社内向けFAQシステムおすすめ5選！バックオフィスの問い合わせ対応を削減

目次
• 社内向けFAQシステムとは
• 社内向けFAQシステムのメリット
• 社内向けFAQシステムの選定ポイント
• 社内向けFAQシステムの比較表【無料あり】
• 社内向けFAQシステムおすすめ5選【2024年最新】
• FAQシステムのデメリット・注意点
• まとめ：社内向けFAQツールの比較選定ならPRONIアイミツへ
• よくある質問

社内向けFAQシステムとは

社内FAQシステムとは、従業員から総務、経理、人事・労務、情報システムなどのバックオフィス系の部署へ寄せられる「FAQ（よくある質問）」に対する回答をまとめられるシステムです。従業員が自由に社内FAQページにアクセスできるようにしておくことで、担当部署は問い合わせ対応の手間を省き、従業員は迅速に必要な情報を得られるため、組織全体の業務効率化が図れます。

株式会社プロジェクト・モードが、国内企業に勤める経営者・会社員516名を対象に実施した、ナレッジマネジメントの実施状況に関するアンケート調査によると、「情報の蓄積はされているが、更新されていない」や「情報が蓄積されていない」といった回答があり、合計で46.7%の企業がナレッジの蓄積や更新に課題を感じていることがわかりました。

参照：PRTIMES『【ナレッジマネジメントの実態調査】ナレッジ管理SaaS「NotePM」を提供するプロジェクト・モードが調査レポートを公開』

また、「情報が蓄積されているが、更新されていない」と答えた人の中で「業務で困ったとき、何を見たら良いかわからない」という人は40.6％と、社内ナレッジがどこににあるかわからない人が半数近くいることがうかがえます。

さらに、「ファイルサーバーの検索が弱く、欲しい情報がすぐに見つからない」と回答した人は46.2%で、ナレッジを管理するITツールの検索方法に課題感を感じている人も多くいました。

この調査から、ナレッジの蓄積・更新方法、蓄積したナレッジの探しやすさに課題を感じている人が多いことがわかります。そこでおすすめなのがFAQシステムです。FAQシステムなら、ナレッジを効率的に蓄積し、多彩な検索機能を活用して迅速にナレッジを参照できます。

また、FAQシステムには社内向けに特化したものもあります。社内向けのFAQシステムを導入することで、社員が必要な情報を素早く見つけやすくなり、日常業務の効率化が図れるだけでなく、新入社員の教育やスキルアップが期待できます。

社内向けFAQシステムのメリット

ここでは、社内向けFAQシステムのメリットを解説します。

社内FAQシステムを使えば、社内の問い合わせ対応を削減可能です。従業員はFAQを見て、自己解決できるようになるので、いちいちバックオフィス部門に聞かなくて済みます。たとえば、社内のルールやPCの不具合の対処法などをFAQシステムにまとめておくと、必要なときにすぐに情報が手に入ります。その結果、問い合わせは直接説明が必要なものだけに絞られるので、問い合わせの担当者も効率的に対応できます。また、直接寄せられるよくある質問はFAQシステムに追加・更新していくことで、問い合わせをさらに減らすことも可能です。従業員は自分で問題を解決できるようになり、バックオフィスの負担も軽減され業務がスムーズに進むことで、会社全体の生産性向上にもつながるでしょう。

社内向けのFAQシステムには、企業の教育コストを削減するメリットもあります。従業員は、FAQシステムで整理された社内ルールを検索することで、管理部門に何度も問い合わせる必要がありません。そのため、従来のように一から教育する時間やコストが削減され、必要なときに必要な情報を簡単に確認できる環境が整います。また、不明点を自己解決することで、迅速な事務処理が実現するでしょう。

社内向けのFAQシステムを導入することで、業務の属人化を防ぐことができます。FAQシステムを通じて社内のナレッジが共有されるため、特定の業務が特定の人に依存することがなくなります。たとえば、稟議のあげ方や経費精算方法など、FAQシステムを参照することで、誰もが必要な情報を迅速に得ることができます。これにより、業務の円滑な引き継ぎが可能。社内のナレッジやノウハウを共有できるため、企業の資産を守りつつ、業務効率の向上も期待できます。

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社内向けFAQシステムの選定ポイント

ここでは、FAQシステムの選ぶポイントを解説します。FAQシステム導入時には、以下の点を参考にしてみてください。

FAQシステムを選ぶ際のポイントで重要なのが、多様な検索方法があるかどうかです。FAQシステムの検索機能には、以下のようなものがあります。

どんなに優れたFAQコンテンツを掲載していても、ユーザーが回答にたどり着けなければ意味がありません。そのため、ユーザーが検索しやすい方法を搭載しているFAQシステムを選ぶことで顧客満足度が向上し、サイトの離脱防止にもつながります。

FAQシステムを導入する際には、FAQシステムコンテンツの作りやすさも確認しましょう。FAQページはさまざまなユーザーの声を反映して構築していきます。そのため、FAQコンテンツの更新のしやすさはマストです。より多く寄せられるFAQをページ上部に配置できるなど、自在に編集できるFAQシステムを選ぶことで、ユーザーにとってより見やすいFAQページの構築が可能になります。

