SFA(営業支援システム)

作成日:2021-07-06 13:16:09 更新日:2021-07-20 14:13:21

SFA(営業支援システム)のメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

SFAのメリット・デメリットについて解説します。SFAには営業を効率化できるメリットがある一方で、適切に運用しなければ、成果を得られないことも。具体的な事例もあわせてご紹介するので、SFA導入を検討中の方は、ぜひご覧ください。

SFA(営業支援システム)のメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

近年、営業を効率化するためにSFA(営業支援システム)を導入する企業が増えています。「自社でも導入を検討している」という方も多いのではないでしょうか。

しかし、SFAの種類は多く、自社にあった製品を選ばなければ、期待した成果は得られません。SFAをうまく活用するには、正しい運用方法を知ることが大切です。

本記事では、SFAのメリット・デメリットや事例をご紹介していきます。SFAの導入を検討している方は、ぜひご覧ください。

SFA導入のメリットとは

SFAは、営業業務を効率化するためのシステムです。SFAを利用すれば、あらゆる営業活動の可視化と共有ができ、精度の高い分析が可能に。そのため、多くの企業で案件の管理や顧客情報の共有などに活用されています。

SFA導入のメリットは、「営業戦略の立案・改善」「属人化の回避」「コスト削減」の3つに分けられます。ここでは、それぞれのメリットを順番にご紹介しましょう。

営業戦略の立案・改善

SFAには、営業戦略の立案・改善に役立つ機能が備わっています。うまく活用すれば、営業活動を見える化でき、イレギュラーの発見やデータの分析が容易になるでしょう。まずは、営業戦略上のメリットについて解説します。

営業活動を見える化できる

SFA導入には、営業活動を見える化できるメリットがあります。顧客情報や競合他社のデータといった基本的な情報はもちろん、各案件の進捗状況も共有可能です。

営業方法を改善するためには、現状を正確に把握しなければなりません。紙ベースで進捗や情報を管理している場合、状況を確認できるまでに時間が掛かることも。SFAを活用すれば、担当者がどのように対応したのかをリアルタイムにチェックできるため、マネージャーは適切なアドバイスを与えられます。

イレギュラーの早期発見

SFAでは、商談の進捗をリアルタイムで確認できるため、イレギュラーの早期発見が可能です。大型案件の受注見込みの引き下げや過剰な値引きなど、売上に影響を及ぼしかねないトラブルが発生してもいち早く対処できます。

トラブルの兆候を早い段階で把握できれば、冷静な判断が可能に。部署全体の売上を管理しなければならないマネージャーにとって、大きなメリットと言えるでしょう。

データ分析を支援

SFAには、レポート作成機能が備わっているため、会議用や報告用の資料を作成する時間を大幅に短縮できるでしょう。それぞれの担当者が入力したデータを自動的に集計できるため、実績や目標達成率などの数値を簡単に確認できます。
加えて、担当者ごとのデータや業種ごとの成績など、特定のグループの数字のみの抽出も可能です。集計したデータは自動的にグラフ化されるので、一目で状況を把握できるでしょう。

KPIの精度を高められる

SFAを導入すれば、KPI(重要業績評価指標)の精度を高められます。SFAの入力フォームはほぼ定型化されており、入力内容に誤りがあれば、アラートで通知するため、間違ったデータが保存される可能性は低いです。そのため、精度の高いKPI設定が可能に。

加えて、SFAでは蓄積したデータにもとづいて、実績や売上予測などの自社の営業活動を評価する上で必要な指標を高い精度で算出できます。データの正確性を担保できれば、経営層としても経営戦略を立てやすくなるでしょう。

属人化の回避

SFA導入には、業務の属人化を回避できるメリットもあります。SFAであれば、顧客情報はもちろん、案件の進捗状況や過去のやり取りも確認できるので、商談に関する情報を後任へスムーズに引き継げるでしょう。

