給料明細をもらえないのは違法！作成方法や注意点も解説

目次
• 給料明細を発行しない・もらえないのは違法！
• 給料明細を保管する必要はある・なし？
• 給料明細を作成する流れ
• Web給料明細の発行がおすすめな理由
• まとめ

給料明細を発行しない・もらえないのは違法！

結論として、会社が給料明細を発行しないのは違法です。給料明細の発行に関するお話は国税庁が公開する「所得税法」で定められており、以下とおり給料明細の発行が必要となります。

（給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書）
第二百三十一条
居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。

会社が従業員に対して給料明細を発行・交付しなかった場合、所得税法第242条に規定されている「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」が科されます。なお罰則対象となる条件は、次のとおりです。

例えば「毎月、給料明細が発行していない」「給料明細が欲しいと言われても拒否している」といった場合には、所得税法に違反します。給料明細を発行しない状態を続けてしまうと、いずれ従業員との大きなトラブルを生む場合も。不要なトラブルを避けるためにも、すぐに給料明細を発行・交付するように切り替えてください。

給料明細の発行・交付は、会社に従事するすべての人が対象だと理解しておきましょう。従業員には、正社員、アルバイト、パート、契約社員など、さまざまな条件の方がいますが、例外なく全員が対象です。

会社によっては「正社員だけ給料明細を発行・交付している」「パートやアルバイトは金額が小さいため発行・交付しない」など、独自ルールを設けているところも。ただし所得税法では、契約内容によって給料明細の発行・交付が区別されていません。発行・交付漏れなどがあると、所得税法違反になるので、従業員の情報を確実に把握して給料明細を発行・交付しましょう。

給料明細を保管する必要はある・なし？

会社には、給与明細を保管する義務がありません。ただし、給与明細に関わる次の書類やデータを保管する義務があると覚えておきましょう。

勤怠データとしては、下記を保管する必要があります。

また、下記のような扶養・保険・配偶者特別控除に関連する書類も保管が必要です。

また、2020年4月に実施された「労働基準法の改正」に伴い、勤務データは5年、扶養、保険、配偶者特別控除に関連する書類は7年の保管が義務付けられています。

給料明細を作成する流れ

今まで給料明細を発行・交付したことがない会社は、この機会に給料明細を作成する流れを理解して発行・交付を行いましょう。給料明細の作成手順は次のとおりです。

タイムカードや勤怠管理システムを用いて、従業員の労働時間を整理します。

基本給、時間外労働手当、その他関連する手当から、総支給額を計算します。従業員の役職によって単価が変化するので注意しましょう。

税金、保険など、納税・支払いに必要な金額を計算します。従業員の給料によって税率・保険料率が変化するため、計算式を間違えないように注意しましょう。

総支給額・控除額とその内訳を給料明細に整理します。

給与明細は、テンプレートを用いたり、システムを利用することで作成を効率化できます。手動で全従業員の給料明細を準備できないとお悩みなら、ぜひ導入を検討してみてください。

Web給料明細の発行がおすすめな理由

従来の給料明細といえば、紙の書類を手渡しするのが一般的でした。ただし、給料明細の作成に手間がかかりそうだとお悩みの方もいるでしょう。それならなら、給料明細の作成や発行・交付を効率化してくれるWeb給料明細の導入がおすすめです。最後に、Web給料明細を発行するメリットについてご紹介します。

Web給料明細を利用すれば、給料明細の作成担当者の負担を大幅に削減できます。なぜなら紙の給料明細を発行する場合には、次の手間や費用がかかるから。

給与明細は、毎月発行が必要なことはもちろん、従業員数が多いほどコストが増えていきます。一方、Web給料明細なら、ほとんど自動で給料計算ができるほか、書類を渡す経費をすべてカット可能です。経費削減ができれば、他の部分に予算を回せるようになるので、会社の利益を生み出しやすくなります。

Web給料明細を利用すれば、手作業で発生するヒューマンエラーを防止できます。会社によっては手作業で給料明細を作成しているかもしれません。ただし、入力ミスや操作ミスといったヒューマンエラーが発生する場合も。また、間違った情報のまま給料明細を作成してしまうと、従業員の給料が増減してしまいます。一方、Web給料明細なら、自動計算が行われるため、ヒューマンエラーを防止可能。従業員とのトラブルなく安全に給料明細を作成できます。

Web給料明細を利用すれば、近年多くの会社が導入する在宅勤務に対応できます。紙の給料明細を作成する場合、担当者はテレワーク中断し、必ず会社へ足を運ぶ必要がありました。一方、Web給料明細なら、すべてをインターネット経由で作業できるため、在宅勤務を行いながら給料明細を作成可能。インターネット環境であれば、好きな場所で安全に給与明細を発行・交付できるので、現代のニーズに合う給料明細の作成手段だといえます。

まとめ

所得税法に定められているとおり、会社は従業員に対して、必ず給料明細を発行・交付しなければなりません。所得税法を違反すると罰則が適用される場合もあるので注意してください。また業務効率化を図りたい場合には、Web給料明細システムの導入もおすすめです。

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