人の給与計算でミスがあることが発覚した場合、直接謝罪して回るのは難しい場合もあるかもしれません。しかし、だからと言って、誠意の伝わらない事務的なメール1本で終わらせるのはNGです。大人数にお詫びメールを送信する際は、謝罪の言葉とあわせて、なぜこのようなミスが発生してしまったのか、正確な給与明細はいつ発行されるのか、今後はどのように対処していくかなどを述べ、きちんと誠意が伝わるように注意しましょう。

それでは、給与計算にミスがあった場合どのようにお詫びするべきなのでしょうか。
ここでは、給与計算に間違いがあった際、取り急ぎ謝罪メールを送る場合の例文を紹介していきます。

タイトル：【重要】未払い給与のご連絡とお詫び

〇〇さん
お疲れさまです。経理部の〇〇です。
表題の件につきましてご連絡させていただきました。

20XX年X月分の給与支払いに関しまして、X月X日の年次有給休暇が給与に反映されておらず、欠勤として扱われていることが判明いたしました。ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。

差額に関してはX月分の給与支給にてお支払いいたします。

今後は未払いの発生を防止するべく管理体制を強化いたしますので、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。本件に関しましてご不明点・ご質問がございましたら、経理部XXまでお問い合わせください。

給与計算で間違いをしないための防止策

もしも間違いが起こってしまった場合には、先ほど説明した一つひとつのフローをきちんと頭に入れた上で冷静に対応し、信頼回復に努めることが最善策です。しかし、できれば給与計算の間違いが起こらないことがベストなのは間違いありません。そこでここからは、給与計算で間違いを起こさないためにどうすればいいのか、具体的な防止策を紹介していきます。

給与計算で間違いを起こさないためにはじめにできることは、給与計算のルールを見直すということです。給与計算を行う際、企業の就業規則や雇用契約に基づいて計算が進められますが、なかには就業規則をきちんと作っていない、という会社も少なくありません。こういった給与計算のベースとなる規則が整備されていないと、休日出勤や時間外労働などといったイレギュラーな状況が発生した際にどう対応するべきかわからず、曖昧なままで給与計算のミスにつながってしまいます。

もしも就業規則をきちんと整備できていないという場合には、社会保険労務士に相談するなどして徹底的に見直すと安心です。実際の勤務状況に則ったルールを改めて考えましょう。

給与計算で間違いを起こさないために次にできることは、チェックリストを用意し、きちんと確認するよう徹底することです。特に複数人で給与計算を行なっているという場合、それぞれの従業員でチェックしているポイントが異なっているという場合があれば、思わぬミスにつながってしまいます。

小規模な企業で1〜2人ほどで給与計算を行なっている場合においても、何をチェックするのかその時その時によってブレが生じてしまえば、予期せぬ計算ミスが発生してしまうかもしれません。そのような事態を防ぐためにも確認するべき事項をチェックリスト化し、作業漏れがないように心がけましょう。

給与計算で間違いを起こさないために次にできることは、給与計算を行う際にダブルチェックを欠かさないことです。誰にとっても計算ミスは起こりうるもの。そのため、どれだけ正確に計算したと本人が思っていても、予期せぬ部分でミスが見られる場合もあります。そのような状況を未然に防ぐためにも、ダブルチェックは必ず行いましょう。

給与計算で間違いを起こさないために次にできることは、給与計算システムを利用するということです。手作業で計算、Excelで管理などを行なっていると、給与計算のミスが発生しやすいと言えます。そこでおすすめなのが給与計算システムです。

給与計算システムを導入すれば、登録されたデータに基づき税金や社会保険料などに関しても考慮しながら自動で計算できるため、大幅な業務効率化を叶えられるでしょう。

給与計算で間違いを起こさないために次にできることは、アウトソーシングも検討するということです。税理士や社会保険労務士、給与代行業者など、給与計算をアウトソーシングできる先はさまざま。

もしも予算に余裕があるという場合や、あまりにも社内でリソースが足りていないという場合には、給与計算アウトソーシングも検討してみるといいでしょう。

まとめ：給与計算システムで計算ミスを防止しよう

給与計算は、毎月発生する避けられない業務です。各種税金や社会保険料など考慮しなければならない項目が多く、計算は非常に面倒な作業と言っても過言ではありません。計算ミスが起こる可能性を限りなくゼロに近づけたいという場合には、給与計算システムの導入も検討してみましょう。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、給与計算ソフト選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った給与計算ソフトが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。