また近年では、生成AI機能でFAQコンテンツを自動生成できるFAQシステムもあります。 AIによるコンテンツ生成は、新しいアイディアや自分では思いつかなかった表現を取り入れることもできます。多角的な視点でコンテンツを生成することで、ユーザーの満足度をさらに高めることが期待できます。  

FAQシステムの料金体系も自社にとって適切か確認しましょう。FAQシステムの料金体系は、初期費用と月額料金で構成されています。初期費用は無料のシステムも多く、コストを抑えてシステム導入できるメリットがあります。一方で、初期費用がかかるFAQシステムは、導入・運用サポートが充実している傾向があり、カスタマーサクセス担当によるサポートや導入研修などを用意しているサービスもあります。そのため、システム導入が初めての企業でも、スムーズなシステム導入ができるでしょう。

なお、月額料金には注意が必要です。FAQシステムの月額料金は、毎月一律の料金を支払うパターンが一般的ですが、月額基本料に加えて利用ユーザー毎に従量課金が必要なシステムもあります。そのため、実際に利用するユーザー数の従量課金もふまえて検討することが重要です。

FAQシステムを比較選定する際には、無料で試せるシステムを選ぶことが重要です。本格導入前に実際に機能や使い勝手を確認することで、自社のニーズに合っているかを判断できます。無料トライアル期間中には、インターフェースの使いやすさ、FAQコンテンツの作りやすさ、FAQページの見やすさなどを確認すると良いでしょう。特に、FAQコンテンツの更新のしやすさ、目的に応じたテンプレートの充実度もチェックポイントです。無料トライアルを活用することで、導入する価値があるFAQシステムかどうかを見極め、導入後のミスマッチを防ぐことができます。  

社内向けFAQシステムの比較表【無料あり】

ここでは、社内向けFAQシステムを比較します。初期費用、月額料金、無料トライアル期間を比較した以下の表をご覧ください。

（価格は税抜き）

おすすめのFAQシステムには、無料プランか無料トライアルが用意されているものがあります。本格導入前に画面の見やすさや操作性などを事前に確認できるので、導入後のミスマッチ防止のため積極的に利用しましょう。

「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツ（当サイト）を活用ください。以下のボタンからいくつかの質問に答えるだけで、希望要件に合ったFAQシステムが分かる診断（無料）ができます。ぜひ一度お試しください。

社内向けFAQシステムおすすめ5選【2024年最新】

ここでは、社内向けFAQシステムおすすめ5選を紹介します。各ツールの特徴をまとめていますので、比較選定の参考にしてください。

FAQシステムのデメリット・注意点

メリットの多いFAQシステムですが、デメリットや注意点もあります。FAQシステムを使う際には、以下の点に注意して下さい。

FAQシステムの効果を最大化するには、定期的なFAQコンテンツの改善と追加が欠かせません。FAQシステムは、日々の顧客のニーズに応じてFAQコンテンツを改善していくことが重要です。たとえ生成AIを活用してコンテンツを生成できるとしても人間によるチェックが必要であり、FAQコンテンツの改善や追加には一定の手間が伴うことを理解しておきましょう。  

FAQシステムを効果的に活用するためには、従業員に対して運用方法をしっかりと周知することが不可欠です。導入時には従業員教育に一定のコストがかかりますが、適切な教育を行い、従業員が自らFAQコンテンツの更新・追加ができるようになれば、長期的に考えて教育コストを抑えることができるでしょう。  

まとめ：社内向けFAQツールの比較選定ならPRONIアイミツへ

社内向けFAQツールは、従業員からのよくある質問に対する回答をまとめられるシステムです。従業員が社内FAQシステムにアクセスし疑問を自己解決することで、担当部署は問い合わせ対応の手間を省くことができます。一方でFAQシステムは、ニーズに合わせて定期的なFAQコンテンツの更新が必要です。そのため、FAQコンテンツの追加・更新のしやすいシステムを選ぶのがおすすめです。  

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よくある質問

ここでは、FAQシステムについてのよくある質問を紹介します。

Q&A（質問と回答：Questions and Answers）とFAQ（よくある質問：Frequently Asked Questions）の違いは、主にその目的と形式にあります。

Q&Aは対話形式で個別のニーズに対応するのに対し、FAQは一般的な疑問に効率的に答えるために用いられます。

FAQシステムは、あらかじめ準備された質問と回答のリストを提供します。FAQシステムでは、詳細に整理された情報をもとに深く理解できる点がメリットです。一方で、チャットボットはユーザーの入力に応じてリアルタイムで対応します。チャットボットでは、対話形式で簡潔な回答を迅速に得られる点がメリットです。

近年では、FAQシステムでもユーザーが検索窓に入力したキーワードを検出し、それにもとづいて最適な回答を表示する機能が追加されています。これにより、直感的な質問や単語での検索でも適切な回答を得られるようになっています。