営業活動をナレッジ化

SFAを活用すると、簡単に営業活動をナレッジ共有できます。成約に至った案件を分析すれば、成約率を上げるためのヒントを得られます。SFAを使用するほど、顧客情報や案件に関する情報が蓄積され、成功した案件の傾向を分析可能に。

また、失敗した事例に関する情報も蓄積されるため、避けるべき対応を明確にできるでしょう。効果的な営業方法を共有できれば、成約に繋がる可能性を高められる上に、自社の競争力向上にも繋がります。

スピーディな情報共有

情報をスピーディーに共有できる点もSFAのメリットです。SFAに入力した顧客情報や案件の進捗状況は、リアルタイムで反映されるため、連絡の行き違いによるトラブルを防げます。無用なトラブルが減れば、社員のストレス軽減にも繋がるでしょう。

必要な情報はすべて共有できるため、社員が知っている情報にムラが出る心配もありません。担当者が変更になった場合も、後任の社員は過去の情報を参照すれば良いので、スムーズに対応できるでしょう。

時間を有効活用できる

SFAには、時間を有効活用できるメリットも。SFAの多くはスマートフォンやタブレットでも利用できるため、外出先でも仕事ができます。加えて、誰でも簡単に扱える設計になっているので、日報の作成が苦手な社員でも短時間で報告書を仕上げられるでしょう。

場所を選ばず作業できるため、移動時間や空き時間を活用して日報や報告書を作成すれば、時間を有意義に使えます。入力した内容はリアルタイムで確認できるため、報告のために会社へ立ち寄る頻度を減らせるでしょう。

社員の適正な評価に繋がる

SFAには、営業社員の営業活動や実績がすべて記録されてます。営業社員を評価する上で、売り上げは重要な指標のひとつですがすべてではありません。SFAでは単純な売上以外にも、新規開拓の実績やトラブルにどのように対処したのかも確認できます。

そのため、マネージャーは複数のデータを踏まえた客観的な評価が可能に。正当な評価を受けられるようになれば、社員のモチベーション向上にも繋がるでしょう。

コスト削減

SFA導入には、コストを削減できるメリットもあります。業務効率の向上によって、短時間で多くの業務を処理できれば、残業も減らせるでしょう。ここからは、SFAのコスト面でのメリットについて解説します。

教育コストの削減

SFAを導入すれば、教育コストの削減も可能です。先述の通り、SFAを使用するほど、ナレッジが蓄積されていき、セールス部門全体での経験値を高められます。過去の提案内容や資料など、成約に繋がった具体的な営業方法を学ぶツールとしても有効です。

蓄積したナレッジを新人社員の教育に活用すれば、効率よく営業方法を学べるでしょう。ナレッジを参照することで、上司や先輩へ質問する頻度を減らせるため、新人育成の負担を軽減できます。

業務効率の改善

SFAには業務効率を改善できるメリットがあります。タスク管理機能やスケジュール管理機能が備わっているので、現場の社員もスケジュールを立てやすくなるでしょう。

SFAに入力した内容は即時反映されるため、社員同士でそれぞれのスケジュールを確認できます。そのため、社員同士の円滑なコミュニケーションが可能になるでしょう。突発的に商談しなければならない状況になったとしても、ほかの社員に対応を依頼することもできます。

生産性の向上

SFAの導入は、生産性の向上にも有効です。エクセルや紙で情報を管理している場合、集計や資料作成時に手作業が多くなりがちです。SFAには、データを自動的に集計する機能が備わっているため、簡単にレポートを作成できます。手作業が減れば、社員の負担軽減にも繋がるでしょう。

運用方法によっては、営業事務の人手を減らせるため、人件費を削減できる可能性も。営業社員の事務作業を削減できれば、商談に集中しやすくなるメリットもあります。

SFA導入のデメリットとは

社内の環境や社風に合わせたSFAを選ぶことで、さまざまメリットを得られますが、もちろんデメリットも存在します。注意しておきたいSFAの導入のデメリットについてもご紹介しておきましょう。

