給料明細をもらえないのは違法！発行や注意点も解説【2025年最新版】

目次
• 給料明細を発行しない・もらえないのは違法！
• 給料明細を保管する必要はある・なし？
• 給料明細を作成する流れ
• Web給料明細の発行がおすすめな理由
• まとめ

給料明細を発行しない・もらえないのは違法！

結論として、会社が給料明細を発行しないのは違法です。給料明細の発行に関するお話は国税庁が公開する「所得税法」で定められており、以下とおり給料明細の発行が必要となります。

居住者に対し国内において給料等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給料等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。※

まずは、罰則や対象者、対応すべき期間を詳しく見ていきましょう。

※出典：e-GOV法律検索「所得税法 第231条」　https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=340AC0000000033

会社が従業員に対して給料明細を発行・交付しなかった場合、所得税法第242条に規定されている「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」が科されます。なお罰則対象となる条件は、次のとおりです。

・給料明細を交付しない
・給料明細に虚偽の記載を行う

例えば「毎月、給料明細が発行していない」「給料明細が欲しいと言われても拒否している」といった場合には、所得税法に違反します。給料明細を発行しない状態を続けてしまうと、いずれ従業員との大きなトラブルを生む場合も。不要なトラブルを避けるためにも、すぐに給料明細を発行・交付するように切り替えてください。

給料明細の発行・交付は、会社に従事するすべての人が対象だと理解しておきましょう。従業員には、正社員、アルバイト、パート、契約社員など、さまざまな条件の方がいますが、例外なく全員が対象です。

会社によっては「正社員だけ給料明細を発行・交付している」「パートやアルバイトは金額が小さいため発行・交付しない」など、独自ルールを設けているところも。ただし所得税法では、契約内容によって給料明細の発行・交付が区別されていません。発行・交付漏れなどがあると、所得税法違反になるので、従業員の情報を確実に把握して給料明細を発行・交付しましょう。

給料明細には、交付期限があることをご存じでしょうか。交付期限については、所得税法の第100条で以下のように規定されています。

当該支払に係る支払明細書に当該支払に係る同項各号に掲げる事項と併せて当該支払に係る月分（当該月分が二以上ある場合には、最後の月分）と同一年度内の月分の当該公的年金等の当該支払後の支払（以下この条において「次回以後の支払」という。）に係る次に掲げる事項を記載し、これを交付したときは、当該次回以後の支払に係る支払明細書は、交付することを要しない。※

すなわち、給料明細は給料を支払うまでの間に交付しなければなりません。もし給料振込日が毎月25日なら、その日付までに給料明細を従業員に交付しなければならないのです。

※出典：e-GOV法律検索「所得税法 第100条」https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=340AC0000000033

給料明細を保管する必要はある・なし？

会社には、給与明細を保管する義務がありません。ただし、給与明細に関わる次の書類やデータを保管する義務があると覚えておきましょう。

【勤務データ】
・労働者名簿
・賃金台帳
・雇用書類、解雇書類
・賃金に関する書類
・災害補償に関する書類
・労働関係の重要書類

【扶養、保険、配偶者特別控除に関連する書類】
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
・源泉徴収簿（作成した場合のみ）

また、2020年4月に実施された「労働基準法の改正」に伴い、勤務データは5年、扶養、保険、配偶者特別控除に関連する書類は7年の保管が義務付けられています。

給料明細を作成する流れ

今まで給料明細を発行・交付したことがない会社は、この機会に給料明細を作成する流れを理解して発行・交付を行いましょう。給料明細の作成手順は次のとおりです。

【1.労働時間の集計】
タイムカードや勤怠管理システムを用いて、従業員の労働時間を整理します。

【2.総支給額の計算】
基本給、時間外労働手当、その他関連する手当から、総支給額を計算します。従業員の役職によって単価が変化するので注意しましょう。

【3.控除額の計算】
税金、保険など、納税・支払いに必要な金額を計算します。従業員の給料によって税率・保険料率が変化するため、計算式を間違えないように注意しましょう。

【4.各種項目を給料明細に整理】
総支給額・控除額とその内訳を給料明細に整理します。

給与明細は、テンプレートを用いたり、システムを利用することで作成を効率化できます。手動で全従業員の給料明細を準備できないとお悩みなら、ぜひ導入を検討してみてください。

Web給料明細の発行がおすすめな理由

従来の給料明細といえば、紙の書類を手渡しするのが一般的でした。ただし、給料明細の作成に手間がかかりそうだとお悩みの方もいるでしょう。それならなら、給料明細の作成や発行・交付を効率化してくれるWeb給料明細の導入がおすすめです。最後に、Web給料明細を発行するメリットについてご紹介します。

Web給料明細を利用すれば、給料明細の作成担当者の負担を大幅に削減できます。なぜなら紙の給料明細を発行する場合には、次の手間や費用がかかるから。

・人件費
・紙代
・印刷費
・郵送代

給与明細は、毎月発行が必要なことはもちろん、従業員数が多いほどコストが増えていきます。一方、Web給料明細なら、ほとんど自動で給料計算ができるほか、書類を渡す経費をすべてカット可能です。経費削減ができれば、他の部分に予算を回せるようになるので、会社の利益を生み出しやすくなります。

Web給料明細を利用すれば、手作業で発生するヒューマンエラーを防止できます。会社によっては手作業で給料明細を作成しているかもしれません。ただし、入力ミスや操作ミスといったヒューマンエラーが発生する場合も。また、間違った情報のまま給料明細を作成してしまうと、従業員の給料が増減してしまいます。

一方、Web給料明細なら、自動計算が行われるため、ヒューマンエラーを防止可能。従業員とのトラブルなく安全に給料明細を作成できます。

Web給料明細を利用すれば、近年多くの会社が導入する在宅勤務に対応できます。紙の給料明細を作成する場合、担当者はテレワーク中断し、必ず会社へ足を運ぶ必要がありました。

一方、Web給料明細なら、すべてをインターネット経由で作業できるため、在宅勤務を行いながら給料明細を作成可能。インターネット環境であれば、好きな場所で安全に給与明細を発行・交付できるので、現代のニーズに合う給料明細の作成手段だといえます。

まとめ

所得税法に定められているとおり、会社は従業員に対して、必ず給料明細を発行・交付しなければなりません。所得税法を違反すると罰則が適用される場合もあるので注意してください。また、本記事を読んで給与明細の作成を検討したい方もいるはずです。

もし、給料明細書の作成を効率化したい、作成業務の負担を減らしたいとお悩みなら、ぜひPRONIアイミツがリストアップしているサービスをご検討ください。おすすめのサービスの資料をまとめてご請求いただくことも可能です。