導入コストの発生

当然ながらSFAの導入には、コストがかかります。一口にSFAと言っても種類が多く、料金もさまざま。また、同じシステムであっても、既存のシステムとの連携など、カスタマイズを施すと導入費が高額になるケースもあります。SFAを導入する際は、費用対効果を考慮してシステムを選ぶことが重要です。

不要な機能が多ければ、費用が無駄になってしまいます。SFAの料金相場について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

社員の教育が必要

SFA導入には、社員の教育が必要不可欠です。特に新規で導入する場合、新たな作業が増えるため、使い方を学ばなければなりません。

せっかく導入したシステムを使いこなせなければ、SFA導入前よりも1つの作業に時間が掛かってしまう恐れも。マネージャーは、ベンダーから運用のアドバイスを受けながら、社員を教育する必要があります。そのため、SFAだけではなく、サポート体制も確認しておくことが大切です。

SFAのメリット・デメリットについて解説してきました。

SFA導入では、いかに正しく運用できるかが非常に重要です。自社に合ったSFAの選択・運用ができなければ、考えていたようなメリットを得られない恐れがあります。

しかし、はじめてSFAを導入する場合、運用のイメージが湧きにくいのではないでしょうか。そこで、SFA選びの参考になるように、具体的な成功事例と失敗事例をいくつかご紹介します。

SFA導入の失敗事例

SFAの導入に失敗する代表的なパターンは、「導入そのものが目的化している」「システムを使いこなせない」「社内で浸透しない」の3つに分けられます。それぞれのパターンについて、詳しく解説しましょう。

SFAの導入が目的になってしまうケース

1つ目のパターンは、SFAの導入そのものが目的になっているケースです。SFAによって成果が上がる理由は、業務の効率化やデータ活用による競争力の向上にあります。しかし、単にSFAを導入すれば、成果が上がると考えてしまうケースも少なくありません。導入自体が目的化してしまうと、本来の目的である営業活動の改善・効率化に繋がらない可能性も。

成果が上がらない原因は、企業によってさまざまですが、「蓄積されたデータをどのように分析すべきかが分からない」「分析スキルを持った社員が在籍していない」などが挙げられます。上記のような失敗を防ぐためにも、運用方法を学んでおいた方が良いでしょう。また、SFA導入前に分析の担当者を決めておくことも大切です。

機能を使いこなせないケース

2つ目のパターンは、SFAの機能を十分に使いこなせていないケースです。多機能なSFAは幅広いニーズに対応できるため、うまく活用できれば多くの業務を効率化できます。一方で、機能が多くなるほど、うまく使いこなせない社員が出てくる可能性も否めません。

基本的に、どのSFAも使い勝手を考慮した設計になっていますが、機能が多くなるほど画面上の項目や操作も増えます。操作が複雑になれば、使いこなすまでに時間が掛かる可能性が高いです。あまりに使いづらいと、社員のSFA離れが起きてしまう恐れも。多機能なシステムが、必ずしも優れているわけではありません。自社のニーズや社員のITリテラシーを考慮して、相性の良いSFAを選ぶことが大切です。

社員に浸透しないケース

3つ目のパターンは、社員にSFAが浸透しないケースです。SFAが想定通りに機能しなかった場合、システム導入の意義が失われてしまいます。例えば、部署ごとのシステム環境の違いによって、情報共有に障害が発生すれば、SFAのメリットを十分に活かせません。

また、SFAの導入直後は、入力作業の増加や操作に慣れていないなどの理由から、社員に大きな負担が掛かります。SFA導入の目的や意義が社内で理解されていなければ反発が起こり、浸透しない可能性も。現場への負担を最小限に抑えるためにも、計画的に導入を進めることが重要です。経営層はSFA導入前に、なぜSFAを導入するのかしっかり周知しておいた方が良いでしょう。

SFA導入の成功事例

先に失敗事例をご紹介しましたが、計画的に導入を進めれば大抵の失敗は避けられます。そのため、必要に以上に心配する必要はありません。
ここからは、SFAの導入で成果を上げた成功事例について解説します。  

株式会社リログループ

リログループは、東京都新宿区に本社を構え、福利厚生統合アウトソーシングを提供している会社です。
もともとは、異なるベンダーのSFAやグループウェアを使用していましたが、社員数が増えるにつれて、従来の業務システムではコスト面での負担が大きくなりつつあったため、ほかのツールへの乗り換えることに。低コストであること、1,000名規模での導入実績があることを理由に、業務システムをアイアットOECの「WaWaシリーズ」に統一。同じベンダーのシステムに統一したことで、データ活用の幅を広げることに成功した上、ライセンス料金や保守料金の大幅な削減も実現しています。

1万社を超える法人顧客を抱える企業ですが、SFA導入前はグループ内で十分に顧客情報を共有できていないという課題も抱えていました。SFAを導入したことで、グループ内のほか会社の顧客情報へのアクセスが可能になり、グループ会社間での顧客の相互紹介が活発化。現在では、SFAが見込み客の発掘にも活用されています。

株式会社マネジメントサポート

マネジメントサポートは、法人向けの研修事業を手掛ける東京都新宿区の会社です。エクレアラボが提供するSFA「Ecrea」を導入し、見込み客や案件を管理しています。
もともと、別のベンダーのSFAを使用しており、機能面での不満はなかったものの、年間のランニングコストが300万円を超えていました。そこで、同様の機能を備えた別のSFAへの乗り換えを検討することに。Ecrea以外にも、4社のSFAを検討しましたが、既存のシステムと同様の機能を実装するとなると、予算をオーバーするため、ほかのツールでは要件を満たせませんでした。

結果的に機能面での要件を満たしつつ、ランニングコストを3分の1に抑えられることから、Ecreaの導入を決定。導入から数年が経過していますが、新たに機能を追加したこともあり、以前のシステムよりも使い勝手が向上し、より業務を効率化できたとしています。必ずしも、高額なシステムが優れているわけではないことが分かる事例と言えるでしょう。

NTTコミュニケーション株式会社

ICTサービスを提供するNTTコミュニケーションでは、SalesForceの「SalseCloud」を導入しています。
6,000人の営業スタッフが世界中で営業活動を展開しており、以前はネットワークや情報システムを拠点ごとに最適化していました。しかし、クライアント企業のグローバル化を受けて、世界規模で対応可能なシステムを導入することに。多彩なサービスを提供していますが、リソースが限られているため、いかに効率よく新規案件を開拓できるかが課題なっていました。

SalseCloudの導入によって、国内と海外スタッフ間での情報共有が容易になり、グローバルでシームレスな連携が可能に。コンタクトセンターから営業担当へ案件をスムーズに引き継げるようになりました。また、SalseCloudで収集したデータを分析し、的確なタイミングで提案できるようになったため、成約率向上にも寄与しています。

SFAを運用して効果を実感しよう

SFA導入には、生産性を向上させる多くのメリットがあります。一方で、正しく運用できなければ、デメリットばかりが目立ち、成果に繋がらないことも。失敗を避けるためにも、自社にあったシステムを選び、事前に社内でSFAの導入目的を共有しておきましょう。

SFAは種類が多いため、候補を絞るだけでもかなりの時間が掛かります。特にはじめて導入する場合、「何を基準に選べばよいのか分からない」「SFAごとの違いが良く分からない」という方も多いです。

そこで、営業・バックオフィス・情報システムなど、様々な分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できるアイミツSaaSが厳選したおすすめのSFAをこちらの記事にまとめました。SFA導入を検討中の方は、ぜひご覧ください。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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